"Что дает внедрение системы управления проектами?"

Cистема управления проектами является свидетельством зрелости, уровня организации и дает следующие преимущества:

Единая методология позволяет выработать корпоративную культуру управления проектами, базирующуюся на единых подходах, базах данных и обобщении накопленного опыта;

Унифицированные подходы к управлению проектами позволяют работать не только над отдельными проектами, но и программами (мультипроектами), включающими в себя множество составляющих проектов, получить картину ("big picture") состояния ВСЕХ проектов предприятия, независимо от того, как и какой менеджер управляет конкретным направлением;

Мультипроектное управление позволяет отслеживать взаимосвязи между проектами, эффективно управлять ресурсами организации; оптимизировать финансовые потоки по проектам;

Очень важно, что в зрелой системе управления проекты не заканчиваются, пока не будет проведен тщательный анализ их исполнения и не будут извлечены и систематизированы все полезные уроки, пригодные для использования в будущих проектах. У организации появляется своего рода <память>.

Под системой управления проектами обычно подразумевается комплекс технологических и организационных методик и инструментов, поддерживающих управления проектами в организациях и способствующих повышению эффективности их осуществления. Нередко данное понятие объясняют и более узко, говоря о системе управления проектами как об информационной или автоматизированной системе управления проектами, т.к. как о программе.

Любая система управления проектами подразумевает наличие определённых целей и задач.

Целями систем управления проектами являются:

Повышать эффективность сотрудников организации в работе с проектами.

Улучшать качество проект-менеджмента руководителей проектов

Повышать эффективность управления общим портфелем организации (за конкретный срок реализуется больше проектов при меньших затратах)

А среди задач систем управления проектами можно выделить, главным образом, следующие:

Предоставление участникам проектов простых и эффективных инструментов для выполнения заданий и доступа к любой информации, которая может потребоваться.

Обеспечение руководителей проектов инструментами для планирования проектов и контроля их выполнения.

Предоставление руководителям подразделений инструментов по контролю объёмов работ сотрудников по заданиям в рамках и вне рамок проектов.

Предоставление руководителям информации для принятия решений о закреплении за сотрудниками новых проектов и перераспределения объёмов работ между ними.

Обеспечение руководителей проектов единой мониторинговой панелью по всем проектам, включающей возможность аналитики отклонений и принятия управленческих решений.

Предоставление директорам проектных офисов удобных инструментов, позволяющих автоматизировать выполнение простых операций и установить надлежащий контроль состояния общих проектных портфелей и качества работы руководителей проектов.

Обеспечение акционеров проектов возможностью отслеживать соответствие портфелей текущих проектов стратегическим целям организаций.

Особенности процессов проект-менеджмента в каждом отдельном случае будет оказывать прямое воздействие на требования к функциональному потенциалу систем управления проектами.

Преимущества применения систем управления проектами, в первую очередь, предполагают возвращение инвестиций. Затраты на внедрение и использование систем управления проектами окупаются благодаря тому, что проектная деятельность становится более эффективной – повышается эффективность операций с финансами, ресурсами и сроками.

Рассчитывается показатель возврата инвестиций очень просто: финансовые и временные характеристики проектов применяются к тем выгодам, которые ожидаются от внедрения системы.

По данным, предоставленным независимой исследовательской фирмой «Forrester Research», занимающейся исследованиями рынка новых технологий, организация может получить следующие выгоды от использования систем управления проектами:

Сокращение затрат времени руководителей проектов и проектных офисов: значительно сокращается время, которое уходит на сбор информации и составление отчётов, благодаря чему появляется возможность заняться более приоритетными задачами.

Сокращение количества проектов, не соответствующих стратегии организации: если отказаться от ненужной или несоответствующей стратегии организации проектов, появляется возможность снижения затрат по общему проектному портфелю.

Сокращение количества неудачных проектов: грамотные и эффективные средства проектного мониторинга и особая методология, внедрённая через информационную систему, дают проектному офису возможность сокращения количества тех проектов, которые не укладываются в бюджет и сроки или не позволяют достичь намеченных результатов.

Повышение эффективности манипулирования ресурсами: посредством более оптимального распределения ресурсов и контроля объёмов работ сотрудников можно использовать ресурсы с максимальной отдачей.

Снижение перерасхода средств: благодаря стратегическому планированию и усиленному контролю расходов, можно избежать ненужных финансовых затрат.