Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Реферат на тему: Ценности науки

Содержание:

Введение

Документы, созданные в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна.

Ценность различных документов зависит от многих факторов. Итак, некоторые документы содержат информацию, которая необходима только для решения конкретной проблемы. Он носит разовый характер, и после его использования документы теряют смысл. Информация, содержащаяся в других документах, может оставаться актуальной в течение нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться определенное время. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Такие документы могут служить источниками для изучения различных сфер государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью содержащейся в них информации.

Нормативно-правовая база экспертизы значения документов в делопроизводстве в период с ХХ по XXI вв.

В апреле 1918 г. был создан Центральный комитет управления архивным делом, а 1 июня 1918 г. Совет Народных Комиссаров принял постановление О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР.

Серьезное внимание было уделено развитию теории и практики экспертизы, результатом которой стала единая методика определения ценности документов. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который были переданы дела, утратившие практическое значение, и отдельные части Государственного архивного фонда были объединены по принципу централизации архивного дела. В то же время государственным органам было запрещено уничтожать без специального разрешения любые дела или отдельные документы под угрозой судебной ответственности. Для управления EGAF был создан государственный орган - Главное архивное управление.

В 1919 году постановлениями правительства были созданы областные (областные) отделы архивного дела, в состав ЕГАФ вошли документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, погибших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе хранящиеся в библиотеках и библиотеках. музеи. Постановлением ВЦИК и Совета Народных Комиссаров РСФСР от 21 апреля 1924 г. в ЕГАФ поступило большое количество документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированные бывшие частные предприятия. Установлен единый порядок двойного подчинения территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам по ведению архивного дела.

С образованием 10 апреля 1929 г. органов общесоюзного архивного управления местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканский уровень управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и были восстановлены Советом. Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В 1920-1930-е гг. Были сформулированы критерии ценности документов, общепризнано два метода оценки документов (прямая оценка и оценка по спискам), введена система экспертных органов (которая практически не изменилась до нашего времени. ) и определенная организация работы по поведенческой экспертизе.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов анализ документов в государственных архивах в основном проводился на основе их косвенной оценки. С середины 1920-х гг. Перед началом Великой Отечественной войны документы анализируются в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отобрать макулатуру для государственных нужд. В этот же период начали формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х годов характеризуется усилением роли списков документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х - начале 60-х годов, в связи со значительным увеличением количества документов учреждений, произошли существенные изменения в постановке, целях и организационно-методических формах экспертизы. Актуальной задачей является отбор документов для государственных архивов, сохранение оптимального объема документации, в соответствии с которыми вводятся новые правила экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования государственных архивов и новым методам и критериям оценки стоимости. документов.

В 1950-1980-е гг. В стране создана нормативно-методическая база по взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Подходит к концу формирование теории ценностной экспертизы, формируется система критериев, широко используются типовые и ведомственные списки документов со сроками хранения. Экспертиза ценности документов передана в отделы.

К началу 1990-х гг. В стране создана нормативно-методическая база по взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Изменения в экономической и социально-политической жизни России в 1990-е гг. Не могли не сказаться на организации и использовании документальной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.

Понятие, принципы и цель экспертизы значения документов в делопроизводстве в XXI веке

В настоящее время экспертиза стоимости документов проводится на основании:

действующее законодательство и правовые акты Российской Федерации об архивном и документационном обеспечении управления (Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации (2004 г.) и др.);
типовые и ведомственные списки документов с указанием сроков их хранения, типовой и примерной номенклатуры дел;
нормативно-методические документы Федеральной архивной службы России и органов архивного управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991 г.), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995 г.), Основные правила работы архивов организаций (2002 г.) и др.

Документы, созданные в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов содержит информацию, имеющую одноразовое значение после использования, которая больше не возвращается в документы. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение нескольких лет. Наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для этого потребуются большие помещения, оборудование и штат специальных рабочих. И найти в таком количестве ценных бумаг нужный ценный документ будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - это исследование документов по критериям их ценности с целью определения сроков хранения документов и их отбор на постоянное хранение.

