Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Реферат на тему: Делопроизводство в 1945-1980гг в СССР

Содержание:

Введение

Активное развитие советского делопроизводства в 1945-1990 годах заложило основу для дальнейшего становления делопроизводства. Именно в этот период были разработаны важнейшие нормативно-правовые акты и в целом сформирована система ДОУ. Многие нормативные и методические документы, созданные в этот период, действуют и сегодня.

Актуальность темы связана с анализом нормативно-правовых норм той эпохи и изучением их роли в развитии делопроизводства, в историческом аспекте, в выявлении исторической преемственности этого периода развития делопроизводственных процессов с современным периодом становления российского делопроизводства.

Я считаю, что специалисты в области дошкольного образования должны знать историю своей специальности, с позиции ответственного отношения к своим обязанностям, и этот период. Для специалиста по документообороту также важно знать историю развития своей специальности, особенно период второй половины XX века, поскольку именно в это время сформировались основные требования к оформлению документов и организации работы делопроизводителей, существующие в настоящее время.

Основным хронологическим периодом исследования является период второй половины 40-х-1990-х годов. Именно в это время был издан ряд постановлений правительства, реализация которых привела к решению таких важных задач, как механизация и автоматизация управленческого труда, широкое внедрение отраслевых автоматизированных систем управления с целью дальнейшего создания общенациональной системы сбора и обработки информации для обеспечения управления народным хозяйством. Но, поскольку задачей исследования является выявление исторической преемственности данного периода развития клерикальных процессов с современным периодом становления российского клерикального дела, а исследуемый хронологический период был также связан с устранением недостатков в клерикальных процессах, возникших в советском клерикальном деле до 1960 года, то, соответственно, данные этих хронологических периодов анализируются в рамках дипломного исследования. В статье анализируется состояние делопроизводственных процессов к началу 1960-х годов в аспекте развития делопроизводства с 1917 по 1960 год. Проанализировав развитие клерикальных процессов в период 1960-1980-х годов, анализ современной российской клерикальной работы (нормативно-правовой и нормативно-методологической базы) проводится в аспекте влияния нормативно-методологической и нормативно-правовой базы клерикальных процессов, сформировавшихся в основной хронологический период исследуемого периода (1950-1980-е годы).

Нормативно-методическая база делопроизводства в 1945-1960 гг.

Организационные процессы в советском делопроизводстве в первые послевоенные годы.

Советский период становления и развития делопроизводства обычно делится на два этапа: первый (1917-1973)-от отдельных государственных мер по упорядочению документирования архивного дела до внедрения Единой государственной системы делопроизводства в стране (ЕГСД), второй (1973-1991) - годы формирования основ современного делопроизводства, которые после 1991 года стали основой формирования делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

Это деление не совсем правильно. Это связано с тем, что в два основных периода развития делопроизводства формирование и становление производственных процессов, которые освещены в литературе, шли неравномерно.

Так, в первый хронологический период - до 1932 года-идет активное формирование единых канцелярских стандартов, активно развивается методическая база канцелярской работы. Этот хронологический период можно считать положительным для развития советского делопроизводства.

Период с 1932 по 1959 год характеризуется ведомственной разобщенностью в аспекте нормативно-правовых и нормативно-методических делопроизводственных процессов. Этот период можно охарактеризовать как негативный как в аспекте единых офисных стандартов, так и в методологическом аспекте.

Во втором периоде, выделенном в литературе, можно выделить наиболее позитивный период для развития клерикальных процессов при формировании основных единых клерикальных стандартов: ЕГСД, УСОРД, ГСДОУ; период с 1991 года-период становления новой российской государственности. Период становления новой системы государственного управления всегда характеризуется определенным застоем в развитии нормативно - методической базы управленческих процессов.

Только после формирования системы государственного управления и формирования устойчивых структур государственного управления начинается формирование новой нормативно-методической базы управления процессами, как основы информационного обеспечения управления.

Новый этап в развитии делопроизводства только начинается, и связан он, прежде всего, с развитием нормативно-методической базы электронного документооборота, с внедрением международных стандартов в российскую делопроизводственную практику. Если период 1960-80-х годов характеризовался разработкой единых государственных стандартов делопроизводства, то новый этап в развитии делопроизводства характеризуется унификацией стандартов делопроизводства на международном уровне.

