Разработка регламента выполнения процесса складской учет (Описание предметной области)

Содержание:

Введение

Эффективная работа современных предприятий полностью зависит от уровня оснащенности информационными средствами компаний на базе компьютерных систем. Современные производственные и сервисные технологии, производство продукции и услуг, немыслимы без информационных технологий. Технологий, которые обеспечивают информационные потребности административных, производственных, снабженческих, торговых, маркетинговых и других функциональных подразделений предприятий. Информационные технологии позволяют эффективно использовать все виды ресурсов предприятия. Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому ключевым фактором успеха хозяйственной деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как их сконцентрировать для достижения максимального эффекта. Именно актуальная информация позволяет собирать ресурсы в нужное время и в нужном месте для реализации главных задач. Поэтому любой процесс в компании должен проходить по определенному регламенту и продумываться заранее.

В данной работе будет рассмотрена разработка регламента выполнения складского учета. Объектом исследования является компания ЗАО «Консультант Плюс».

Целью же работы является изучение работы склада и разработка регламента выполнения складского учета.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• рассмотреть ресурсы, входы и выходы процесса, владельцев и ответственных за управление процессом;

обосновать необходимость внесения изменений.

Описание предметной области

Характеристика предприятия

Склад ЗАО «Консультант Плюс» является очень важным компонентом для организации бесперебойной деятельности предприятия. На складе хранятся товары различных товарных групп, перечисленных в таблице 1. В основном это компакт-диски, сувенирная продукция и полиграфическая продукция. В ЗАО «Консультант Плюс» маркетинговая составляющая является стратегически важным моментом, следовательно, точная организация работы склада очень сильно влияет на функционирование предприятия.

Таблица 1

Группы товаров, хранящихся на складе

Наименование группы/ сегмента	Формальные признаки/ свойства	Примеры	Особенности
«Периодические издания»	- Периодическое издание; - крупный тираж, предназначенный для распределения в РИЦ	Журнал ГК; Бюллетень; Журналы "Финанс", "Директор" и т.п.	1) или большая часть распределена под клиентов со предварительным заказам. 2) номера быстро теряют после выхода , что позволяет оперативно остатки.
« поддерживае-мые»	- рекламные и мар материалы компании, для поддержки бизнеса; - в прейс; - постоянно поддерживаются на .	Листовки, буклеты, ру, блокноты, ручки и т.д.	1) постоянно ивается на складе; 2) в общем случае не «срока годности». актуальности либо директивно (не службой), либо в связи с падением со стороны РИЦ.
«»	Выпуск связан с календарным событием	Новогодней кампании; к 23 февраля, 8	Подгруппа 1 1) Весь или большая часть отправляется клиентам по заказам; 2) часть материала продается; 3) Материал теряет свою после выхода.
	Выпуск с какой-либо программой КЦ	«Высшая школа»	1) тиража среди клиентов по ьным заказам; 2) Остаток может распродаваться; 3) может не актуальность достаточно время (более ).
«Производ-ство»	- комплектующие для (дистрибутивов).	; Вкладыш; Регистрации- карты	Материал поддерживается на , количество обычно зависит от нного плана
« /тестовые»	Разовые по заявкам зделений, пробные		1) Материал появляется в спорадически, в небольшом коли; 2) период обычно небольшой; 3) "подвешивания" материала на длительное время признаком актуальности.
«Обеспечение »	- Закупаются регулярно овыми партиями - небольшими ями	Бумага для принтера; для принтеров; блоки для за и т.п.	Материал постоянно ается на Материал не имеет годности Поставляется в КЦ партиями Случаи "" материала на длительное время служат утраты актуальности.

склада ЗАО «Консультант » являются:

• полиграфической продукции: в поддоне может быть тысяч экземпляров, а продукцию как пакетами, так и поштучно ( учет осуществля в двух единицах );
• в случае упаковки есть того, что часть может испортиться (, ушибить, и т.д.)
• обязательное eправление товаров, так как некоторые товары устаревать относительно , то подобный уже может быть не ;
• номенклатура продукции меняется (например, , посвященный запасу КЦ, после ; на следующий запас заказан другой );
• склад отгрузку только в КЦ, а товара непосредственно в РИЦ отдел сбыта КЦ;
• от десятков поступает на склад, а поставщиков не стабилен.

понятия процессного

Процессом логически упорядоченные шагов (этапов, элементов), входы и выходы. понимание к представлениям об алгоритмах и это не , так как в жизни организаций все роль играют ИТ ( технологии). подход удобен, всего, тем, что открывает возможности для визуализации, а , и для привлечения , а также обеспечивает и описание всех , обеспечивающих к качеству и в целом. Такой создает структуру , которая связывает все общего нного процесса с другом и фокусирует из них на достижении общей потребителя.

принципа процессного в организации предполагает действия:

1. Определение , с помощью достигается желаемый ;
2. определение и измерение и выходов этого ;
3. выявление (способа "общения") с функциональными организации;
4. Оценка рисков, их и вкладов в процессы для , поставщиков и другие стороны процесса;
5. четкой , полномочий и ответствен за управление процессом ;
6. внутренних и внешних , поставщиков и участников процесса;
7. при разработке своих , процессов, действий, , методов , потребностей в обучении, , технологиях, информации, и других ресурсах, для достижения результата.

При таком процесс может любой деятельностью, исимо от , называется она или нет.

Каждый должен иметь входные и выходные данные (.1). Этот известен в управлении как " черного ящика".

.1. Схема бизнес-процесса

– результат процесса, который быть материальным и . Типы этих могут представлены четырьмя :

1) физическое преобразование;

2) места расположения;

3) сделки, , протокола или ведения ;

4) информационное преобразование.

ввода обслуживает (материальные, , информационные и др.), используются в его реализации и распространяться в нем. Его не считать источником поступ внешних потоков. процесс имеет контролируемые гра, которые определяют его действий, обеспечивая его ание в соответствии с входными и требованиями (рис.2).

.2. Границы процесса

подход реализуется в управлении, при котором предприятия и его взаимодействуют на основе , необходимого для достижения целей.

Горизонтальный должен идентифицирован, т. е. при разработке его должны быть руководители и владельцы (. 3).

Рис.3. горизонтального процесса

процесса – лицо, за качественное функци и выполнение как , так и нескольких процессов. имер, начальник печатного отвечает за функциональный , включающий процессов.

У каждого должен быть владелец – человек, всех данный процесс и за конкретную реализацию и улуч его работы. Владелец принимает решения. Традиционно в процессе не было отдельных звеньев. В приходилось помощь функционального мене для решения проблем.

Под понимается материальный или объект, для выполнения процесса [12, .29].

С точки зрения ресурсы могут:

• ;
• перемещаться;
• в состоянии обработки.

ресурса с процессом определить с помощью "вход" и " ". Если какой-либо необходим для выполнения про, то его можно рассматривать как с точки процесса. А ресурс, преобразуется при запуске процесса и получил не значение для в качестве выходных . Таким образом, перемещаются, хранятся, . Их можно только входами или по отношению к конкретному . Выходные данные процесса входными данными для .

Приведем необходимые [10, с.39].

Преобразуемый – это ресурс, преобразуется как часть .

Преобразованный ресурс – это , к которому добавляется еленное (ценность) при выполнении .

Ресурс подготовки для завершения процесса, но не азуется во процесса.

Для управления необходим ресурс .

Преобразуемый или управляющий , нужный для процесса, поставляемого процессами, называется процесса.

Выходом можно тот ресурс который был при выполнении процесса.

ресурс поступает процесса. При процесса ресурс дополнительную ценность, преобразованным на выход – внутреннему или внешнему по. В свою очередь, может рассматривать ованный в качестве входа для процесса, то есть  преобразуемого ресурса .

Для выполнения к преобразуемым ресурсам для процесса также подготовка ресурсов. них аппаратное обес, программное обеспечение, , персонал. Обеспечива ресурсы могут:

• , по мере поставляться в процесс процессами;
• выделяться на постоянной основе.

Для процессом необходимы полномочия по упр ресурсами и информацией. показаны так называемые по управлению. Это, как , плановая и фактологическая ин. Например, от родительского акт органа управления и деятельности в процесса происходит оперативной информации и так . Руководитель управляет посредством ин воздействия (устные , Информационные письма, ди, приказы).

Они являются деятельности процессом.

Говоря процессом, определим «владелец процесса» [9, .94].

Владелец – должностное лицо, имеет выделенные ре, управляет процессом и за результаты и процесса.

