Понятие информационной технологии (ИТ) как основы эффективного менеджмента (Возникновение информационного менеджмента как самостоятельной дисциплины)

Введение

Развитие цивилизованных стран происходит в направлении создания информационного общества, т. е. общества, в котором большинство работающих занято производством, сбором, хранением, переработкой и использованием информации, прежде всего в ее высшей форме - форме знаний.

В настоящее время число информационных работников в США составляет около 50 % рабочей силы, число же производственных работников - 20 %, в том числе, работников сельского хозяйства - 5 %. Если объединить в одну группу работников, занятых в информационных технологиях и в сфере обслуживания, то их доля будет около 80 %, что весьма наглядно характеризует народное хозяйство США. Предсказывают, что на ближайшие годы работники этой группы составят приблизительно 90 % всех.

В связи с этим становится очевидной необходимость обеспечения эффективного управления этими средствами - менеджмента - на всех этапах их жизненного цикла: именно эффективность менеджмента в сфере информатизации в значительной мере определяет темп научно-технического прогресса.

Наличие более мощных и эффективных информационных систем, позволяющих эффективно создавать, накапливать и использовать оперативную и полную информацию, дает компаниям преимущество перед конкурентами, а невнимание к качеству и эффективности информационных систем ведет к потере позиций.

В 60-е годы появились первые по существу стратегические информационные системы - такие ИС, за счет которых предприятия пытаются обеспечить себе преимущество в конкурентной борьбе. Классическим примером является создание и внедрение систем заказа и продажи билетов американскими авиационными компаниями, которые благодаря этим системам смогли изменить в свою пользу ситуацию на рынке авиаперевозок. Иметь возможность выявлять такие шансы средствами информационного менеджмента - цель многих предприятий. И многие из них уже используют эти средства на практике.

Лучшим и необходимым средством успешного менеджмента в любой сфере деятельности становятся информационные технологии. Для их внедрения развивается производство средств информатизации.

В настоящее время информация превратилась в один из важнейших ресурсов предприятия. От качества данного ресурса и эффективности его использования во многом зависит и эффективность, и жизнеспособность предприятия в целом. В этом лежит причина важности роли информационного менеджмента в современных условиях.

Еще один момент связан с проблемами, возникающими при внедрении ИС. Основными являются следующие:

1) дополнительная нагрузка для персонала в процессе внедрения, так как какое-то время приходится вести как новую, так и старую информационные технологии;

2) изменение функциональных обязанностей лиц, принимающих решения в системе управления, вследствие внедрения информационных технологий. В результате у них либо появляются дополнительные обязанности (оптимистический вариант), либо они сокращаются, что вызывает увольнение сотрудников (пессимистический вариант).

Распределение полномочий и функциональных обязанностей сотрудников влияет, с одной стороны, на создание рабочих мест, а с другой, - на разработку структуры ИС и ее соответствие структуре управления. Эти вопросы неразрывно связаны с решением стратегической задачи выбора критерия выделения структурных элементов ИС и глубины их детализации. Данная проблема существовала на протяжении всей истории автоматизации объектов управления и остается актуальной и в настоящее время.

Возникновение информационного менеджмента как самостоятельной дисциплины

В истории развития цивилизации произошло несколько информационных революций - преобразований общественных отношений из-за кардинальных изменений в сфере обработки информации. Следствием подобных преобразований являлось приобретение человеческим обществом нового качества.

Первая революция связана с изобретением письменности, что привело к гигантскому качественному и количественному скачку. Появилась возможность передачи знаний от поколения к поколениям.

Вторая (середина XVI в.) вызвана изобретением книгопечатания, которое радикально изменило индустриальное общество, культуру, организацию деятельности.

Третья (конец XIX в.) обусловлена изобретением электричества, благодаря которому появились телеграф, телефон, позволяющие оперативно передавать и накапливать информацию в любом объеме.

Четвертая (70-е гг. XX в.) связана с изобретением микропроцессорной технологии и появлением персонального компьютера. На микропроцессорах и интегральных схемах создаются компьютеры, компьютерные сети, системы передачи данных (информационные коммуникации). Этот период характеризуют три фундаментальные инновации: переход от механических и электрических средств преобразования информации к электронным; иниатюризация всех узлов, устройств, приборов, машин; создание программно-управляемых.

Бурное развитие компьютерной техники и информационных технологий послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации и получившего название информационного общества.

Понятие «информационный менеджмент» (далее ИМ) появилось относительно недавно – в конце 70-х годов прошлого столетия. Возникновение ИМ как понятия, а затем как самостоятельной отрасли знания связано, как с необходимостью принимать эффективные решения в сфере информатизации (внутренние задачи ИМ), так и требованиями к управлению информацией в основной деятельности предприятия (внутренние задачи ИМ).

Практика создания и эксплуатации информационных систем выявила проблемы и противоречия, которые могли быть разрешены только введением всестороннего специализированного информационного менеджмента. Расходы на проектирование и внедрение информационных систем обычно существенно превышали запланированные суммы. Качество разработки оказывалось неудовлетворительным: противоречия между техническим и программным обеспечением при эксплуатации, рост расходов на обслуживании систем находящихся в эксплуатации и т.д.