Поэтому необходимо выделить четыре хронологических периода в развитии офисных процессов в СССР и Российской Федерации:

С 1917 по 1932 год. становление советского делопроизводства;
Период ведомственного регулирования делопроизводственных процессов (1932-1959);
С 1959 года (Постановление Правительства СССР о разработке единых национальных стандартов делопроизводства) по 1991 год;
Современный период (с 1991 года по настоящее время).

Кратко опишем события первых двух этапов становления и развития делопроизводства в СССР.

Рассмотрим организационные процессы в советском делопроизводстве в основном в период с 1945 по 1959 год.

Но, в то же время, нельзя не выделить все те нормативные и методологические явления, которые предшествовали этому периоду, так как они стали основой на многие годы. И именно специфика их развития в начале 1960-х годов вызвала" стремительный всплеск " теоретико-методологических разработок в области совершенствования офисных процессов, а также формирование единой централизованной системы их нормативного регулирования.

В период становления советской власти возникла необходимость преобразования и совершенствования системы управления народным хозяйством страны и ведения официальной документации. Поэтому в 1920-е годы в рамках научной организации труда (НОТ) и научной организации управленческого труда (НОТ) в СССР начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения.

В середине 20-х годов была создана важная научно-исследовательская организация-Государственное бюро строительной организации "Оргстрой", а в 1926 году-Государственный институт технологии управления (ИТУ). Они оказали значительное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. делопроизводственные службы учреждений и архивных организаций. Были разработаны стандарты оформления официальных писем, протоколов, телеграмм, телефонных сообщений и других управленческих документов.

Оценивая работу Оргстроя по унификации делопроизводства в нашей стране в 20-30-е годы прошлого века, следует признать его положительную роль в совершенствовании управленческой работы, основанной на комплексном подходе к унификации текста документов. Параллельно с организационной работой по созданию нового советского делопроизводства шла также работа по созданию советской системы архивных учреждений во главе с ЦАУ РСФСР, впоследствии переименованным в ГАУ РСФСР (Главархив).

Период активного организационного развития делопроизводства закончился в 1932 году с закрытием МСЭ. В делопроизводстве начинается период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

Ведомственная разобщенность в 1930-е годы, отсутствие национальных стандартов документации, отсутствие системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства негативно сказались на делопроизводственных процессах. Но некоторая координация между ведомствами осуществлялась за счет общественных организаций и периодических изданий, связанных с делопроизводством и администрацией. В связи с отсутствием в стране единого организационно-методического центра делопроизводства вопросы дальнейшего совершенствования обеспечения делопроизводства стали весьма актуальными.

К началу 1940-х годов возникла необходимость в дальнейшем совершенствовании служебного обеспечения. Первым событием в этом направлении можно отметить Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное в 1941 году. На Всесоюзном научно-техническом обществе машиностроителей (ВНИТОМАШ) обсуждались вопросы механизации управленческого труда, поднимались также вопросы организации делопроизводства.

В выступлениях представителей различных ведомств, учреждений и предприятий отмечались недостатки в организации делопроизводства, обусловленные отсутствием организационно-методического центра по управлению делопроизводством в стране, отсутствием национальных стандартов в области документации, низкой механизацией управленческого труда, неудовлетворительной ситуацией с подготовкой канцелярских работников. На совещании была намечена широкая программа мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства.

Основными из них были следующие:

Создание организационно-методического центра по руководству организацией делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях;
Разработка положения (положения) о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм;
Разработка положения о персонале канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики;
Широкая механизация труда рабочих, развертывание производства документационного оборудования;
Унификация и трафаретирование сервисной документации;
Создание единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех уровней путем создания для этой цели единого центра подготовки управленческих кадров;
Введение правил оформления официальных документов в программу общеобразовательных школ на русском языке;
Подготовка и переподготовка профессорско-преподавательского состава по вопросам служебной документации;
Создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов организации делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

В программе, таким образом, намечен ряд мероприятий, способствующих разработке национальных стандартов в области делопроизводства, его организации на научной основе. Это должно было помочь устранить диспропорции в организации делопроизводства, присущие отдельным учреждениям, и унифицировать его по всей стране. Таким образом, работа, начатая в предыдущий период РЦ РК и Институтом, была продолжена на новом, качественно более высоком уровне.

На совещании была намечена глубокая научно обоснованная программа по улучшению сложившейся ситуации, но она не была реализована из-за начавшейся войны. Значительную работу в этом направлении даже в военное время проводило Главное архивное управление, которое к этому времени фактически выполняло задачу методического контроля за производством дел в учреждениях. Архивные управления Союзных республик и ГАФ СССР находились в те годы в прямом подчинении Главного архивного управления НКВД СССР. Архивное отделение утратило самостоятельность, и, соответственно, делопроизводство в методическом и нормативном аспектах также регулировалось актами ГАУ НКВД.

