Направления развития отраслевых систем делопроизводства на различных этапах становления государства

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д.

В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями называли центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложились журнальные формы регистрации документов.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Составление документов в процессе деятельности организации является процессом обязательным, но организация и управление характерны разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и действий по их разрешению. Отсюда возникает необходимость в унификации и стандартизации документов.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде:

1)  межгосударственных стандартов (ГОСТ);

2)  Государственных стандартов (ГОСТР);

3)  Отраслевых стандартов (ОСТ);

4)  Стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В современное время быстро развивается система электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД).