Общее понятие ECM и его основные элементы

Содержание:

Введение

Управление корпоративным контентом (ECM), как практика, было создано с целью значимого объединения людей, процессов и технологий. Бурный рост облачных ресурсов, SaaS, PaaS и всех других решений как услуга в сочетании с расширенными внутренними процессами одновременно соединил бизнес-мир и создал разрозненные хранилища данных, которые препятствуют максимальной гибкости. Эта проблема еще больше усложняется тем фактом, что объем, скорость и разнообразие информации в большинстве организаций превзошли нашу способность даже незначительно поспевать за большими проблемами контента.

Во всем этом информационном хаосе поиск способа простого соединения контента и данных в организации может быть проблематичным. А управление корпоративным контентом помогает компаниям любого размера и типа собирать, анализировать, распространять, хранить и использовать контент и данные эффективно. Рассмотрим подробнее, как это работает.

Цель данной работы – рассмотреть функциональные возможности ЕСМ-систем.

Для этого необходимо решить ряд задач: рассмотреть ECM и его основные элементы; описать основные функциональные возможности и программное обеспечение ECM.

Глава 1. Общее понятие ECM и его основные элементы

Управление корпоративным контентом (ECM) - это системное решение, предназначенное для управления документами организации. Неструктурированная информация, включая документы Word, электронные таблицы Excel, PDF-файлы и отсканированные изображения, хранится и становится доступной для определенных людей в нужное время. От коммерческих цепочек поставок до управления контрактами или от HR-процессов до государственного управления - движущей силой внедрения ECM-решения является повышение эффективности бизнеса. Устраняя зависимость от бумажных документов и систематизируя неструктурированную информацию в соответствии с потребностями бизнеса, организации получают возможность работать более эффективно.

Рассмотрим пять основных элементов ECM.

1. Размещение документов в цифровом виде.

Управление контентом организации начинается со сбора и импорта информации в безопасное цифровое хранилище. Это может быть любой документ, который создается, фиксируется, хранится, используется для совместного использования или архивируется (например, счета, резюме от соискателей, контракты, переписка, отчеты и т.п.).

2. Хранение документов в цифровом репозитории.

Благодаря надежным ECM-системам организации могут легко хранить любой важный для бизнеса документ в цифровом репозитории, что позволяет пользователям просматривать или редактировать (на основе прав доступа) любой документ в репозитории, просматривать метаданные документа, организовывать документы в гибкой структуре папок.

«Каждый объект репозитория состоит из атрибутов, которые хранятся в базе данных и, собственно, контента, который находится в служебном хранилище на файловой системе. Некоторые объекты могут не иметь контента (например, папки или пользователи)»^[1].

Преимущества управления корпоративным контентом выходят за рамки простого отслеживания местоположения документов. Система управления контентом также сокращает время, затраты и сложность, связанные с управлением документами на протяжении всего их жизненного цикла, помогая обеспечить соблюдение политик хранения документации организации.

3. Получение документов независимо от устройства или местоположения.

Можно найти любой документ с помощью полнотекстового поиска, выявить определенные слова или фразы в тексте документа, метаданных, аннотациях и именах записей. При этом есть возможность использовать предустановленные параметры поиска для поиска по дате создания документа, именам пользователей, которые извлекли документы, и другим метаданным.

Программное обеспечение для управления корпоративным контентом помогает сократить время, затрачиваемое на поиск информации, позволяя сотрудникам немедленно отвечать на информационные запросы клиентов и аудиторов. Более того, сотрудники имеют мгновенный доступ к информации, необходимой для принятия более эффективных решений по вопросам, влияющим на чистую прибыль организации.

4. Автоматизация процессов, связанных с документами^[2].

Некоторые системы ECM имеют функции цифровой автоматизации, которые могут автоматически направлять документы определенным людям в нужное время, оповещать сотрудников, когда документы требуют их внимания, а также распознавать ошибки.

5. Защита документов и снижение организационных рисков.

С усилением ограничений соответствия в широком спектре отраслей, организации все чаще используют системы ECM для оптимизации практики управления записями и защиты от рисков. Система управления корпоративным контентом должна предоставлять настраиваемые параметры безопасности, позволяющие организациям защищать информацию от несанкционированного доступа или изменения.

Можно ограничить доступ к папкам, документам, полям, аннотациям и другим детализированным свойствам документа по мере необходимости, отслеживать вход в систему и выход из нее, создание и удаление документов, изменение пароля и многое другое.

Ведущие решения ECM позволяют бизнес-подразделениям независимо управлять доступом пользователей - это означает, что конфиденциальная кадровая информация остается в отделе кадров, а личная финансовая информация остается в финансовом отделе, даже если информация хранится в том же репозитории.

Глава 2. Функциональные возможности и преимущества ECM

Функциональные возможности ECM-систем включают в себя:

- Управление документами (Document Management, DM) – регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для документов.

- Работу с образами документов (Document Imaging, DI) – полный цикл работы с бумажными документами, включая их преобразование в электронный вид и оцифровку.

- Управление записями (Records Management, RM) – долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями.

- Управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями.

- Управление веб-контентом (Web Content Management, WCM) – автоматизация функций веб-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем.

- Документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) – коллективная работа с документами и поддержка проектных команд. «Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы»^[3].

Внедрение ECM-систем в России чаще всего осуществляется на базе решений следующих производителей: Логика ECM, Alfresco, DIRECTUM, OpenText, ABBYY, IBM FileNet и 1С:Документооборот КОРП.

ECM обеспечивает централизованную платформу, на которой контент может храниться и распространяться в соответствии с нормативными требованиями и руководящими принципами по управлению рисками. ECM достигает двух последних преимуществ за счет устранения специальных процессов, которые могут подвергнуть предприятие рискам соблюдения нормативных требований и другим потенциальным проблемам.

Другие преимущества полнофункциональных систем ECM включают такие функции, как таксономия контента, возможности аудита, регистрация на входе / выходе и другие средства управления рабочим процессом и механизмы безопасности.

Эффективный ECM может упростить доступ и бизнес-процессы, устранить «узкие» места за счет уменьшения объема хранилища, а также потребности в бумаге и почте, оптимизировать безопасность, поддерживать целостность и минимизировать накладные расходы . Все это может привести к повышению производительности.

ECM-системы могут предоставить организациям единый источник данных (SSOT), структурируя информацию так, чтобы она хранилась только один раз - в безопасном репозитории цифрового контента. Это «снижает риск дублирования и гарантирует, что все предприятие имеет доступ к единой, утвержденной и достоверной информации»^[4].

Глава 3. Программное обеспечение ECM

Хотя системы ECM предоставляют ряд возможностей, компании, которые хотят большей гибкости в выборе инструментов управления контентом или которым не нужны все компоненты пакета ECM, могут приобретать одноразовые приложения у поставщиков программного обеспечения для удовлетворения своих потребностей.

Чтобы выделиться среди конкурентов, некоторые поставщики ECM начинают продавать свои продукты как системы управления контентом (CMS).

Важнейшие цели программного обеспечения ECM включают^[5]:

- повышение уровня удовлетворенности клиентов за счет легкодоступности информации;

- снижение складских и эксплуатационных расходов;

- оптимизация производительности за счет предоставления нужной информации соответствующим людям, когда они в ней нуждаются;

- улучшение процессов принятия решений и повышение способности организации эффективно использовать важные возможности;

- обеспечение непрерывности бизнес-операций за счет резервного копирования учетных записей, контроля версий документов, безопасного хранения, архивов и процессов аварийного восстановления.

Общие ключевые элементы программного обеспечения ECM включают:

- управление жизненным циклом контента;

- управление рабочим процессом;

- система управления документами;

- управление информацией;

- инструменты для совместной работы;

- управление цифровыми активами.

