Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка регламента выполнения процесса Управление информационными ресурсами

Содержание:

Введение

Использование информационных ресурсов, сформированных на основе внешней и внутренней информации, поддерживает деятельность организации и направлено на то, чтобы обеспечить:

повышение конкурентоспособности на рынке товаров (услуг);
оперативный учет, входной контроль и долговременное хранение наиболее полных данных о деятельности организации, ее территориальных подразделениях;
формирование бухгалтерской и аналитической отчетности для представления во внешние организации (налоговую инспекцию, учредителям, акционерам и т.п.), а также для управления деятельностью организации;
поддержание технологии единого информационного пространства (в том числе относительно директивной, нормативной и справочной информации) и др.

Управление информационными ресурсами, включающее организацию данных и управление процессами их обработки, все более выделяется в отдельную управленческую функцию. Все это связано с таким процессом в обществе, который называют информатизацией.

Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания условий для удовлетворения информационных потребностей физических лиц и хозяйствующих субъектов на основе формирования и использования информационных ресурсов, Он базируется на применении автоматизированных информационных технологий.

Управление бизнес-процессами – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе существующие возможности

Чтобы успешно внедрить процессный подход к управлению, руководители компании должны четко понимать, в чем заключается процессное управление, как будут выделяться и управляться процессы организации, почему такой подход эффективен. Концепция должна восприниматься не только интуитивно, но и формулироваться в конкретных терминах:

бизнес-процесс (процесс);
архитектура процессов;
владелец процесса;
описание процесса;
регламентация процесса;
стабильность процесса;
улучшение процесса;
автоматизация процесса и т. д.

В данной работе рассматривается разработка регламента выполнения управления информационными ресурсами. Объектом исследования является регистратура поликлиники.

Целью данной работы является изучение работы регистратуры и разработка регламента управления информационными ресурсами.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

дать характеристику предметной области;
рассмотреть ресурсы, входы и выходы процесса, владельцев и ответственных за управление процессом;
предложить мероприятия по улучшению процессов.

1 Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1 Основные понятия процессного подхода

Под процессами понимают логически упорядоченные последовательности этапов (шагов, элементов), преобразующих входы в выходы. Такое понимание близко к представлениям об алгоритмах и это не случайно, так как в жизни организаций все большую роль играют информационные технологии (ИТ). Процессный подход удобен прежде всего потому, что открывает широкие возможности для визуализации, а значит, и для вовлечения сотрудников, а также обеспечивает выявление и описание всех процессов, предоставляющих интерес для качества и для управления вообще. При таком подходе создается процессная структура, которая связывает все элементы общего процесса производства между собой и ориентирует каждый из них на достижение общей цели, каковой является удовлетворенность потребителей.

Реализация принципа процессного подхода в организации предполагает следующие действия:

определение именно того процесса, с помощью которого достигается желаемый результат;
определение и измерение входов и выходов этого процесса;
выявление интерфейса (способа «общения») процесса с функциональными подразделениями организации;
оценивание возможных рисков, их последствий и вкладов в процессы для потребителей, поставщиков и иных заинтересованных лиц процесса;
установление четкой ответственности, полномочий и учета для управления процессом;
выявление внутренних и внешних потребителей, поставщиков и других заинтересованных лиц процесса;
рассмотрение при разработке процессов их этапов, действий, потоков, методов контроля, потребностей в обучении, оборудования, технологий, информации, материалов и других ресурсов, требуемых для достижения желанного результата.

При данном подходе процессом может быть любая деятельность, независимо от того, называют ее так или нет.

Каждый бизнес-процесс должен иметь свой вход и выход (рис.1). Такой подход известен в управлении как «метод черного ящика».

Рис.1. Схема бизнес-процесса

Выход представляет собой результат преобразований процесса, который может иметь материальный и нематериальный вид. Типы этих преобразований могут быть представлены четырьмя категориями:

1) физическое преобразование;

2) преобразование места расположения;

3) преобразование сделки, договора, протокола или ведения дела;

4) информационное преобразование.

