Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Реферат на тему: Роль коммуникаций в управлении

Содержание:

Введение

Изменениям подвержена не только психология менеджера, но и стиль и методы управления, менеджеры переоценивают свое место и роль в системе управления, к современным менеджерам предъявляются новые требования. В эпоху жесткой конкуренции и глобальных изменений очевидно, что не только настоящее, но и будущее состояние организации во многом зависит от качеств, знаний и способностей руководителя, его умения организовать эффективную работу сотрудников и в общем стремление к лучшему результату. Нет сомнений в том, что менеджер играет важную роль в развитии и функционировании организации.

При прямом копировании западного опыта и его применении российские менеджеры столкнулись с проблемой, что они не действуют или не приносят ожидаемого результата. Если, прежде всего, мы стремимся занять лидирующие позиции в мире, сделать наше производство и управление эффективными, необходимо разработать теорию, которая будет применима в условиях российской действительности.

Сложность разработки такой теории заключается в том, что западный менеджмент прошел долгий путь эволюции, и Россия только в настоящий момент сталкивается с необходимостью получить эффективную систему менеджмента.

Практические менеджеры убеждены, что получаемой прибыли достаточно, и нет необходимости стремиться к развитию теоретической базы организации. При этом возникает проблема несоответствия между практикой и теорией в области менеджмента, например, применив какое-то теоретическое исследование на практике, вы не получите того эффекта, которого от него следует ожидать.

Теоретические основы коммуникации в организации

Связь (лат. Communicatio) буквально означает общий или общий для всех. На практике это процесс обмена идеями и информацией между двумя или более людьми, ведущий к взаимопониманию. Без коммуникации невозможно устройство социальных сообществ, социальных систем, институтов, организаций и т. д., невозможно существование социальности, общества как такового. Коммуникация пронизывает все аспекты жизни общества, социальных групп и отдельных лиц. Любое изучение общественной жизни влияет на ту или иную ее форму.

Коммуникация - это явление, изучаемое многими науками, включая социологию, психологию, политологию и теорию коммуникации. Существуют различные типы общения: массовое, межличностное, организационное, групповое и т. д. В связи со столь многогранностью, многогранностью этого явления возникает задача отбора материала, адекватного интересам и традициям социологического анализа. Эта задача может касаться теорий и эмпирических исследований в области массовой коммуникации, а также затрагивать область неформального общения, которая наиболее близка к межгрупповым взаимодействиям и обычно называется функционированием слухов.

Что касается ученых, изучающих коммуникацию, можно выделить наиболее ярких представителей и сформулированные ими определения:

По мнению И.П. Яковлева, коммуникацию как науку следует понимать как научную дисциплину о месте и роли коммуникации в обществе, его развитии и структуре, коммуникативных процессах и средствах и т. д.

По мнению С.В. Бориснева, общение следует понимать как социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с использованием различных средств коммуникации.

По мнению М.С. Андрианова, общение следует понимать как смысловой аспект социального взаимодействия.

Согласно Никласу Луману, общение следует понимать как определенное исторически конкретное текущее, контекстно-зависимое событие, конкретную операцию, которая характеризует исключительно социальные системы, во время которых происходит перераспределение знаний и незнание, а не связь или передача информации или перенос смыслового содержания от одной обладающей ими психической системы к другой.

Согласно Бакстеру, Силларсу и Вангелисти, общение - это средство, с помощью которого люди строят и поддерживают свои отношения.

Таким образом, выбрать наиболее точное определение из всего вышеперечисленного очень сложно, но, по мнению автора, наиболее точным является определение, принадлежащее С.В. Борисневу, так как оно раскрывает сущность понятия коммуникации в наибольшей степени. степень.

Коммуникация, как процесс взаимодействия людей друг с другом, эффективная передача информации, реализует следующие цели:

Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
Улучшение межличностных отношений в процессе обмена информацией.
Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и согласования их задач и действий.

Коммуникация, как процесс обмена информацией, выполняет ряд важных функций. В научной литературе нет однозначного решения вопроса о функциях коммуникации. Однако большинство зарубежных и отечественных ученых сходятся во мнении, что коммуникативному процессу присущи определенные функции. Автор хотел бы рассмотреть каждую функцию, которая реально существует на практике.

