Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Реферат на тему: Основы проектного менеджмента. Внутренняя среда проекта. Фаза изготовления

Содержание:

Введение

Концепции управления проектами и проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Управление проектами - неотъемлемая часть повседневной деятельности менеджеров различного уровня. Многие менеджеры связывают необходимость использования формализованных методов управления проектами с крупными проектами. Однако даже в организациях, ориентированных на массовое производство, реализация проектов является значительной частью деятельности.

Использование формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять инвестиционные цели и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать риски проекта, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать выполнение плана, анализировать фактические показателей и своевременно корректировать ход работы, накапливать, анализировать и использовать в будущем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одним из важнейших компонентов всей системы управления организацией.

При определении потребности в управлении проектом можно увидеть некоторые основные предпосылки. Каждая организация производит продукт или предоставляет услугу, либо и то, и другое. Все организации хотят работать таким образом, чтобы их товары или услуги предоставлялись в нужное время с минимальными затратами и приводили к максимально возможному удовлетворению потребителя (заказчика). Неспособность достичь этих целей приводит к негативным последствиям для организации.

За последние несколько десятилетий фундаментальные изменения в технологиях и глобальной конкуренции стали особенно очевидными и ощутимыми. Бизнес стал более эффективным и динамичным. Возможность успешно и с минимальными затратами выполнять проекты (особенно в области разработки новых продуктов) позволяет компании значительно повысить свою конкурентоспособность.

Определение проекта

Проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможным рамкам расходования средств и ресурсов и специфике организации.

Характерными чертами проекта являются, как следует из определения:

Сосредоточьтесь на достижении конкретного результата.
Ограниченное время и ресурсы.
Целенаправленность (согласованное выполнение взаимосвязанных действий).

Помимо этих характеристик, которые следуют из определения, проекты часто характеризуются такой особенностью, как уникальность. Эта особенность характеризует наличие новизны (уникальности) составных частей проекта и наличие новизны (уникальности) всего проекта в целом.

Действия, выполняемые для реализации проекта, обычно выходят за рамки обычных операций организации. Поэтому требуется другой подход к организации всего рабочего процесса. Самым необычным элементом здесь является необходимость управления командой, состав которой имеет тенденцию меняться по мере продвижения проекта. Изменения в команде связаны с:

Требуемые специальные навыки и знания в данный момент.
Наличие возможности выполнять конкретные задачи для разных сотрудников из разных отделов, а иногда и из других организаций.

Основные особенности проекта

В предыдущем абзаце были даны основные характеристики проекта:

Ориентация на достижение конкретных целей;
Скоординированное выполнение взаимосвязанных действий;
Ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом;
Все проекты в определенной степени уникальны и неповторимы.

В целом, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из этих характеристик имеет важное внутреннее значение, поэтому их стоит рассмотреть более подробно.

Сосредоточьтесь на достижении целей

Проекты нацелены на достижение определенных результатов - другими словами, они нацелены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по планированию и реализации прилагаются для обеспечения достижения этих целей.

Проект обычно включает в себя целый ряд взаимосвязанных целей. Например, основной целью проекта компьютерного программного обеспечения может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка баз данных, математическая разработка и разработка программного обеспечения, тестирование системы. В свою очередь, при разработке базы данных также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с использованием СУБД, загрузка данных и так далее.

Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромное значение для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной особенностью управления проектами является точное определение и формулировка целей, начиная с самого высокого уровня, а затем постепенно спускаясь к наиболее подробным целям и задачам. Кроме того, из этого следует, что проект можно рассматривать как преследующий тщательно выбранные цели, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей на все более высоком уровне, пока не будет окончательно достигнута конечная цель.

Скоординированное выполнение взаимосвязанных действий

Проекты сложны по своей природе. Они предполагают выполнение множества взаимосвязанных действий. В одних случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они носят более тонкий характер. Некоторые промежуточные квесты не могут быть выполнены, пока не будут выполнены другие квесты; некоторые задачи можно выполнять только параллельно и т. д. Если синхронизация выполнения разных задач нарушена, весь проект может быть скомпрометирован. Если немного подумать об этой характеристике проекта, становится очевидно, что проект - это система, то есть единое целое, состоящее из взаимосвязанных частей, а система динамична, а значит, требует особых подходов к управлению.

