Факторы успеха или провала проекта

Деятельность многих организаций ориентирована на проекты. Компании существуют за счет получения новых проектов и их успешного выполнения. Успешно завершенные проекты являются фундаментом, на котором организация строит свое будущее. Независимо от того, связаны ли они с созданием новой продукции, строительством зданий, увеличением производственных мощностей или внедрением новой компьютерной системы.

Управление проектами необходимо для эффективной координации и управления организацией, обеспечивая принятие нужных мер в нужное время при полном понимании последствий. Искусство управления проектом включает в себя умение достигать целей в рамках установленных ограничений на финансовые, материальные, человеческие, временные и прочие ресурсы.

Прежде чем говорить об успехе следует определиться в том, что называть успешным проектом. Обычно компании называют успешными такие проекты, на которых удалось заработать деньги. В других - критерием успешности является установленная норма прибыли. В-третьих - соблюдение сроков и бюджета. В четвертых - решение поставленной бизнес-задачи.

Причины провала проекта имеют в меньшей степени промышленно-экономический или технический характер, а во многом связаны с культурой предпринимательства, а также коммуникационными и информационными процессами на проекте.

Отсутствие заинтересованности организации в успешной реализации проекта, неточно определенные результаты и масштаб, плохое распределение ресурсов и контроль над риском, плохое управление проектом, компоненты которые не соответствуют целевому назначению – любая из данных причин может вызвать неудачу проекта.

Основной причиной проблем с проектом называют неспособность менеджера проекта работать с проблемами, сокращая риски. Он должен быть сильным лидером, иметь налаженные связи с руководством компании и оправдывать ожидания в управлении ресурсами.

Неверное определение целей проекта также является главной причиной его неудачи, начиная с этапа его утверждения. Недостаточный уровень отчетности и ответственности на соответствующем вышестоящем уровне отрицательно влияет на успех проекта на протяжении всего его жизненного цикла. Если заказчик не управляет проектом или не особо заинтересован в нем, имеется вероятность неудачи проекта.

В связи, с чем следует отметить, что главными причинами неудач проектов являются:

- неясные требования (отсутствие взаимопонимания, отсутствие приоритетов, противоречивые, двусмысленные, неточные);

- недостаток ресурсов (конфликты за ресурсы, текучка ключевых ресурсов, плохое планирование);

- сроки (слишком сжатые, нереалистичные для выполнения проекта);

- неверное планирование (основано на недостаточных данных, не все учтено, недостаточно деталей, ошибочные расчеты);

- определённого рода риски (не идентифицированные или выдуманные, отсутствие управления).

Можно определить самые важные факторы успеха проекта в порядке важности. Все начинается с опытного руководителя проекта. Менеджер проекта является самым важным членом команды, способным повлиять на результат, сократив риски или вообще избавившись от них. Обычно именно менеджер проекта отвечает за спасение проблемного проекта.

Также немалую роль в успешности проекта играет степень вовлеченности заказчика. Под вовлеченностью заказчика имеется в виду фокусирование на реальных и наиболее значимых потребностях. Для этого нужно правильно идентифицировать ключевых пользователей, наладить хорошие отношения и коммуникацию с ними, регулярно получать обратную связь. Вовлеченность заказчика, как правило, предполагает полномочия выделения ресурсов на проект и ответственность за его результаты для бизнеса. Это человек - принимающий стратегические решения для проекта.

Ну и наконец, для успешной реализации проекта нужно обзавестись поддержкой высшего руководства. Именно такого рода поддержка придаст силы и уверенность в том, что все предполагаемые действия для доведения проекта до успешного завершения верны. Руководство может оценить еще до начала проекта, насколько разумно планирование ресурсов. Может настоять на разработке дополнительных сценариев, позволяющих наверстывать упущенное, учитывая, что возможно, а что нет.

Главное в деле спасения проблемного проекта - это усилия. Как только фирма решает направить энергию на решение проблем, подвергших проект опасности, шансы его на успешное завершение возрастают. Решение о спасении проекта принимают: высшее руководство (в большинстве случаев), спонсор, руководитель отдела или менеджер проекта.

Обобщение практического опыта управления проектами показывает, что чаще всего шаги, направленные на спасение проекта, это:

- модернизация коммуникации и управления;

- пересмотр задач проекта - сокращение его масштабов, пересмотр финансирования;

- добавление или удаление ресурсов;

- решение технических проблем;

- замена менеджера проекта или привлечение консультанта.

Успешная реализация проекта зависит не только от руководителей проекта и вышестоящих лиц, но и от других участников проектной группы. Их действия должны быть регламентированы, мотивированы и направлены на получение не только своевременного, но и качественного результата. Должны быть определены роли, их место в организационной структуре, права и обязанности, квалификационные требования. Примером проектных ролей могут быть: ассистент проекта, специалист по строительству, координатор по строительству, специалист по оформлению, специалист-сметчик и т.д.

Еще один критерий успеха на проекте – это умение выбрать «основную точку приложения усилий», умение сосредоточиться на приоритетных задачах, решение которых приводит к существенному продвижению к цели. Цели проекта достигаются общим действием. Руководитель проекта обязан постоянно отслеживать выполнение этапов проекта в установленные сроки и расход ресурсов. Потерянное время не всегда можно наверстать, даже наращивая ресурсы.

Удивительно, что даже самый искусно спланированный проект может достигнуть момента, когда трудно будет определить, как идут дела. Но именно это и нужно знать, чтобы направлять усилия к цели. Без той или иной системы мониторинга - отслеживания выполнения работ - невозможно быть уверенным, что менеджер держит все под контролем.

Наиболее важная составляющая успеха проекта - это его выполнение. Гораздо чаще проекты буксуют от невыполнения обязательств, чем от любых ошибок в планировании или назначении ресурсов. Все начинается сверху. Утвердить смету проекта недостаточно. Для успеха проекта все его участники должны знать, что руководство целиком поддерживает данное мероприятие, проект имеет высший приоритет, а его успех напрямую связан с будущим предприятия.

Без формирования определенной культуры выполнения проектов менеджер проекта бессилен влиять на его продвижение к цели. Обязательства исполнителей должны быть согласованы с соответствующими обязательствами руководства. Менеджер не может двигаться вперед без реальных согласованных действий команды проекта.

Если обязательства выполняются, то и проект движется вперед. Но, для того, чтобы все происходило вовремя, необходимо подготовить расписание проекта. Рабочий план – это расписание, служащее в качестве реальной модели ожидаемого поведения проекта. Соблюдение дисциплины и обязательности всех участников проекта на порядок увеличивает шанс на успех.

Таким образом, выявить ключевые факторы достижения успеха с учетом преобладающих и прогнозируемых условий развития области и конкуренции в ней – важнейшая аналитическая задача любой компании. А для этого необходимо достаточно хорошо знать область работы и уметь выделять, что важно в конкурентной борьбе, а что нет. Четко представлять какие виды ресурсов требуются. Неправильный анализ тех или иных факторов успеха ведет к выбору ошибочной стратегии и целей. Для небольших проектов есть всего два основных решающих фактора его успеха - вовлеченность в проект спонсора и выбор руководителя проекта.