Что дает внедрение системы управления проектами?

Системы управления проектами — это системы, позволяющие обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и управление ходом работ, соответствие заранее определенным стандартам и требованиям.

Часто термин система управления проектами трактуют более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности – деятельности оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые в свою очередь хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы. Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами:

1. Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании (отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.)
2. Повышение эффективности использования ресурсов (за счет улучшение распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.)
3. Снижение перерасходов бюджета (можно достичь путем улучшения планирования и повышению контроля за расходованием.)
4. Сокращение процента неудачных проектов (благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленные цели, уложиться в сроки и бюджет.)
5. Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов (сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи.)

По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

• Локальные/настольные (например, Microsoft Project)
• Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере устанавливается приложение клиент (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera)
• Веб-базированные – для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, Google Chrome, Opera.)

Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

• по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия)
• по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование - SAAS)

Внедрение системы управления проектами на практике - это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании. План внедрения системы необходимо согласовать с Вашим партнером по проекту внедрения. Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.