Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проблемы адаптации персонала на новом месте работ

Содержание:

Аннотация

80% сотрудников, покинувших компанию признаются, что приняли решение уйти из компании в первый день работы. Не для кого не секрет, что увольнение сотрудника - большая материальная потеря для организации. В случае , если сотрудник недавно устроился на работу, были потрачены немалые ресурсы для поиска сотрудника и очень важно помочь сотруднику минимизировать стресс и плавно приступить к своим рабочим обязанностям - помочь адаптироваться.

В данной работе речь пойдет о небольшой компании “Аналитическая поддержка” со штатом сотрудников 30 человек. На небольших предприятиях, как правило, наблюдается тесное сотрудничество работников с руководством, такие организации более гибкие на рынке, функции кадрового менеджера выполняет директор и секретарь. Адаптация сотрудника лежит на совести назначенного наставника и не контролируется и не мотивируется руководством.

В данной работе я разбираю понятие адаптации, цели, этапы, основные ошибки, которые допускает организация во время испытательного строка сотрудника, маркеры, помогающие понять, что адаптация сотрудника завершена, а также работа содержит адаптационный план аналитической компании и мои предложения по улучшению данного плана.

Введение

Подбор и приём на вакантные места новых работников — только половина дела. Настоящая работа с принятым персоналом начинается с момента подписания договора. Период привыкания к новому месту работы, следующий за подписанием договора, в трудовой практике чаще называется адаптацией.

К сожалению, половина принятых работников не выдерживает адаптационного периода. А 80% увольняющихся сотрудников сознаётся, что такое решение было ими принято буквально после выхода на рабочее место, то есть, в первых несколько дней.

Чтобы избежать потери ценных работников каждая уважающая себя организация или предприятие должно взять курс на разработку и внедрение специальной программы адаптации. По своей сути такая программа — это многоплановая система взаимодействия с персоналом, позволяющая приспособить нового работника к непривычным для него условиям труда.

Успех привыкания зависит не только и не столько от самого работника, сколько оттого, насколько правильно заняты адаптацией менеджеры, наставники и другие опытные сотрудники, и насколько доброжелательно настроен к новичкам весь рабочий коллектив в целом. Следует не забывать, что любая работа с персоналом — это, прежде всего, один из способов повышения эффективности производственной или коммерческой деятельности всего предприятия. Адаптация также входит в эту работу, а в некоторых случаях является определяющим фактором успешности компании.

Адаптация сотрудников в организации

Понятие адаптации персонала

Адаптация - процесс приспособления организма к новым условиям существования. В жизни человек сталкивается с самыми разными ситуациями, приходится приспосабливаться к людям, обстановке, обстоятельствам... Адаптация к внешним условиям происходит постоянно. Сфера трудовой деятельности не является исключением, но в ней адаптация имеет свои особенности.

Адаптацию работника можно определить как процесс "внедрения" в организацию, приспособления к трудовой среде, условиям и режиму работы, а также к социальной среде организации. Адаптация влечет изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды, что повышает эффективность выполнения трудовых функций, способствует достижению более высоких результатов. Успех и быстрота адаптации нового работника являются показателями высокого уровня развития коллектива, его сплоченности, внутренней интеграции.

Цели адаптации персонала

Основная цель процедуры адаптации - облегчить новому сотруднику вхождение в жизнь организации в наиболее короткий промежуток времени с наименьшими психофизиологическими потерями и с наибольшими показателями эффективности трудовой деятельности. Данную цель можно считать достигнутой при следующих условиях:

1. Совершение новичком минимального количества ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Грамотное и дружелюбное взаимодействие нового сотрудника с коллегами.

3. Выполнение сотрудником качественно и максимально быстро своих трудовых обязанностей.

4. Удовлетворенность сотрудника новой работой.

5. Сокращение текучести кадров.

Виды адаптации персонала

В литературе адаптацию персонала классифицируют по-разному в зависимости от выбранных критериев: по субъектам выделяется адаптация работников и адаптация организации; по наличию опыта трудоустройства - первичная (лиц, не имеющих опыта работы) и вторичная (лиц, имеющих опыт профессиональной деятельности) адаптация; по характеру - активная (новый сотрудник прилагает усилия, чтобы приспособиться к условиям труда) адаптация и пассивная (работник не совершает специальных действий, чтобы влиться в коллектив); по результатам - прогрессивная (в итоге повышаются производительность труда, уровень дисциплины и эффективные социальные коммуникации работника) адаптация и регрессивная (показатели снижаются; характерна для случая, когда цели адаптации не достигнуты).