Накануне Великой Отечественной войны продолжалась начатая ранее работа по составлению инструкций по делопроизводству для отдельных ведомств. Можно сослаться, например, на Инструкции по общей делопроизводственной работе в аппарате Наркомата нефтяной промышленности СССР (1941), Правила организации общего документооборота в Центральном аппарате Наркомпроса РСФСР (1941) и др.

Накопленный опыт разработки инструкций позволил Главному архивному управлению в 1943 году создать проект "Инструкции по изготовлению документальной части и охране документальных материалов в текущей делопроизводственной работе учреждений, организаций и предприятий СССР".

Проект обсуждался в различных центральных и местных учреждениях и был одобрен Ученым советом Главного архивного управления. В связи с тем, что инструкции по делопроизводству, созданные к тому времени в отдельных ведомствах, существенно отличались друг от друга по ряду вопросов, связанных с регистрацией, классификацией и хранением документов, в проекте Инструкций предпринималась попытка унифицировать требования к установлению делопроизводства. Поэтому проект инструкции исходил из необходимости создания единых стандартов организации делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий СССР. Предусматривалось, что на основе этой инструкции должны быть разработаны ведомственные инструкции по делопроизводству с учетом специфики деятельности этих ведомств.

В проекте были сформулированы единые стандарты в отношении:

Требования к отдельному документу;
Учет (регистрация) документов в делопроизводстве;
Оформление и контроль исполнения документов;
Организация (классификация и систематизация) документов
Организация работы архива и подача документов в архив учреждения

Отличительной чертой проекта инструкции была попытка связать постановку делопроизводства и архива, подчеркнуть их единство и закрепить это в нормативном акте. Это единство должно было способствовать научной организации документов в делопроизводстве и архивах, более эффективному использованию документов в научных и практических целях.

Хотя проект инструкции не был одобрен, он сыграл положительную роль. Об этом свидетельствует тот факт, что на основе разработанных в проекте норм был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе и нормативного характера.

В 1943 году Главархив также разработал "перечень типовых документальных материалов, формируемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР". Для каждой категории документов были установлены сроки хранения. Также в годы Великой Отечественной войны, в 1943-1944 годах, была проведена большая работа по улучшению постановки делопроизводства в исполкоме Моссовета и исполкомах райсоветов. Особое внимание уделялось совершенствованию работы по рассмотрению заявлений, в частности красноармейских заявлений, организации личного приема граждан, проверке исполнения решений.

Так, 19 февраля 1944 года на заседании в исполкоме Моссовета был специально рассмотрен вопрос о совершенствовании постановки делопроизводства в исполкомах районных советов, о контроле за прохождением заявлений и жалоб от красноармейцев и содержанием ответов на них, о контроле за исполнением решений. В условиях военного времени это имело большое политическое значение. Таким образом, важным был вопрос контроля за исполнением документов.

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план, но тем не менее работа по развитию делопроизводства велась.

Большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась несколькими взаимосвязанными способами:

Путем создания классификаторов служебных документов;
Разработка перечней документальных материалов и номенклатур дел.

Наряду с созданием отдельных номенклатур дел в эти годы проводится значительная работа по созданию типовых (примерных) номенклатур дел. Такие номенклатуры были созданы накануне Великой Отечественной войны для районных, городских, областных и областных финансовых управлений.

Большое значение для совершенствования ведомственных перечней имело издание ГАУ РСФСР в 1943 году "Перечня типовых документальных материалов, формируемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР". Этот перечень отражает нормативные документы, которые формируются в деятельности подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий СССР. Структура перечня строится применительно к общим вопросам деятельности большинства учреждений, исходя из производственной и отраслевой принадлежности, отражая типичные направления деятельности или производства.

В 1948 году была издана Инструкция по делопроизводству в сельских советах депутатов трудящихся РСФСР, к которой прилагается" Примерный перечень дел сельского Совета депутатов трудящихся РСФСР", а в 1950 году - "Примерный перечень дел исполнительных комитетов районных и городских Советов депутатов трудящихся", имеющая несколько иной характер.

Наряду с разработкой примерных номенклатур для учреждений всей страны, отдельной союзной республики, были созданы примерные номенклатуры дел для однородных учреждений в пределах отрасли, ведомства, района, области. Так, в 1950 году был составлен "Примерный перечень дел исполкомов районных и городских советов Московской области".