Программное обеспечение ECM включает планирование аварийного восстановления, что позволяет организациям обеспечивать цифровую защиту и защиту своего контента от краж, пожаров или стихийных бедствий, а также обеспечивает нормальное функционирование в случае аварии.

Если для внутренних серверных приложений необходимо выбрать язык программирования, то решение следует принимать на основе личных предпочтений и опыта, а не на основе установленной кодовой базы или того, какие библиотеки доступны в организации.

Среди наиболее популярных программных продуктов ECM можно выделить: DocuWare, Laserfiche, IBM FileNet Content Manager, IBM ECM, DocuShare, DocStar ECM, Oracle Web Center Content, Oracle Content and Experience Cloud.

Заключение

ECM становится все более важным и совершенным в последние годы по разным причинам. Финансовое мошенничество и утечки данных, а также правила, направленные на их предотвращение, сделали эффективное управление информацией важным не только с точки зрения соблюдения нормативных требований, но и для защиты репутации организации. Предприятиям также необходимо эффективно управлять контентом для интеграции с приложениями бизнес-аналитики, которые помогают им использовать доступную информацию для принятия бизнес-решений.

Кроме того, производительность и эффективность внутри компаний повышаются, когда уменьшается зависимость от бумажных документов и создается организованное безопасное хранилище неструктурированной информации, учитывающее потребности бизнеса. Компании, которые не внедряют системы ECM, рискуют потерять время и производительность, снизить полезность и потенциальное несоблюдение корпоративных политик и правил. Им также может угрожать потеря информации в случае бедствия и ненадежного хранения контента, что приведет к серьезным перебоям в работе.

Интеллектуальный анализ данных улучшен с помощью инструментов поиска и анализа данных, предоставляемых системой ECM. Также можно установить диапазоны и параметры поиска, что позволяет пользователям сузить результаты поиска и более эффективно находить нужную информацию.

ECM-системы сокращают затраты в организации за счет автоматизации процессов, которые ранее выполнялись вручную, уменьшения штрафов за соблюдение нормативных требований, минимизации потребности в хранении и сокращения почтовых требований.

ECM-системы помогают оптимизировать жизненный цикл информации с помощью управления документами и автоматизации рабочих процессов. Для любой организации с большими объемами контента критически важно иметь определенный план ECM для устранения операционной неэффективности, сокращения затрат и соблюдения нормативных требований.

Появляются новые типы контента в виде социальных сетей, видео и аудио. ECM-системы должны продолжать адаптироваться к этим новым формам неструктурированной информации, чтобы они могли продолжать систематизировать данные и оптимизировать бизнес-показатели.

Список литературы

1. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2010. № 3. С. 40–47. С. 43.
2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. 2011. № 7–8. С. 23–25.
3. Зубарев И.В., Макаров Д.В.. Обоснование выбора ЕСМ-системы Alfresco в качестве базы для построения СЭДО ВГТУ // Вестник Воронежского государственного технического университета. 2013. С. 41-43.
4. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского ин-та высоких технологий. 2014. № 12. С. 102–106.
5. Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015. № 4 (52). С. 41–59.
6. Юзаева А. Г., Савченко Л. М. Системы электронного документооборота // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2014. С. 400-401.

1. И.В. Зубарев, Д.В. Макаров. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ЕСМ-СИСТЕМЫ ALFRESCO В КАЧЕСТВЕ БАЗЫ

   ДЛЯ ПОСТРОЕНИЯ СЭДО ВГТУ // Вестник Воронежского государственного технического университета. 2013. С. 41-43. С. 41. ↑

2. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского ин-та высоких технологий. 2014. № 12. С. 102–106. С. 102. ↑

3. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2010. № 3. С. 40–47. С. 43. ↑

4. А. Г. Юзаева, Л. М. Савченко. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА // АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ АВИАЦИИ И КОСМОНАВТИКИ – 2014. Информационные технологии. С. 400-401. С. 400 ↑

5. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. 2011. № 7–8. С. 23–25. ↑