Недостатки бюджетирования - аспекты, функции, этапы и пути преодоления проблем

Содержание:

Прежде чем разобрать негативные аспекты бюджетного процесса, необходимо определить бюджетирование и выделить его цели.

Бюджетирования - это процесс создания различных бюджетов.

Перечислим задачи, которые выполняет бюджетирование: составление прогнозов; учет движения денежных средств; осуществление контроля; проведение аналитических мероприятий и т.д. Бюджетирование для фирм отличается тем, что крупной фирме необходимо подготовить много бюджетов, в то время как маленькой фирме это не нужно.

Бюджетирование необходимо для фирмы, потому что с помощью правильно подготовленного бюджета делаются прогнозы и заранее видны угрозы. Несмотря на позитивные моменты, есть и ряд негативных моментов.

Отрицательные аспекты бюджетного процесса

Перечислим негативные аспекты бюджетирования: Увеличение бумажного документооборота; отсутствие стопроцентной гарантии прогнозов; невозможность своевременно отразить изменения в бюджетах; большое количество времени, затрачиваемое на процесс; сложность процесса; потребность в дополнительных средствах; увеличение нагрузки на сотрудников и т.д. Некоторые из недостатков мало влияют или вообще не влияют на компанию, но некоторые из них влияют на компанию. Например, сотрудники, которые создают бюджеты, будут тратить значительное количество времени на процесс, используя большое количество статистических данных, которые должны быть найдены и обработаны заранее. Увеличение нагрузки приведет к конфликтам, а переутомленные сотрудники не только совершат больше ошибок, но и снизят производительность труда.

Основные функции и этапы бюджетирования

Чтобы понять недостатки бюджетирования, необходимо обладать знаниями об основных функциях и процессе бюджетирования в организации.

Бюджетирование - это, по сути, процесс формирования различных бюджетов в организации.

Некоторые из основных функций являются следующими:

• Аналитический;
• Прогноз;
• Финансовый и бухгалтерский учет;
• Управление;
• Мотивационный;
• общение;
• Координация.

Система бюджетирования напрямую зависит от размера предприятия.

В целом процесс состоит из формирования финансовой структуры, создания структуры бюджета, расчета объема продаж за планируемый период, остатков готовой продукции, разработки правил планирования, внедрения системы бюджетирования.

Бюджетирование имеет множество преимуществ, таких как прогнозирование и предотвращение неблагоприятных финансовых ситуаций и заблаговременное принятие управленческих решений на их основе, служит инструментом достижения целей (план/факт), позволяет координировать работу предприятия, оценивать денежные потоки и выполнять многие другие важные функции. Тем не менее, составление бюджета на предприятии также имеет ряд недостатков.

Пути преодоления проблем и уменьшения негативных последствий

Для минимизации времени, затрачиваемого на работу с бумажными документами в процессе бюджетирования в компании, документы должны архивироваться аккуратно и планомерно, а в случае больших объемов продаж становится необходимым внедрение систем электронного документооборота и электронных архивов. Такие системы требуют финансовых затрат, а также подготовки персонала, но эффект окупается за счет сокращения времени, затрачиваемого на поиск, обмен и копирование документов.

Для того чтобы бюджетирование стало более реалистичным и надежным, необходимо плановое обучение персонала, повышение его квалификации, постоянный мониторинг внешних и внутренних рисков с использованием инструментов анализа рисков и других методов.

Для сокращения времени, затрачиваемого на составление бюджета, предприятию должны быть также строго распределены функции, внедрены электронные финансовые системы управления бюджетом.

Для снижения затрат на составление бюджета необходимо грамотно подходить к процессу и избегать лишних затрат.

Во избежание увеличения нагрузки на персонал в процессе составления бюджета необходимо с самого начала четко распределить функции и легко корректировать структуру управления и штатное расписание по мере необходимости.

Для более эффективной работы сотрудников необходимо разработать системы мотивации для достижения высоких результатов бюджетирования (точное планирование, скорость и точность работы, достижение бюджетных результатов).

Недостатки бюджетирования

Рассмотрим основные недостатки системы бюджетирования на предприятии:

• Неизбежное увеличение бумажной волокиты. При составлении бюджета неизбежно приходится много работать с бумажными и электронными носителями на момент составления бюджета и контроля, и эта работа занимает значительное количество рабочего времени сотрудников;
• Бюджеты могут своевременно не учитывать меняющиеся условия, и прогнозы не всегда точны;
• Значительное время, необходимое для бюджетного процесса;
• Сложность и финансовые затраты системы бюджетирования;
• Усиление нагрузки на сотрудников, что может привести к конфликту; снижение производительности труда, которое со временем может негативно отразиться на финансовом здоровье организации;
• Отсутствие мотивации сотрудников в достижении целей бюджета.