Обзор и функциональные возможности СЭД «Логика бизнеса»

Содержание:

Введение

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Информационная система «Логика СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», она по праву считается одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2011 году рабочих мест СЭД — 16%, то есть каждое 6-е место, реализовано на системе «Логика СЭД» (согласно данным обзора российского рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе «Логика СЭД» построены крупнейшая в России СЭД в госструктуре, объединяющая более 120 000 пользователей в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС), и крупнейшая «коммерческая» СЭД в компании МТС: более 25 000 сотрудников.

Лицензирование

Для внедрения системы «Логика СЭД» необходимо приобрести лицензии следующих программных продуктов:

Лицензия IBM Domino — это серверная лицензия. Лицензии на «Логику СЭД» и IBM Notes — это пользовательские лицензии, на каждого пользователя требуется по одной лицензии каждого вида.

Приобрести лицензии на «Логику СЭД» и IBM Notes можно как по отдельности, так и в составе ASL-лицензии. ASL-лицензия — это пакет лицензий, включающий в себя как лицензию на «Логику СЭД», так и лицензию IBM Notes. Стоимость ASL-лицензии существенно меньше, чем стоимость лицензий по отдельности.

Лицензирование не зависит от того, какой доступ к системе будет использоваться — через браузер или клиент IBM Notes. Для каждого пользователя приобретается лицензия, которая позволяет ему использовать оба вида доступа к системе.

Лицензия на «Логику СЭД» позволяет пользоваться почти всей функциональностью системы. Исключение составляют дополнительные модули «Совещания», «Коннектор к внешним хранилищам», «Адаптер МЭДО», «Архивное хранение», «Нормативные документы», «Инфографика», «Новый интерфейс», для использования которых необходимо приобретать дополнительные лицензии.

Принципиальное отличие от других СЭД-продуктов, созданных на платформе Alfresco / МСВСфера Инфооборот, заключается в том, что «Логика: СЭД» полностью наследует базовый пользовательский интерфейс Alfresco Share. Таким образом, вы получаете из «одного окна» наряду с функциональностью СЭД все остальные возможности Alfresco / МСВСфера Инфооборот: репозиторий документов любого типа, механизм организации пространств совместной работы (сайтов) и многое другое.

В России решение доступно на платформе МСВСфера Инфооборот, которая построена на основе Alfresco One Enterprise Edition и сертифицирована по требованиям безопасности информации ФСТЭК России.

Какие управленческие задачи помогает решать «Логика СЭД»

Выгоды от использования «Логики СЭД»

Создание системы электронного документооборота, как и любой корпоративной информационной системы, требует инвестиций. Поэтому руководитель организации или CIO в первую очередь оценивает выгоды (эффект) от внедрения такой системы.

Если при автоматизации управления документами проводилась оценка реальных потребностей организации, то уже через несколько месяцев коллектив сможет оценить эффект.

Основной результат внедрения системы — наведение порядка в работе с документами и повышение эффективности работы организации в целом.

Руководители организаций (наши заказчики) отмечают:

• Управлять организацией становится проще, так как процессы, автоматизированные в «Логике СЭД», прозрачны и легко контролируемы.
• Управленческие решения принимаются быстрее, так как ускоряется движение информационных потоков в организации.
• Организация быстрее реагирует на изменения, поскольку информация оперативно поступает к лицам, принимающим решения.
• Становится проще оценивать эффективность внутренних производственных процессов и совершенствовать их на основании аналитических данных, которые помогает собирать система.
• Организация получает конкурентные преимущества, так как обретает возможность достигать результатов быстрее конкурентов.
• Формируется положительный имидж организации как делового партнера.

Пользователи системы документооборота отмечают:

• У сотрудников появляется возможность более производительно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ, так как автоматизация управления документами в «Логике СЭД» сокращает более чем на 50% время, расходуемое на поиск, согласование, оформление документов и т.п.
• Вероятность подготовки документа не по стандарту организации или отправки на согласования не тем лицам сведена к минимуму за счет наличия в системе шаблонов документов и предписанных маршрутов движения документов.
• Значительно меньше документов проходит процесс согласования с задержками — срок согласования контролируется системой, а руководители могут знакомиться с документами, даже находясь вне офиса.
• Повышается оперативность взаимодействия подразделений между собой, так как ускоряется обмен информацией, а формальные процедуры (служебные записки, заявки) автоматизированы в системе.

НОВЫЙ ИНТЕРФЕЙС «ЛОГИКА СЭД» НА ПЛАТФОРМЕ IBM NOTES/DOMINO

Системе «Логика СЭД» (раньше она называлась «БОСС-Референт») 18 лет. Это одна из самых долгоживущих российских прикладных ИТ-систем. Положа руку на сердце можно сказать, что ее слабыми местами были старомодный дизайн интерфейса (что вы хотите — 18 лет!) и проблемы с производительностью. Но теперь эти недостатки устранены: мы использовали новую технологию разработки IBM XPages и представляем вам новую версию «Логики СЭД» с поддержкой мобильных устройств, легкостью восприятия и высокой скоростью работы.