Информационная функция

В современной науке понятие информация трактуется как обмен между людьми разного рода знаниями и информацией. Здесь общение играет роль посредника. Это обмен сообщениями, мнениями, идеями, решениями между коммуникантами. Обмен информацией может осуществляться как ради достижения какой-то практической цели, решения проблемы, так и ради самого коммуникативного процесса, поддержания отношений между людьми.

Социальная функция

Он заключается в формировании и развитии культурных навыков во взаимоотношениях людей. Эта функция формирует наше мнение, мировоззрение, реакцию на определенные события. Ведь культура не может существовать вне общения, так как только в этих процессах человек, будучи социальным существом, может согласовывать свои действия с действиями других людей, добиваться выполнения общественно значимых целей и просто становиться личностью. Благодаря этой функции всем членам общества обеспечивается приобретение определенного уровня культурной компетентности, с помощью которого становится возможным их нормальное существование в этом обществе.

Выразительная функция

Это означает желание партнеров по общению выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. Итак, межличностное общение всегда начинается с установления контакта между партнерами. При этом важно не только предоставить информацию, необходимую для общения (представиться), выбирая для этого стереотипные вербальные высказывания, но и дополнить их невербальными средствами (улыбка, рукопожатие), которые должны показать наш настрой ( отвращение) связаться. Плохое первое впечатление может разрушить амбициозные планы партнеров. Выражение эмоций очень важно в дальнейшем общении, когда намеченные связи между людьми укрепляются, осуществляется какой-то совместный проект.

Выразительная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе общения вербальными и невербальными средствами. Они связаны с выбранным стилем вербального общения, используемым невербальными средствами коммуникации. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, выразительная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию общения. Выразительная функция особенно важна для творческих людей, которые создают произведения, которые должны цениться другими и отражающие их собственное образное восприятие мира и их эмоциональное отношение к нему. В ходе этой функции у партнера возникают необходимые эмоциональные переживания, которые, в свою очередь, способны изменить собственное эмоциональное состояние.

Прагматическая функция

Эта функция позволяет регулировать поведение и деятельность участников общения, координировать их совместные действия. Может быть направлен как на себя, так и на партнера; в ходе выполнения этой функции возникает необходимость прибегать как к побуждению партнера к совершению какого-либо действия, так и к запрещению некоторых действий. Ведь человек общается ради достижения каких-то целей, для чего выполняет определенные действия, которые, в свою очередь, нуждаются в постоянном контроле и согласовании. Именно это и выполняет прагматическая функция коммуникации.

Интерпретативная функция

Он служит в первую очередь для понимания вашего партнера по общению, его намерений, взглядов, переживаний, состояний. Лело заключается в том, что различные средства коммуникации не только отражают события окружающей действительности, но и интерпретируют их в соответствии с определенной системой ценностей и политическими ориентирами. Некоторые зарубежные исследователи называют это свойство коммуникации функцией интерпретации, подчеркивая тем самым важность интерпретации информации, отбора и освещения фактов с определенных позиций. В то же время эта функция часто используется для передачи конкретных способов деятельности, оценок, мнений, суждений и т. д.

Таким образом, рассмотрев основные составляющие коммуникативного процесса, автор переходит к рассмотрению Типов коммуникации, которые встречаются на практике.

Виды коммуникаций. Межличностные связи

Хотя в организации преобладает эффективный обмен письменной информацией, нам кажется, что всесторонний анализ этого типа обмена выходит за рамки данной книги. То же самое относится к использованию компьютера в качестве средства связи. Лидер тратит от 50 до 90% своего времени на разговоры, поэтому прямой межличностный обмен информацией выделяется.

Если бы нужно было проанализировать, о чем люди в организации на самом деле говорят, пишут и читают, то внимание должно было бы быть сосредоточено на некоторых вопросах, связанных с коммуникационными потребностями внешней среды, которая влияет или будет влиять на организацию.

Организации используют различные средства для связи с компонентами своей внешней среды. Они общаются с нынешними и потенциальными потребителями с помощью рекламы и других рекламных программ. В сфере связей с общественностью приоритет отдается созданию определенного имиджа, имиджа организации на местном, национальном или международном уровне. Организации должны соблюдать государственные постановления и заполнять длинные письменные отчеты по этому поводу. В своих годовых отчетах любая компания предоставляет информацию о финансах и маркетинге, а также информацию о своем местонахождении, карьерных возможностях, преимуществах и т. д. Используя лоббистов и делая взносы в различные политические группы, комитеты, организация пытается влиять на содержание будущего законы и правила. Организация, имеющая профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями сотрудников. Если в данной организации нет профсоюза, она может общаться со своими сотрудниками, чтобы профсоюз не появлялся. Это всего лишь несколько примеров того, как организация реагирует на события и факторы окружающей среды. Еще раз подчеркиваем, что обсуждения, встречи, телефонные разговоры, записки, видеозаписи, отчеты и т. д., циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Таким образом, автор хотел бы рассказать о типах общения, реально существующих на практике.

