Документооборот в управлении

Актуальность темы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Если попытаться перечислить предметы, которые обычно относят к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом человеке. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается невозможным. С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ. Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Документ - это сложное явление, и очень древнее. Появление письменности означало переход человечества на новый уровень развития, потому что можно записывать информацию об окружающих событиях, а впоследствии создавать различные правила - первый набор законов

К примеру, я часто делаю перелёты в другую страну или город. И перед тем, как приобрести билеты нужно предъявить паспорт, подтверждающий личность. Паспорт очень необходимый документ, поэтому нужно его носить всегда при себе. Паспорт — это основной документ, который удостоверяет личность. Его получают в 14 лет и потом при наступлении определенных обстоятельств меняют, потому что это требования закона. Если не заменить паспорт вовремя, он станет недействительным.

При исполнении 18 лет я получила водительское удостоверение. Это документ, подтверждающий право на управление соответствующими категориями транспортных средств. Теперь, благодаря этому документу, я могу пользоваться как личным автомобилем, так и каршерингом (аренда автомобиля).

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.