Ограниченный промежуток времени

Проекты выполняются в течение ограниченного периода времени. Они временные. У них более или менее четко обозначены начало и конец. Проект завершается, когда достигаются его основные цели. Большая часть усилий в проекте направлена именно на то, чтобы проект был завершен вовремя.

Разница между проектом и производственной системой заключается в том, что проект представляет собой разовую нециклическую деятельность. Серийное производство продукции не имеет заранее определенного срока и зависит только от наличия и объема спроса. Когда спрос исчезает, производственный цикл заканчивается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время подход к проектированию все чаще применяется к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Проект как система деятельности существует ровно столько, сколько нужно для получения конечного результата. Однако концепция проекта не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне с ней совместима. Иногда проект становится основным видом деятельности фирмы.

Уникальность

Проекты - это события, в определенной степени уникальные и разовые. Основные источники уникальности могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации, конкретных требованиях к проекту, жестких ресурсных и / или временных ограничениях и т. д.

При реализации проекта часто приходится делать то, чего раньше никогда не делали. А поскольку прошлый опыт может дать лишь ограниченное представление о том, чего ожидать от проекта, проект сопряжен с риском и неопределенностью.

Классификация проектов

Проекты можно классифицировать по нескольким критериям.

По масштабу (размеру, стоимости, количеству участников) проекты можно разделить на:

Монопроекты.
Мультипроекты.
Мегапроекты.

По типу проекты можно разделить на:

Технические.
Экономический.
Организационная.
Социальное.
Юридический.
Остальные виды (в зависимости от отрасли основной цели проекта).
Смешанный (объединение нескольких видов).

По продолжительности проекты можно разделить на:

Краткосрочный (до 1 года).
Среднесрочные (от 1 до 5 лет).
Долгосрочный (более 5 лет).

По сложности проекты можно разделить на:

Простой.
Трудный.
Очень сложно.

Проекты можно классифицировать по типу в зависимости от характера предметной области проекта.

Задача управления проектом

Управление проектом - это реализация и доведение проекта до его логического завершения путем организации и управления людьми, временем, затратами и ресурсами. Как уже отмечалось, каждый проект содержит несколько отличительных черт, которые делают его уникальным. Отчасти из-за своей уникальности проект по своей сути рискованный.

Управление проектом - это подход к реализации проекта, при котором полномочия и ответственность за реализацию проекта передаются руководителю проекта. При этом он, как правило, имеет право нанимать специалистов со стороны или привлекать к работе над проектом других членов организации, независимо от их служебного положения.

Управление проектами - это применение знаний, способностей, инструментов и технологий к широкому спектру различных видов деятельности для достижения целей проекта.

Управление проектами - это искусство направления и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта путем применения современных методов и приемов управления для достижения определенных проектом результатов с точки зрения объема и объема работ, затрат, времени, качества и удовлетворенности. участников проекта.

Управление проектами - это и наука, и искусство. Искусство, потому что оно (управление проектами) требует умения, такта и интуиции в управлении людьми. Наука - потому что нужно глубокое знание различных техник и способов срочно направить усилия в нужное русло, несмотря на то, что время и ресурсы ограничены, а бюджет строго определен.

Управление проектами - это интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на другие направления. Эта взаимосвязь обеспечивает баланс между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто только за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированного характера управления проектами мы описываем его через процессы, из которых он состоит, и их взаимосвязи.

Жизненный цикл проекта и фазы проекта

Полный набор различных этапов развития проекта формирует жизненный цикл проекта. Начало жизненного цикла проекта совпадает по времени с началом проекта, а его конец - с окончанием проекта.

Любой проект в своем развитии проходит определенные фазы. Фазы жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации труда. Однако каждый проект можно разделить на начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения проекта. Концепция жизненного цикла проекта - одна из важнейших для менеджера, поскольку именно текущий этап определяет задачи и деятельность менеджера, используемые методы и инструменты.

Наиболее традиционным является разделение проекта на четыре основных этапа: разработка концепции проекта, планирование (разработка), реализация и завершение. Уровень усилий, вложенных в успешный проект, повышается до стадии реализации проекта, а затем постепенно снижается.

