Эффективный поиск документов

Когда документы в порядке, их легко найти. В моей организации поиск документов происходит по бумажным карточкам. На один документ карточка в двух экземплярах. Один экземпляр идет в отдел исполнителя, другая — в секретариат организации. Документ регистрируется секретарем отдела, после чего в карточках вписываются его данные. При передаче документа в карточке ставится дата, подпись и ФИО того, кто принял документ, в какое дело он подшит. Документы передаются по описям, особенно с грифами секретности, иначе статья или отстранение от работы. Любые документы легко потерять, а виноват тот, кто расписался последним.

Столько бумажной волокиты и все ради чего? Чтобы очередной раз кто-то забыл расписаться в карточке или описи, а потом документ искали по всем отделам. Это уже стандартная ситуация. Сколько не вводили правил, не проводили собрания с обучением таким вещам… Огромный человеческий фактор, невнимательность… Отдать документ по дружбе, ведь ты же знаешь человека, он точно не потеряет, но вот опять…

Моя организация военная. Казалось бы, порядок во всем, уж тем более в документах. Но не тут-то было! День начинается не с чашечки кофе, а с хорошей истерики и тряски всех сотрудников, что какой-то документ куда-то пропал или завалился. Очень бодрит, но в то же время очень надоедает.

Было много предложений, чтобы вести электронный учет документов. Ввел данные документа в программу, а дальше уже дело техники. Но тут приходит проверка из вышестоящих инстанций и запрещает нам любые программы, кроме самых банальных. Интернет у нас тоже под запретом. Мы возвращаемся к листочкам. Тараканы, любящие бумажный клей, просто в восторге!

В конце года из каждого отдела выбирается человек в комиссию по проверке делопроизводства. Когда я только пришла сюда работать, меня как свежее мясо бросили в эту комиссию. Суть в том, что все карточки из секретариата делятся на отделы, коих не мало, а в каждом отделе на входящие и подготовленные. Представьте стопку каждого варианта, собравшуюся за год. У себя на столе я раскладывала пасьянс из карточек. В карточках номера дел, листы, на которых документ в деле, ФИО владельца дела. Мне нужно было обзвонить всех, проверить по карточкам наличие документа в деле, правильность его составления, расписаться в карточке о проведенной проверке, составить акт с ошибками, чтобы исполнители все устранили. К такому жизнь меня не готовила.

Такие проверки у нас каждый год, чтобы все документы были на месте. А ведь не каждый человек на рабочем месте. Кто-то заболел, кто-то в отпуске, кто-то утренний кофе растягивает до пяти вечера, а потом уже «час до работы и ничего тебе не дам».

Эффективный поиск документов точно не про мою работу и не про мою организацию. Иногда мне кажется, что я все еще работаю в пещере, ведь даже выдача зарплаты у нас проводится в кассе, а не переводом на банковскую карту. Такова цена работы в войсковой части. Ходят слухи, что в другом подразделении поиск документов по журналам, но уже совсем другая история…