Документ и его место в системе управления

Актуальность моей работы состоит в том, что на сегодняшний день любая сфера деятельности без использования документационного обеспечения, а также обслуживания просто не сможет эффективно и успешно функционировать на современном рынке. При этом стоит особо подчеркнуть, что абсолютно каждой сфере деятельности нужна такая документально зафиксированная информация, которая бы соответствовала ее профилю.

Подчеркну, что вследствие того, что управление является зависимым от своевременности обработки данных, четкой и эффективной организации поиска, хранения, применения документов, а также, безусловно, от качества и достоверности, работа с документами в организации любого вида не только должна быть, а еще она должна являться налаженной [3, с. 89].

Так, каждый день в практической деятельности любого предприятия решается большое количество вопросов, напрямую связанных с документами, в частности, регистрацией не только исходящих и входящих документов, но и внутренних. Поэтому одним из главных направлений сегодня в управлении является эффективная организация работы с документами и ее совершенствование при помощи различных информационно-документальных процессов в целом.

Важным является то, что управленческая деятельность подразумевает сегодня создание разнообразных документов, без помощи которых просто невозможно решать задачи финансирования, планирования, бухгалтерского учета, а также оперативного управления.

Соответственно, основной базой любого управленческого решения является информация по конкретно рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Правильность решения, а также его своевременность зависят именно от достоверности, полноты, объективности и оперативности информации. Согласно последним данным, экспертами было установлено, что в мировой практике каждые три года объемы информации удваиваются.

Кроме этого, отмечу, что в России ежегодно создаются большое количество новых организаций и предприятий абсолютно различных форм собственности, которые преследуют разные цели и которые становятся непосредственными объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, документ выступает результатом отражения информации, фактов, событий, предметов и явлений.

А.А. Андросова и С.С. Конторусова [1, с. 412] отмечают, что документом называется деловая бумага, которая подтверждает определенный факт. Другими словами, это результат сознательного запечатления информации об явлениях объективной действительности разными способами в целях надежной передачи такой информации во времени, а также на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.

Отмечу также, что документы являются носителями первичной информации, так как именно в них впервые фиксируется информация. Поэтому посредством умелого, а также грамотного подхода к организации работы с документами можно добиться оптимизации использования рабочего времени управленческих работников.

Резюмируя вышесказанное, подчеркну, что в большей мере эффективность деятельности любой организации зависит от рациональной работы с документами в ней. В частности, правильности, а также точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

Безусловно, в силу специфики управленческой деятельности в работе предприятия, данная сфера сегодня нуждается в эффективном и четком документировании, а также в надлежащем документационным управлением. Четко выстроенная система документационного обеспечения управления существенно ускоряет работу всего предприятия в целом, а также облегчает процессы управления. Для грамотной организации документооборота организации, прежде всего, нужно разобраться в основах документационного обеспечения.

Подводя итоги вышесказанного, отмечу, что частью производственной культуры, по праву, является культура работы с документами, которая выступает одной из важных предпосылок успешной организационной деятельности предприятия в условиях современного рынка. Документационное обеспечение управления является зеркальным отражением системы управления в целом.

Это еще раз говорит о том, что грамотно выстроенная система документационного обеспечения управления представляет собой эффективный инструмент контроля исполнения, достаточно простое средство ведения общего делопроизводства, а также решения различных специальных вопросов при работе с документами [2, с. 116].

Таким образом, сегодня каждое уважающее себя предприятие должно строго подходить к проработке документационного обеспечения управления, так как это позволит существенно упорядочить не только процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением.

В заключение остается лишь подчеркнуть, что документационное управление охватывает жизненный цикл документов, начиная с их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении, и, заканчивая передачей на государственное хранение или уничтожение.

Исходя из вышесказанного мною, можно сделать вывод, что упорядочить все бизнес-процессы принятия важных решений организации позволит строгий подход к проработке документационного обеспечения управления. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, повышаются темпы развития предприятия, поэтому повышается и его конкурентоспособность.

Список использованных источников

1. Андросова А.А. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности / А.А. Андросова, С.С. Конторусова // Молодой ученый. - 2017. - № 4. - С. 412-414.

2. Фионова, Л.Р. Грамотное управление документами основа эффективного управления / Л.Р. Фионова // Теория и практика общественного развития. – 2014. – С. 115-119.

3. Шмелева, Т.Д. Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом в коммерческой (торговой) организации / Т.Д. Шмелева, М.Г. Масилова // Интерактивная наука. - 2016. - № 5. - С. 89-91.