Концепция проекта

Разработка концепции проекта, по сути, подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в связи с появлением потребностей, которые необходимо удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов удовлетворить все без исключения потребности невозможно. Решения принимаются на основе наличия ресурсов, и в первую очередь - финансовых возможностей, относительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения о выборе проектов для реализации тем важнее, чем крупнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы.

Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Другими словами, выбирая проект А, а не проект Б, организация отказывается от преимуществ, которые мог бы принести проект Б.

Для сравнительного анализа проектов на этом этапе используются методы анализа проектов, включая финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проектов.

Развитие (планирование)

Разработка (планирование) в той или иной форме осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неформальный предварительный план - примерное представление о том, что нужно будет сделать, если проект будет реализован. Решение о выборе проекта во многом основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определены ключевые точки (вехи) проекта, сформулированы задачи (работы) и их взаимозависимость. Именно на этом этапе используются системы управления проектами, которые предоставляют менеджеру проекта набор инструментов для разработки формального плана: инструменты для построения иерархической структуры работы, сетевые диаграммы и диаграммы Ганта, средства распределения и гистограммы загрузки ресурсов..

Как правило, план проекта не остается прежним, и по мере реализации проекта он подвергается постоянным корректировкам, чтобы отразить текущую ситуацию.

Реализация

После утверждения формального плана руководителю дается задание его реализовать. По мере продвижения проекта от менеджеров требуется постоянно следить за ходом работы. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным, что отклонения между плановыми и фактическими показателями происходят всегда. Поэтому задача менеджера - проанализировать возможное влияние отклонений в объеме выполненных работ на ход проекта в целом и на выработку соответствующих управленческих решений. Например, если график отстает от допустимого уровня отклонения, может быть принято решение ускорить выполнение определенных критических задач, выделив им больше ресурсов.

Завершение

Проект завершается, когда поставленные перед ним цели достигнуты. Иногда завершение проекта происходит внезапно и преждевременно, например, когда принимается решение о завершении проекта до того, как он будет завершен по графику. Когда проект заканчивается, руководитель проекта должен выполнить ряд действий для завершения проекта. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта.

Заключение

Разница между управлением проектами и управлением в целом заключается в том, что проект - это уникальное единовременное предприятие компании, которое не входит в список ее повседневных операций, а управление проектом призвано обеспечить такие условия и такие организация работы так, чтобы сроки, бюджет и цели были достигнуты.

В современной управленческой науке и практике все больше внимания уделяется умению мотивировать людей, создавать эффективную команду. В управлении проектами этот навык становится особенно актуальным из-за более высоких требований к результатам. Работа в проекте также подразумевает более сложные условия работы, поскольку в большинстве случаев участники проекта должны подчиняться двум начальникам (по отношению к матричной структуре).

Тем не менее, инструменты управления проектами включают в себя не только способы мотивации людей, но также методы учета времени, качества, управления затратами, мониторинга и контроля. Во многих случаях эти методы могут применяться в линейной организационной структуре и даже повышать эффективность работы отдельного сотрудника или отдела. Несмотря на множество стандартизированных руководств, не может быть единой методологии, гарантирующей успех проекта. Каждая организация уникальна, как ее корпоративная культура и устоявшиеся методы работы.

Список литературы

Азрилиян А. Н. Большой экономический словарь. - М.: Институт новой экономики, 2008
Андрианова Н. А. Феномен СОБЫТИЕ в социально-научном контексте // Вестн. СПБ. 2012
Агафонов А.В. Проектный подход - наиболее эффективная методология управления предприятиями в событийных индустриях / Теория и практика социального развития. - 2014
Ананьева Т. Организация и проведение специальных мероприятий в рамках выставок // Маркетинговые коммуникации. - 2004
Анашкина Н. А. Событийный маркетинг: коммуникативный тренд в рекламе // Омский науч. вестн. - 2014
Афанасиади О. В. Событийный маркетинг: учебник. пособие / О.В. Афанасиади. - М. : Moscow Business School, 2015
Багров Н.В. Ивент-маркетинг как он есть // Мегаполис / №3 / 2006