Едва ли можно четко обозначить проблему и место возникновения ИМ. ИМ как отрасль знания возник из практики создания и эксплуатации информационных систем.

Исторической точкой возникновения ИМ как понятия можно было бы назвать 1957 г. В этом году в США число работников отрасли обработки информации сравнялось по численности с числом работников занятых в материальном производстве. Далее в США работники области обработки информации стали доминировать по численности. Последние десятилетия они составляют более 50% работоспособного населения, тогда как производственные рабочие составляют менее 20%, а сельского хозяйственные – мене 5%.

В этот же период (50-е , 60-е годы) появились первые стратегические информационные системы.

Стратегические информационные системы создавались с целью обеспечить себе преимущество в конкурентной борьбе. Классическим примером является создание и развитие автоматизированной системы бронирования и продажи авиабилетов SABRE.

Информационные системы за короткий срок стали необходимым средством успешного менеджмента. Информационный менеджмент выделился в отдельную отрасль менеджмента, использовать средства информационного менеджмента для получения конкурентного преимущества является целью многих предприятий.

Информационный менеджмент (далее ИМ) является новой, развивающейся отраслью знания. ИМ возник на стыке дисциплин отрасли информационных технологий (далее ИТ или IT) и практического менеджмента в результате решения задач управления информационными системами (далее ИС) компаний и организаций.

По существу ИМ не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими решений. ИМ как отрасль знания является развивающейся. Вследствие этого, специалисты часто используют не только разную терминологию, но и различным образом толкуют задачи ИМ и методологию их решения. Поэтому в данном учебном пособии использованы материалы периодических изданий, в том числе электронных. Материалы периодических изданий предлагают решения задач ИМ, полученные зарубежными или отечественными специалистами, либо анализ проблем и методик их решения.

Информационные технологии в управлении

Стремительное развитие практики менеджмента, работы но созданию общей теории менеджмента позволяют дать его устоявшееся определение.

Менеджмент – это разработка, создание, максимально эффективное использование (управление) и контроль социально-экономических систем, совокупность современных принципов, методов, средств и форм управления производством с целью повышения его эффективности и увеличения прибыли.

Информационный менеджмент (ИМ) – это специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в конце 1970-х гг. Сфера информационного менеджмента – совокупность всех видов информации, необходимой для управления на всех этапах жизненного цикла предприятия. При этом определяется не только ценность и эффективность использования собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной степени входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д.

Информационный менеджмент осуществляется в пределах конкретной организации, где информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения. Информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а к информационной деятельности организации. Другими словами, ИМ – это управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

Сегодня за словосочетанием "информационный менеджмент" не стоит четко очерченной предметной области. Условно можно выделить следующие наиболее популярные сегодня трактовки информационного менеджмента (рис. 1).

Рисунок 1 - Информационный менеджмент

Целью информационного менеджмента является обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов ее информационной деятельности.

Задачами информационного менеджмента являются:

Сформирование технологической среды информационной системы;

2) развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания;

3) планирование (оперативное и стратегическое);

4) формирование организационной структуры в области информатизации;

5) использование и эксплуатация информационных систем (ИС);

6) формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ;

7) управление персоналом;

8) управление капиталовложениями;

9) формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов.

Принято трактовать информационный менеджмент в узком и широком смысле. В узком смысле менеджмент понимают как синоним "делопроизводства" согласно ГОСТ Р 51141–98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", т.е. как управление процессом подготовки и создания официального документа.

В широком смысле информационный менеджмент – это технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Объектами управления в информационном менеджменте являются:

• информация в разных формах ее существования;

• информационные системы и информационные технологии;

• информационная индустрия и информационный рынок;

• кадры, реализующие функции производства, использования и хранения информации.

Субъектами управления выступают специальные федеральные и региональные органы, реализующие государственную политику в области управления информацией и службы управления информационными ресурсами учреждений, организаций и предприятий.

В соответствии с временно́й протяженностью задач управления различают стратегический информационный менеджмент (СИМ) и оперативный информационный менеджмент (ОИМ). Понятие "стратегический" в отношении информационного менеджмента предполагает, с одной стороны, планомерное определение долгосрочных (на три-пять лет) целей по всем направлениям, с другой стороны – выбор пути достижения поставленной цели и определение набора задач, решение которых ведет к цели. Такие задачи решаются на уровне высшего руководства организации. Выбранные решения долгосрочных задач образуют наборы исходных данных.

Информационное общество – концепция постиндустриального общества, в которой главными продуктами производства являются информация и знания. Отличительные черты информационного общества:

• увеличение роли информации и знаний в жизни общества;

• возрастание роли информационных коммуникаций, продуктов и услуг в валовом внутреннем продукте;

• создание глобального информационного пространства, обеспечивающего:

– эффективное информационное взаимодействие людей;

– их доступ к мировым информационным ресурсам;

– удовлетворение их потребностей в информационных продуктах и услугах.

