Методология idef3 - методы, стандарты, суть и диаграмма

Содержание:

Успех компании на рынке определяется ее способностью выделять бизнес-процессы и организовывать их выполнение с наименьшими затратами времени и ресурсов.

Документация о деятельности организации должна быть в четком и понятном формате, в котором выделяется и организуется важная информация и исключаются детали, не являющиеся существенными для понимания общей картины. Модели действий и бизнес-процессов позволяют достичь поставленной цели как с помощью синтаксиса, так и с помощью строгих формализованных правил их построения.

Существуют методы и стандарты для решения проблем моделирования сложных систем. Среди этих стандартов - методы семьи IDEF. С их помощью можно эффективно представлять и анализировать модели деятельности самых разнообразных сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина изучения процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать созданную модель избыточными данными.

Методы и стандарты семьи IDEF

В Украине на данный момент наблюдается резкий рост интереса к стандартам управления, общепринятым на Западе, но в реальной управленческой практике это очень показательный момент. Прямой вопрос об организационной структуре компании или схеме существующих бизнес-процессов все еще может сбить с толку многих менеджеров. Наиболее продвинутые менеджеры, регулярно читающие деловые журналы, склонны рисовать иерархические диаграммы, которые только они понимают, но даже при этом они обычно быстро заходят в тупик. То же самое относится и к сотрудникам и руководителям различных служб и функциональных направлений. В большинстве случаев единственным набором правил, по которым должно функционировать предприятие, является набор индивидуальных правил и должностных инструкций. Чаще всего этим документам больше года, они плохо структурированы и разъединены друг от друга, и поэтому собирают пыль на полках. До этого момента такой подход был оправдан, так как в то время, когда формировалась российская рыночная экономика, практически не существовало понятия конкуренции и не было необходимости считать расходы, так как прибыль была огромной. Поэтому в последние два года складывается вполне понятная картина: крупные компании, ставшие крупными в начале 1990-х годов, постепенно теряют свои позиции, вплоть до полного ухода с рынка. Отчасти это связано с тем, что в компании не были внедрены стандарты управления, полностью отсутствовала концепция модели функциональной деятельности и миссии. С помощью моделирования различных направлений деятельности можно достаточно эффективно анализировать "узкие места" в управлении и оптимизировать всю бизнес схему. Но, как известно, в любой компании наивысший приоритет отдается только тем проектам, которые непосредственно приносят прибыль, поэтому говорить об обзоре деятельности и ее реорганизации обычно приходится только в момент ощутимого кризиса в управлении компанией.

В конце 90-х годов, когда рынок был должным образом оспорен, а рентабельность предприятий начала снижаться, руководителям было очень сложно попытаться оптимизировать затраты таким образом, чтобы продукция оставалась прибыльной и конкурентоспособной в то же время. Именно в этот момент очень ярко проявилась необходимость иметь перед глазами модель предприятия, которая бы отражала все механизмы и принципы взаимоотношений различных подсистем в рамках одного предприятия.

Понятие "моделирование бизнес-процессов" вошло в повседневную жизнь большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Такие системы всегда предполагают углубленное изучение деятельности компании до начала проекта. Результатом такого исследования является экспертное заключение, в котором отдельными пунктами являются рекомендации по устранению узких мест в управлении эффективностью деятельности. Исходя из этого вывода, непосредственно перед началом проекта по внедрению системы автоматизации осуществляется так называемая реорганизация бизнес-процессов, которая порой бывает достаточно серьезной и болезненной для компании. Это естественно, всегда трудно заставить сформировавшихся с годами сотрудников "переосмыслить". Такие сложные бизнес-исследования всегда являются сложными задачами, которые в каждом конкретном случае существенно отличаются друг от друга. Существуют отработанные методы и стандарты решения таких задач моделирования сложных систем. Среди этих стандартов - методы семьи IDEF. С их помощью можно эффективно представлять и анализировать модели деятельности самых разнообразных сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина изучения процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет избежать перегрузки созданной модели избыточными данными.

Суть методологии описания бизнес-процессов

Методология описания бизнес-процессов представляет собой совокупность методов, объединенных общей концепцией и применяемых для описания деятельности системы управления бизнес-процессами.

Деятельность компании в рыночных условиях связана с постоянными рисками и борьбой за выживание. Управление и регулирование внутренних процессов предприятия с учетом вероятности влияния различных факторов внешней и внутренней среды позволяет снизить негативное влияние рисков, а также наиболее эффективно использовать потенциал предприятия. Моделирование бизнес-процессов является эффективным инструментом структурирования разнообразных внутренних отношений и объектов предприятия.

Для организации деятельности компании могут применяться различные методы описания бизнес-процессов. Методология проекта заключается в реинжиниринге существующих процессов. Такой подход приводит к внезапным изменениям в деятельности компании. Его часто применяют для трансформации затрат, производственных ставок или услуг.

Для реализации методов описания бизнес-процессов используются программные продукты, создающие единое информационное поле внутри компании, позволяющее людям различного положения получить доступ к необходимой информации. Современные программы требуют индивидуальной настройки для удовлетворения потребностей каждого бизнес-подразделения.

Другой методологией является анализ и моделирование бизнес-процессов. Они помогают структурировать управленческие решения, отслеживать стратегию и тактику компании. Моделирование бизнес-процессов позволяет разрабатывать не только внутренние блоки взаимодействия, этапы производства, участие факторов производства. Они также помогают определить источники входных данных.

