Документооборот и его место в системе управления

Сегодня документы используются в различных деятельности, отраслях знаний и различных сферах жизнедеятельности и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому можно сказать, что слово «документ» имеет множество трактовок, в зависимости от того в какой сфере или деятельности его используют.

Согласно Федеральному закону № 77 «Об обязательном экземпляре документов», документ – это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Как носитель информации документ выступает как элемент внутренней организации компании. В управленческой деятельности является предметом и результатом работы компании, так как принятые решения закрепляются в документах.

Документы занимают особое место в компании, так как тесно связан со всеми направлениями управленческой деятельности, отражает эту деятельность, а также является способом реализации трудовых функций управленческим аппаратом. Для управленческой деятельности. Очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом подтверждения заключенной в них данных.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, кон трактах, коммерческой переписке.

Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще.