Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов)

Содержание:

Введение

Актуальность темы. Всем известно, что значение информации в сферах человеческой деятельности постоянно возрастает. Это связано с изменениями социального и экономического характера, появлением новых достижений в области техники и технологии ну и результатами научных исследований.

Переоценивать важность коммуникаций в управлении почти невозможно. Эффективный обмен информацией значительно облегчает достижение целей любой организации, что и стараются обеспечить все руководители. Если же работники просто не смогут обмениваться информацией или общаться простыми словами, ясно же, что они не сработаются.

Однако, коммуникации — это наисложнейший процесс, который состоит из зависимых друг от друга шагов, каждый из которых необходим для формирования и изложения наших мыслей, которые были бы понятными другому лицу.

Каждый шаг коммуникации — это пункт, в котором, если мы будем непредвзято относится, и не будем думать о своих действиях, смысл будет утрачен.

Коммуникации представляют одну из сложных проблем менеджмента, которые имеют крупное значение для успеха деятельности предприятий. По существу, это «кровеносная система» организма фирмы. Менеджеры фирм должны владеть искусством коммуникации в совершенстве, ведь они выполняют работу «чужими руками».

От эффективности коммуникационных связей зависит будущее не только предприятия, но также и людей, работающих на предприятии, а на глобальном уровне в целом и на благополучие всей страны.

Огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование оказывают влияние коммуникации. Подумаем логически, ведь если люди не смогут обмениваться информацией, общаться, то ясно, что они не сумеют работать вместе.

Эффективность коммуникаций очень важна фактор для успеха в управлении.

Объектом исследования выступает изучение роли коммуникаций в эффективном управление организацией.

Предметом исследования курсовой работы является теория управления предприятием.

Целью работы является изучение и влияние процесса коммуникаций на эффективность управления.

Для достижения данной цели были выделены следующие задачи:

• раскрыть сущность и классификацию коммуникаций в системе управления;
• исследовать модели коммуникаций, применяемых на предприятии;
• изучить методы повышения качества коммуникативного процесса на предприятии;
• дать определение внутренним и внешним коммуникациям организации.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Глава 1. Теоретические основы коммуникационного процесса в организации

1.1. Понятие, сущность и виды процесса коммуникаций

Коммуникация — это процесс обмена информацией между людьми. Всем понятно, что если люди не смогут обмениваться информацией, не смогут общаться, то они просто напросто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией(общение) нужен при реализации любой функции менеджмента. Он является наиважнейшим условием для принятия обдуманных решений и играет высокую роль в межличностных отношениях и, конечно же формирует имидж любой организации. Выражаясь коротко, обмен информацией – это важнейшая часть почти всех видов деятельности управления. И это неудивительно, потому что большую часть своего рабочего времени, а именно 50-90% все менеджеры тратят на коммуникации.

Эффективность работы менеджеров зависит, в первую очередь, от эффективности его коммуникаций и умения делового общения, лично беседуя, вести разговоры по телефону, составлять и зачитывать деловые письма и отчеты, так же участвовать в совещаниях. [22.C.54]

Коммуникации в организации – это сложная система, состоящая из многих уровней, которые охватывают как организацию, так и внешнее окружение. [3.C.23]

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Сеть коммуникаций состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляют движение сверху вниз от руководящего к работникам. Горизонтальные связи осуществляют движение между равными уровнями работников или кусочками организации. Диагональные связи - это связи начальника данной организации с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь всех этих сетей и создает коммуникативную структуру любой организации. [7.C.4]

Размеры подразделений в организациях очень ограничивают возможность развития коммуникативных сетей. От того, как построена такая сеть, зависит ее влияние на деятельность персонала.

Знание видов коммуникационных сетей очень важно. Среди коммуникационных сетей, которые существуют на данное время можно выделить четыре типа: колесо, цепь, круг, сложный круг

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель – это обеспечивание понимания людей друг друга.

Целью коммуникационного процесса считаем обеспечение восприятия информации, которая является предметом обмена, т.е. сообщением. Однако, сам факт такого обмена информацией не дает нам гарантию эффективности общения людей. Все в свое время, конечно же, сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с кем-либо. Можно приводить много примеров, так что не будем. Чтобы лучше понять сам процесс обмена информацией, следует понимать и принимать стадии процесса этого обмена информацией, которые представлены ниже. [17.C.21]

Базовые элементы процесса обмена информацией:

1. Отправитель, или лицо собирающее информацию и ᴨередающее ее;

2. Сообщение, другими словами - информация, выраженная символами;

3. Канал, или же, другим языком, средство ᴨередачи информации;

4. Получатель, или же лицо, которому передают информацию. [12.C.87]

При обмене любой информацией отправитель и получатель проходят несколько этапов. Их задача - составить сообщение и передать его лицу принимающему эту информацию, и передать информацию в таком доступном виде, чтобы принимающий понял о чем речь. Это трудный процесс, ведь каждый этап обмена является одновременно такой точкой, в которой смысл, сообщения может быть искажен или же утрачен совсем, и информацию принимающий может принять не в том виде, в котором она передавалась на самом деле, в оригинале. [10.C.32]

1.2. Качество коммуникаций и эффективность управления

На успех организаций коммуникации оказывают высокое влияние. Руководители организаций тратят на них от 50 до 90% времени, но, опросы показали, что примерно 70%. Абсолютно все руководители считают коммуникации главным препятствующим показателем на пути достижения эффективности. управление менеджмент предприятие. [6.C.21]

Проведя опросы и тесты, подтвердились данные об обладании информацией работника, входящего из кабинета начальника, а именно, ближний начальник или бригадир, например, выносит в себе 30% информации, а, допустим, начальник цеха – 40%, это все, я думаю, можно объяснить недостаточной эффективностью вертикальных коммуникаций. А вот коммуникации, например, снизу-вверх, то есть от работников к начальству, еще менее эффективны, ведь как всем известно, до начальства доходит менее 10% передаваемой информации. Что и свидетельствует о не использовании всех возможных в организации коммуникаций. [23]

Управляющим приходится осмысливать и обдумывать, и анализировать огромные объемы информаций, среди которой всегда есть информация, которая, не в коей мере не влияет на процесс управления. Обмен такой информацией, которая может влиять на управление организацией, называется эффективными коммуникациями. Понятно, что эффективные коммуникации, это такие, которые оказывают положительное влияние на работу персонала, что в последствие приносит пользу этой организации. Эффективный менеджер – это такой менеджер, который из всего потока коммуникаций может шустро отобрать эффективные, или, скажем просто, полезные коммуникации для процесса управления.

В России почти все менеджеры выделяют десять основополагающих заповедей успешных коммуникаций, а именно:

1. Четко определить идеи;

2. Проанализировать цель каждой из коммуникации;

3. Проанализировать окружение при любой коммуникации;

4. Проконсультироваться с другими, желательно, кто имел с этим уже дело;

5. Обратить внимание на интонацию и содержание, передаваемой информации;

6. Воспользоваться всеми возможностями и включить в передаваемую информацию что-то полезное и что-то ценное для получателя этой информации;

7. Постоянно следить за тем, как срабатывает коммуникация;

8. Устанавливать коммуникации как на сегодняшний день, так и на будущее;

9. Добиваться, чтобы все установки ни в коем случае не противоречили словам;

10. Учитесь и учите умению слушать другого человека. [9.C.33]

1.3. Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология - это совокупность многих методов и средств, начинающихся от сбора и ᴨередачи информации, а так же обработки, хранения и выдачи информации конечным потребителям с помощью компьютеров и коммуникаций или без использования этих технологий. [14.C.87]

Основные информационные технологии:

- текстовый процессор, гиᴨертекст;

- табличный процессор;

- графический процессор;

- система управления базой данных;

- эксᴨертная система;

- мультимедиа;

- web – технологии. [20]

Интегрированная информационная система – открытый комплекс программно-аппаратных средств, которые поддерживают всевозможные бизнес-процессы. Наимощнейшими в настоящее время считают ERP – системы, они предназначены для того, чтобы планировать потребности в производственных ресурсах. Их отличительная черта – это возможность строить планы для финансовых затрат на всякие проекты обновления оборудования и вложений в производство, которые предоставляют своим пользователям самый высших уровней управления такой информацией, которая считается необходимой для формирования наших решений. [13.C.43]

На практике управления очень широкое распространение получили такие программы и системы, которые интегрируются в рамках информационной цепи в одно целое:

CRM – этот показатель предназначен для исполнения функций маркетинга и сбыта продукции. Такой показатель проводит анализ всей информации о движении продуктов, товаров и услуг нашего предприятия на рынок и показывает состояние спроса на такую продукцию, так же согласует с клиентами как сроки и условия поставки продукции, так и отслеживает все процессы гарантийного обслуживания его. [4.C.87]

SCM – управление поставками, а именно налаженными цепочками, отслеживает всю информацию об отгрузке сырья, материалов и готовой продукции и ее состоянием.

