Технология обработки входящих документов (Документооборот в управлении)

Содержание:

Введение

Документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Подготовка любого документа заключается в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.)

Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Способы передачи документов

Документация может быть доставлена в организацию несколькими способами:

1. Почтой;
2. Курьерской службой;
3. Телеграфом;
4. Посредством факсимильной связи;
5. Электронной почтой и иными способами через компьютерную технику.

Вне зависимости от способа передачи, все документы должны быть учтены.

Порядок поступления документов и их первичная обработка

Все письма, поступившие в организацию, попадают к секретарю или в канцелярию, где они проходят экспедиционную обработку.

Она включает в себя следующие действия:

1. Проверку целостности упаковки, наличия заявленных вложений и непосредственно правильности доставки документации.
2. Сортировку документов на те, которые должны регистрироваться и не должны, а также деление писем по подразделениям, куда они должны быть переданы.
3. Внесение соответствующей отметки о поступлении документации.

Регистрацией документов называют фиксацию факта получения того или иного письма. При регистрации документу дается номер. Регистрация входящей документации может выполняться в электронном или обычном журнале. Регистрации не подлежат только информационные материалы, которые были присланы в организацию в целях ознакомления. К таковым относят каталоги продукции и прейскуранты, поздравительные открытки, газеты, журналы и иные периодические издания.

Исполнение документов

После первичной обработки документы необходимо отправить на исполнение.

Здесь возможно 2 варианта:

1. Направление документа сразу его исполнителю.
2. Направление документа руководителю, который должен ознакомиться с ним и выдать свою резолюцию.

Резолюция включает следующие данные:

1. Характер/порядок исполнения документа;
2. Лицо, назначенное исполнителем;
3. Конкретные сроки исполнения. Они бывают типовыми, то есть регламентируются нормативными актами. Или же руководитель может сам назначить срок исполнения документа. Тогда это будут индивидуальные сроки.

Резолюция руководителя может быть оформлена в качестве самостоятельного документа, то есть в виде поручения.

Документы с резолюцией через секретариат или канцелярию передаются ответственному за исполнение. Если это начальник одного из департаментов или отделов предприятия, он имеет право наложить уточняющую резолюцию, передав функцию исполнения данного документа сотруднику рангом ниже.

Во избежание утери документации, письма лучше передавать из отдела в отдел под роспись. Главным образом, это касается больших организаций со значительным документооборотом. Любые перемещения писем необходимо отражать в регистрационной форме. В случае необходимости срочного исполнения документа одновременно несколькими сотрудниками или подразделениями организации, его можно размножить в требуемом количестве и направлять исполнителям ксерокопии или же электронные/сканированные варианты.

Важен контроль исполнения. Это задача секретаря либо сотрудника канцелярии, которые должны:

1. Поставить на контроль документ, если ход его исполнения нужно отслеживать;
2. Непосредственно отслеживать ход исполнения документа;
3. Сформировать отчет об исполнении документации для руководства организации;
4. Снять с контроля исполненный документ.

Таким образом, обработка входящей документации должна проходить поэтапно:

1. Получение писем и иных документов, их распределение на мелкие документопотоки с различными стадиями рассмотрения, разной направленностью и пр.;
2. Регистрация;
3. Рассмотрение писем руководством компании или иными уполномоченными лицами;
4. Отправка на исполнение;
5. Контроль за исполнением;
6. Снятие с контроля и подшивка документов в архив/дело.

Какие документы не вскрываются

Вскрытию не подлежат следующие группы документов:

1. Письма, адресованные общественным организациям.
2. Письма и иные документы, имеющие подпись «Лично в руки …».

• Упаковки, в которых содержится информация на машинных носителях.

Подобные документы сразу передаются по назначению.

В определенных случаях необходимо сохранять конверты от писем. К таким случаям относятся ситуации, когда:

1. Дату отправления/получения письма можно узнать только по почтовым отметкам, имеющимся на конверте.
2. Адрес отправителя указан только на конверте.

Если документы нельзя вскрывать, отметка об их поступлении в учреждение ставится непосредственно на упаковке. После этого они в обычном порядке поступают на сортировку.

Система документооборота и, в частности, технология обращения с входящей документацией имеет большое значение для эффективной работы предприятия в целом, поэтому должна быть четко проработана в любом учреждении, независимо от его сферы деятельности.