Систематизация документов и составление номенклатуры дел

Содержание:

Введение

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

Основная часть

Номенклатура дел организации – многофункциональный документ:

- является основным классификационным справочником организации, т.к. закрепляет систематизацию документов и соответственно документального фонда организации;

- выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации/структурного подразделения;

на основании номенклатуры дел составляются описи дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению;

Функции номенклатуры дел как организационного документа в области документооборота:

- систематизация документального фонда;

- схема формирования дел;

- закрепление и установление сроков хранения документов;

-учет документов и дел;

- поиск документов и дел.

В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронно-цифровой форме (папки, представления, базы данных информационной системы).

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами работы архивов организаций.

Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы Документооборота: управление и т.д., далее наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций располагаются перед заголовком дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановую и отчетную документацию. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Правила, применяемые внутри организации, должны сохранять корпоративную целостность среды управления информацией/документацией;

• • все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить.

(Эти решения могут быть оформлены Протоколами экспертных комиссий в виде Решения (инструкции) по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение);

Специальные нормативные и методические документы для разработки номенклатуры дел:

• 1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.; зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015; вступили в силу 21.09.2015
  2. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002 (остались в статусе методического документа)

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)

Специальные нормативно-методические документы для разработки номенклатуры дел:

4. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

5. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения/Согласовано ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г., опубликовано 16.09.2011.

6. Типовые и примерные номенклатуры дел

Ответственный за разработку номенклатуры дел организации – служба документооборота.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основе номенклатур дел структурных подразделений.

- Служба ДОУ разрабатывает проект номенклатуры дел организации, оформляет его (3-4 оригинальных экземпляра) и согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив (виза);

-Руководитель службы документооборота организует рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации на заседании Экспертной комиссии организации (гриф согласования протоколом ЭК);

-Служба Документооборота направляет проект номенклатуры дел организации на согласование в архив.

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива для согласования на экспертно проверочной комиссии Главного архивного управления (протоколом ЭПК);

-Служба ДОУ представляет проект номенклатуры дел организации на утверждение первому руководителю;

-Руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год (можно утверждать 3-4 оригинальных экземпляра; гриф утверждения или приказ);

- Служба Документооборота формирует 1-й экз. в соответствующее дело службы Документооборота как контрольный экземпляр постоянного срока хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив организации, 3-ий экз. направляет в государственный (муниципальный) архив (если организация является источником-комплектования архива).

Один экземпляр является рабочим, из которого служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в структурные подразделения как соответствующие обязательные планы формирования дел в следующем календарном году.

Номенклатура дел на 2020 год должна быть разработана в последнем квартале 2019 года и введена в действие с 1 января 2020 года.
- После окончания календарного года структурные подразделения оформляют итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений и передают их в службу Документооборота;

В конце года (не позднее января следующего календарного года) службой документооборота либо ответственным за делопроизводство в организации оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и которая подлежит передаче в архив организации (и государственный (муниципальный) архив).

Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается руководителем службы Документооборота и лицом, непосредственно передавшим итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих дат).

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2019 году в администрации города Долгопрудного

Руководитель службы

делопроизводства подпись Т.В Свешникова

22.01.2020

Итоговые сведения переданы в архив

Начальник отдела делопроизводства подпись И.П.Звягина

22.01.2020

Это оформляется протоколом Экспертной комиссии организации.

Один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел организации, являющиеся источниками комплектования государственного (муниципального) архива. Если в этот период планируется образование новых видов документов – то изменения вносятся протоколом Экспертной комиссии организации. Копия протокола прикладывается к оригиналу утвержденной номенклатуры, а в рабочий вариант вносится этот вид документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, согласовывают и утверждают номенклатуру дел самостоятельно, Желательно прописать эту процедуру и сроки в Инструкции по делопроизводству.

Заключение

Подведем итог вышеизложенного:

номенклатура дел - локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой документооборота. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

 Конкретные функции номенклатуры таковы:

●  используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

●  каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

●  нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

●  классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

●  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Список литературы

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.; зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015; вступили в силу 21.09.2015
2. Новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
3. Иритикова В.С. Оформление документов. Делопроизводство и документооборот на предприятии.