SRM – это модуль, который специализируется на реализации функции снабжения, а также осуществляет поиски поставщиков, согласует с ними все сроки и условия для закупки сырья и материалов, ну и, конечно же всех комплектующих, необходимых дополнений.

1.4. Методы оптимизации коммуникаций в организациях

Способы и направления совершенствования:

1. регулировка информационных потоков; [15.C.12]

Руководящее звено на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации, как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных. Руководящее звено должен научиться, и научить других, оценивать стороны качественные и количественные своих информационных потребностей. Он должен постараться определить, что такое «слишком много» или «слишком мало» в обменах информацией, так как от этих данных зависит исход.

2. разработать, всеми известными и неизвестными способами, систему сбора предложений с окончательной целью обеспечить наиболее легкого поступления информации от низовых уровней(рабочего класса) наверх и с целью понижения их фильтрации; [8.C.32]

Системы сбора предложений разрабатываются с такой целью, чтобы облегчить поступление информации наверх, то есть к начальству или руководителю. Целью таких систем все же считается снижение фильтрации информации или игнорирования идей на пути снизу-вверх, от рабочего класса к руководящему звену. [12.C.87]

Чаще, эта система реализуется таким способом: работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения в специальный ящик для предложений. К сожалению, такой вариант не эффективен, так как часто отсутствует механизм, который подтверждает факт рассмотрения этих предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения все-таки пошли организации на пользу. Программы, которые обеспечивают такое стимулирование, позволяют всем работникам понять причины, которые были приняты или отказаны от предложений. Кроме всего, у наших работников есть шанс получить даже денежное вознаграждение.

По-другому можно создать систему сбора предложений. Организация может провести такую частную телефонную сеть, через которую любой работник получает возможность анонимно позвонить и задать вопрос о его назначении и продвижения в должности. Иногда на такой линии могут работать менеджеры, которые вам тут же ответят на заданный вопрос. Если вопрос был не от анонима, то ответы направляются напрямую работникам, либо же печатаются в информационном бюллетене. [6.C.32]

Еще, как вариант, системы обратной связи предусмотрено создание группы людей, в которую входят как руководители, так и работники, они встречаются на собраниях и обсуждают все интересующие их вопросы и ищут компромиссы, принимают друг от друга предложения и рассматривают их.

3. совершенствование действий в управлении, а именно проведение собраний и совещаний; [12.C.9]

Регулирование потока информации– это лишь один пример из числа всех действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может провести практическое занятие или короткую встречу с одним или группой подчиненных для того, чтобы обсудить всевозможные будущие перемены на фирме, новые отдаваемые приоритеты, распределение любой работы и т.п.

Планы, их реализация и их контроль, могут так же формировать дополнительные возможности действия управления и все для совершенствования обмена информацией.

4.совершенствование системы обратной связи; [14]

В той же мере, в которой обратная связь может поспособствовать совершенствованию обмена информацией между людьми, могут действовать и системы обратной связи, которые созданы в организации. Такие системы составляют часть системы, которые следят за контролем и управлением системы информации в данной организации. Одним из вариантов системы обратной связи считается, например, перемещение людей из одной части организации в другую часть с целью обсуждения определенных вопросов. Например, такая фирма как «Форд» направляет своих работников головного филиала на заводы, которые находятся в разных частях страны, для того, чтобы обсудить всевозможные вопросы, которые связанны с качеством их продукции. [5] Таким же образом мэр города лично посещает все районы, чтобы убедиться в нормальной реализации различных государственных программ. Один на специалистов по кругообороту и обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там». Опрос рабочего класса – это еще один вариант системы обратной связи. Такие вот опросы можно проводить с целью получения любой информации и от руководителей и от рабочих хоть по сотням вопросов, например, такие как: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе. [22.C.4]