Таким образом, в период со второй половины 40-х годов до 1950-х годов, несмотря на деятельность Главархива, не было создано единой нормативно-методической базы для регулирования делопроизводственных процессов в государственном масштабе.

Поэтому возникает острая необходимость упорядочить делопроизводство, унифицировать процессы работы с документами.

Состояние нормативно-правовой базы делопроизводства в СССР в период 1950-1960 гг.

Рассмотрим состояние нормативной базы делопроизводства к 60-м годам. Делопроизводство базировалось на нормативно-методической базе, разработанной в 1920-е годы. С увеличением размеров государственного аппарата, восстановлением промышленности и других отраслей народного хозяйства СССР увеличилось количество документов, что не могло не потребовать изменений в регулировании ДОУ. С 1943 года существует перечень типовых документов, в котором устанавливаются сроки хранения различных категорий типовых документов. Но этот перечень не учитывал активного развития делопроизводства в 50-е годы.

Количество документов значительно возросло и продолжало увеличиваться с каждым годом, многие документы в разных отделах повторяли друг друга. Поэтому недостаточная разработанность теоретических, методологических и нормативных положений в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов, привела к тому, что многие ценные документы были просто утрачены, а "повторяемые" документы сохранились.

Такое состояние нормативной базы в такой сфере делопроизводства, как экспертиза ценности документов, требовало теоретических, методологических и нормативных разработок,

В области унификации документов по-прежнему доминировала ведомственная разобщенность, поскольку не существовало единых централизованных национальных стандартов в области документооборота. Все проекты, разработанные Оргстроем в 20-е годы для унификации документов, остались проектами и не были реализованы в практике делопроизводства.

Унификация в делопроизводстве всегда связана со степенью централизации государственного аппарата. Усилилась централизация аппарата, что потребовало создания централизованных государственных стандартов унификации документов. Нормативная база должна была создаваться с учетом научных разработок в области документации, а к концу 1959 года таких разработок не было, так как не существовало единого научного центра документации.

Отсутствовала также учебная база для подготовки специалистов в области документации. В то время советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.

То есть основные положения, принятые в июне 1941 года на Всесоюзном совещании по механизации и рационализации управленческой работы и делопроизводства, нуждались в срочном выполнении.

Но период с середины 1950-х годов характеризовался повышенным вниманием партийных и государственных органов к вопросам управления. Был поставлен вопрос о совершенствовании всего механизма управления и, соответственно, о совершенствовании делопроизводственных процессов как основы информационного обеспечения государственного и ведомственного управления. Так, в постановлении ЦК КПСС от 25 января 1954 года "О серьезных недостатках в работе партийно-государственного аппарата" указывалось, что в работе советского аппарата сложилась вредная бюрократическая практика, выражающаяся в том, что основное внимание и силы партийных, советских и хозяйственных кадров сосредоточены не на выполнении решений партии и правительства, а на подготовке многочисленных директив, постановлений, справок, писем, докладов. И уже в том же году общегосударственная и внутриведомственная статистическая отчетность была сокращена почти в три раза, а периодическая бухгалтерская отчетность предприятий-более чем в два раза. Отчетность колхозов сократилась почти в пять раз. Таким образом, были созданы более благоприятные условия для руководителей и специалистов производства для непосредственной организационной работы.

Рассмотрим более конкретные данные о состоянии делопроизводства в стране к началу 60-х годов.

Состояние документации в области менеджмента на тот момент можно охарактеризовать следующим образом. По данным архивной службы, ежегодно в стране создавалось более 40 миллиардов экземпляров. листов документов, и это число ежегодно увеличивалось.

Эксперты отметили, что объем информации в документальной форме, на тот момент, удвоился примерно за 8-10 лет, а не за 100 лет в начале XX века. Увеличение объема документооборота рассматривалось как закономерное явление, обусловленное спецификой.

В условиях научно-технического прогресса усложнилась и система управления, что привело к росту межведомственных связей, а, следовательно, и количества подаваемых документов.

А единых всесоюзных требований к документу, к его качеству разработано не было.

В связи с внедрением принципиально новых способов обработки документальной информации изменились и требования к качеству документа, появились новые качественные характеристики, ранее не возникавшие. Основным из них является межвидовая унификация форм и основных показателей документов и установление единых, унифицированных принципов документообразования.

