Управление бюджетом - основы управления, система и планирование

Содержание:

Очень часто российские компании действуют по старинному принципу: чем тише ехать, тем дальше вы находитесь. И это напрямую влияет на практику выбора инструментов автоматизации для поддержки процессов управления бюджетом. Сегодня в российских компаниях существует множество мифов и заблуждений о необходимости автоматизации процессов бюджетирования и о том, как выбрать подходящую систему.

Существует множество мифов и заблуждений о возможности и необходимости автоматизации бюджетных процессов. Большинство из них посвящено специфике бизнеса:

• Компания очень мала, чтобы начать внедрение этого решения;
• Бизнес-процессы компании трудно формализовать.

Также широко распространено мнение, что делегировать принятие решений аналитической программе нецелесообразно, так как решение принимается человеком, а не компьютером. Психологически легче давать указания людям, то есть оставлять все как есть и не иметь дело с "страшным", непонятным и сложным процессом автоматизации. Ситуация напоминает русскую охоту, где главное - процесс, а не результат. Может быть, Microsoft Excel вполне достаточно для домашнего хозяйства? Если вы внимательно посмотрите на эти тезисы, то заметите, что решение об автоматизации принимается только на основании сметы расходов на такой проект. А как насчет другого полюса? Другой полюс - предоставление качественной информации, необходимой менеджерам для принятия решений.

Основы управления бюджетным процессом и необходимость его автоматизации

Перед созданием системы управления определяется объект управления, решаемые задачи, а также взаимодействие и направление информационных потоков. Объектом контроля в данном случае является бюджетный процесс (БП), основными участниками которого являются бюджетные учреждения (бюджетополучатели, распорядители бюджетов, органы исполнительной власти и финансовые органы).

Для автоматизации ВР РФ создана единая автоматизированная информационная система управления, обеспечивающая единообразие и позволяющая взаимодействовать между бюджетами разных уровней: федерального, территориального и местного. Системы управления одного уровня решают одну и ту же задачу в соответствии с ранее разработанной методологией и технологией обработки данных. Чем выше учреждение находится на пирамиде бюджетного управления, тем сложнее и обширнее перечень проблем, с которыми ему приходится иметь дело. На одном и том же уровне бюджетирования могут существовать различные типы бюджетных учреждений.

Федеральный бюджет Российской Федерации (ФБ РФ) формируется в целях обеспечения финансовой безопасности деятельности центральных органов власти в масштабах всей страны. Через ФБ осуществляется процесс распределения и перераспределения валового внутреннего продукта и создания национального дохода страны между экономическими секторами, регионами и социальными слоями населения. ФБ отвечает за финансирование органов государственной власти и местного самоуправления, поддержание национальной обороны, развитие науки, образования, федеральных целевых программ и др.

На уровне ФБ можно выделить следующие функциональные комплексы задач, решаемые с помощью информационных технологий.

Консолидированное финансовое планирование на национальном и территориальном уровнях обеспечивается системой финансовых планов, которые по стоимости связаны с материальными и рабочими остатками. Перспективный финансовый план разрабатывается на основе показателей прогноза экономического и социального развития государства. В нем содержатся данные о способности бюджета мобилизовать доходы и статьи финансовых расходов.

Бюджет - это совокупность доходов и расходов организации (государства или предприятия и т.д.), сформированная в определенной форме (смета) и на определенный период (на день, месяц, год и т.д.).

Управление бюджетом организации (правительства или бизнеса и т.д.) требует определенных усилий и знаний. Сердцем любого управления является фаза планирования.

Система бюджетного планирования

Суть бюджетного планирования заключается в формировании и фиксации определенных плановых данных (показателей) для организации (государства или предприятия и т.д.).

Система бюджетного планирования:

• Это бюджетное планирование всей организации и ее отдельных подразделений;
• Планируется вовремя: на целый год или на месяц, на квартал и т.д., а также составление бюджета отдельными сотрудниками организации и контроль за исполнением бюджета;
• Те, кто отвечает за бюджет организации, также определяют целевые показатели бюджета на определенный период времени;
• все планируемые статьи (показатели) бюджета организации составляются на основе "реестра контрактов", т.е. в рамках планов платежей;
• Все статьи бюджета, связанные с расходами организации, готовятся сотрудниками вручную;
• Система бюджетного планирования организации (правительство, бизнес и т.д.) имеет три основных типа бюджетов: месячный, что предполагает разделение по дням; квартальный, что предполагает разделение по месяцам; и годовой, что предполагает разделение по кварталам.

Таким образом, управление бюджетом представляет собой сложную систему планирования для организации, которая требует ответственного внимания и контроля со стороны организации.

Бюджетное планирование как основа управления

Все операции по кассовым поступлениям и расходам бюджета определены в бюджетных строках, способ их формирования следующий:

• Статьи бюджета формируются на основе статистики, а также экспертных данных. Такие данные вводятся в строки бюджета только вручную и представляют собой: отдельные экономические, экономические и другие показатели за предыдущий период (год, месяц и т.д.), любую информацию, которая не была учтена при бюджетном планировании, а также результаты статистических исследований и результаты экспертных оценок и т.д.
• Статьи бюджета формируются на основе данных, которые непосредственно влияют на динамику статей бюджета или целой группы статей, с учетом того, что эти данные учтены за предыдущие отчетные периоды. Такими данными могут быть: динамика спроса и его колебания, индексы инфляции или индексы, связанные со стоимостью товаров (работ, услуг). Все факторы и данные так или иначе влияют на бюджетные статьи, некоторые факторы сильнее, другие слабее. Система бюджетного планирования имеет прогнозы относительно колебаний этих факторов и даже строит сценарии.
• Бюджетные статьи формируются на основе данных модуля "Управление контрактами". Данный модуль содержит информацию обо всех видах платежей, точнее об их сроках, а также данные об отгрузке товара (продукции) в соответствии с договорами. Все эти данные и информация используются в системе планирования и управления бюджетом организации (государства или предприятия и т.д.).
• Статьи бюджета формируются в соответствии с методикой расчета. Некоторые статьи бюджета могут быть рассчитаны по формулам, которые используются для других бюджетных показателей. Таким образом, примером статей бюджета, формируемых по методу расчета, могут быть: налоги, статьи прибыли или те, которые связаны с движением всех денег организации.