5. использование современных информационных технологий (таких как, сети, e-mail, интернет). Самые последние достижения в области технологий информации и могут поспособствовать усовершенствованию обмену информацией в фирме. Компьютер на данный момент уже оказал огромнейшее влияние на информацию, рассылаемую и получаемую. Электронная почта дает любому работнику и не только дает возможность направлять письменные сообщения своим сотрудникам и «сослуживцам». Электронная почта должна поспособствовать уменьшению неиссякаемых потоков телефонных разговоров. Кроме того, она очень эффективное средство связи между людьми, которые находятся на разных этажах, в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. В ходе видеоконференций люди, которые находятся в разных местах, обсуждают все, которые возможны проблемы, глядя друг на друга.

6. информационные бюллетени;

Крупные организации, как известно, издают каждый месяц бюллетени, в которых содержится информация для всех работающих в данной фирме. В них могут входить даже статьи, в которых будут рассматриваться предложений по поводу управления, охраны здоровья, нового контракта, нового вида продукции, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы сотрудников. [18.C.43]

Технология записи видео дала в руки организаций еще одно из многих средств, которые формируют информационные каналы.

Для организации трудовой деятельности предприятия руководитель обязан проводить обмен информацией постоянно. Обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности и является связующим звеном коммуникативного процесса внутри организации.

Коммуникации отводится центральное место в теории управления организацией, потому что, структура, размеры и масштабы деятельности организации определяются целиком и полностью средствами коммуникаций.

Все принципы построения системы управления реализуются во взаимодействии. Взаимодействие сотрудников организации в своем роде и являются коммуникацией. Именно поэтому в системе управления организацией существуют функции коммуникации и мотивации. [12.C.7]

Цели коммуникации раскрываются через ее функции:

• управленческую (стимулирование сотрудников);
• информационную (получение и передача информации);
• эмотивную (воздействие на чувства и эмоции сотрудников);
• фактическую (поиск и установление контактов).

Ученые-аналитики выделяют несколько типов коммуникации: побудительная, информационная, межличностная, деловая, письменная, невербальная (при помощи мимики и жестов). [2.C.87]

Потоки информации в организации носят горизонтальный и вертикальный характер. Горизонтальные потоки информации меньше подвержены искажению, носят содержательный характер. Вертикальные потоки имеют нисходящее направление: сверху вниз от руководителя к подчиненным. С другой стороны, информационные потоки могут быть формальными и неформальными, но они трудно различимы.

Формальные потоки определяются четкой структурой и используются для передачи официальных, сообщений, передача которых контролируются руководителем. Неформальные потоки представляют собой те потоки, которые не совпадают с официально установленными, они возникают спонтанно и не поддаются контролю. [12.C.76]

Коммуникации не бывают простыми как схема. Очень редко встречаются организации, которые используют только один вид коммуникаций. Как правило, в организации действуют несколько видов коммуникаций одновременно. В процессе коммуникации на каждом этапе возникают разнообразные помехи.

На каждом этапе коммуникативного процесса могут встретиться проблемы. Например, получатель или отправитель не имеют готовности к коммуникации. Или же, закодированная информация искажена или неполноценна.

Эффективность коммуникации также зависит от социально-психологических факторов: от социального статуса участников.

Ученые выделяют ряд важных областей коммуникативного процесса руководителя и подчиненных:

• «прием на работу» - получение информации и представлений о новом сотруднике;
• «функционирование» - передача сотрудникам информации об их рабочих функциях и обязанностях;
• «индивидуальная оценка» - сообщение руководителем сотрудникам своей оценки их вклада в достижение общей цели организации, часто выражается в денежном эквиваленте(премии, поощрения);
• «дисциплина» - ознакомление подчиненного с правилами и уставом организации.

Глава 2. Практические аспекты изучения взаимосвязи коммуникационного процесса и управления организацией ООО «Эль-лес»

2.1. Внутрифирменные коммуникации на примере ООО «Эль-лес»

Рассмотрим информационные потоки в организации на примере ООО «Эль-лес».

Для начала дадим определения основным понятиям.

Информационный поток – это совокупность информации, которая минимально необходима для осуществления работы фирмы.

