Организация хранения документов

Основу деятельности любого предприятия составляют отношения управления. Управленческие отношения, по своей природе, характеризуются многоаспектностью, поэтому требуют формализированной системы, которая позволит облачить наиболее важные из таких отношений в письменную и документарную форму. Исходя из вышеизложенного, формируется система документационного обеспечения управления.

Как справедливо отмечает А.А. Белов, сущность документационного управления достигается единством двух подходов: системного и процессного. Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, «все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы»^[1]. Сущность системного подхода, в свою очередь, состоит в том, чтобы воспринимать каждый из процессов в качестве части общего (системы процессов), который и представляет сущность управления в соответствующей организации. Системность процесса управления достигается наличием институциональной памяти. Такая память формируется путем хранения и регулярного обращения к ранее изданным в рамках организации документам.

Современное состояние документационного обеспечения управления характеризуется двумя крайностями. С одной стороны, в государственных органах, учреждениях и предприятиях существует исключительно формализированный подход к документальному обеспечению управлением предприятием. Такой подход состоит в безусловном следовании всем требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 по делопроизводству в отношении формы документов, а также максимальной формализацией всех отношений^[2]. Результат такого подхода - хранение документов осуществляется в огромных архивах, что занимает много места и часто требует принятия в штат отдельного лица – архивариуса.

С другой стороны, в ряде частных предприятий принят противоположный подход: все, даже самые важные распоряжения, изздаются исключительно устно, что также не способствует должной управленческой дисциплине, так как приводит к тому, что в ряде случаев невозможно установить ни конкретных исполнителей распоряжения ни то, было ли данное распоряжение вообще отдано.

Безусловно, позитивную роль в вопросе хранения документационного обеспечения управления играет внедрение электронного документооборота. При этом, в ряде учреждений государственной сферы наблюдается вредная практика, когда электронный документооборот не замещает бумажный, а существует параллельно с ним, в результате чего сотрудники, вместо того чтобы тратить меньше времени на бюрократические процедуры, заполняют сначала бумажную, а затем и электронную отчетность. Безусловно, такой подход правильным признать нельзя.

Следует отметить, что хранение электронной документации также сопряжено с рядом сложностей. Как отмечает Э.Р. Султанова, «следует отметить, что при хранении документов непосредственно на компьютерах, существует большой риск утраты информации (и малой вероятности ее восстановления) в связи с выходом из строя техники»^[3]. Исходя из вышеизложенного, хранение электронных документов представляет собой чрезвычайно перспективное направление развития хранения документов, однако ключевым вопросом является обеспечение защиты такого хранения как от случайного уничтожения, так и от хакерских атак.

Вследствие вышеизложенного, учитывая переход на цифровой документооборот, в каждом учреждении целесообразно установить правила хранения цифровой документации. При этом наиболее ценную часть документации целесообразнее всего хранить на облачных серверах, учитывая риски выхода из строя носителя информации.

Список использованной литературы:

1. Бугель Н.В. Управленческие отношения и их многоаспектность // Ленинградский юридический журнал. 2018. №4 (54). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/upravlencheskie-otnosheniya-i-ih-mnogoaspektnost (дата обращения: 13.12.2020).
2. Белов Александр Аркадьевич, Сонин Денис Олегович Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник ИГЭУ. 2009. №1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistemnye-printsipy-postroeniya-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya (дата обращения: 13.12.2020).
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 [Электронный ресурс] режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211158-gost-po-oformleniyu-dokumentov-19-m3
4. Султанова Эльвира Радифовна Организация хранения электронных документов в республике Татарстан // История и архивы. 2014. №2 (124). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-hraneniya-elektronnyh-dokumentov-v-respublike-tatarstan-1 (дата обращения: 13.12.2020).

1. Белов Александр Аркадьевич, Сонин Денис Олегович Системные принципы построения документационного обеспечения управления // Вестник ИГЭУ. 2009. №1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistemnye-printsipy-postroeniya-dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya (дата обращения: 13.12.2020). ↑

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016[Электронный ресурс] режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211158-gost-po-oformleniyu-dokumentov-19-m3 ↑

3. Султанова Эльвира Радифовна Организация хранения электронных документов в республике Татарстан // История и архивы. 2014. №2 (124). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-hraneniya-elektronnyh-dokumentov-v-respublike-tatarstan-1 (дата обращения: 13.12.2020). ↑