На вход процесса подаются ресурсы (материальные, трудовые, информационные и др.), которые используются при его выполнении и должны быть распределены в нем. При этом не следует рассматривать вход только как приходящие извне потоки. У каждого процесса имеются свои управляемые границы, определяющие круг его действия, обеспечивающие его протекание в соответствии с входными и выходными требованиями (рис.2).

Рис.2. Границы процесса

Процессный подход реализуется в горизонтальном управлении, при котором подразделения предприятия и его работники взаимодействуют на основе регламента, необходимого для достижения общих целей.

Горизонтальный процесс должен быть идентифицирован, т. е. при разработке его проекта должны быть указаны руководители и владельцы (рис. 3).

Рис.3. Пример горизонтального процесса

Руководитель процесса – лицо, ответственное за качественное функционирование и выполнение как одного, так и нескольких процессов. Например, начальник печатного цеха отвечает за функциональный процесс, включающий несколько процессов.

У каждого процесса должен быть свой владелец – человек, лучше всех знающий данный процесс и отвечающий за конкретную реализацию и улучшение его работы. Владелец процесса может принимать самостоятельные решения. Традиционно горизонтальный процесс не имел владельцев отдельных звеньев. В результате для решения возникающих проблем приходилось прибегать к помощи функционального менеджера.

Под ресурсом понимается материальный или информационный объект, необходимый для выполнения процесса [13, с.29].

С точки зрения состояния ресурсы могут:

храниться;
перемещаться;
находиться в состоянии обработки.

Связь ресурса с процессом можно определить при помощи понятий «вход» и «выход». Если какой-либо ресурс нужен для выполнения процесса, то он может рассматриваться как вход с точки зрения данного процесса. А ресурс, преобразованный при выполнении этого процесса и получивший определенную ценность для потребителя, – в качестве выхода. Таким образом, ресурсы движутся, хранятся, перерабатываются. Их можно называть входами или выходами только по отношению к конкретному процессу. Выход одного процесса будет входом для другого.

Приведем необходимые определения [10, с.39].

Преобразуемый ресурс – тот, который подвергается преобразованию в ходе выполнения процесса.

Преобразованный ресурс – тот, к которому добавлена определенная ценность при выполнении процесса.

Обеспечивающий ресурс необходим для выполнения процесса, но не преобразуется в ходе процесса.

Ресурс по управлению – необходимый для управления процессом.

Вход процесса – преобразуемый ресурс или ресурс по управлению, необходимый для выполнения процесса, поставляемый другими процессами.

Выход процесса – преобразованный при выполнении процесса ресурс.

Преобразуемый ресурс поступает на вход процесса. При выполнении процесса ресурс приобретает дополнительную ценность, становится преобразованным и поступает на выход процесса – внутреннему или внешнему потребителю. В свою очередь, потребитель может рассматривать преобразованный ресурс в качестве входа для своего процесса, то есть в качестве преобразуемого ресурса и т. д [13, с.67].

Для выполнения процесса кроме преобразуемых ресурсов нужны также обеспечивающие ресурсы. К их числу можно отнести оборудование, программное обеспечение, инфраструктуру, сотрудников. Обеспечивающие ресурсы могут [10, с.48]:

периодически, по мере необходимости поставляться в процесс другими процессами;
выделяться процессу на постоянной основе.

Чтобы управлять процессом, руководителю нужны полномочия по распоряжению ресурсами и информацией. На схеме показаны так называемые ресурсы по управлению. Они, как правило, представляют собой плановую и фактическую информацию. Например, от вышестоящего органа управления поступают цели и плановые показатели деятельности, при выполнении процесса возникает оперативная фактическая информация и т. д. Руководитель управляет процессом также через информационные воздействия (устные сообщения, информационные письма, распоряжения, приказы).