В соответствии с наличием разных направлений деятельности организации, особенностей и уровней структуры различают четыре главных вида информационных систем:

1) системы эксплуатационного уровня (Executive Support Systems (ESS));

2) системы уровня знания (Knowledge Work System (KWS));

3) системы уровня управления (Management Information Systems (MIS));

4) системы стратегического уровня.

Все эти системы в организациях предназначены для того, чтобы помочь работникам или менеджерам каждого уровня обслуживать функциональные области, такие как продажа и маркетинг, производство, финансы, бухгалтерский учет и человеческие ресурсы. По мере развития компьютеризации, информатизации и методов менеджмента меняются и информационные системы, их структура, возможности и функции. Например, из управляющих систем MIS по мере наращивания интеллектуальных способностей появились системы поддержки принятия решений (Decision Support System (DSS)). В настоящее время MIS преобразуются в системы планирования ресурсов предприятия, или корпоративные информационные системы (Enterprise Resource Planning (ERP)).

Кроме того, на трансформацию ИС влияют и изменения в методах менеджмента. Иерархическая (вертикальная) система управления начинает размываться, на смену ей приходит горизонтальная, связи становятся менее формализованными. Продолжается и процесс преобразования методов ИМ: вместо пооперационного управления сейчас производится реинтеграция (объединение) операций и знаний – появились методы всеобщего управления качеством (Total Quality Management) и их радикальное преобразование реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Соответственно изменяются и информационные системы. В последние годы стало интенсивно развиваться новое направление менеджмента – управление знаниями, в связи с чем системы знания KWS приобретают вид систем управления знаниями и электронной "нервной системы" предприятия.

Основным инструментом ИМ являются информационные технологии как совокупность методов, приемов и средств, реализующих информационный процесс в соответствии с заданными требованиями. Информационные технологии позволяют создавать автоматизированные информационные системы субъектов, реализовывать телекоммуникационные среды, обеспечивать взаимодействие этих систем и, следовательно, содействуют созданию единого информационного пространства.

Таким образом, информационный менеджмент можно представить как совокупность информации (основной предмет труда и продукт), информационных технологий (инструмент преобразования информации) и информационной системы (сфера деятельности менеджмента). Все эти составляющие информационного менеджмента имеют существенную специфику, что в итоге отличает информационный менеджмент от менеджмента в других сферах.

Заключение

Опытные руководители советуют внедрение информационных систем (на предприятии, в производстве и бизнесе)осуществлять локально и придерживаться золотой середины. Ведь компьютеры – это машины, и в иррациональных ситуациях они не смогут принять нужное решение, как это может сделать человек. По социальным опросам в Интернете выяснилось, что многие фирмы используют современные разработки и информационные системы при кассовых расчетах, бухгалтерских учетах, на складах и при ведении документации. Они не приветствуют автоматизацию своего бизнеса, руководство предпочитает самостоятельно регулировать рабочие процессы.

Крупные промышленные предприятия, ориентированные на мировой рынок и активно пользующиеся интернет-площадками, приветствуют внедрение и расширение информационных систем на предприятии. Они считают автоматизацию бизнеса отличной альтернативой традиционного управления и интересуются всеми новинками в сфере информационных технологий. Если Вы все-таки решили, что бизнес должен быть построен при помощи цифровых ресурсов, не обольщайтесь: информационная система управления предприятием не позволит Вам сложить ручки и полностью отстраниться от дела, думая, что компьютер самостоятельно организует Вам доход.

Любая информационная система (управления предприятием) требует контроля со стороны человека и регулирования ее работы. Наиболее продуктивной работа предприятия станет при тесном сотрудничестве машины и hommo sapiens.

Информационная система управления предприятием позволяет руководству получать важную и достоверную информацию о работе всех отделов компании мгновенно. Информация предоставляется в удобном виде и в любое время, когда пожелает начальник. Такая форма работы значительно сокращает бумажную волокиту, ускоряет процесс обработки заказов, увеличивает конкурентоспособность фирмы.

Все это требует большей ответственности, компетентности и внимательности от организаторов бизнеса. Безусловно, каждое предприятие имеет свой подход в управлении и организации рабочего процесса. Информационные системы для управления предприятием, окажутся хорошими помощниками в организации бизнеса, а для того, чтобы не случились различные казусы, существуют бизнес-консультанты, которые обязательно исправят неполадки и сделают все возможное, чтобы Ваш бизнес существовал на высоком уровне.

Список литературы

1. Гущин, А.Н. Информационные технологии в управлении / А.Н. Гущин. – 2-е изд., доп. и перераб. – Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2014. – 112 с. : ил., табл. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/
2. Информационные системы и технологии управления / ред. Г.А. Титоренко. – 3-е изд., перераб. и доп. – Москва : Юнити-Дана, 2015. – 591 с. : ил., табл., схемы – (Золотой фонд российских учебников). – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/
3. Лапшина, С.Н. Информационные технологии в менеджменте / С.Н. Лапшина, Н.И. Тебайкина ; Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина. – Екатеринбург : Издательство Уральского университета, 2014. – 85 с. : табл., схем., ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/
4. Уткин В.Б. Информационные системы и технологии в экономике: учебник / В. Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 336с. - режим доступа http://biblioclub.ru