Схема информационных потоков – способ наглядного представления маршрутов, потоков управленческой информации между подразделениями какой-либо организации. Показывает наименование документов и информации, которая поступает в данное подразделение аппарата управления, от кого, с какой периодичностью, а также какие документы выходят из подразделения, кому передаются и их периодичность.

Документооборот – движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Организация ООО «Эль-лес» использует базовые информационные технологии: MS Office, MS Excel, web-технологии, графические редакторы. Для автоматизации решения учетных задач и ведения электронного документооборота используется локальная система 1C: Предприятие 7.7 (Бухгалтерия).

Техническое обеспечение информационных систем – это комплекс технических средств, которые осуществляют взаимосвязь этих технических средств для сбора, обработки, передачи, вывода, представления информации, средств оргтехники и устройств управления ими.

Технические средства коммуникации в ООО «Эль-лес»: ПК, объединенные в локальную сеть с доступом в Интернет, ксерокс, принтеры, телефон на каждом рабочем месте, факс.

В процессе проведения исследования было проведено исследование информированности персонала ООО «Эль-лес» о деятельности организации. Опросный лист представлен в Приложении Д. В опросе приняло участие 36 сотрудников. Было предложено ответить на вопрос, предоставляет ли предприятие слишком много, слишком мало или столько, сколько нужно информации по тем или иным вопросам.

В таблице 1 показано, какой процент опрошенных выбрали второй вариант ответа и для каких видов информации.

1 – Оценка степени информированности персонала

Вопросы	Варианты ответов
	Очень много	Достаточно	Мало	Очень мало
1	2	3	4	5
Достаточно ли информации о причинах основных решений в отделе	0	3	2	1
Достаточно ли информации о планах организации на будущее	0	4	1	1
Достаточно ли информации непосредственно о вашей работе?	0	5	1	0
Достаточно ли информации о нововведениях в отделе?	0	4	1	1
Достаточно ли информации о деятельности Вашего отдела?	0	4	1	1
Достаточно ли информации о предстоящих изменениях на Вашем рабочем месте?	0	3	2	1

Можно отметить самый низкий уровень неопределенности для вопросов, связанных с деятельностью отдела. Также высок процент сотрудников, не удовлетворенных объемом информации, предоставляемой о планах предприятия на будущее и предстоящих изменениях на рабочем месте. Игнорирование подобных сигналов приводит к снижению мотивации и заинтересованности в результате, а также создает предпосылки для чувства отчужденности от целей предприятия, их неприятия и сопротивления при реализации решений. Интересно, что никто из опрошенных не выбрал в качестве варианта ответа «слишком много информации».

Таким образом, несмотря на то, что, на предприятии используются все основные способы коммуникации (личные беседы с сотрудниками, ежегодные отчеты сотрудников, электронная почта, сайт в Интернете, доски объявлений, циркуляры, листки новостей, общие собрания работников), уровень информированности персонала недостаточен.

Средний уровень информированности работников – порядка 40%. Невысокий уровень информированности может свидетельствовать о необходимости внедрения программы развития организационных коммуникаций. Наиболее часто в таких программах предлагается усовершенствовать обратную связь посредством интенсификации восходящих коммуникаций, расширения числа используемых каналов и повышения их наполненности с учетом выявленных информационных потребностей сотрудников.

На информированность персонала в значительной степени влияет выбор каналов коммуникации. Последний в основном определяется спецификой предприятия – структурным построением, целями, функциями, сложившимися традициями, позицией руководства. Однако для того чтобы повысить степень информированности сотрудников, необходимо учитывать точку зрения последних на то, какие каналы наиболее емки и ценны для получения информации.

Исследование реальных и предпочтительных источников информации показало, что работники не всегда получают информацию из того источника, из которого бы им хотелось.

Результаты опроса представлены в таблице 2.

Как видно, основным источником информации для большинства опрошенных выступает непосредственный руководитель (56,25%), на втором месте – непосредственный руководитель (25%), далее по частоте упоминания следуют рабочие собрания, совещания (18,75%).