Более подробно рассмотрим классификацию по предмету приспособления, или содержанию информации. По этому критерию выделяются шесть видов адаптации.

1. Корпоративная адаптация - это вводный этап трудовой деятельности. Он предполагает ознакомление нового сотрудника со стратегическими целями и приоритетами компании, получение информации о ее месте на рынке, структуре, управляющих органах, порядке осуществления документооборота, контрагентах и процедуре взаимодействия с ними и других аспектах деятельности. Новичку становится понятно общее направление будущей работы: труд в крупной производственной компании с иностранным капиталом и со штатом численностью 1000 человек - это одно дело, а в маленькой компании, занимающейся разработкой ПО и продажей аналитических проектов, с персоналом около 30 человек - совсем другое.

2. Социальная адаптация - приспособление работника к социальной атмосфере в организации, принятие норм поведения и общения, существующих в коллективе, построение системы взаимоотношений с коллегами. На данном этапе сотрудник узнает, как принято общаться с руководителем, подчиненными и равными по должности; с кем пообедать, сходить покурить, на какие темы и с кем не следует общаться, к кому обращаться за помощью, советом и др.и

3. Организационная адаптация - это освоение организационно-бытовых вопросов, касающихся того, где оставлять свои вещи, когда и где выдают заработную плату, кто поможет настроить компьютер, где пить чай, как оформить пропуск, кто заказывает канцтовары, как принято отмечать дни рождения и др.

4. Техническая (технологическая) адаптация - освоение новым сотрудником используемой в организации техники и программного обеспечения (телефона, факса, сканера, принтера, компьютера и др.).

5. Профессиональная адаптация - это приспособление к условиям труда, освоение трудовых функций, формирование профессиональных личностных качеств и позитивного отношения к работе. Профессиональная адаптация проходит быстрее, если работнику будет предоставлена возможность обучения, например, на курсах, тренингах или с помощью наставника.

6. Психофизиологическая адаптация - это приспособление работника к режиму труда и отдыха в организации. Режимы в разных организациях могут значительно различаться. Непривычные для новичка условия потребуют времени для физиологической адаптации и выработки позитивного отношения к таким условиям. Например, человеку, который никогда не работал посменно, достаточно сложно привыкнуть к работе по ночам или перейти с 8-часового рабочего дня на 12-часовой. Сверхурочная работа, длительные командировки также оказываются серьезным стрессом для тех, кто ранее с этим не сталкивался.

Успешная психофизиологическая адаптация - это одно из серьезных условий дальнейшей эффективной работы сотрудника.

Этапы адаптации

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа: [3]

Этап 1. Оценка уровня подготовленности сотрудника, для новичка необходима разработка наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура – новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, видами поведения и т.д.

Этап 2. Ориентация. Ориентация – практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители новичков, так и сотрудники служб по управлению персоналом.

Этап 3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала. [3]

Классические ошибки процесса адаптации персонала

Отсутствие адаптации

Как ни странно, одной из самых распространенных ошибок является тот факт, что ряд компаний банально не занимаются адаптацией новых сотрудников вообще.

Поверхностное отношение к адаптационному плану
Второй распространенной ошибкой является проведение нескольких адаптационных мероприятий в начале испытательного срока, и потом полное невнимание к персоналу. Адаптация дает наибольший эффект при системном подходе. Также в ряде случаев используются шаблонные мероприятия. Сотрудники чувствуют, что к ним применяют общие «отмычки», а не ищутся «индивидуальные ключики», которые помогут компании раскрыть весь потенциал нового человека на благо компании. Нужно стараться тщательно отслеживать мероприятия по адаптации для каждого из новичков и сделать процесс «привыкания» к новому месту работы максимально комфортным.
Адаптация - процесс обоюдный

Одной из классических ошибок компании в процессе адаптации считается уверенность работодателя в том, что в этот период только он оценивает сотрудника. В реальности же адаптация – это всегда обоюдный процесс: не только работодатель смотрит, устраивает ли его новый сотрудник, но и сотрудник оценивает работодателя и принимает решение о дальнейшей своей работе в организации. Соответственно, при наличии у ответственных сотрудников компании-работодателя неправильного взгляда на адаптацию, все мероприятия в этой части проводятся «для галочки», а это в корне неверно. Работодатель должен грамотно проработать адаптационный план сотрудника, четко обозначить сроки, задачи, промежуточные контрольные пункты, максимально доступно обозначить новичку его функцию.