Они являются выходами деятельности по управлению процессом.

Говоря об управлении процессом, определим понятие «владелец процесса» [9, с.94].

Владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении выделенные ресурсы, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса.

Подход, при котором для каждого выделенного процесса назначается владелец процесса, появился давно. Сейчас существует множество различных взглядов на то, что собой представляет владелец процесса и чем он должен заниматься. Однако чем больше консультанты по управлению рассуждают об этом, тем меньше ясности для практиков – руководителей, которые должны внедрять институт владельцев процессов в компании [13, с.74].

Владельцем процесса, как правило, назначается руководитель структурного подразделения (либо его заместитель, помощник). Существующая в компании иерархия управления структурными подразделениями не разрушается. Какая-либо иерархия владельцев процессов не создается. Уточню: количество ресурсов, переданных в управление владельцу процесса, и его ответственность за результаты процесса могут быть различными. Они меняются в зависимости от типа процесса, его важности для организации и т. д.

В целом владелец процесса – это руководитель, способный как минимум [7, с.104]:

проводить мониторинг хода процесса;
анализировать факторы, влияющие на процесс и приводящие к вариациям;
разрабатывать предложения по улучшению процесса и организовывать их обсуждения и согласования;
координировать (или управлять) внутренние проекты совершенствования процесса.

В некоторых компаниях принята двухуровневая схема управления процессами. Владельцы процессов назначаются из числа руководителей верхнего уровня. При этом непосредственной работой с процессами (оперативным мониторингом, анализом отклонений и т. д.) занимаются так называемые ответственные за процесс [6, с.92].

Этапы разработки регламента процесса

Регламент – это важнейший нормативный документ, который определяет порядок работ, выполняемых сотрудниками организации для достижения определенных результатов, он описывает взаимодействие между структурными подразделениями или организациями [13, с.82].

Разработкой регламента называют процесс документирования порядка и условий проведения работ, а также требований к входам и выходам процесса, его ресурсам и управлению. Зачастую дополнительно к разработке регламента относят документирование механизмов управления жизненным циклом самого документа.

Еще перед началом обследования необходимо определиться, какой регламент мы хотим создать, каковы будут его характеристики [10, с.75]:

1. Наименование регламентируемого процесса. Какую зону в него включить и как назвать? Ответ на этот вопрос очень важен, здесь очерчивается зона, которую мы собираемся регламентировать.

2. Его входы и выходы. Здесь необходимо понять:– что именно является результатом процесса,– какую ценность он создает для потребителя,– из чего он ее создает.

3. Точку зрения на регламентируемый процесс. Ведь согласитесь, что процесс получения денег в кассе банка для клиента и для кассира выглядит совершенно по-разному. Таким образом, определив точку зрения, мы четко выявим потребителя – кто будет пользоваться будущим регламентом.

4. Степень детализации процесса (и регламента). Нужно найти золотую середину, чтобы регламент содержал четкие, однозначно воспринимаемые требования к порядку проведения работ и при этом не перегружал пользователя малозначащими деталями.

5. Необходимо также определить должностное лицо, ответственное за процесс и его результаты. Именно это должностное лицо в дальнейшем будет отслеживать появление отклонений живого процесса от его слепка, изображенного в регламенте. Оно же должно инициировать процедуру пересмотра и актуализации регламента.

2 Разработка регламента процесса Управления информационными ресурсами

2.1 Характеристика предметной области

Управление информационными ресурсами рассмотрим на примере информационных ресурсов поликлиники.

Анализ предметной области сводится к рассмотрению организационной сущности задачи получения пациентом талона на прием к врачу при посещении лечебного учреждения.

Организационная сущность задачи заключается в следующем.