Не было унификации и в стандартах обработки документов. На практике использовались различные методы обращения, датировки и подписания документов, причем эти методы зачастую были нерациональными, вызывая значительные непроизводительные затраты рабочего времени специалистов.

Отсутствовали также требования к представлению содержания документов, то есть к построению текстов. Единственной нормой в этом отношении были стереотипные, неконкретные записи в ведомственных инструкциях по делопроизводству о необходимости представления документов "кратко", "четко" и т. д.

Таким образом, к началу 1960-х годов сложилась объективная ситуация, требовавшая упорядочения делопроизводства, общесоюзной унификации процессов работы с документами, а также самих документов, внедрения научно обоснованного подхода к делопроизводству.

Для такой работы были все предпосылки. В практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях накоплен большой опыт совершенствования делопроизводства. Этот опыт был частично обобщен на учебных курсах МГИАИ. Следует отметить, что были и специалисты в области делопроизводства, прошедшие подготовку в МГИАИ, которые могли воспринимать и активно реализовывать прогрессивные идеи.

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства в 1960-1980 гг.

Организационные мероприятия по развитию нормативно-правовой базы делопроизводства. Разработка и внедрение EGSD.

В июне 1960 года в Москве состоялось Всесоюзное совещание по механизации труда инженерно-технических работников и служащих административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпадали с рекомендациями совещания 1941 года: срочностью создания специализированного института по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и необходимостью проведения исследований в области нот. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков.

Определенной вехой в области оптимизации работы с документами стало утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 году "Примерной инструкции по делопроизводству для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной упор делался на унификацию делопроизводства.

В этот период возросло влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 года стало компетентным контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 году ГАУ издало "Основные правила организации документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР", которые на протяжении многих лет являлись основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности. Важным этапом стала публикация 25 июля 1963 года. Постановление Совета Министров СССР "О мерах по совершенствованию архивного дела в СССР", в котором подчеркивалась необходимость разработки единой государственной системы делопроизводства в целях регулирования и координации общих аспектов документооборота страны на основе использования новых технологий. Постановлением определялся состав участников, на которых возлагалась разработка ЭГСД: Государственный комитет Совета Министров СССР по координации научных исследований, ЦСУ СССР, Государственный комитет Совета Министров СССР по труду и заработной плате, Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Государственный комитет по приборостроению, автоматике и системам управления.

Первым реальным результатом развития Единой государственной системы делопроизводства стало издание в 1965 году "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства", а затем "Разделов Единой государственной системы делопроизводства", в которых были изложены основные основополагающие положения Единой государственной системы делопроизводства.

Новый этап в развитии ЭГСД начался в 1966 году, когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 годы. В то же время были намечены и конкретные сроки развития: В 1966 году в системе Главного архивного управления был создан Главный институт: по проблеме ЕГСД. Всесоюзный научно-исследовательский институт документации и архивоведения (ВНИИДАД).

Перед институтом были поставлены следующие задачи: "Исследование теоретико-методологических проблем документоведения, архивоведения и археографии; разработка документальных информационно-поисковых систем; осуществление научно-исследовательских и экспериментальных работ в области естественнонаучных проблем сохранения, воспроизводства и миниатюризации документальных материалов; организация широкой информации по этим проблемам".

В 1967 году ВНИИДАД разработал "Методическую программу изучения делопроизводства в министерствах и ведомствах", которая сыграла определенную роль в подготовке Единого государственного реестра административных подразделений и в работе по совершенствованию делопроизводства в учреждениях.

Методическая программа имела определенное значение для унификации работ по проектированию рациональных систем делопроизводства в отдельных учреждениях, которыми в рассматриваемый период стали заниматься различные организации: отделы научной организации труда (НЕ) в министерствах."

Крайний срок окончания разработки ЕГСД был установлен народнохозяйственным планом-1970 год. Основными разработчиками ЭГСД, помимо ВНИИДАД, были Институт государства и права АН СССР, НИИ оргтехники Минтруда, НИИ стандартизации Госстандарта СССР, НИИ технической информации, классификации и кодирования Госстандарта СССР и ГКБ оргтехники Всесоюзного объединения "Сигма" Минтруда.

Но определенные организационные меры по унификации делопроизводства были приняты с начала 1960-х годов. Например, 14 мая I960 года были разосланы Рекомендации о введении единой единой регистрации входящих и исходящих документов по карточкам в офисах и структурных подразделениях, как наиболее передовой и обеспечивающей быструю выдачу справок и своевременный контроль за их исполнением.

