BPM-системы как инструмент оценки эффективности управления бизнесом

В современных условиях ведения бизнеса, нельзя отрицать влияние развития информационных технологий на рост показателей предприятий. К примеру, после появления электронной почты, в десятки раз ускорились бизнес процессы и коммуникацию между различными компаниями и их подразделениями. Появление Интернета способствовало рождению такого понятия, как «транснациональная корпорация» в том виде, в котором мы знаем это сейчас. Поэтому перестроение своих рабочих процессов, или даже появление новых процессов, и внедрение информационных систем делает бизнес более конкурентоспособным и отрывает больше возможностей для его роста. Часто можно встретит, что подобные перестроения и попытки внедрить новые технологии поодиночке оказываются провальными, вместо этого более эффективными будут комплексные подходы в улучшении и даже создании новых бизнес-процессов. В современном мире подобные подходы и называют внедрением информационных систем на предприятиях. Рассмотрим, какие же причины способствуют появлению информационных систем на предприятии и что собой представляют эти системы.

Сегодня редко можно встретить определение «информационная система» и обычно, оно заменяется понятием «корпоративная информационная система» сокращенно КИС. Что же из себя представляет подобная система? Существует много определений этого термина, в основном, все сводится к тому, что КИС является интегрированной автоматизированной системой реального времени, которая служит для автоматизации рабочих процессов на всех уровнях. В том числе и процессы принятия управленческих решений. Масштабы этих систем могут быть могут быть абсолютно разными. К примеру, они могут быть всего лишь несколькими компьютерами связанных в локальную сеть, так и обширным компьютерным парком со специальным программным обеспечением и мощной серверной частью для хранения и обработки данных. Но каким бы не был размер этих КИС, им всегда предъявляют одинаковый ряд требований:

• Удобство применения. Возможность централизации максимального количества данных предприятия (В идеале о всех процессах).
• Отказоустойчивость.
• Минимизация возможностей сбоев в приложении и максимизация сохранения данных при этих сбоях.
• Информационная безопасность.

Очевидно, что система, которая подходит по всем критериям, будет очень громоздкой и сложно, а также потребует огромное количество человеческих и материальных ресурсов. Из этого следует, что внедрение КИС должно быть обоснованно для предприятия. И это обоснование должно исходить из учета потребностей, а эти потребности строятся на основе наработок и недостатков уже имеющихся систем, а если система создается с нуля, то требуется прогнозировать эти потребности. Рассмотрим необходимые критерии, которые будут являться ключевыми, при решении о интеграции КИС, так же рассмотрим частые проблемы при интеграции.

Обосновано ли решение об интеграции.

На предприятия интеграция КИС, как инструмента функционирования постепенно стало необходимостью. Основаниями КИС к интеграции на предприятие могут быть любые. Повышение эффективности управленческого учета, изменения в рабочих процессах производства или же ряд других причин.

Противодействия.

Крайне редко какие-либо изменения легко воспринимаются предприятием. Противодействия к внедрению КИС, могут оказывать сотрудники производства или руководства, что является зачастую ключевой проблемой при внедрении, ведь как можно внедрить систему, если руководитель или сотрудники заведомо не желают с ней работать. Но помимо этого, предприятие может быть технический или финансово не готово к подготовке инфраструктуры и интеграции КИС на предприятие. Так же может быть и такое, что будет крайне сложно или вовсе невозможным адаптировать текущие рабочие процессы.

Реакция на противодействия.

Во время интеграции КИС, необходим без промедления реагировать на все противодействия со стороны сотрудников и решать проблемы технической и финансовой стороны проекта, ведь чем раньше будут решены эти вопросы, тем быстрее и менее затратной будет интеграция КИС. Самой сложной, в решении, проблемой являются противодействие сотрудников. Ведь это пользователи будущей системы и если на этапах внедрения уже будут выявлены подобные проблемы, то в будущем эти проблемы могут усугубится. Поэтому есть несколько вариантов решения проблемы, начиная от вовлечения «проблемных» сотрудников в процесс интеграции системы, прямое или косвенное принуждения к освоению нужных навыков для работы с системой, до сокращения этих сотрудников. Технические или финансовые проблемы внедрения решаются увеличением бюджета, выделенного на интеграцию КИС.

Интеграция.

Интеграции КИС делится на несколько этапов.

Сначала необходимо провести предпроектное обследование предприятия, в ходе которого, выделяются узкие места проекта, производится анализ бизнес-процессов предприятия и их возможность проецирования в систему. Выделяются потенциальные «двигатели» и противники проекта, в лице сотрудников предприятия, первые, это сотрудники заинтересованные во внедрение системы, будут привлечены к процессу интеграции КИС, так как они смогут конкретнее сформулировать потребности и требования к КИС. А со вторыми, противниками внедрения, будет проведена работа и приняты меры для минимизации их негативного влияния.

Второй этап, моделирование системы, где исходя из бизнес-процессов компании строятся настоящая модель бизнес-процессов предприятия, а исходя из потребностей сотрудников строится модель будущей «идеализированной» системы.

На третьем этапе, исходя из возможностей реорганизации бизнес-процессов под потребности сотрудников проектируется система и составляется техническое задание(ТЗ).

Четвертый этап, после утверждения ТЗ, начинается разработка системы.

Пятый этап, заключительный, включает в себя внедрение системы, перенос базы данных и обучение персонала работе с этой системой.

После чего, уже осуществляется поддержка КИС.

Результат внедрения.

После интеграции проекта, необходимо провести оценку проведенных работ. Для того что бы понять, с чем были связанны проблемы, которые возникали в ходе проекта. Этот опыт может быть применен при возможной доработке проекта на данном предприятии, либо при внедрении проектов на похожих предприятиях.

Современные технологии не стоят на мести и стремительными темпами развиваются, усложняя и без того сложные информационные систем. Информационные системы стали уже обыденной частью предприятий, а значит будет актуальным их модернизация и внедрение, что означает развитие технологий внедрения этих систем.