Отсутствие формализации правил корпоративной культуры и, как следствие, неознакомление сотрудников с ними при приеме на работу, непонимание или несогласие сотрудника с КК
Отсутствие изучения обратной связи от уходящих сотрудников. Как правило, максимум, что делается, – сбор анкет. Это очень важный момент. Необходимо проведение интервью и заполнение анкеты, для того, чтобы понять, что нужно изменить в анкетировании приходящих, чтобы выявлять неподходящих сотрудников на входе в компанию или выявить системную проблему в компании.
Ориентация на моментальный результат

Высокие требования к новому сотруднику, отсутствие системы наставничества.

Маркеры совершённой психологической адаптации сотрудников

полная вовлеченность в рабочий процесс, высокая эффективность нового сотрудника, его нацеленность на результат,

успешная работа в команде, отзывчивость, готовность воспринимать изменения
знает нюансы, к кому обратиться и т. д
у него имеются формальные и неформальные коммуникационные связи как с руководителем, так и с коллегами своего подразделения и смежных подразделений
сотрудник свободно высказывают свою точку зрения, открыто задает вопросы, чувствует себя комфортно
общечеловеческие факторы - совместные обеды с коллегами, участие в корпоративных программах, предлагаемых компанией: спорт, обучение и т.д.,
«горящие» глаза, хорошее настроение, улыбка.

Проблема адаптации новых сотрудников в компании “Аналитическая поддержка”

Особенности кадровой политики малого предприятия на примере аналитической компании “Аналитическая поддержка”

Небольшие организации легче перестраиваются под постоянно меняющиеся потребности рынка, более гибкие и мобильные.

На небольших предприятиях, как правило, наблюдается тесное сотрудничество работников с руководством. Проявляется это благодаря применению демократического стиля управления предприятием: руководитель прислушивается к мнению, советам, просьбам работников, помогает разрешать конфликты, решить проблемы, делиться с планами предприятия на будущее, подготавливает персонал к изменениям.

Почти на всех малых предприятиях отсутствует служба управления персоналом. Её обязанности может выполнять менеджер по персоналу или сам руководитель. Отсутствует и кадровая документация, которая является обязательной для средних и крупных предприятий. Это позволяет значительно сократить расходы предприятия.

В работе речь пойдет об аналитической компании, в составе которой трудится 30 человек. В организации действительно демократический стиль управления, у руля 4 акционера с директором во главе. В лице последнего кадровая служба. Отбором и подбором персонала в компании занимается сам директор организации, чаще всего придерживаясь двух направлений: первое - студенты и выпускники технических вузов с горящими глазами, желающие расти, развиваться, учиться и применять свои знания на практике за небольшое вознаграждения, и второе - опытные квалифицированные работники, которые способны привнести весомый вклад в развитие компании.

К основным материальным методам мотивации персонала организации относятся: заработная плата, которая пересчитывается каждые три месяца, в зависимости от результата работы сотрудника и стоимости его проектов. Ежемесячно проходят митинги, на которых обсуждают результаты каждого сотрудника и ставятся задачи на следующий месяц. После митинга коллеги, топ менеджмент и сам сотрудник оценивают свою работу и работу друг друга. Это хорошая мотивация показывать свои результаты особенно, если у сотрудников небольшие проекты и динамично меняются задачи.

Кроме того, для того, чтобы повысить желание сотрудников эффективно трудиться, руководитель активно использует нематериальные методы мотивации труда, а именно: улучшает условия труда, создаёт благоприятный климат в коллективе, даёт свободу действий работнику (доверие руководителя располагает к эффективной работе), проявляет интерес к результатам работы каждого сотрудника, с внимательностью относится к личностным особенностям специалистов и умеет их применить на благо компании, организовывает корпоративные праздники.