Другие документы содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных сфер государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью содержащейся в них информации.

Таким образом, целью стоимостной экспертизы является отбор документов для постоянного и временного хранения и уничтожения.

Для документов, выбранных для последующего хранения, важно определить, сколько времени может потребоваться содержащаяся в них информация. Поэтому определение срока годности - важная задача при экспертизе ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

документы с постоянным сроком хранения;
документы со сроком хранения более 10 лет;
документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза стоимости проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве ценностная экспертиза проводится:

при составлении номенклатуры дел;
формирование корпусов;
подготовка дел к передаче в архив организации после оформления документов.

На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, то есть производится предварительная оценка важности документов, входящих в конкретное дело. При формировании дел необходимо проверить правильность отнесения документов к определенным комплексам по их назначению, содержанию, сроку хранения.

Оценка ценности документов основана на принципах историзма, полноты и сложности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение социальных явлений в процессе их развития с учетом определенных закономерностей такого развития.

Принцип полноты требует, чтобы при проведении экспертизы стоимости учитывать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, то есть научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Система состоит из трех групп критериев: происхождения документов, их содержания и внешних характеристик.

По принципу сложности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, поскольку они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

Критерии происхождения документов включают: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, важность отдельного человека и жизни общества, время и место. формирования документов.

Критерии содержания - это значимость события или явления, отраженная в документах; значение информации, имеющейся в документах, ее повторение в других документах, тип документа, подлинность документа.

К критериям внешних признаков документа относятся: форма заверения документа (наличие подписей, дат, постановлений, печатей), форма записи и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В государстве действуют различные учреждения, организации и предприятия, различающиеся функциями, сферой деятельности, составом документации и т. д. Подбор документов на постоянное хранение следует производить из организаций, играющих важнейшую роль в жизни государства. страна.

Время и место формирования документов играют важную роль при изучении документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, сформированные на месте и во время возникновения явления, явления. По этой причине понятия время происхождения документа и место происхождения документа тесно связаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные события в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, смена функций, выполнение специальных задач и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев ценности документов является ценность содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженного в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить:

по документам, отражающим основную деятельность учреждения или организации в целом, а также ее структурных подразделений. Многие из этих документов имеют постоянный срок хранения;
документы, которые играют вспомогательную роль, которые необходимы для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;
документы о персонале, которые могут храниться несколько десятков лет (некоторые хранятся постоянно).

Критерий типа документа тесно связан с этим критерием. Итак, первую группу составляют в основном организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, операционные и бухгалтерские документы. Однако критерий типа должен применяться только в сочетании с критериями цели документа и важности информации, поскольку содержание однотипных управленческих документов может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, при экспертизе ценности документов очень важен, так как в деятельности учреждений и организаций значительное количество дублированных документов (дубликатов оригинала) или документов формируются, в которых информация в той или иной степени повторяется... Дублетные документы чаще всего передаются на уничтожение уже на этапе формирования дел. Однако очень важно правильно оценивать документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при выборе документов для хранения или уничтожения играет определение формы удостоверения документов. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принятые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав свидетельства. Как оригиналы документов, так и их копии должны иметь юридическую силу. При проведении экспертизы стоимости предпочтение отдается оригиналам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям.

Критерии внешних характеристик документов включают их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда исходная копия документа плохо сохраняется, копия передается на хранение. Копию можно прикрепить к оригиналу. Копии наиболее ценных документов в случае повреждения подлежат восстановлению.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов списки документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

В начале XX в. До 1917 года не существовало единых правил проверки стоимости документов.

В 1950-1980-е гг. В стране создана нормативно-методическая база по взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Подходит к концу формирование теории ценностной экспертизы, формируется система критериев, широко используются типовые и ведомственные списки документов со сроками хранения. Проверка стоимости документов передается в отделы.