Уже на этапе развития ЭГСД в 1960-е годы произошло широкое внедрение средств механизации в управленческую работу и внедрение электронно-вычислительной техники. Поэтому XIV съезд КПСС поставил задачу механизации и автоматизации управленческого труда, широкого внедрения отраслевых автоматизированных систем управления с целью дальнейшего создания национальной системы сбора и обработки информации для обеспечения управления народным хозяйством.

Авторы EGSD обобщили лучшие практики своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носил комплексный характер, то есть включал в себя не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда работников, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация его положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатное расписание аппарата управления.

Однако элементы новых информационных технологий, частично внедренные в практику ведущих зарубежных фирм, не были представлены в ЕГСД из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования их практического изучения. В Едином государственном реестре юридических лиц было закреплено положение о том, что механизация может осуществляться только на основе упорядочения делопроизводства, после проведения соответствующих мероприятий, как в порядке создания, так и в порядке организации документации. Таким образом, утверждалось, что одними техническими средствами невозможно повысить эффективность работы канцелярских служб. Совершенно правильно было предположить, что главное-это организация всех церковных процессов.

Одновременно с разработкой ЕГСД был создан ряд государственных стандартов управленческой документации, в которых были установлены нормы, дополняющие ЕГСД.

На основании "Директивы о пятилетнем плане развития народного хозяйства СССР на 1971-1975 годы", с 1971 года в стране началась разработка двенадцати унифицированных систем документации, пригодных для использования в автоматизированных системах управления (АСУ). Системы соответствовали основным типовым управленческим функциям (планово-учетным, отчетно-статистическим, финансовым, учетным, организационно-распорядительным и др.) или определялись какими-то другими причинами. Во главе работы был поставлен Государственный стандарт СССР, так как предполагалось реализовать результаты разработки в виде стандартов. Разработчиком Единой системы организационно-распорядительной документации был определен Главархив СССР, в частности ВНИИДАД. Формально единая система документации должна состоять из государственных стандартов, форм документов и методических материалов, организующих внедрение. По сути, информационное наполнение должно иметь документальную структуру, обеспечивающую реализацию тех или иных управленческих действий.

К моменту публикации ЕГСД внедрение электронно-вычислительной техники в управленческую работу только начиналось, реального представления о том, как ее использовать для обработки документов, еще не было, а потому никаких специальных рекомендаций по этому вопросу сделано не было. Однако такая возможность была предусмотрена и была сделана следующая общая запись: "если учреждение имеет автоматизированную систему управления (АСУ) или ее отдельные подсистемы на основе организационно-распорядительной документации, то формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ, а в учреждениях с большим документооборотом контроль за исполнением документов может осуществляться с использованием счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники."

В известном смысле ЕГСД был введен как единая методологическая основа совершенствования делопроизводства, как методологическое направление рационализации, в этом была его главная положительная ценность. Нормативная часть ЕГСД - государственные стандарты организационно-распорядительной документации приобрела самостоятельное значение.

Несмотря на рекомендательный характер ЕГСД, в Союзных республиках при его внедрении он получил нормативный характер, поскольку использовался для разработки типовых или примерных инструкций по делопроизводству, которые утверждались постановлениями Советов Министров республик. Практически во всех Союзных республиках приняты постановления или иные нормативные акты по совершенствованию делопроизводства на основе Единого государственного реестра юридических лиц. В постановлениях отмечалась ответственность главных архивных управлений за состояние делопроизводства.

В 1975-1977 годах инструкции для учреждений, организаций и предприятий были утверждены Советами Министров Украинской ССР, БССР, Узбекской ССР, Литовской ССР, Армянской ССР, Эстонской ССР, Латвийской ССР, Киргизской ССР, Казахской ССР и Молдавской ССР. Правительства Союзных Республик Литвы, Эстонии и Армении утвердили республиканские стандарты организационно-распорядительной документации с учетом национальных особенностей и традиций документооборота.

Министерствами и ведомствами СССР изданы положения о введении в действие Единого государственного реестра юридических лиц и Государственных стандартов организационно-распорядительной документации. В 80% из них были изданы новые инструкции по делопроизводству, выпущены альбомы типовых форм и образцов документов. Организации, предприятия, учреждения практически во всех сферах народного хозяйства, науки, культуры, образования перешли на использование положений ЕГСД. Учебная программа МГИАИ была пересмотрена, и курсы документации начали строиться на новой основе.