Пациент обращается в регистратуру лечебного учреждения для получения талона на прием к нужному врачу, предъявляя страховой полис. При этом пациенту, как правило, приходится затратить немало времени стоя в очереди.
Регистратор рассматривает запрос пациента. В случае наличия свободных талонов на прием к требуемому специалисту, проверят наличие и подлинности страхового полиса, производит поиск амбулаторной карты и выписывает талон на прием.
Пациент, имея на руках амбулаторную карту и талон, следует на прием к врачу, где, как правило, приходится повторно стоять в очереди.
Врач проводит осмотр пациента, производит необходимые записи в амбулаторной карте и в случае необходимости, помимо назначений на лечение, выписывает рецепт на получение или изготовление лекарственных средств. Помимо этого врач производит дозаполнение талона на прием статистической информацией.
При необходимости и наличии рецепта пациент обращается в аптеку за получением лекарственных средств.
По окончании рабочего дня врач передает дозаполненные талоны в отдел статистики лечебного учреждения и возвращает амбулаторные карты в регистратуру.
Со строго определенной очередностью отдел статистики готовит статистический материалы и направляет их в управление здравоохранения.
Раз в месяц страховые компании предоставляют лечебному учреждению обновленные базы данных застрахованных лиц. Лечебное учреждение в свою очередь передает страховым компаниям отчеты об оказанных услугах пациентам.

Владелец процесса, выходы и входы, ресурсы процесса

Владелец процесса управления – регистраторы.

Участники процесса – пациенты, врачи, регистраторы.

На входе процесса – данные полиса и паспортные данные пациента, на выходе – отчетность и статистика.

2.2 Основными ресурсами выполнения процесса управления являются:

Трудовые ресурсы (сотрудники поликлиники);
Финансовые ресурсы (затраты на создание автоматизированной системы).

Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Проведя анализ предметной области, предлагается автоматизировать процесс получения пациентом талона на прием к врачу. Контекстная диаграмма процесса выглядит следующим образом (рис. 5).

Рис.5. Контекстная диаграмма

Декомпозиция модели представлена на рисунке 6.

Рис.6. Декомпозиция модели

Предварительно регистратор посредством сети Интернет, входя на портал, формирует в системе расписание приема врачей для выдачи талонов.
Пациент посредством сети Интернет, входя на портал, выбирает необходимое лечебное учреждение, врача и удобное для записи время из разрешенных и свободных интервалов. Формирует заявку на получение талона, предоставляя свои личные данные и данные полиса ОМС. В результате пациент получает номер неподтвержденного талона. Время приема временно резервируется.
В соответствии с внутренними регламентами с определенной периодичностью регистратор осуществляет проверку данных заявок и по ее результатам либо подтверждает заявки, либо отклоняет их. Время, зарезервированное на отклоненную заявку, освобождается.
Имея номер заявки, пациент имеет возможность в любое удобное время контролировать ее статус. В случае если заявка подтверждена пациент получает талон на прием к врачу, который может напечатать в домашних условиях на принтере.
В указанное в талоне время пациент, минуя регистратуру, приходит на прием к врачу в указанный кабинет. При этом если у пациента нет возможности самостоятельно напечатать талон, он может напечатать его в регистратуре.
Регистратор, зная расписание подтвержденных талонов, заранее обеспечивает доставку необходимых амбулаторных карт в кабинет соответствующего специалиста.
Врач, осуществляя прием, посредством сети Интернет входит в систему и помечает талон больного как посещенный.
В случае, когда пациент не имеет возможности воспользоваться данной системой, он является в регистратуру со своим полисом ОМС, регистратор оформляет талон на прием самостоятельно через систему, подтверждает его, печатает, выдает амбулаторную карту пациенту на руки и направляет его в нужный кабинет.

2.3 Совершенствование процесса управления информационными ресурсами

Мероприятия по улучшению процесса управления информационными ресурсами

Разрабатываемая информационная система предлагает комплексное решение целого ряда задач, причем не в масштабах отдельно взятого медицинского учреждения, а на городском и даже региональном уровне.