Существуют методологии описания бизнес-процессов как для государственных, так и для частных предприятий. Они основаны на государственных стандартах, описывающих нормы выполнения определенных видов производственной деятельности. Моделирование бизнес-процессов является мощным инструментом в руках руководителя предприятия. Это позволяет не только структурировать все процессы, но и осуществлять контроль качества исполнения управленческих решений, отслеживать результаты хозяйственной деятельности и создавать обратную связь.

Диаграмма в стандарте IDEF3

В методологии IDEF3 существует два типа диаграмм. Они позволяют рассматривать один и тот же бизнес-процесс под разными углами зрения. Существуют диаграммы, описывающие протекание процессов, а также диаграммы состояния объекта, его трансформации под влиянием бизнес-процесса. Например, если создать диаграмму, описывающую создание товара, то первый вид диаграмм будет описывать последовательность воздействий работы на ресурс, а вторая диаграмма покажет, как изменяется объект под влиянием работы.

С помощью графических инструментов IDEF3 менеджеры могут документировать бизнес-процессы, создавать должностные инструкции. Кроме того, описанный процесс позволяет эффективно контролировать его выполнение, а также отслеживать результаты работы.

Диаграмма, описывающая последовательность процессов, позволяет увидеть движение объекта во время производства со стороны. Диаграмма состояний и изменений объекта показывает его трансформации с точки зрения самого объекта. Состояния объекта обычно отображаются кружочками, а изменения отображаются линиями направления.

Рассмотрим следующую диаграмму:

Рисунок 1: Процесс подготовки товара к продаже. 

В нем показан процесс предпродажной подготовки товара. Он показывает всю цепочку действий, которые необходимо выполнить, чтобы выпустить новую единицу продукции. Сначала создается управленческое решение, которое доводится до сведения сотрудников посредством соответствующего административного документа. Затем процесс делится на три подзадачи, включающие разработку и внедрение технической документации, сбор информации и формирование соответствующих материалов, закупку необходимых ресурсов, полуфабрикатов и расходных материалов. Важно проводить мероприятия по подготовке персонала к работе над новым видом товаров. Могут потребоваться новые знания, навыки, затраты на обучение в денежном и временном выражении. Сочетание новых материалов и навыков персонала позволит создать прототип, который затем будет опробован на рынке.

Методология и диаграммы IDEF3 позволяют разбивать блоки на более мелкие компоненты. Такой инструмент позволяет более детально описать каждую задачу.

Методология IDEF3

При моделировании бизнес-процессов с использованием стандарта IDEF0 не учитываются сроки и алгоритм запланированных мероприятий. Для этих целей был усовершенствован стандарт IDEF0 и опубликован стандарт IDEF3. Последнее используется для разделения деятельности на отдельные этапы. То есть при планировании бизнес-процессов можно разложить производственный процесс на множество подзадач. Такой подход позволяет рассмотреть альтернативные варианты. В данной модели особое внимание уделяется нумерации отдельных подпроцессов. Он содержит номер родительской задачи, порядковый номер в разложении и собственный номер на рассматриваемой диаграмме.

Особенностью стандарта IDEF3 является возможность привязки объекта к другим видам деятельности. Это позволяет сделать модель более интуитивной, добавив необходимую информацию.

Следующие модели построены с IDEF3:

• Модели деятельности, учитывающие логику их реализации, позволяют рассматривать весь рабочий процесс внутри бизнес-подразделения.
• Модель переходных состояний, т.е. позиций, в которых исследуемый объект может существовать в производственном процессе.

Методология IDEF3 позволяет моделировать и анализировать сценарии, которые могут разворачиваться в практической деятельности хозяйствующего субъекта. Например, можно рассмотреть ситуацию аварийного закрытия магазина и последовательность действий при ее возникновении. Методология позволяет отработать узкие места, разработать инструкции по реализации последовательности действий, прописать некоторые блоки бизнес-процессов предприятия.

Взаимосвязи между мероприятиями в рамках методологии IDEF3 разделены на три блока. Приоритетное звено в модели выражает ситуацию, при которой работа, о которой идет речь, может быть выполнена в строгом порядке. То есть, сначала выполняется первое действие, затем второе. Отношение зависимости описывает ситуацию, в которой вторая работа может начаться или закончиться до того, как начнется или закончится первая работа. Отношение потока объектов описывает применение первой работы в последующей деятельности.

Блоки модели IDEF3 отражают следующее:

• Единица работы указывает на конкретную задачу, выполняемую рабочим или подразделением.
• Ссылки используются для того, чтобы показать, как устройство взаимодействует с другими диаграммами.
• Ссылки в виде стрелок описывают взаимодействие деятельности. Например, соотношение приоритетов представлено одной строкой, указывающей на фазу перехода от одного вида деятельности к другому. Пунктирная линия показывает связь между объектами. Штрихпунктирная линия показывает связь между объектом и несколькими объектами одновременно и обозначается линией с двумя или более стрелками. Слияние точек пересечения указывает на объект, который объединяет несколько действий. С другой стороны, пересечение ветвей указывает на то, что объект разделен на подзадачи.

Методология IDEF3 показывает, где могут быть приняты альтернативные управленческие решения. Это также помогает отслеживать этапы временного перехода от одного вида работ к другому.