Эффективный поиск документов

Современным Клондайком по праву считается информация, именно поэтому сведения о чем-либо или о ком - либо жестко систематизируются в документацию, эффективный доступ к которой зачастую влияет на оперативность принятия решений важных для деятельности компании.

Хранящиеся на предприятии документы представляют собой информационный массив с четко определенной структурой. Связано это с тем, что зачастую возникает необходимость быстро найти нужную информацию. Именно поэтому важно правильно классифицировать документацию по поисковым признакам. Данная классификация является базой для создания информационной-поисковой системы.

Такие системы можно разделить на автоматизированные и ручные, обе из которых могут использоваться для поиска необходимого документа в любом информационном массиве.

При этом ручные (карточные) информационно-поисковые системы проводят поиск по формализованному описанию на карточках, такие как, например классификационный шифр, инвентаризационный номер, Ф.И.О., а автоматизированные информационно-поисковые системы проводят поиск, организованный на основе различных технологий: по поисковому образу документа, по полному тексту документа, по гипертекстовым ссылкам и др. Поиск по поисковому образу документа осуществляется аналогично в ручных и автоматизированных информационно-поисковых системах, только идентификацию документа по поисковым признакам производит компьютер. Поиск по полному тексту документа основан на формализации текста, переводе его в машиночитаемую форму. Обработка текста предполагает выделение дескрипторов и составлении тезауруса — перечня дескрипторов, проранжированных по частоте употребления. Тексты документа хранятся в памяти компьютера. А их поиск и вывод осуществляется в соответствии с поисковым предписанием. Предписание имеет вид логического произведения некоторого множества ключевых слов — дескрипторов. Документ считается отвечающим на информационный запрос и подлежит выдаче, если в нем одновременно содержатся все ключевые слова поискового предписания. Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмотря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Этапы поиска следующие:

• формулировка запроса;

• анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, предметной рубрики, перечня дескрипторов и т.д.);

• реализации поискового предписания в информационно-поисковом массиве и выборка релевантных документов, т.е. соответствующих данным формальным признакам;

• выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. соответствующих реальным потребностям пользователя.

Для быстрого поиска нужных документов необходимо создание единой системы классификации документов с общими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения первичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом. Всякий раз, когда возникает потребность произвести поиск, пользователю необходимо решить следующие проблемы: определить цель поиска, отводимое время на поиск, материальные ресурсы, используемые при поиске, необходимые точность и полноту поиска. Перечисленные факторы оказывают значительное влияние на результаты поиска.

Таким образом, исходя из вышесказанного любой поиск - довольно трудоемкое и дорогое мероприятие. Чем выше точность и полнота поиска, т.е. чем больше документов найдено и чем более они релевантны, тем дороже и дольше сам поиск. Поэтому цель поиска должна определить оптимальную полноту и точность (большую или меньшую), соответственно и задействованные материальные ресурсы и затрачиваемое время.