Для работы системы все учреждения, участвующие в проекте, должны будут подключены к единой защищенной сети. Все врачи будут внесены в регистры. В системе содержится информация обо всех врачах, которые работают в медицинских учреждениях, участвующих в проекте «Электронная регистратура». Кроме того, в системе содержится информация об их времени приема, графике работы и месторасположении. Количество участников системы со временем будет постоянно увеличиваться.

Для того чтобы человек мог записаться на прием к врачу с помощью данного сервиса, он должен обладать полисом обязательного медицинского страхования. После того, как человек успешно записывается на прием к врачу, он получает талон амбулаторного пациента, с которым пойдет на прием к врачу.

Разрабатываемое программное обеспечение для автоматизации записи на прием к врачу упрощает доступ граждан к медицинским услугам.

Основные задачи программного обеспечения «Электронная регистратура».

Сокращение очередей в медицинское учреждение.
Оптимизация работы регистраторов.
Создание единой регистратуры.
Организация самостоятельной записи на прием через Интернет.
Установка информационных киосков с возможностью записи в любое лечебное учреждение.

Программная система включает в себя организацию записи пациентов на прием к врачам, в том числе участковым терапевтам и узким специалистам, через систему электронной регистратуры.

2.4 Описание функций разрабатываемой системы

Разрабатываемая система предназначена для автоматизации записи пациента на прием к врачу.

Система должна быть реализована в соответствии с клиент-серверной технологией и обеспечивать доступ через сеть интернет посредством Web интерфейса. Должна состоять из двух самостоятельных, но, тем не менее, тесно связанных между собой Web-приложений:

административного Web-приложения – Back-офиса;
Web-приложения для пациентов, врачей и регистраторов – Front-офиса.

Средствами Back-офиса администраторы системы решают все задачи, связанные с ее эксплуатацией.

В рамках Front-офиса необходимо реализовать 3 интерфейса:

интерфейс пациента;
интерфейс регистратора;
интерфейс врача.

Каждый из интерфейсов предлагает специализированный набор функций и уровень доступа к информации.

Администратор должен иметь доступ ко всей информации и всем сервисам системы. Разрабатываемый back-офис (интерфейс администратора) должен реализовывать следующие функции.

Регистрация медицинских учреждений в системе.
Управление данными медицинских учреждений: адрес, контактная информация, информация о руководителе.
Управление данными о структуре медицинских учреждений: подразделения и отделения.
Управление учетными записями администраторов, регистраторов (с привязкой к медицинскому учреждению) и врачей (с привязкой к отделению медицинского учреждения).
Управление данными врачей и регистраторов. Регистратор должен иметь доступ к интерактивному сервису записи на прием к врачу. Интерфейс регистратора должен предоставлять следующий набор функций.
Управление расписанием приема врачей по своему лечебному учреждению.
Управление расписанием выдачи талонов на посещение.
Контроль поступивших заявок на прием (анализ валидности и подтверждение заявки).
Оформление талона на месте с одновременным подтверждением.
Управление статусом заявки (подтверждение/отклонение с обоснованием).
Уведомление пациентов об изменении статуса заявки.
Печать талона амбулаторного пациента на месте (по требованию пациента).

Врач должен иметь доступ к интерактивным сервисам, касающимся его пациентов и расписанию приема. Интерфейс врача должен предоставлять следующий набор функций.

Мониторинг и контроль расписание своего приема.
Регистрация фактического приема пациента.
Оформление талона повторного приема на себя.

Пациент посредством сети Интернет должен иметь доступ к информационной части системы, а также к интерактивному сервису записи на прием к врачу. Интерфейс пациента должен предоставлять следующий набор функций.

Мониторинг списка лечебных учреждений с получением контактной информации.
Мониторинг расписание приема врачей по отделениям и специализациям.
Оформление заявки на прием к необходимому специалисту в выбранное время.
Отслеживание статуса заявки.
Печать талона амбулаторного пациента.