Таким образом, результатом правильной кадровой политики руководителя малого предприятия является сплочённость коллектива, взаимопонимание между руководством и подчинёнными, малый коэффициент текучести кадров. Это, в свою очередь, приводит к стабильности фирмы, её возможности противостоять трудностям рынка.

Процесс адаптации новых сотрудников в компании “Аналитическая поддержка”

В аналитической компании процесс адаптации сотрудника достаточно простой. Руководитель имеет номинальный характер и может меняться в зависимости от назначенного проекта, поэтому в общие серьезные вопросы посвящает директор фирмы. То есть на плечах директора - корпоративная адаптация.

К новому сотруднику прикрепляется куратор из числа работников той же службы. Он ответственный за адаптацию в общем - социальная, организационная, профессиональная, помощь в технической адаптации. Документация по адаптации отсутствует, обязательные требования тоже, поэтому каждый куратор относится к процессу по своему. Номинально, останавливаясь только на технической поддержке, стараясь смягчить вливание в коллектив и другие задачи - куратор в праве выбрать свою стратегию, исходя из собственного опыта, личных качеств, отношения к новому сотруднику и наличия свободного времени.В общем, система адаптации лежит на плечах одного- двух человек и их понимании важности данного процесса.

Так как компания небольшая, знакомство с особенностями структуры, внутренних взаимодействий, сотрудниками происходит довольно быстро и далее сотрудник предоставлен сам себе и по возникающим вопросам взаимодействует с куратором, руководителем или директором. Из плюсов маленьких компаний в процессе адаптации - это быстрое решение организационных и технических вопросов, “семейные отношения”, готовность помочь коллеге по возможности, отсутствие бюрократии и сложных длительных бумажных процедур.

Первые три месяца (или по возможности меньше) новый сотрудник занимается обучением и плавному подключению к проектам. Во время освоения материала приходится взаимодействовать с: различными службами, IT, служба образования, куратором, руководителем. Обучение состоит из нескольких блоков, в конце каждого блока - контрольное задание. Куратор проверяет результаты и дает заключение директору об успешности прохождения материала. То есть опять мы видим ситуацию, когда куратор наделен полномочиями создать определенный портрет перед директором, который примет решение о прохождении испытательного срока.

Выше описана общая система адаптации новых сотрудников, однако маленькие фирмы гибкие и без проблем подстраиваются под изменения, поэтому процесс адаптации зависит и от нового сотрудника - от его статуса, характера, требований, должности. Чем выше должность сотрудника, тем быстрее и легче проходит адаптация сотрудника, так как такие сотрудники ценны с первых минут пребывания в компании, они знают себе цену и как правило их опыт очень ценен и сотрудник заинтересован скорее его применить.

Предложения по совершенствованию действующей практики

Во-первых, считаю необходимым забрать власть у куратора. Если в процессе есть место человеческому фактору, то в этом месте ошибок не избежать. Систему адаптации нужно разработать и задокументировать - по пунктам, последовательно отвечая на вопросы - как взаимодействовать с новым сотрудником? что в первую очередь ему предложить? о нем узнать? что ему рассказать? с кем познакомить? Ничего важного не должно быть упущено.

Документация по адаптации

Документация содержит ряд мероприятий, встреч, список вопросов, в которые нужно посвятить нового сотрудника. Программу по адаптации должны знать и использовать в своей работе руководитель организации, руководители служб, работники, назначенные кураторами.

Программа включает в себя

-критерии прохождения испытательного срока,

-подробный план введения в должность ( знакомство с корпоративной культурой, структурой организации, порядками и традициями,представление сотрудника,круг задач, функции других сотрудников, порядок взаимодействия, знакомство с коллегами, предоставление рабочего места, оформление в отделе кадров и др)

2. Шпаргалка для нового сотрудника

Документ, в котором новый сотрудник сможет найти ответы на многие вопросы: Структуры организации, кто за что отвечает, к кому обращаться по тому или иному вопросу, список важных имен, телефонов, сайтов, паролей - тех знаний, которые помогут сотруднику самому оперативно решать возникающие вопросы.

3. Начало процесса адаптации до появления сотрудника

Перед первым днем сотрудника назначается куратор, который обязан подготовиться к выходу новичка, следуя инструкции. В документации будет указан конкретный план обязательных действий. Должно быть подготовлено рабочее место, учетная запись, назначены ознакомительные встречи.