Межуровневая коммуникация в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Его можно передавать в нисходящем направлении, то есть с более высоких уровней на более низкие. Таким образом, нижестоящие уровни управления информируются о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных задачах, рекомендуемых процедурах и т. д. Например, вице-президент по производству может сообщать руководителю предприятия (руководителю среднего звена) о предстоящих изменениях в продукте. изготовление. В свою очередь, руководитель завода должен проинформировать подчиненных руководителей об особенностях предстоящих изменений.

В дополнение к коммуникациям вниз по течению организация нуждается в коммуникации вверх по течению. Например, банковский служащий может заметить, что новый компьютер иногда заставляет клиента ждать на несколько минут дольше, чем раньше, потому что машина периодически занята или отключается. Сотрудники могут обнаружить, что ожидание раздражает некоторых клиентов. Предположим, банк проинформировал каждого сотрудника о том, что обслуживание клиентов - наша первая забота. В этом случае сотрудники готовы сообщить о проблеме своему непосредственному руководителю. Этот начальник, в свою очередь, должен информировать операционного менеджера, а он должен информировать вице-президента о банковских операциях.

Передача информации с нижних уровней на более высокие может существенно повлиять на производительность. В одном из реальных примеров инженер разработал более эффективный способ резки листового металла для крыла самолета и поделился своей идеей со своим руководителем. Если он ворвется в свой кабинет с чем-то вроде: Как хотите, но вы должны внедрить этот новый метод резки, менеджер может отреагировать негативно. Но если менеджер решит поддержать предложение инженера, он сообщит об этом на следующий, более высокий уровень управления. Для изменения требуется одобрение руководителя предприятия или руководителя производства на более высоком уровне.

Возникает ситуация, когда то, что возникло на самом низком уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно проходя через все промежуточные уровни управления. Этот пример иллюстрирует обмен информацией, который имеет место для повышения конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности.

На любом из перечисленных выше уровней может быть принято решение отклонить новую идею. Если предположить, что идея действительно хороша, то сообщение инженеру о том, что его предложение было отклонено, на самом деле проинформирует его о том, что организация не поощряет его к реализации инновационных предложений по снижению затрат и к выдвижению аналогичных предложений в будущем. В результате организация может быть лишена многих важных возможностей повышения производительности и экономии.

Связь по восходящей, т.е. снизу вверх, они также выполняют функцию уведомления верхних о том, что делается на нижних уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или возникающих проблемах и предлагает возможные пути их решения. Последней управленческой инновацией в восходящей коммуникации является создание групп сотрудников, которые регулярно встречаются, обычно 1 час в неделю, для обсуждения и решения проблем на производстве или в обслуживании клиентов. Эти группы называются кружками качества. Обмен информацией вверх по течению обычно осуществляется в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

Также очень хорошее объяснение таких коммуникаций, как вертикальное и горизонтальное, дает С.Н. Капустин. (К.э.н., доцент, проректор Института менеджмента и маркетинга Академии народного хозяйства при Правительстве РФ) в журнале Российское предпринимательство №4: Характеризуется коммуникативная функция. разнообразием видов и форм, методов, методов и приемов реализации. Во внутриорганизационных взаимодействиях различают вертикальные и горизонтальные коммуникации.

Вертикальная коммуникация - это обмен информацией между подчиненными (иерархическими) уровнями структуры управления организации. Такие коммуникации могут быть нисходящими и восходящими. В нисходящей коммуникации лидер реализует свои управленческие влияния: приказы, инструкции, инструкции, рекомендации и т. д. Восходящая вертикальная коммуникация - это петля обратной связи между подчиненными и лидером. Такие коммуникации обеспечивают передачу информации различного функционального назначения: сигналов о проблемной ситуации на подчиненном уровне управления, официальных отчетов, неформальных сообщений и т. д.