Таблица 2 –Оценка каналов коммуникации в ООО «Эль-лес»

Основные каналы коммуникации в отделе	Реальный источник, количество ответов	Предпочтительный источник, количество ответов
1	2	3
Непосредственный руководитель	18	16
Газета или журнал подразделения	0	3
Личное письмо	0	0
Стенды	0	0
Рабочие собрания, совещания, профессиональные собрания	6	10
Разговоры, слухи, сплетни	0	0

Несколько иначе распределяются названные каналы по желательности для сотрудников. Так, половина опрошенных предпочитают непосредственного руководителя как основной источник информации, на втором месте - рабочие собрания и совещания (31,25%), далее следуют рабочие совещания и внутрикорпоративная газета (по 10%). Стенды, личные письма, разговоры и сплетни не упоминаются ни как реальные, ни как предпочтительные каналы.

Далее сотрудникам было предложено высказать свое мнение по поводу наличия или отсутствия связи между степенью информированности, удовлетворенностью работой и качеством исполнения. Как выяснилось, несмотря на выявленный недостаток информации по основным аспектам деятельности организации, далеко не все из опрошенных считают, что существует линейная зависимость между уровнем исполнения и объемом доступной информации. Большинство рядовых сотрудников (27 человек или 84,3%) ответили, что предоставление дополнительной информации приведет к повышению удовлетворенности от работы. При этом лишь 19 человек или 60% считают, что повышение удовлетворенности от работы будет сопровождаться ростом качества исполнения. Среди ведущих специалистов 5 человек или более 90% считают, что есть связь между уровнями информированности и удовлетворенности от работы и только 2 человека, или 33,3% полагают, что рост информированности положительно повлияет на качество исполнения.

Последнее обстоятельство подтверждает распространенное в литературе мнение о том, что одна из основных причин низкого уровня информированности сотрудников – распространенное среди руководителей мнение, что у работников невысок интерес к информации о деятельности предприятия в целом, и предоставление только той информации, которая, как они полагают, необходима для выполнения текущих обязанностей. Результаты проведенного опроса свидетельствуют о прямо противоположном – наибольший интерес вызывает информация, касающаяся развития предприятия: целях, причинах решений, планах на будущее. Поэтому при разработке программы развития коммуникаций важно учитывать мнение сотрудников.

2.2. Предложения по совершенствованию коммуникаций в организации

Для поддержания обратной связи с персоналом может служить создание корпоративного портала.

Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники ООО «Эль-лес» .

Цели корпоративного портала: создание прямого канала общения между сотрудниками; повышение лояльности сотрудников в компании; развитие корпоративной культуры; повышение эффективности и производительности сотрудников. В основные функции портала входит: управление задачами и проектами; тайм-менеджмент 2.0; CRM (Customer Relationship Management); управление документами; интеграция с 1С, Microsoft, Google, Apple; автоматизация бизнес-процессов; производительность и безопасность; мобильные веб-приложения.

Выделяются две большие категории пользователей – пользователи внутренней корпоративной сети и пользователи внешней сети (Интернет-пользователи). В зависимости от масштаба корпоративной сети пользователи первой категории могут быть сотрудниками одного подразделения. В последнем случае, хотя входом в информационное пространство может стать любой сайт организации, выделяется единый, центральный вход – фокусная точка доступа ко всем базам данным, корпоративным ресурсам и сервисам.

Корпоративный портал имеет следующие функции: организация обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами, библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется внутренней системой поиска; официальная лента новостей, видеообращения руководства, блоги сотрудников; система обучения и тестирования персонала; списки сотрудников, визуальная структура компании.

На рисунке 1 представлена схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала.

Рисунок 2 – Схема проведения видеоконференции между сотрудниками посредством корпоративного портала

В рамках корпоративного портала работает сервис организации конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным материалам (документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход в интранет-портал для удаленных пользователей. В целях управления содержимым, обеспечения функционирования портала разработана система управления контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала (они могут являться представителями различных подразделений ООО «Эль-лес» ) авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и информационные страницы, публиковать новости и анонсы.

Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и доступ к файлам ftp-сервисов.

Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом для планирования встреч и мероприятий; управление задачами и поручениями; библиотека общих файлов и документов; совместная работа с документами на портале с помощью Microsoft Office и Open Office; бронирование переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по всему порталу и по рабочим группам; взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и другими внешними пользователями через Экстранет.

На рисунке 3 представлены возможности планировщика рабочего времени сотрудников посредством корпоративного портала.