Организация и порядок проведения экспертизы стоимости документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии в XXI веке

Для организации и проведения работ по экспертизе стоимости документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение сформированных документов и деятельности в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подчиненную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦИК). При этом в структурных подразделениях и подведомственных организациях работают экспертные комиссии, а их деятельность контролирует центральная экспертная комиссия. Одна из функций ЦИК - оказывать методическую помощь в проведении экспертизы.

ЦИК и ИК работают в постоянном контакте с экспертной комиссией (EPC) соответствующего архивного учреждения. KIK является решающим органом в вопросах экспертизы ценности документов, они контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны согласовывать с ними многие свои решения. Например, если в списке сроки хранения файлов отмечены знаком ЕПК, окончательное решение о продолжительности сроков и приеме файлов на постоянное государственное хранение принимает экспертная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности самостоятельно принимают решения по многим вопросам экспертизы стоимости своих документов.

Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах они обязаны согласовывать с архивными органами решения об уничтожении документов.

Росархив разработал примерное положение об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Для создания экспертной комиссии в организации необходимо разработать и согласовать следующие документы:

Положение об архиве учреждения;
Положение об экспертной комиссии, составленное на основании Типового положения о постоянной экспертной комиссии организации 1995 г.;
Приказ о создании экспертной комиссии, утверждаемый руководителем организации;

Назначение экспертных комиссий:

в организации и проведении экспертизы стоимости документов на этапе делопроизводства при составлении списка дел и в процессе формирования дел;
организация и экспертиза стоимости документов при подготовке к их передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов для передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

С этой целью экспертные службы организаций выполняют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. Они включают:

организация ежегодного отбора файлов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и принятие решения об утверждении (утверждении):
проекты номенклатур дел организации (сводных и по структурным подразделениям);
описи дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения, в том числе кадровые, для передачи в архив организации;
Описи дел, подлежащих передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Затем эти описи должны быть отправлены на утверждение экспертной комиссии соответствующего архивного учреждения;
акты о выделении на уничтожение ящиков, не подлежащих дальнейшему хранению (Приложение 3);
подготовка предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов, установленных списками, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных списками. Эти предложения вносятся на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и руководителем архива контролируют формирование дел в делопроизводстве и качество подготовки документов для передачи в архив организации; оказывать методическую и практическую помощь сотрудникам организации по экспертизе стоимости документов, составлению номенклатур дел, описей, актов и др.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации. Обычно в него входят как минимум три наиболее квалифицированных сотрудника с большим опытом работы, которые хорошо знакомы со структурой, деятельностью, делопроизводством и составом документации этой организации. В комиссию входит руководитель архива или ответственное за архив должностное лицо. Председатель ИК должен быть одним из руководителей организации, курирующим вопросы делопроизводства и архивов.

Решения экспертной комиссии принимаются коллективно большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ИК и по мере необходимости.

Заседания ИК записываются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем комиссии (приложение 2). Решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем организации.

Если протоколы ЕК содержат решения об утверждении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, установленных стандартными и ведомственными списками или стандартными и приблизительными номенклатурами дел, они должны быть сначала представлены в EIC. соответствующего архивного учреждения и только после этого должны быть утверждены руководителем организации.

Экспертиза стоимости документов проводится ежегодно. Ее проводят сотрудники службы управленческой документации совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

При выборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов по делу. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особое внимание следует уделить документам постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Их отбор осуществляется путем перелистывания документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Ящики с пометкой ЕПК также просматриваются через листы. Это позволяет идентифицировать документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, подлежат реорганизации: документы с постоянным и временным сроками хранения формируются в самостоятельные дела или присоединяются к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов на временное хранение уточняются согласно перечням документов или согласно номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения файлов с пометкой ЕПК принимает экспертная комиссия архивного учреждения.

Они хранятся либо в дошкольном образовательном учреждении, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Товарно-материальные запасы рассматриваются на заседании ИК и утверждаются руководителем организации. Описи шкафов постоянного хранения утверждаются ЕПК архивного учреждения, опись дел по личному составу согласовываются с ним.