Связь между разными отделами (отделами). В дополнение к обмену информацией о нисходящей или восходящей организации необходимы горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества отделов, поэтому обмен информацией между ними требует согласования задач и действий. Поскольку организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов, руководство должно гарантировать, что специализированные элементы работают вместе, чтобы двигать организацию в правильном направлении.

Например, представители разных отделов вашей бизнес-школы периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как расписание, классы, требования к программе для выпускников, сотрудничество в области исследований и консультирования, а также общественные работы. Точно так же в больнице лица, осуществляющие уход, и врачи из разных отделений должны обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации рабочих групп, контроле затрат, новых методах лечения и т. д. В розничной торговле региональные менеджеры по продажам могут периодически встречаться для обсуждения общих вопросов, согласования стратегии продаж и обмена информацией о продуктах. В наукоемких компаниях ключевые линейные руководители производственных, маркетинговых и научно-исследовательских отделов встречаются, чтобы координировать обновление продуктов. Компании могут производить самые разные продукты на основе базовой технологии, поэтому чрезвычайно важно через отдел исследований и разработок получить информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации оставаться рядом с клиентом и продолжать эффективно удовлетворять потребности клиентов. Точно так же производители должны обосновать достаточно низкие затраты на внедрение будущих инноваций в отделе исследований и разработок, чтобы оправдать дальнейшее производство.

Дополнительным преимуществом горизонтального общения является формирование равноправных отношений. Было доказано, что такие отношения являются важным компонентом удовлетворенности сотрудников в организации.

Связь между руководителем и подчиненным. Возможно, наиболее очевидный компонент коммуникации в организации - это отношения между менеджером и подчиненным. Хотя они служат примером вертикального обмена информацией, о чем говорилось выше. Однако он составляет основную часть коммуникационной деятельности менеджера. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности осуществляется между менеджерами и управляемыми.

Некоторые из множества типов общения между менеджером и подчиненным включают прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности труда; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей подчиненных; со сбором информации о надвигающейся или реальной проблеме; уведомление подчиненного о предстоящем изменении; а также получение информации об идеях, улучшениях и предложениях.

Связь лидера с рабочей группой. Помимо обмена информацией между руководителем и подчиненным, существует обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникация с рабочей группой в целом позволяет лидеру повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, у каждого есть возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как им следует работать вместе, о грядущих изменениях и их возможных последствиях для этого и других отделов, о недавних изменениях. проблемы и достижения, предложения по рационализации.... Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, улучшений или предстоящих изменений. Такие отношения справедливости могут помочь повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

Неформальное общение. Канал неформального общения можно назвать каналом распространения слухов. Кейт Дэвис, известный исследователь, чьи взгляды на коммуникацию легли в основу данной главы, установил, что происхождение этого термина восходит к временам Гражданской войны в США. Телеграфные провода, протянутые от дерева к дереву, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались армиями Севера и Юга. Сообщения, передаваемые таким телеграфом, часто фальсифицировались и сбивались с толку. В конечном итоге стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения и информацию как слухи (передаваемые через систему секретных сообщений).

Слухи ходят вокруг автоматов по продаже охлажденной воды, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами. Поскольку слухи распространяются намного быстрее, чем официальные каналы связи, руководители используют первый канал для запланированной утечки и распространения определенной информации или информации только между нами. По слухам, репутация неточной информации сохраняется и по сей день. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по неформальным каналам связи, то есть слухи, как правило, точна, а не искажена. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов соответствуют достоверной информации о самой компании. Однако он считает, что уровень точности не может быть таким высоким, когда речь идет о личной или высоко эмоционально заряженной информации. Дэвис отмечает: Люди склонны думать о слухах как о менее точной информации, потому что фактические ошибки более драматичны и поэтому больше запечатлеваются в памяти, чем повседневная рутинная точность.

Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение понимается неправильно, и, следовательно, обмен информацией неэффективен. Джон Майнер, выдающийся исследователь в области менеджмента, отмечает, что, как правило, только 50% попыток обмена информацией приводят к обоюдному согласию коммуникантов. Чаще всего причина такой низкой эффективности кроется в забвении того факта, что общение - это обмен.

В науке предлагается множество моделей, характеризующих составные части коммуникативного процесса. Но, по мнению автора, наиболее подходящую модель предложил американский политолог Гарольд Дуайт Лассуэлл.

