Подлинники и копии

В наше время существует множество компаний или организаций, в которых, имеется документооборот. Любые документы начиная со справки и заканчивая отчетами, составляются в электроном виде, а так же и в бумажном виде.

То что касательно бумажного вида документации, то она в процессе работы может делится на подлинники или копии. И в данной работе я хочу разобрать в чем различается подлинник и копии.

А так же тема документооборота частично связана с моей жизнью.

Подлинник

Сначала я разберу что такое подлинник и чем он отличается от копии.

Подлинник-это оригинал, первоисточник который является образцом для копирования и воспроизведения. То есть это документ, который создается и заполняется первый раз следовательно он является первоисточником информации.

В ГОСТ Р 7.08-2013 "Делопроизводство и архивное дело" подлинник определяется как «первый или единичный экземпляр официального документа».

Так же подлинник является оригиналом, но так же существует понятие «умноженные» оригиналы. То есть это оригинал, который может составляться в нескольких экземплярах, например договора или акты. Когда используют «умножение» оригинала, то в данном случае один и тот же документ должен быть одинаковым у двух сторон, но с разными реквизитами.

Можно выделить подтвержденный подлинник то есть на этом документе должны обязательно присутствовать подпись, печать.

Копия

Изучая информацию о копиях я увидела отличия. Отличие заключается в том, что копией считается полное воспроизведение оригинала, и должно иметь юридическую силу.

В наше время существует много способов воспроизведения оригинала, и я эти методы рассмотрела.

По способу получения копии они делятся на два вида:

1. Ручная копия
2. Автоматические ( факсимильные)

Ручная копия – это копия которая может сделала путем переписывания оригинала от руки. Но эта копия будет иметь силу лишь тогда, когда эта она будет заверена подписью, и будет написано, что «копия верна».

Автоматическая (факсимильная) – это вид копии, который делается с помощью технических средств. И так же как и ручная должна быть заверена.

Так же копии можно различить по зависимости от того, как они были удостоверены:

1)Авторизированные

2)Заверенные

3)Нотариальные

4)Незаверенные

Авторизированной называется копия которая была удостоверенная автором. То есть начальником или его помощниками, которые имеют право подписывать документы.

Заверенной копией считается воспроизведение в котором есть необходимые реквизиты ,и имеет юридическую силу.

Нотариальная –это копия которая была заверена нотариусом т.е копия соответствует оригиналу и подтверждена официальным лицом.

Незаверенной копией считается документ, с которого просто снята копия и он не имеет подтверждение о соответствию оригиналу.

Вывод:

Изучив и рассмотрев разницу между подлинником и копией.

Я увидела что между этими двумя понятиями, подлинником считается документ, который был создан первым, а копией воспроизведение того же самого документа, но с условием, что он будет заверен или подтвержден.

Так же я считаю, что в любом случае в организациях должны быть и подлинники и копии так как в случае утери подлинника у организации останется заверенная копия оригинала.