Экспертиза ценности документа

В результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов – это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Существует 4 основных задачи экспертизы ценности документа.

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача -  отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела временного и постоянного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

• отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Таким образом ,в результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.

Экспертиза ценности документов – это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения.

Список использованных источников

1. Андреева,В.И. Делопроизводство.Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,189 с.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», изд-во Эксмо, 2005

3. http//www.archiviruem.r

4. http//www.ippnou.ru