Что дает внедрение системы управления проектами? (управленческая деятельность)

В настоящее время управление проектом представляет собой новую волну управленческой деятельности, которая занимает все более активные позиции в решении задач, которые ранее были привилегией среднего звена управления. От руководителя проектом требуется не только знание специфики деятельности предприятия, а в большей степени творчество и креативность, гибкость и адаптивность, настойчивость и терпимость, выдержка и легкость, мудрость и непредсказуемость.

В виду все более активного внедрения проектов в жизнь предприятий в настоящее время требуется создание специальных команд менеджеров проектами, способных создать и реализовать проект, успешно завершить его и создать условия жизнеспособности всего того, что было создано в проекте

Проект функционирует в определенном окружении, включающем внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические, нормативные, культурные и иные факторы.

Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством, другими участниками проекта, выполняющими отдельные специфические виды деятельности, процессы по проекту.

Целями систем управления проектами являются:

• Повышать эффективность сотрудников организации в работе с проектами
• Улучшать качество проект-менеджмента руководителей проектов
• Повышать эффективность управления общим портфелем организации (за конкретный срок реализуется больше проектов при меньших затратах)

А среди задач систем управления проектами можно выделить, главным образом, следующие:

• Предоставление участникам проектов простых и эффективных инструментов для выполнения заданий и доступа к любой информации, которая может потребоваться
• Обеспечение руководителей проектов инструментами для планирования проектов и контроля их выполнения
• Предоставление руководителям подразделений инструментов по контролю объёмов работ сотрудников по заданиям в рамках и вне рамок проектов
• Предоставление руководителям информации для принятия решений о закреплении за сотрудниками новых проектов и перераспределения объёмов работ между ними
• Обеспечение руководителей проектов единой мониторинговой панелью по всем проектам, включающей возможность аналитики отклонений и принятия управленческих решений
• Предоставление директорам проектных офисов удобных инструментов, позволяющих автоматизировать выполнение простых операций и установить надлежащий контроль состояния общих проектных портфелей и качества работы руководителей проектов
• Обеспечение акционеров проектов возможностью отслеживать соответствие портфелей текущих проектов стратегическим целям организаций

Области применения систем управления проектами

В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области их применения

• Системы управления строительными проектами
• Системы управления инвестиционными проектами
• Системы управления инновационными проектами
• Управление проектами по разработке и внедрению программного обеспечения
• Управление организационными проектами

Выгоды от использования системы управления проектами

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности – деятельности оперирующей финансами, ресурсами и сроками.

• Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

• Повышение эффективности использования ресурсов

За счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

• Снижение перерасходов бюджета

Можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.

• Сокращение процента неудачных проектов

Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.

• Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.

Внедрение системы управления проектами на практике - это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.