Преимущества нового интерфейса

Гибкая настройка интерфейса

Новый интерфейс можно гибко настраивать. Во-первых, настройками задаются названия различных элементов (закладок, кнопок, столбцов, представлений, подсказок и т.п.), порядок их расположения, порядок отображения или скрытия.

Как только организация решила переименовать тот или иной элемент, либо изменить его расположение, администратор системы может сделать это в течение 5-10 минут. Во-вторых, для стилизации интерфейса теперь можно использовать стандартные веб-технологии (каскадные таблицы стилей CSS и основанные на ней технологии тем в XPages). Все параметры отображения элементов интерфейса (цвет, шрифт, размер, расположение, толщину и тип линии и т.п.) можно задавать в CSS-файле (или в теме XPages). Например, организация может разработать для себя одну или несколько корпоративных тем и применить их в настройках за 1 минуту. В-третьих, стало намного легче и быстрее включить поддержку другого языка интерфейса. Для подключения нового языка не требуется разработки.

Архитектура нового интерфейса

Можно выделить следующие особенности архитектуры нового интерфейса:

• Новый интерфейс — это отдельный модуль (база данных) IBM Domino, в котором хранятся все элементы и настройки. Если необходимо изменить внешний вид интерфейса, добавить или исключить объекты, это делается в одном модуле.
• Все данные для отображения новый интерфейс получает из других модулей системы. Настройки по подключению к этим модулям также осуществляются в модуле нового интерфейса.
• Можно создать несколько модулей нового интерфейса, каждый из которых будет независим от других. Эти модули можно настроить по-разному, но при этом они могут подключаться к одному набору модулей системы (источникам данных). Таким образом можно, например, создать для каждого сотрудника индивидуальный интерфейс.
• Модуль нового интерфейса можно разместить на сервере, отдельном от остальных модулей системы.
• К новому интерфейсу можно подключать не только модули системы «Логика СЭД», но и другие Domino-приложения и даже другие информационные системы. Таким образом, на базе нового интерфейса можно построить универсальное рабочее место пользователя.

Автоматизируемые процессы

Система «Логика СЭД» предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов. Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

• Поддержка процессов согласования

1. Дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов.
2. Предусматривает возможность изменения списка согласующих, типа и сроков согласования.
3. Позволяет организовать альтернативное согласование, при котором документ отправляется на согласование группе рецензентов, при этом любой из рецензентов может фактически вынести решение.
4. Обеспечивает возможность организации дополнительного согласования.
5. Позволяет вести контроль процесса согласования.

• Контроль исполнения поручений

1. Обеспечивает учет всех выданных поручений.
2. Позволяет отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов.
3. Формирует статистику по выполнению поручений и отработке документов.

• Контроль исполнения договоров

1. Позволяет организовать контроль за сроками исполнения договоров и дополнительных соглашений.
2. Обеспечивает учет, согласование, подписание финансовых документов, созданных по договорам.
3. Предоставляет возможность фиксировать этапы по договорам и контролировать сроки начала и окончания этапов.
4. Позволяет фиксировать в системе факт приостановления исполнения договора, возобновления исполнения, расторжения и аннулирования договора, а также завершение исполнения.

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

1. Обеспечивает регистрацию корреспонденции, поступающей в различных видах.
2. Поддерживает регистрационные номера любой сложности
3. Позволяет связывать документы между собой.
4. Дает возможность накладывать резолюции и готовить проекты резолюций.
5. Обеспечивает работу нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.
6. Поддерживается многоступенчатое рассмотрение.

• Планирование и проведение совещаний

1. Обеспечивает планирование совещаний.
2. Позволяет подготовить материалы к совещанию.
3. Обеспечивает проведение совещаний, ведение протоколов в «он-лайн» режиме.
4. Реализует контроль исполнения решений по протоколам совещаний.

Модули

«Логика СЭД» имеет модульную архитектуру. Входящие в состав системы модули представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде IBM Notes/Domino.

Эти базы можно разделить на три группы:

Функциональные модули

Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

Общесистемные словари и справочники

Общесистемные сервисы

Стоимость «Логика СЭД» на СПО-Платформе JBOSS

Минимальный пакет поставки включает пользовательские лицензии (ограничение — до 100 рабочих мест), а также пакет техподдержки «Стандарт» на 3 месяца. Таким образом, минимальная стоимость системы (с ограничениями по числу рабочих мест и функциональности) составит менее 100 тыс. рублей, если внедрение и дальнейшая поддержка решения будет проводиться вами самостоятельно.

Дополнительно можно заказать специализированные функциональные модули, другие варианты технической поддержки, услуги по внедрению и обучению персонала.