1С:Документооборот (предназначение)

Содержание:

Введение

В процессе любой сферы деятельности в современном мире используется большое количество документов, причем часть из них создается различными средствами конструкторской разработки, проектами, частично используется ранее разработанная документация (в бумажном и электронном виде).

Система электронного документооборота предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

· создание документов;

· подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

· работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Практически на всех отечественных предприятиях даже при использовании электронных средств проектирования и конструирования главным носителем информации все-таки остается чертеж на бумаге. Тем не менее его утвержденная растровая копия может и должна участвовать в инженерном документообороте наравне с электронными документами.

Для физического хранения и обработки всей накапливаемой информации и электронных документов необходимо выделение достаточных по производительности файлового сервера (или нескольких серверов), систем хранения больших объемов данных и средств резервного копирования. Существующие аппаратные средства позволяют организовать как оперативный доступ к хранимой информации, так и ее надежное долговременное хранение.

Основная часть

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение, использование документации, справочная работа. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

«1С:Документооборот 8» – система электронного документооборота (СЭД) - решение, созданное на основе новой платформы 1С:Предприятие, и обеспечивающее полный цикл обработки документов компании. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Использование СЭД даёт нам такие преимущества, как:

1. Сокращение объёма документооборота-имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
2. Укрепление исполнительской дисциплины - контроль необходим везде, где существует система, предназначенная для выполнения определённых задач и достижения определённых целей.
3. Контроль сроков и результатов исполнения - контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.
4. Централизованное хранение документов - создание документов в системе управления электронным документооборотом осуществляется в единой базе данных - централизованном хранилище документов на основании заложенных шаблонов (типов документов).
5. Создание основы для комплексной информационной системы - создание инфосистем на основе системы автоматизации деловых процессов.
6. Сокращение времени на поиск документа - если экономится время на поиске - увеличивается возможность работы с документами.
7. Организация коллективной и групповой работы – начальство может проводить мониторинг за деятельностью коллектива, а также назначать коллективную работу.

«1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота:

•Учет входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан;

•Ведение договоров и сопроводительных документов к ним;

•Автоматизация ключевых бизнес-процессов– рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;

•Использование времени в сроках исполнения процессов;

•Контроль исполнительской дисциплины;

•Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;

•Разграничение прав доступа по видам документов и ролям;

•Возможность работы с электронной цифровой подписью;

•Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

•Ведение архива организации;

•Полнотекстовый поиск любых данных;

•Ведение статистической отчетности;

•Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Основная задача «1С:Документооборот 8» - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Все документы в системе хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Стоимость конфигурации

Для финансиста:

«1С:Документооборот 8» позволяет существенно снизить затраты организации на хранение документов.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для финансиста:

1)Повышение управляемости; Осуществляется благодаря автоматизации ключевых бизнес-процессов– рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, т.е. это упорядоченная деятельность. Также в системе существует механизм принятия задач к исполнению, т.е. после того как задача получена исполнителем, он ее может принять к исполнению, таким образом все заинтересованные сотрудники смогут увидеть – началось ли выполнение данной задачи либо нет. Соответственно можно построить и отчет о задачах принятых к исполнению и среднем времени принятия задач к исполнению.

2) Снижение издержек на расходные материалы; Сокращаются расходы на приобретение бумаги и комплектующих для копировальной техники.

3) Снижение расходов на хранение документов; Снижение затрат и издержек за счет того, что исчезает необходимость в доставке

документов в бумажном виде (время сотрудников и деньги). Сокращаются расходы на приобретение, обновление и амортизация копировальной и множительной техники.

4)Управление договорами и сопроводительными документами; Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам.

5)Полнотекстовый поиск любых данных; Возможность быстрого поиска необходимого документа по ключевому слову, что существенно экономит время пользователя

Ролевая адресация задач

• Состав ролей уникален для каждого предприятия
  или учреждения.
• Может меняться и настраиваться без остановки системы.
• При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают
  на рабочий стол к новому исполнителю.

В системе используется ролевая маршрутизация. Для каждого процесса можно указать не только определенного исполнителя, но и роль, например, Главный делопроизводитель. Таким образом возможно избежать ошибочности направления документов при увольнении или переводе сотрудника, т.к. маршрут не привязан к определенному физическому лицу, а только к роли. В системе достаточно назначить другого сотрудника на эту роль, не заменяя исполнителя в каждом бизнес-процессе.

Пример бизнес-процесса «Исполнение»

Каждый бизнес-процесс в системе представлен в виде схемы, которая наглядно отображает как будет двигаться документ в рамках этого бизнес-процесса.

При направлении документа на исполнение автору резолюции предоставляется возможность направить документ по заранее определенному маршруту, либо изменить список исполнителей. Также, указывается срок исполнения и описание поручения

Регистрация обращений граждан

В системе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, что позволяет вести учет обращений граждан и ответов на них.

Работа с архивом

Специалистом, ответственным за архив вносятся сведения о передаче дел в архив, о количестве томов каждого дела, нормативные сроки хранения и местоположение каждого дела в архиве. Это позволяет вести учёт дел, переданных на архивное хранение и облегчает их поиск в архиве.

Персональное рабочее место пользователя

Каждый сотрудник может работать с системой в том режиме, в котором ему наиболее комфортно, например, через электронную почту. Информация о поступивших для работы документах приходит в личную почту пользователя со ссылками на документы.

Полнотекстовый поиск

Для оперативного нахождения документов в системе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по реквизитам документов, но и по содержимому файлов. К тому же система позволяет найти документ в одном из представлений документов в системе путем сортировки документов в списке.

Учёт рабочего времени

Система позволяет руководителю вести учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Добавление работы в отчет возможно непосредственно из регистрационной карточки документа. Также добавление информации о работе с документом возможно с включением хронометража.

Заключение

Роль систем автоматизации бумажного документооборота в условиях консервативного(привычного) стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа.

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.