Что дает внедрение системы управления проектами?

Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются чёткие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и другими), временем, качеством и рисками (PMBoK).

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг.

Продуктами проекта могут быть продукция предприятия или организации (результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика) и решение разных внутренних производственных задач (например, повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков).

Управление проектами является частью системы менеджмента предприятия.

Внедрения системы управления проектами позволяет более качественно реализовывать различные проекты с рациональным распределением ресурсов. Управление проектами позволяет поставить цель и критерии успешности реализуемого проекта, а также найти пути их достижения. В ходе создания проекта определяются ограничения вроде сроков, качества и финансов, которые учитываются в реализации всех дальнейших этапах реализации проектов.

В ходе реализации проекта проводится анализ рынка, компаний, возможных партнеров и конкурентов и так далее. После завершения анализа расписываются этапы работ, которые планируется провести для достижения поставленной задачи. Составляя этапы должны учитывается ограничения по срокам, это позволит не выйти за рамки времени выделенного на реализацию проекта и при дальнейших изменения в планировании и этапах крайний срок не меняется. Затем происходит распределение человеческих ресурсов проекта, необходимые для работы каждого из этапов реализации проекта. Это позволяет рассчитать необходимое количество кадров для проекта или же оптимально распределить уже имеющиеся и внести изменения в план реализации этапов с поправкой на человеческие ресурсы, которые есть в наличие.

В добавок система управления проектами включает в себя анализ и управление рисками. При анализе рисков выявляются различные риски, которые могут навредить или препятствовать проекту, определяется шанс возникновения такого риска и насколько он может повлиять на проект. Далее идет планирование действий по снижению вероятности возникновения выявленных рисков, а также мер при риске, который уже угрожает проекту.

Также управление проектами включает в себя определение необходимых членов в команду проекта и формирование требований к этим кадрам, это является неотъемлемой частью каждого проекта. После того, как кадры в команду проекта были найдены, проводится проверка знаний набранного персонала. Составляются специальные тесты, опросы или оцениваются знания и опыт персонала на практике и принимается решение о замене части команды проекта или обучение участников необходимым для работы в проекте знаниями.

Подобрав команду проекта по составленным этапам строится календарный план, который наглядно показывает сроки реализации каждого из этапов и количество человеческих ресурсов, затрачиваемых на них. С помощью календарного плана составляются гистограммы, позволяющих определить оптимальное время для начала и конца реализации каждого этапа, а также узнать крайние сроки для начала и завершения реализации этих этапов.

В итоге управление проекта просто необходимо, без него ни одного более мене серьезного проекта качественно не будет создано.