Принимая во внимание обозначение различных понятий, целей и функций общения, можно сделать вывод, что общение - это сложный и многогранный процесс. Это было замечено еще при ее изучении. Для полного понимания понадобилась модель его построения, из каких составных частей состоит коммуникация, на кого (на что), она направлена, что несет. Одним из первых в 1948 году американский политолог Дж. Лассуэлл предложил простую и наглядную модель коммуникативного процесса, включающую пять элементов:

кто? (отправляет сообщение) - коммуникатор;
что? (передано) - сообщение;
как? (идет передача) - канал;
кому? (сообщение отправлено) - аудитория;
с каким эффектом? - эффективность

Каждый из элементов этой схемы стал объектом многочисленных исследований. Например, выделены характеристики коммуникатора, которые помогают повысить эффективность воздействия. Чтобы речь человека имела желаемый эффект, этот человек должен, по мнению аудитории, обладать такими качествами, как компетентность (наличие соответствующих знаний и навыков), надежность (способность внушать доверие), динамизм (личная открытость, активность и т. д.). энтузиазм).

Таким образом, рассмотрев, из чего состоит структура коммуникации, приведя наглядный пример разработок политолога Лассуэлла, автор переходит к рассмотрению коммуникации как непосредственно процесса взаимодействия между людьми.

Коммуникационный процесс и эффективность управления

Согласно исследованиям, лидер тратит от 50 до 90% всего времени на общение - это невероятно, но это становится понятным, если учесть, что лидер делает это для того, чтобы выполнять свои роли в межличностных отношениях, информации, обмене и процессах принятия решений. не говоря уже об управленческих функциях: планирование, организация, мотивация и контроль. Именно потому, что обмен и формирование встроены во все основные виды управленческой деятельности, коммуникация называется соединительным процессом. Поскольку у лидера есть три роли и четыре основные функции для формулирования целей организации и их достижения, качество коммуникации может напрямую влиять на степень достижения целей. Это означает, что эффективное общение необходимо для успеха отдельных лиц и организаций. Хотя общепризнано, что коммуникация имеет решающее значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% британских и 85% японских руководителей видят в коммуникации главное препятствие на пути к эффективности своих организаций. Согласно другому опросу, на примере 250 000 сотрудников в 2 000 различных компаний, обмен информацией является одной из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективное общение является одним из основных источников проблем. Эффективные лидеры - это те, кто эффективен в общении. Они представляют суть процесса общения, обладают хорошо развитыми навыками устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят лично или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и пишут заметки, письма и отчеты. Хотя кейсы составляют основную часть коммуникаций в организации, коммуникация носит всеобъемлющий и сложный характер.

Во время обмена обе стороны играют активную роль. Например, если вы как руководитель объясняете одному из подчиненных, как изменить работу, это только начало обмена. Чтобы общение было эффективным, ваш подчиненный должен рассказать вам, как он понимает задачу и ваши ожидания относительно результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только тогда, когда одна сторона предлагает информацию, а другая ее воспринимает. Для этого следует обратить пристальное внимание на процесс общения.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель процесса коммуникации - обеспечить понимание информации, которая является предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения между людьми, участвующими в обмене. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями неэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понять процесс обмена информацией и условия его эффективности, нужно иметь представление об этапах процесса, в котором участвуют два или более человека,

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны понимали и разделяли исходную идею. Это сложно, потому что каждый этап одновременно является точкой, в которой значение может быть искажено или полностью потеряно.

Однако не всегда процесс коммуникации на предприятии, в организации и т. д. Развивается гладко, и возникают определенные препятствия, мешающие правильному функционированию этого процесса. Автор хотел бы показать типы таких препятствий, которые реально встречаются на практике.

Препятствия на пути организационной коммуникации

Искажение сообщений. Когда информация перемещается вверх и вниз внутри организации, смысл сообщений несколько искажается. Это искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщение может быть непреднамеренно искажено из-за трудностей в межличностных контактах, как обсуждалось выше. Умышленное искажение информации может произойти, когда руководитель не согласен с сообщением. В этом случае менеджер модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

Проблемы со связью из-за повреждения сообщения также могут возникать из-за фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажать сообщения при их перемещении вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. В организации существует потребность в фильтрации сообщений, чтобы только те сообщения, которые ее касаются, отправлялись с одного уровня на другой уровень организации или отдела. Чтобы ускорить поток информации или сделать сообщение более понятным, различная информация должна быть обобщена и упрощена перед отправкой сообщений в различные сегменты организации. Поскольку именно менеджеры определяют, какие сообщения отправлять, всевозможные препятствия в межличностных контактах могут подтолкнуть их к тому, чтобы отсеять одни и подчеркнуть другие сообщения. Такой выбор может привести к тому, что важная информация не попадет в другой сектор организации или информация попадет туда со значительным искажением содержания. Согласно одному исследованию, только 63% контента, отправляемого советом директоров, отправлялось вице-президентам, 40% - руководителям магазинов и 20% - работникам.

Сообщения, отправленные наверх, могут быть искажены из-за несоответствия статусов уровней организации. Руководители высшего звена имеют более высокий статус, поэтому существует тенденция предоставлять им только положительно воспринимаемую информацию. Это может привести к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, потому что он не хочет сообщать начальнику плохие новости. Кроме того, поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут сказать ему только то, что он хочет услышать. Исследования показали, что различия в статусе сильно влияют на качество обмена информацией. Дополнительной причиной ухудшения качества информации, поступающей наверх, может быть повышенное внимание менеджеров среднего звена к сообщениям высших эшелонов власти по сравнению с информацией от их подчиненных. Другие причины, которые мешают сотрудникам передавать информацию наверх, могут включать страх наказания и чувство бесполезности дела.

Информационная перегрузка. Барьеры для обмена информацией также могут возникать из-за перегрузки каналов связи. Элвин Тоффлер пишет в Future Shock: Вполне может быть, что волны информации, подавляющие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у лидеров, которых мучает необходимость принимать срочные, постоянные, срочные решения. Руководитель, который озабочен обработкой входящей информации и вынужден поддерживать обмен информацией, вероятно, не может эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему самой важной; то же самое относится и к обмену информацией. K К сожалению, понимание важности информации руководителем может отличаться от понимания другими сотрудниками организации.

Неудовлетворительная организационная структура. Если структура организации плохо продумана, способность лидера планировать и достигать поставленных целей сужается. В организации с несколькими уровнями управления вероятность искажения информации увеличивается, поскольку каждый последующий уровень управления может исправлять и фильтровать сообщения. Некоторые из наиболее управляемых американских компаний перешли в структуру с несколькими уровнями управления и каналами относительно прямого общения.

Другие аспекты, которые могут вызвать проблемы с коммуникацией, включают плохой состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров в целом, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, конфликты между различными группами или отделами в организации могут создавать проблемы коммуникации. Очевидно, что плохо спроектированная информационная система может снизить эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

Обратная связь и вмешательство. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняют свои коммуникативные роли. Исходный получатель становится отправителем и проходит все этапы процесса связи, чтобы передать свой ответ исходному отправителю, который теперь играет роль получателя. Специалист по бизнес-коммуникациям профессор Филип Льюис пишет:

Обратная связь - это поддерживающая реакция на то, что слышат, читают или видят; информатор (в вербальной или невербальной форме) отправляется обратно отправителю, указывая степень понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонним: обратная связь необходима для понимания того, в какой степени сообщение было воспринято и понято - лидер не может думать, что все сказанное или написанное им будет понято именно так, как он задумал. на таком ложном предположении отрезает себя от реальности. Лидер, который не обеспечивает обратную связь с получателем информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижается. Точно так же, если обратная связь сотрудника заблокирована, менеджер окажется изолированным или обманутым.

Обратная связь может значительно повысить эффективность обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией (если есть возможности для обратной связи) по сравнению с односторонним обменом (нет обратной связи), хотя и происходит медленнее, тем не менее, более эффективно снимает стресс, более эффективен. точен и повышает уверенность в правильной интерпретации сообщений. Это было подтверждено в самых разных культурах.

Шум. Обратная связь значительно увеличивает шансы на эффективное общение, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории передачи информации шум - это то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут блокировать общение, варьируются от языка (вербального или невербального) до различий в восприятии, которые могут изменить значение в процессах кодирования и декодирования, до различий в организационном статусе между менеджером и подчиненным. что может помешать точной передаче информации.

