Информационно-справочный документ

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Информационно-справочный документ — документ, который сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат и не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Цель данной работы заключается в изучении информационно-справочных документов, их видов в назначении.

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

• Докладная записка;

• Служебная записка;

• Объяснительная записка;

• Предложение;

• Представление;

• Заявление;

• Протокол;

• Акт;

• Справка;

• Заключение;

• Отзыв;

• Перечень;

• Список;

• Переписка.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

• в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

• во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При второй в записке отсутствовать.

Как внутреннюю записку составитель, она руководителю Если она руководителю то и и подразделения. докладную подписывает организации.

Обязательными докладной являются: организации внутренней – структурного наименование документа, и номер, составления внешней записки), заголовок к текст,

Служебная – о какой-либо направляемая лицом

Служебные могут руководство по вопросам:

• материально-технического

• хозяйственного

• организационного

Служебная оформляется на листе Текст записки, как состоит из разделов:

• обоснования причин

• предложения, заявки и подобное.

Служебную подписывает (специалист или подразделения).

Обязательными служебной являются: структурного наименование документа, регистрационный заголовок к текст,

Объяснительная

1) должностного поясняющее действие, происшествие, вышестоящему

2)документ, содержание положений документа отчета,

По объяснительные разделяют на две

1) записки, к документу и содержание его разделов,

2) записки по каких-либо фактов, ситуаций.

Текст записки, как состоит из разделов:

• послужившие к ее

• объясняющие ситуацию.

Объяснительную подписывает ее

Обязательными объяснительной являются: организации, вида дата, номер, составления, к текст, подпись.

Предложение – докладной содержащая конкретных по вопросу.

Текст содержит две обоснование и – предложений.

Предложения руководителями и представляются подписываются

Предложения представляться в организации по решение находится в этих

Предложения, другому лицу, на листе предложения, вышестоящей – на

Обязательными предложения наименование подразделения, организации – при вышестоящей наименование документа, и номер, составления адресовании организации), к адресат,

Представление – содержащий о перемещении или личного а рекомендацию действий и по деятельности

Текст содержит информацию:

• фамилию, отчество;
• дату
• образование;
• занимаемую
• наименование подразделения;
• стаж (общий; в подразделении; в должности);
• оценку деятельности;
• повышение уровня;
• оценку деловых и качеств;
• информацию участии в работе;
• мотив перемещения или
• наименование на предлагается или
• структурное в предлагается или

Представление руководителем подразделения и руководству

Датой является его

Обязательными представления наименование наименование документа, регистрационный адресат, к подпись.

Заявление документ, просьбу или лица учреждению или лицу.

Заявление конкретному лицу организации, его или структурного

По заявления на две

• по вопросам (о на о отпуска, о об по желанию и так

• сообщения каких-либо нарушениях в организации, должностных лиц и так без на собственных заявителя.

В отношениях выступает в документа, инициативу по какого-либо имеющего для определенные последствия или работника с действиями ТК РФ многочисленные об документе, в 80, 89, 124, 127, 131, ТК РФ и

В от заявителей может

• индивидуальным;

• коллективным в 195 ТК РФ о от органа

Заявление в форме или на бланке, у работодателя.

Заявление автором и руководству для решения. руководства резолюцией. с служит к приказа по составу или документа автору о решения, о экспертизы, и подобное).

Обязательными заявления (в отношениях) наименование документа, регистрационный адресат, должность и подразделение, в он (иногда адрес индекс, места телефон), подпись.

Протокол – содержащий запись обсуждения и решений на совещаниях, и коллегиальных

В отражаются все по вопросам и все решения. ведет или назначенное За записей в отвечают и ведущие

Существует вида полный и Полный содержит всех на краткий – фамилии и запись о выступления. о какую протокола на принимают коллегиального или организации.

Акт документ, несколькими и установленные или

По различают виды

• приема-сдачи ценностей,

• обследования техники противопожарной условий

• испытаний систем,

• выделения уничтожению

• о материальных

• о установленных

• ревизии,

• расследования несчастных

• о дисциплины и правил трудового

• об от свидетельствующей об с

• об от объяснений по нарушения дисциплины.

Акт – документ, составляется (не двух

Объясняется констатирующей этого и назначением. на актов принимаются кадровые которые быть в порядке, если они права Если установлено, что акт не требованиям, к такого (например, без или не по суд не его во а который в нем при других может признан

Справка:

1) содержащий и тех или фактов и

2) подтверждающий биографического или характера.

Справки, основную деятельность могут внешними и Внешние составляются для в (как вышестоящую) внутренние – для руководству или на коллегиального

Заголовок тексту должен на "О и включать на времени, к относятся в сведения.

Заключение – содержащий вывод комиссии, по документу или

Заключения на положений, инструкций, на работы статьи, дипломные и др.

Отзыв – содержащий учреждения или по какой-либо

Подготовка должна в с подготовки и заключения.

Перечень – список предметов, составленный в распространения на них норм или

Форма как табличная. Но в случаев его и не в форме (в случае он иметь

Перечни должностными составившими их. разновидности требуют

Датой является его если он не грифа или утверждения, он этот

Список – лиц или в порядке, в информации или

Список сопутствующим, документом (к распорядительным отчетам, и

Отдельные списков утверждения приглашенных, на и

Датой является его исполнителем или утверждения.

В к указывается списка. списка, как излагается в форме.

Список должностным составившим при –

Переписка обобщенное различных по документов письмо, телекс, факсограмма электронное и использующихся в инструмента информационного между

К прибегают для информационных между – как так и не в соподчинения.

Информационный с переписки использовать в том когда или иной обмена (телефонные личная и

Переписку широкое разнообразие – от нормативный писем и государственных до граждан и заявок. переписки быть подтверждение, требование, просьба, приглашение и др.

Оформление справочных

Порядок и информационно-справочных должен локальным актам К ним Инструкция по и дел

делопроизводстве крупных считается разрабатывать шаблоны и информационно-справочных и эти на организации. такой сотрудники возможность одинаковые отчетов и записок. Это унифицировать на уровне.

Несмотря то, что вправе разрабатывать нормы, при их необходимо требованиями государственных К их относится Р «Унифицированные документации». стандарт состав требования к их а требования к бланков.

Для информационно-справочных чаще используются бланки с расположением Наиболее требования к деловых Правильное так же и для направляемых в инстанции, справок.

Все документы, на в их выполняют функции. Они сохранить обобщить ее и внутри или за ее При они основой решений, не сами по каких-либо

Заключение

Настоящий устанавливает реквизитов требования к реквизитов требования к документов, бланки с Государственного РФ.

Основной документов, информационный между и подразделениями, справки, и записки, отчеты, письма, Информация, в документах, побуждать к или быть принята к

Многие документы - (служебные) и записки, акты — основным реализации коммуникативных организации. они от визируются на (единственном) подшиваются в по составления.

Такие документов, как телеграммы главной осуществления коммуникативных

Докладная - адресованный содержащий какого-либо с и составителя. докладных осуществляется в с ГОСТ

Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2010.

2. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2008. - 624 с.

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2009. - 272 с.

4. Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб. для вузов М.: МЦФЭР, 2007. - 558с.

5. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2008. - 172 с.

6. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2009. - 220 с.

7. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2010. - 320 с.

8. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие М.: Дашков и К, 2009. - 520 с.

9. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2010. - 380 с.

10. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2009. - 144 с

Оригинальность– 84%