Стратегические преимущества внедрения СЭД

Содержание:

Введение

В соответствии с мнением отраслевых аналитиков, выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД: производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Основная часть

Кроме экономических выгод, при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические преимущества.

Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с:

· высвобождением физического места для хранения документов;

· уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

· уменьшением расходов на бумагу,

· снижением расходов на персонал и оборудование,

· повышением продуктивности работы в следствии:

- уменьшения времени выполнения работ,

- увеличения количества выполняемых работ,

- улучшения работы с важными документами,

- возможности выполнения новых типов работ.

К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия, с улучшениями в его ключевых бизнес-процессах или с улучшением качества выполнения работ во вспомогательных процессах:

· появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

· значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

· повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

· повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

· улучшение контроля за исполнением документов и др..

Стратегические преимущества от внедрения корпоративных ИСУД делятся на две группы:

1. средний уровень достигаемых преимуществ (средний уровень сложности). Преимущества этой группы (общее представление):

· улучшения в доступе к информации,

· улучшения в качестве обслуживания,

· улучшения в контролируемости процессов,

· улучшения в результатах аудиторских проверок,

· улучшения в процессе гарантийного обслуживания,

· улучшения качества продуктов (услуг),

· улучшения финансовых оборотов;

2. высокий уровень достигаемых преимуществ (высокий уровень сложности). Преимущества группы:

· более быстрое и качественное принятие решений,

· усиление контроля со стороны руководства,

· обеспечение соответствия решений существующим правилам и законам,

· более быстрый вывод на рынок готовых продуктов и услуг,

· улучшение морального климата и степени удовлетворения сотрудников своим трудом, более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.

Особенностью СЭД является то, что эта система решает задачи в масштабе всей организации, и ее внедрение затрагивает все подразделения и все уровни управления. При этом внедряемая система должна учитывать все особенности организации.

При выборе СЭД нужно разработать критерии выбора системы, которыми могут быть ее функциональность, отвечающая потребностям организации; наличие квалифицированного персонала в организации, способного эффективно использовать систему; учет сложившейся инфраструктуры информационных систем организации.

Для успешного внедрения СЭД необходимы:

· понимание руководством важности формализации документооборота и предварительное проведение формализации,

· перед выбором СЭД обязательное формулирование перечня задач, которые будут решаться с помощью внедряемой системы,

· разработка подробного организационного плана внедрения,

· подготовка технической инфраструктуры,

· доведение до сотрудников информации о необходимости внедрения СЭД, преимуществ от ее внедрения для того, чтобы снизить риски сопротивления изменениям у персонала,

· обучение, тренинги сотрудников, консультации для руководителей всех уровней,

· скрупулезный выбор фирмы-поставщика и внедренца СЭД,

· осуществление постепенного внедрения СЭД, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект,

· обеспечение при внедрении возможности одновременной работы старой и новой систем для того, чтобы не срывать текущую деятельность организации,

· поддержка процесса внедрения первыми лицами компании,

· внедрение на первом этапе пилотного проекта, в ходе выполнения которого могут быть выяснены основные проблемы (если они возникнут), встречающиеся непосредственно при внедрении, и оценено, насколько ощутима эффективность от внедрения СЭД.

Заключение

Принятие любого качественного управленческого решения в организации на любом уровне управления требует своевременной информационной поддержки. Формы представления необходимой информации для принятия решения или его реализации могут быть самыми разнообразными: от устной информации до электронных форм документов. Весь объем информации, циркулирующий в организации, представляет для нее важный стратегический информационный ресурс. По мнению аналитиков IDC, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только такие предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления своей корпоративной информацией.

Одним из путей повышения эффективности управления в организации является внедрение систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Тип внедряемой системы и ее функциональное обеспечение зависит от функциональных потребностей организации, которые могут быть различными на разных стадиях ее развития. Для эффективного использования системы при ее выборе необходимо обязательно учитывать уровень развития организации.

План внедрения СЭД должен являться частью стратегического плана развития организации. Он должен быть глубоко проработан с учетом особенностей организации, ее инфраструктуры, функциональных потребностей. Реализация проекта внедрения систем автоматизации документооборота требует поддержки высшего руководства организации, разъяснительной работы с персоналом, пристального контроля на этапах проектирования, внедрения и эксплуатации. Только при выполнении этих условий возможна эффективная эксплуатация СЭД