Следует отметить, что все типовые инструкции по делопроизводству и республиканские нормативы были подготовлены по поручению республиканских правительств главными архивными управлениями Союзных республик. Архивные органы активно включились во внедрение как Единого государственного реестра юридических лиц, так и стандартов на документы.

В течение 4-5 лет после издания ЕГСД стали заметны изменения в практике делопроизводства, в результате обширной практической работы архивных органов по пропаганде основных положений и обучению делопроизводителей на курсах, семинарах и т. д.

ВНИИДАД, проводя изучение опыта внедрения ЕГСД, разослал соответствующую анкету, ответ на которую был получен от 247 организаций: архивных органов, советских органов, научно-исследовательских институтов и конструкторских бюро, министерств, ведомств и др. организаций. Анализ ответов и фактического состояния делопроизводства выявил следующую картину. Наиболее широко используемые разделы посвящены правилам оформления документов, требованиям к формам, организации контроля исполнения, правилам составления номенклатур и формирования дел, а также вопросам подготовки дел к передаче в архив. Менее реализованными оказались разделы по документации, организации труда, строительству и статусу канцелярских служб, порядку оформления документов и построению справочно-поисковых систем.

Несмотря на определенные недостатки внедрения, Единая государственная система делопроизводства оказала огромное положительное влияние как в нашей стране, так и за рубежом.

Архивный отдел, накопив теоретический и практический опыт совершенствования делопроизводства и управления документацией, смог принять участие в работе соответствующих международных фондов и организаций. В 1972 году на VII Международном конгрессе, проходившем в Москве, активно обсуждался интерес архивистов организаций к "живой" управленческой документации.

Опыт СССР по упорядочению делопроизводства имел международный отклик и способствовал активизации роли архивных органов социалистических стран в области "живой" документации. Особенно большие работы велись в Народной Республике Болгарии. Среди них видное место занимает "Единая государственная система управления бизнесом. Основные положения" (ЕГСД), утвержденный в 1975 году Председателем Комитета по науке, техническому прогрессу и высшему образованию в качестве нормативного акта, обязательного для всех учреждений, организаций и предприятий. Эта система построена на основе советской разработки с определенными дополнениями и изменениями, соответствующими специфике деятельности государственных органов Службы национальной безопасности, специфике документооборота и организации традиционной делопроизводственной работы.

Влияние Единого государственного реестра юридических лиц и документоведения, связанного с совершенствованием делопроизводства, можно отметить и в ГДР.

Рассмотрим организационные меры по совершенствованию ЭЦП, как одно из направлений офисных процессов тех лет.

В 1960-70-е годы были разработаны основные критерии ЭЦП.

В делопроизводственной практике учреждений, структурных подразделений используется определенный набор признаков при формировании дел различных категорий документов с учетом сроков хранения документов, их подлинности и копируемости.

Сроки хранения документов были установлены в результате ЭЦП. Критериями для экспертных комиссий были такие характеристики, как сведения, содержащиеся в нем, автор, время и место происхождения документа, его вид, имеющиеся постановления, отметки и т. д.

Но ряд практикующих документоведов считал, что срок хранения документов должен быть опорой, то есть "надо стремиться к тому, чтобы срок их хранения определялся уже при создании документов, то есть можно было бы перенести процесс экспертизы на более раннюю стадию, чем стадия разработки номенклатур и формирования дел в делопроизводстве."

Практические документоведы считали, что критерии места и времени создания документа, значимость события для делопроизводства не имеют значения, так как экспертиза в учреждениях проводится ежегодно, а дела рассматриваются за каждый календарный год. Но на практике значимость события часто учитывалась в делопроизводстве при проведении ЭЦП.

Поэтому на совещании в ЦК КПСС был поднят вопрос об отдельном формировании инструкций, где было внесено предложение о раздельном формировании дел временного хранения с инструкциями, которые направляются на проекты постановлений ЦК КПСС и Совета Министров СССР или Союзных республик, разработанные другими министерствами и ведомствами.

В 1981 году Главархив РСФСР провел исследования по вопросам внутривидовой экспертизы стоимости заказов. Его результаты были опубликованы в журнале "Советские архивы" в 1981 году. Эксперимент был проведен впервые, и его главным достижением стало то, что внутривидовая ЭЦП показала интеграцию ее теоретических методов: взаимосвязь использования источникового анализа с функциональным и информационным анализом.

