Что дает внедрение системы управления проектами?

Система управления проектами - это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин система управления проектами является более узко как автоматизированную или информационную систему управления проектами, программу автоматизации. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.

Все чаще в компании появляется необходимость в выполнении не одного, а нескольких проектов. Если объем работ достаточно небольшой, и они не требуют для своего исполнения отвлечения большого объема ресурсов, риски минимальны и цель не является для компании приоритетной, то систематизацию и управления этими проектами можно оставить без автоматизации. Но подобные ситуации в современных условиях крайне непродуктивны, поэтому требуется использовать для управления проектами систему, которую в дальнейшем будет определяться, как корпоративная система управления проектами, в отличие от информационной системы управления проектами.

Как уже говорилось выше, методология управление проектами - это комплексный подход. Ввода какого-нибудь одного компонента системы автоматизации, внедрения стандартных инструкций и шаблонов, будет недостаточно, чтобы все проекты стали реализовываться по-новому, эффективно и без конфликтов. Как правило, в случаях одностороннего внедрения только части из рабочих компонентов, часто возникает негативная реакция и даже отторжение всех дальнейших этапов. Реальная работа останавливается, часть рабочих процессов искажается, появляется сильное давление на персонал. Это может привести к отказу от проекта автоматизации, поэтому систему следует устанавливать только комплексно.

Методология и система управления проектами должна быть принята как часть общей идеологии управления компанией. Ее надо создать как мощный инструментарий, как эффективный способ ведения и управления бизнесом. Система должна быть принята на длительный период и поддержана руководством и дополнительными ресурсами.

С точки зрения лучших мировых практик управления проектами внедрение КСУП начинается с организации Проектного офиса (Project Management Office,) в задачи которого входит:

• внедрение, сопровождение и развитие регламента управления проектами на основе одной из признанных в мировом масштабе методологий управления. При этом перечисленные методологии являются общими, и не исключают интеграции с более тематическими и специализированными методологиями, например, такими как методика "Шести сигм".
• внедрение, сопровождение и функциональная настройка информационной системы управления проектами, которая автоматизирует процессы, описанные в внедренном регламенте.
• Аналитическая и методологическая поддержка руководителей проектов и всех участников проектов компании. Поддержка осуществляется на основе внедренного регламента и информационной системы управления проектами.
• Обучение сотрудников и повышение общей грамотности компании в части управления проектами. В том числе полномасштабное развитие проектного управления компании.
• Улучшение аппаратного обеспечения компании, замена компьютеров, установка централизованных серверов обработки информации.

Необходимо создать проектный офис, внедрить методологию управления проектами и далее заниматься внедрением корпоративной системы управления проектами начиная с интеграции информационной части в ИТ архитектуру компании. Информационная система управления проектами помогает проектному офису, руководителю проектов и управляющему комитету реализовывать проекты и методологию более продуктивно, повышая общую эффективность работы.