Всегда присутствуют определенные шумы, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно нам удается преодолеть шум и донести наше сообщение. Однако высокий уровень шума обязательно приведет к заметной потере смысла и может полностью заблокировать попытку наладить обмен информацией. С точки зрения менеджера, это должно приводить к снижению степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

Итак, рассмотрев определенные типы препятствий в процессе общения, сразу возникает мысль, что их нужно как-то устранять. Как? Многие ученые пытались найти точные ответы на эти вопросы, и в последние годы исследований ученые пришли к выводу, что коммуникация была улучшена, и разработали несколько методов, которые будут реалистичными и, что самое главное, успешно и просто реализованы на практике.. Автор хотел бы раскрыть каждый предложенный метод.

Улучшение коммуникации в организациях

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять свои собственные информационные потребности, своих начальников, коллег и подчиненных. Лидер должен научиться оценивать качественные и количественные аспекты своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен попытаться определить, что слишком много и слишком мало в обмене информацией в различных культурах. Информационные потребности во многом зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также от его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. Управление информационным потоком - лишь один из примеров действий менеджера по улучшению коммуникации. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения предстоящих изменений, новых приоритетов, распределения должностей и т. Д. Менеджер также может, по своему усмотрению, предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных. те же вопросы. Многие организации настаивают на проведении таких еженедельных встреч руководителями высшего звена. Подчиненный может предпринимать аналогичные шаги, стремясь по собственной инициативе связаться с руководителем или коллегами по работе.

Обсуждение и уточнение новых планов, вариантов стратегии, целей и задач, необходимых для более эффективного выполнения намеченного, контроль за ходом работ по графику, отчеты по результатам такого контроля - это дополнительные действия, подчиняющиеся руководителю.

Системы обратной связи. Насколько обратная связь может помочь улучшить межличностное общение, так и системы обратной связи, созданные в организации. Такие системы являются частью информационной системы контроля и управления в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещать людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Например, Ford отправляет сотрудников из своей штаб-квартиры на заводы по всей стране для обсуждения вопросов качества. Аналогичным образом мэр города лично посещает районы, чтобы убедиться, что различные государственные программы реализуются нормально, или с той же целью отправляет от своего имени сотрудников муниципалитета. Рассматривая потребность в обратной связи в организации, один специалист по коммуникациям пишет: Эффективный лидер преодолевает разрывы между собой и своими подчиненными, создавая хорошо продуманную систему коммуникации, которая обеспечивает передачу сообщений и их получение. Опрос сотрудников - еще одна версия системы обратной связи.

Системы сбора предложений. Системы сбора предложений предназначены для облегчения потока информации наверх. При этом все сотрудники получают возможность генерировать идеи по улучшению любого аспекта деятельности организации. Цель таких систем - уменьшить тенденцию отфильтровывать или игнорировать идеи снизу вверх.

Чаще всего такая система реализована в виде ящиков для предложений, куда сотрудники компании могут подавать свои предложения анонимно. К сожалению, этот вариант не очень эффективен, поскольку зачастую отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, а также поощрения сотрудников, предложения которых пошли на пользу организации. Программы, которые предоставляют такие стимулы и имеют механизм, объясняющий, почему идея реализуется, позволяют сотрудникам понять, почему они принимают или отклоняют их предложения. Кроме того, у сотрудников есть шанс получить денежное вознаграждение.

Есть еще один способ создать систему сбора предложений. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую сотрудники могут анонимно звонить и задавать вопросы о встречах и рекламных акциях. Иногда менеджеры работают на линии, сразу отвечая на заданные вопросы. Ответы отправляются либо непосредственно сотрудникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и сотрудников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Другой подход основан на использовании кружков качества и групп неуправленческих работников, которые еженедельно встречаются для обсуждения предложений по улучшениям и возможных или существующих проблем, влияющих на их работу. Концепция кружков качества обсуждается более подробно в отношении управления операциями.

Информационные бюллетени, публикации и видео организации. Относительно крупные организации обычно публикуют ежемесячные информационные бюллетени, которые предоставляют информацию для всех сотрудников. Такие ежемесячные бюллетени могут включать статьи с обзором предложений руководства, проблемами со здоровьем сотрудников, новым контрактом, новым продуктом или услугой, которые вскоре будут предложены потребителям, выбором сотрудника месяца, ответами руководства на обычные вопросы. сотрудники.

Технология видеозаписи дала организациям еще одно средство создания информационных каналов.

Британская нефтяная компания один раз в квартал издает видеогазету под названием Трубопровод. Газета освещает основные события в жизни компании, работающей во многих странах мира, рассылается во все филиалы и на корабли танкерного флота. Используйте видеокассеты даже для ознакомления сотрудников с происходящей реорганизацией.