4. Критерии прохождения испытательного срока

Критерий определяется выполнением плана работы на испытательный срок, который составляет и контролирует непосредственный руководитель с помощью наставника. Должен быть составлен план встреч с целью координировать работы, определить сильные и слабые стороны в работе, сфокусировать сотрудника на результат.

5. Критерий эффективной адаптации определяется планом работ с менеджером по персоналу. Функции такого сотрудника в организации выполняет секретарь, однако на мой взгляд этого недостаточно. Грамотный менеджер по персоналу может очень помочь в вопросах подбора персонала, адаптации новых сотрудников и в работе текущих кадров. Встречи с таким сотрудником на этапе адаптации помогут быстрее и легче адаптироваться в компании, понять особенности человека, его сильные и слабые стороны, определить его мотивацию, потенциал.

6. Наставник — более опытный коллега, материально заинтересованный в карьерном и профессиональном росте нового работника. Необходимо добавить поощрение куратора.

Условия для реализации предлагаемой системы

Преимуществом данной системы адаптации является минимальные затраты на реализацию.

Из затратного - для более эффективной работы с новыми сотрудниками, разработки грамотной адаптационной системы считаю необходимым дополнить штат менеджером по персоналу, возможно и психологом в одном лице. Новый сотрудник может не только грамотно подойти к решению вопросы адаптации, но и помочь в сохранении ценных кадров, в мотивации их к работе. Думаю затраты на такого сотрудника могут быстро окупиться, если менеджер сможет повлиять на высокую текучесть кадров в компании.

Предварительная оценка ее эффективности

Для того, чтобы оценить эффективность системы адаптации, используют следующие показатели:

Коэффициент прохождения ИС (испытательного срока), соотношение численности принятых на ИС и прошедших ИС за период (каждый квартал, год).
Коэффициент адаптации, соотношение принятых за 1-2 года до общей численности персонала.
% персонала, работающего до 2-х лет, который достигает поставленных целей по отношению к общей численности персонала, принятого на испытательный срок за период.
% персонала, работающего до 2-х лет, который превышает установленные цели по отношению к общей численности персонала, принятого на испытательный срок за период.
% замен персонала, работающего до 2-х лет в организации.
Стоимость замены одного сотрудника для компании. Затраты (как прямые так и не прямые) на замену сотрудника в сопоставлении с аналогичными компаниями на рынке. [4]

Данные показатели наиболее информативны для компаний с количеством работников более 500 человек, иначе ошибка показателей слишком высока, показатели неустойчивые и неадекватные. В компании, где адаптационная система как таковая отсутствовала, комплексный подход к адаптации даст результаты уже с первыми новыми сотрудниками, изменения будут видны по поведению в первые месяцы работы, по скорости вхождения в коллектив, по первым результатам.

Заключение

Основные ошибки в процессах адаптации в российских компаниях – это формальность адаптации, либо ее полное отсутствие, отсутствие понимания, какую экономическую выгоду несет в себе правильно разработанная и внедренная программа адаптации.

Давайте вспомним, для чего и кому собственно необходим этот процесс.

Процесс адаптации необходим и компании, и сотруднику. Компании – для того, чтобы новый сотрудник быстро, с минимальными издержками вошел в должность и в компанию, вышел на необходимый уровень производительности к определенному моменту, совершая при этом минимальное количество ошибок, тем самым минимизируя затраты организации на персонал.

Для сотрудника процесс адаптации не менее важен, он снижает уровень тревожности и неуверенности в своих силах, страхе быть уволенным и способствует налаживанию отношений в коллективе, и, соответственно, быстрого вливания в рабочий процесс.

Если же в организации прописан регламент с программой адаптации, и он применяется на практике, сотрудники заинтересованы и замотивированы в быстрой адаптации новых коллег, то процесс погружения новых сотрудников в будни организации пройдет наименее болезненно для обеих сторон. Это выгодно в первую очередь для компании, которая, проявляя заботу и внимание к новым сотрудникам, экономит издержки на подбор персонала, увольнение, обучение, а также создает более благоприятные условия в коллективе, что несомненно отражается на эффективности его работы.

Литература

http://www.adaptation360.ru
http://www.top-personal.ru/
Е. Ю. Жарова, К. ю. н.,эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"
Бизнес-журнал “Жажда”