Рисунок 3 – Возможности планировщика рабочего времени сотрудников посредством корпоративного портала

Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством корпоративного портала представлены на рисунке 4.

Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop; корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п.

Корпоративный портал позволяет осуществлять поиск сотрудника, наглядно видеть загрузку сотрудников и динамику кадровых изменений (рисунок 5).

Рисунок 4 – Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством корпоративного портала

В разделе документы могут быть загружены Положения о подразделениях, должностные инструкции персонала.

В разделе «Сервисы» представлены специальные услуги, сервисы и полезная информация для сотрудников компании.

Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид заявки, а затем заполнить специальную форму.

На странице Вопросы и Ответы содержится список наиболее часто задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро найти ответ на интересующий вас вопрос.

Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка, на которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-службы.

Рисунок 5 – График отсутствий сотрудников

Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.

Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным вопросам. Просмотр опросов и их результатов выполняется на странице Опросы. Сотрудник может проголосовать по любому активному опросу.

Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов представлен на странице Каталог ссылок. Управление подпиской на рассылки с сайта выполняется на странице Подписка. Сотрудник можете выбрать рубрики и указать e-mail сотрудника, на который нужно получать рассылки портала. Фактором реализации корпоративной политики компании является оформление уже имеющейся информации с привлечением определенных визуальных образов и графических приемов на основе фирменного стиля компании (имя компании (полное имя плюс аббревиатура), логотип, фирменная цветовая гамма, фирменные модули, слоган). На разработке концепции Web-дизайна ресурса, адекватного корпоративной культуре компании, акцентируется особое внимание, поскольку дизайн корпоративного портала не только формирует впечатление пользователя о ресурсе в целом, но и позволяет идентифицировать компанию среди сайтов конкурентов, таким образом, определяя качество восприятия корпоративного ресурса.

Оценку экономического эффекта можно провести по формуле:

Э = Д - З , (1)

где Э – экономический эффект от реализации мероприятий;

Д – доходы от реализации мероприятий;

З – затраты на реализацию мероприятий

Эффективность предложенных мероприятий можно рассчитать по формуле:

Эф = Э/З (2)

Срок окупаемости мероприятий может составить:

Р = З/Э (3)

Улучшение социальных показателей проявляется в повышении удовлетворенности сотрудников материальным вознаграждением, условиями труда, социально-психологическим климатом в коллективе. Основным экономическим эффектом является рост производительности труда. Известно, что применение адекватных, соответствующих психологическому типу работника, поощрений повышает производительность труда сотрудников более чем на 60% .

По оценкам экспертов, рациональный комплекс мероприятий, направленных на улучшение условий труда, может обеспечить прирост производительности труда до 25% .

Предположим, что внедрение предложенных мероприятий позволит повысить производительность труда персонала в ООО «Эль-лес» на 25%. Тогда при увеличении производительности труда на 25 % в 2015 г. ООО «Эль-лес» сможет получить дополнительную выручку в размере: 244693 тыс. руб. в год при неизменной численности персонала (978772 тыс. руб.*25%/100% = 244693 тыс. руб.)

При сохранении показателя рентабельности на уровне 2014 г. (0,73 %) прибыль ООО «Эль-лес» составит: 244693*0,73/100%= 1786,3 тыс. руб.

Итак, общая величина прибыли от реализации мероприятий составит 1786,3 тыс. руб.

Рассчитаем затраты на реализацию предложенных мероприятий.

1. Налаживание обратной связи руководства и коллектива организации, приняв на работу тренинг-менеджера с психологическим образованием.

1. Создание корпоративного портала

Затраты на создание корпоративного портала составляют 590 тыс. руб.

2. Разработка корпоративного кодекса.

Затраты на разработку корпоративного кодекса незначительны, и включают затраты на распечатку его материалов для ознакомления сотрудников. Общие затраты составят 5000 руб.

3. Организация командообразующих мероприятий ООО «Эль-лес» .

Стоимость командообразующего тренинга составит 10 тыс. руб. на одного участника.

Общие затраты на проведение командообразующего тренинга составят 200 тыс. руб. (при обучении только торговых работников).

Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий представлены в таблице 34.