В конце 1980-х годов исследования по внутривидовым ЭЦП заказов по основным видам деятельности проводились в двух отраслевых системах Российской Федерации: Министерстве строительства РСФСР и Министерстве здравоохранения РСФСР. В ходе исследования были выявлены закономерности и общие черты формирования приказов органов государственной власти и приказов, не несущих ценной для ГАФ СССР информации.

В начале 1980-х годов были утверждены 16 единых систем документации всесоюзного значения, 27 государственных стандартов УСДАС и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации, разработанных в 1970-е годы.

В связи с необходимостью внедрения информационных технологий в делопроизводство в середине 1980-х годов были приняты меры по совершенствованию Единого государственного реестра юридических лиц. В 1988 году была утверждена ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления). В целом можно отметить, что в 1960-80-е годы в нашей стране был реализован ряд организационных мероприятий, направленных на развитие и совершенствование нормативной базы, регулирующей офисные процессы, а также внедрение разработанных методов и стандартов в практику офисного управления.

Заключение

Период с 1945 по 1960 годы в формировании и становлении нормативно-правовых и нормативно-методических основ клерикальных процессов, специфики организации клерикальных процессов подготовил основу для формирования нормативно-правовых и нормативно-методических основ регулирования клерикальных процессов. Более того, новые методологические основы клерикальных процессов должны были разрабатываться на основе научного подхода к клерикальным процессам и процессам управления.

Процесс централизации управления государственным аппаратом в 1920-е годы вызвал к жизни необходимость унификации управленческих документов, а также внедрения научной рационализации труда в области делопроизводства.

В 1930-е годы, с закрытием МСЭ, начался период ведомственной разобщенности делопроизводства. Каждый отдел устанавливает свои стандарты создания документов, разрабатывает собственную практику реализации офисных процессов. Поэтому уже в 1941 году на межотраслевом совещании работников управленческого труда была разработана программа совершенствования делопроизводственных процессов в стране, создания методической базы, основанной на научном подходе. В целом все глобальные клерикальные процессы во время войны были отодвинуты на второй план, за исключением некоторых вопросов, требующих немедленных действий. В частности, это вопросы контроля и проверки исполнения, защиты официальных документов. Развитие промышленности в 40-50-е годы было бессистемным, затрагивающим лишь отдельные моменты.

Таким образом, к 1960-м годам клерикальные процессы в стране в целом были полностью выведены из строя из-за отсутствия единой нормативной базы для клерикальной работы. Количество документов увеличивалось с каждым годом, что приводило к разобщенности между ведомствами в вопросах их создания, содержания, хранения и ЭЦП. Многие ценные документы просто исчезли, так как не были сданы на хранение в архивы, а дубликаты документов сохранились.

Внутренняя работа, проводимая отделами по унификации документов и трафаретной печати их текстов, как правило, не выходила за пределы одного учреждения и осуществлялась более или менее художественно, так как не было выработано общих исходных принципов, не было методики работы.

Не было также обширной учебной базы для подготовки специалистов в области документации. В то время советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.

Но с середины 1950-х годов правительство стало уделять внимание вопросам совершенствования управленческой работы в контексте развития НТР. Встал вопрос об использовании экономико-математических методов, новых средств связи, компьютеров в управлении. Имелись все предпосылки для проведения работы по упорядочению делопроизводства, так как в практике делопроизводства в различных ведомствах и организациях был накоплен большой опыт по совершенствованию делопроизводственных процессов. На научном уровне этот опыт был частично обобщен в учебных курсах МГИАИ. МГИАИ готовил специалистов в области делопроизводства, способных воспринимать и активно внедрять прогрессивные идеи.

Список литературы

Квасницкий В. Н., Левинтов А. Г. о некоторых направлениях развития научных основ стандартизации//Стандарты и качество, 1970, № 5.
Митяев К. Г. Вопросы совершенствования документооборота (делопроизводства) в аппарате управления. В сборнике научных основ государственного управления в СССР, М., 1968.
Постановление Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР"//"Правда" -2. 08. 1963.
Кузнецова Т. В. Разработка методов рационализации делопроизводства в 1960-1970-е годы//Делопроизводство. 2003. № 4.
Лихачев М. Т., Боядаренко З. В., Зайцев А. Н. Предварительные результаты применения ЭГСД и перспективы развития системы // Советский архив. - 1988. - № 5.
Малитиков А. С. Перспективы и ближайшие задачи ВНИИДАД "Советский архив", 1967, № 4.
Андреева В. И. Делопроизводство. - М, Интел-Синтез. 2000.
Кузнецова Т. С. Делопроизводство-М., Интел-Синтез, 2001.