2.5. Постановка задачи

Исходя из вышесказанного, можно сформулировать задачу, стоящую при разработке данной системы: требуется разработать информационную систему электронной регистратуры, обеспечивающую реализацию всех основных стадий записи пациента на прием к врачу и получения талона на прием и выгодным образом выделяющее данное приложение среди аналогичных систем.

Обеспечить реализацию всех базовых стадий получения талона на прием к врачу, связанных с оформлением заявки на прием, ее подтверждением и отметкой о явке.
Исходя из концепции деления системы на Front-офис и Back-офис, провести разделение проекта на две части: клиентское и администраторское приложение, причем клиентское приложение подразделено на 3 взаимозависимых интерфейса.
Предоставить средства для навигации по базе данных на нескольких уровнях доступа (регистратор, врач, пациент и администратор).
Реализовать специфические возможности системы.

На сайте системы должны быть предоставлены данные обо всех лечебных учреждения, с указанием контактной информации и данных руководителя. Должна быть представлена информация о структуре отделений медицинских учреждений и о специалистах с указанием графика их работы и месте приема.

Пациент для осуществления заявки на прием к врачу должен предоставить паспортные данные и данные полиса ОМС. Должен иметь возможность по номеру талона контролировать его состояние, в том случае если заявка становится подтвержденной, пациент должен иметь возможность напечатать талон на прием к врачу.

Регистратор должен иметь возможность формировать расписание приема врачей соответствующего лечебного учреждения. В соответствии с внутренними регламентами лечебного учреждения осуществлять контроль поступивших заявок и удовлетворять либо отклонять их. В том случае, если заявка по каким либо причинам была отклонена, соответствующий зарезервированный интервал времени освобождается для оформления новых заявок. По требованию пациента, регистратор должен иметь возможность оформить талон на прием на месте и осуществить его печать.

Врач должен иметь возможность просматривать список записанных к нему пациентов на конкретную дату и время и отмечать факт явки пациента на прием.

Заключение

Данный программный продукт позволил автоматизировать работу регистратуры поликлиники. Программа реализована под любую регистратуру. Внедрение в дальнейшем необходимых компонентов, отчетов, модулей реализуется по необходимости.

Программное обеспечение «Электронная регистратура» удовлетворяет всем предъявленным к себе требованиям и реализует требуемые функции обеспечения основных стадий записи на прием к врачу.

Разработанная система обладает высокой степенью эффективности и максимально проста в использовании. Но это не исключает возможности усовершенствования данной системы.

В перспективе разработанная система может быть расширена для более широкого комплекса задач предметной области.

Список использованной литературы

Братищенко В.В. Проектирование информационных систем. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2012. - 84 с.
Васина А. А. Финансовая диагностика и оценка проектов. СПб.: Питер, 2010. - 448 с.
Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: Финансы и статистика 2009г. – 202с.
Гладкий А.А. Бухучет и финансы для руководителей и менеджеров М.: 2010
Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. М.: Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру. 2009. 320с.
Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и бухгалтерского учета товаров. Учебное пособие. 2012
Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.- СПб. : Питер, 2010.
Маклаков, С.В. Bpwin и Erwin. Case-средства разработки информационных систем − М. : ДИАЛОГ-МЭФИ, 2010.
Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2010. - 240 с
Морозов, Ю. П. Теория управления: Учебное пособие для вузов / Ю. П. Морозов. – М.: Юнити-Дана, 2007. – 379 с.
Смирнова Г.Н. Проектирование экономических систем. М. : Финансы и Смирнова Г.Н. Информационные системы в экономике. М. : Финансы и статистика, 2011.
Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2012г. 232с
Турилин, Б. М. Теория управления: Учебник / Б. М. Турилин. – М.: Финансы и статистика, 2006. – С. 176
Федоров. А.К. Проектирование информационных систем. М. : Финансы и статистика, 2012.