Одновременно со списками дел на заседании ЭК принимаются к уничтожению акты о выделении дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожить файлы, включенные в акт, только после того, как ЕПК утвердит инвентаризацию файлов постоянного хранения.

В акт входят дела, срок хранения которых истек до 1 января года, в котором акт составлен. Например, если в 1999 году было сформировано дело со сроком хранения 3 года, это включается в акт, составленный в 2003 году (в этом случае срок хранения дела истек до 1 января 2003 года). Акт составляется по делам всей организации. Если он включает кейсы нескольких структурных подразделений, то его наименование указывается перед группой заголовков кейсов каждого подразделения. Однородные дела заносятся в акт под одной общей рубрикой с указанием количества дел.

Акт о назначении дел к уничтожению составляется по унифицированной форме. Его подписывает должностное лицо, проверившее ценность документов, и после согласования ЕПК архивного учреждения опись на постоянное хранение утверждается руководителем организации.

Заключение

В 1920-1930-е гг. Были сформулированы критерии ценности документов, общепризнано два метода оценки документов, введена система экспертных органов и сформировалась определенная организация работы по поведению экспертизы.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов по критериям их ценности с целью определения срока хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов анализ документов в государственных архивах в основном проводился на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. Раньше анализ документов проводится в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отобрать макулатуру для государственных нужд. В этот же период начали формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х годов характеризуется усилением роли списков документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х - начале 60-х годов в связи со значительным увеличением количества документов учреждений произошли существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников приобретения государственных архивов и новым методам и критериям оценки. документов. В 1950-1980-е гг. В стране создана нормативно-методическая база по взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории ценностной экспертизы, формируется система критериев, применяются типовые и ведомственные списки документов со сроками хранения. Проверка стоимости документов передается в отделы.

Кроме того, меняется состав и содержание традиционных бумажных документов, а новые носители получают все большее распространение.

В настоящее время экспертиза стоимости документов в учреждении осуществляется: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив; в архиве: в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации. Обычно в него входят не менее трех наиболее квалифицированных сотрудников, знающих структуру, виды деятельности, делопроизводство и состав документации этой организации.

Решения экспертной комиссии принимаются коллективно большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ИК записываются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем организации.

Экспертиза стоимости документов проводится ежегодно. Осуществляется сотрудниками службы управленческой документации совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

Проверка ценности документов - это инструмент, который определяет срок и способы хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используются средства для длительного хранения документов, а если срок непродолжительный, целесообразно использовать средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должна определяться объемом хранимых документов и периодичностью доступа к ним на основании заключений экспертизы ценности документов.

В заключение следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает формироваться.

Список литературы

Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и обеспечение: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. - 2-е изд., Перераб. И доп. - М.: КНОРУС, 2006.
Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учебное пособие / Е.В. Алексеева. - М.: Наука, 2004.
Альбрехт, Б.В. Архивное дело / Б.В. Альбрехт. - М.: МЦФЭР, 2002.
Афанасьева, Л.П. Архивные аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. - 1991.
Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: учебное пособие / М.И.Басаков. - 6-е изд., Перераб. И доп. - М.: Издательско- торговая корпорация Дашков и К, 2002.
Барахин, А.Б. Делопроизводство / А.Б. Барахин. - М.: МЦФЭР, 2006.
Бардаев, Е.А. Документация: учебник для вузов / Е.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Академия, 2007.
Березина, М. Н., Лысенко, Л. М. Современное делопроизводство / М. Н. Березина, Л. М. Лысенко. - 3-е изд., Перераб. - СПб: Питер, 2006.
Булулина, Е.В. Архивоведение / Е.В. Булулина. - Волгоград: Наука, 2011.
1Быкова, Т.А. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, М.Л. Вялова. - М.: МЦФЭР, 2005.
Ватолина, М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолин. - Ростов н / д: Феникс, 2005.