Бизнес требования при выборе системы документооборота

ВВЕДЕНИЕ

Если вы решили внедрить электронный документооборот, то Вам необходимо будет выбрать систему электронного документооборота (СЭД).

Выбор системы документооборота задача не простая. Как сделать правильный выбор? В этой статье мы расскажем про правильный выбор системы документооборота на примере ESCOM.BPM

На что нужно обращать внимание при выборе СЭД, какие ошибки совершаются и как их избежать чтобы переход на безбумажный документооборот оказался простым и принёс положительные результаты.

Как правило, выбор системы документооборота ведётся по следующим основным критериям:

СТОИМОСТЬ проекта, которая складывается из стоимости лицензий (лицензии на программу и лицензии на сопутствующее программное обеспечение), стоимости оборудования или его апгрейда (сервера, рабочие станции, сетевое оборудование) и стоимость работ по вводу СЭД в эксплуатацию (развёртывание, конфигурирование, обучение персонала и др.);

КАЧЕСТВО СЭД, к которому относятся надёжность, безопасность, функциональные возможности, а так же возможности масштабирования и адаптации;

УДОБСТВО в работе для пользователей (эргономика, дизайн интерфейсов), а так же наличие поддержки и сопровождения системы разработчиком, что в свою очередь характеризуется быстрой и качественной реакцией на обращения;

Мы не рассматриваем в этой статье такой критерий как ВРЕМЯ внедрения, так как он либо заложен в критерий СТОИМОСТЬ либо не является столь важным при выборе системы документооборота. Исходя из нашего опыта внедрения, в 99% случаев задержки связаны с плохой организацией проекта внедрения, которую на себя берёт Заказчик, стараясь сэкономить. Если организацию проекта на должном уровне, то проект выполняется в заданные сроки. Стандартный срок внедрения системы документооборота в объёме типовых процессов делопроизводства и числе рабочих мест до 50 составляет 1 - 1, 5 месяца.

Таким образом, я считаю, что при выборе СЭД нужно руководстоваться несколькими нужными требованиями, которые позволят более рационально налаживать работу.