Таблица 4 – Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий по совершенствованию организации и нормирования труда персонала в ООО «Эль-лес»

Мероприятие	Общая величина затрат, тыс. руб.
1	2
1 Создание корпоративного портала	590
2. Разработка корпоративного кодекса	5
3. Организация командообразующих мероприятий	650
Итого	1245

Экономический эффект:

Э = Д - З = 1786,3-1245 = 541,3 тыс. руб.

Эффективность предложенных мероприятий:

Эф = Э/З = 541,3/1245*100% = 43,47%

Срок окупаемости мероприятий составит:

Р = З/Э = 1245/541,3 = 2,3 года.

Выводы:

Улучшение социальных показателей проявляется в:

– повышении удовлетворенности сотрудников условиями труда,

– улучшении социально-психологического климата в коллективе;

– повышении производительности труда;

– повышении сплоченности коллектива;

– повышении информированности сотрудников и миссии, принципах организации.

Заключение

Итак, подведем итоги и рассмотрим что же все таки такое коммуникации – это обмен информацией, который необходим людям для удобной и комфортной совместной работы в организации и является одной из составных частей практически всех видов деятельности управления. Они проникают во все элементы организации. Для того чтобы работа менеджера была эффективной, прежде всего, она зависит от эффективности его коммуникаций, и от его навыков делового общения.

Основная цель обмена информацией –это обеспечение и взаимопонимание участвующих в нем людей.

Осуществление коммуникаций – это связующий процесс, который необходим для любого важного действия управления.

Процесс коммуникаций - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Значение информации и коммуникации на современном этаᴨе постоянно растет. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо согласиться.

Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере, поможет любому менеджеру приблизиться к решению основной задачи менеджмента и, конечно же, получению прибыли.

Список литературы

1. Андреева, Т. Изменения и внутрифирменные коммуникации / Т. Андреева // Управление персоналом. - 2016. - №10.
2. Арутюнова, Л.М. Теория организации: учебно-методический комплекс. / Л.М.Арутюнова. - Ульяновск: УлГТУ, 2014.
3. Архипова О.В. Конгрессно-выставочная деятельность: учеб. пособие. – СПб.: СПбГИЭУ, 2010. – С.32.
4. Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности: Учебное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2011. – 228 с.
5. Болотова И.С. Содержательный контекст и перспективность развития выставочного маркетинга как инструмента формирования маркетинговой политики предприятия//Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. 2014. № 3 (51). С. 449-453.
6. Борисова, Е. Начни с себя, начальник / Е. Борисова // Служба кадров. - 2016. - №3.
7. Бородин, Д. Сказки о лидерстве / Д. Бородин // PR в России. - 2011. - №7.
8. Бурганова, Л.А. Теория управления: учебное пособие / Л.А. Бурганова. - М.: ИНФРА-М, 2016
9. Внутренние СМИ: законы жанра // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №5
10. Дубинников, И. Управление локальной катастрофой, или Антикризисные коммуникации / И. Дубинников // Справочник по управлению персоналом. - 2009. - №4.
11. Егоршин, А.В. Управление персоналом / А.В. Егоршин. – Нижний Новгород: НИМБ, 2016
12. Калигин, Н.А. Принципы организационного управления / Н.А. Калигин. - М.: Финансы и статистика, 2016
13. Коноваленко, М.Ю. Как сорвать маску с обманщика / М.Ю. Коноваленко // Управление персоналом. - 2014. - №8.
14. Куркина Н.И. Новые функциональные направления выставочного маркетинга//Вестник Южно-Российского государственного технического университета (Новочеркасского политехнического института). Серия: Социально-экономические науки. 2010. № 4. С. 88-92.
15. Лукичева, Л.И. Управление организацией: учебное пособие / Л.И. Лукичева. - М.: Омега-Л, 2015
16. Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2016.
17. Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг // Управление персоналом. - 2009. - №1.
18. Наврузов, Ю. Роль коммуникаций в организациях / Ю. Наврузов // Менеджмент в России и за рубежом. - 2015. - №6.
19. Организация и управление торговым предприятием: учебник / под ред. Л.А. Брагина, Т. П. Данько. - М.: ИНФРА-М, 2017
20. Прохорова, Е. Ремонт коммуникаций / Е. Прохорова // Справочник по управлению персоналом. - 2016 - №4
21. Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании / С. Разводов // Кадровик. - 2016. - №2
22. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. - М.: «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014