IB Em также использует видеокассеты. Обычно они сопровождают печатные материалы. В одной из видеопрограмм финансовый директор объясняет финансовые показатели своего подразделения за последний год. Лента дополняется годовым отчетом, публикуемым в информационном бюллетене фирмы. Печатный материал дает возможность оценить данные по существу, а видеолента позволяет сотрудникам компании вынести собственное суждение о стиле и характеристиках руководителей, возглавляющих компанию.

Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационных технологий могут помочь улучшить обмен информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное влияние на информацию, которую менеджеры, вспомогательный персонал и рабочие отправляют и получают. Электронная почта дает сотрудникам возможность отправлять письменные сообщения кому угодно в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных звонков. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных офисах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние инновации в системах телефонии позволяют одному человеку отправлять несколько сообщений разным людям, а затем звонить и получать ответы на исходные сообщения. Во время видеоконференций люди в разных местах, в том числе в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в глаза.

Заключение

Существование различных определений понятия коммуникация делает его понимание достаточно сложным и обширным для понимания. Каждый автор статьи, учебника, учебного пособия и другой литературы пытается внести в это понятие что-то новое. Но умение выбрать для себя наиболее подходящее определение и руководствоваться им облегчает работу и способствует лучшему усвоению материала по данной теме.

На практике видно, что существуют разные типы коммуникаций, которые менеджеры неустанно и, в зависимости от опыта, успешно используют. Каждый вид достаточно специфичен и неоднороден, имеет особенности, присущие только этому виду. Важность правильного использования определенного типа связи позволяет определить направленность и межличностные отношения в конкретной организации.

Как уже было сказано выше, каждый ученый пытается внести что-то новое в изучение темы, выбранной автором в качестве курсовой. Модель Лассуэлы послужила очень хорошим дополнением, которое наглядно показало компоненты процесса коммуникации, а также раскрыло суть каждого блока, показывая, через какие источники передается информация.

Многое зависит от надлежащего уровня коммуникации в организациях, потому что Согласно исследованиям, лидер тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации, это невероятно, но становится ясно, если учесть, что лидер делает это для того, чтобы выполнять свои роли. в межличностных отношениях процессы информации, обмена и принятия решений, не говоря уже о функциях управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Соответственно, эффективность управления зависит именно от умения общаться и передавать точную информацию друг другу, не только руководителю подчиненному, но и подчиненным по отношению друг к другу. Показав на определенных этапах, что происходит в практика, а второй был убежден, что коммуникации играют одну из важнейших ролей в формировании любого типа организации, поскольку в одной и той же практике есть отклонения.

Как уже упоминалось выше, в процессе коммуникации есть отклонения, которые нарушают нормальное функционирование коммуникаций. Приведя несколько примеров, автор понял, что такие примеры действительно реальны на практике и что с точки зрения процесса согласования они становятся своего рода паразитами, искажающими смысл отдаваемых приказов, точность получения информации, нарушение рабочего состояния в целом и т.д.

Но хорошо то, что всегда есть противовес на одну гирю. Организация всячески пытается искоренить этих паразитов, улучшая организацию, а также выявляя инновационные методы в области науки. Приведенные примеры описывают методы, которые организация может легко использовать для стабилизации работы и достижения взаимопонимания между работниками.

Таким образом, общение - это очень сложный и многогранный процесс. Рассмотрев все аспекты и проведя анализ, автор пришел к выводу, что этот процесс очень мобильный и не стоит на месте, поэтому необходимо найти различные способы и методы, которые могли бы не только стабилизировать, но и улучшить коммуникативный процесс. коммуникация.

Список литературы

Ансофф И. Л. Стратегический менеджмент / И. Л. Ансофф. - М. Экономика, 2008
Бовыкин В.И. Новое руководство. Теория и практика эффективного менеджмента / В.И. Бовыкин. - М.: Экономика, 2014
Виханский О.С. Управление. - М.: Экономист, 2012
Герчикова Н. Н. Менеджмент. / Н.Н. Герчикова - М.: ЮНИТИ, 2008
Глушаков В. Е. Стратегический менеджмент. / В.Е. Глушаков - Минск: УП Экоперспектива, 2011
Гончаров В.В. Важнейшие понятия и концепции в современном менеджменте. В.В. Гончаров - М.: МНИИПУ, 2009