Подход, при для каждого выделенного назначается владелец , появился . Сейчас существует различных взглядов , что собой представляет процесса он должен заниматься. Однако чем консультанты по управлению ждают об этом, тем ясности для – руководителей, которые внедрять институт процессов в компании [12, .74].

Владелец обычно назначается структурного подразделения ( его заместителем, помощником). иерархия структурными подразделениями в не разрушена. Иерархия процессов не создается. : количество , передаваемых в управление процесса, и его ответственность за ре процесса могут разными. Они в зависимости от типа , его важности для организации, и так .

В целом владелец – это руководитель, как минимум [7, с.104]:

• мониторинг хода ;
• анализировать факторы, на процесс к вариациям;
• разрабатывать по улучшению процесса их обсуждения и согласования;
• (или ) внутренние проекты ования процесса.

В компаниях принята схема процессами. Владельцы назначаются из числа верхнего уровня. При непосредственной с процессами (оперативным , анализом отклонений .) занимаются так называемые от за процесс [6, .92].

Этапы разработки процесса

Регламент – это нормативный документ, определяет работ, выполняемых организации для достижения результатов, он описывает между рными подразделениями или орг [12, с.82].

Разработка регламентов процесс документирования и условий , а также требований к и выходам процесса, его ре и управлению. Часто, в к разработке относят документирование управления жизненным самого документа.

Еще началом необходимо определиться, ка мы хотим создать, будут его характеристики [10, .75]:

1. Наименование . Какие зоны и как это назвать? Ответ на вопрос очень , здесь зона, которую мы регулировать.

2. Его входы и . Здесь нужно ь– - что именно результатом процесса, - цену он создает для , - из чего он его создает.

3.  зрения на процесс. Ведь, , что процесс получения в банке для клиента и для выглядит со иначе. Таким , определив точку , мы четко определим – кто будет будущие нормативы.

4.  детализации процесса (и ). Нужно найти середину, регламент содержал , однозначные и легко имаемые требования к работ и не пользователя неваж деталями.

5. Необходимо определить должностное , ответственное за и его результаты. Именно должностное лицо и продолжать за возникновением жизненного процесса, из впечатления, изображенного в . Следует также процедуру и обновления правил.

процесса выполнения «Складской учет»

и область

2.1.1 Настоящий регламент устанавливает порядок процесса «Складской » и предназначен для улучшения процесса.

2.1.2 настоящего регламента распространяются на все функции и , выполняемые в выполнения «Складского » далее «процесса» в ЗАО « Плюс», а также при с соисполнителями и .

Термины и определения

В использованы следующие и определения:

Процесс – , целенаправленная взаимосвязанных видов , которая по определенной преобразует входы , представляющие для потребителя (клиента)

процесса – материальный или объект, необходимый для процесса .

ресурс – тот, который преобразованию в ходе процесса.

Преобразованный – тот, к которому определенная ценность при процесса.

Обеспечивающий необходим для выполнения , но не в ходе процесса.

по управлению – необходимый для процессом.

Вход – ресурсы (, информационные), необходимые для и получения результата , которые потребляются или при выполнении .

Выход процесса – (материальные или информационные), яв результатом выполнения бизнес-процесса, другими или внешними по отношению к клиентами.

Владелец – должностное лицо, ответственность за результата процесса и полномочиями для распоряжения , необходимыми для выполнения .

Владелец , выходы и входы

Владелец процесса – склада.

Основные логистических – сотрудники склада. Все на складе выполняются в с регламентом работы [6, с.57]

Входными системы является накладная и накладная на перемещение.

Выходными являются: прихода, журнал , отчет по качеству, по остаткам, отчет по , отчет «Ре отделов КЦ».

Выполнение

Модель функционирования (рисунок 4) показывает, что на поступают ценности (ТМЦ) от , и результатом деятельности является отгрузка ТМЦ компа.[3]

За основу форм берутся бланки, на предприятии. Их проанализировать, полноту содержащейся в них , и использовать при проектировании .

Рис. 4. Контекстная диаграмма деятельности « есть» [8, с.42]

Декомпозиция (рисунок 5) характеризует бизнес-процессы склада [8, с.46]:

• товара;
• товаров на складе;
• товара;
• комплектацию и ;
• управление складскими .

Рис.5. Декомпозиция диаграммы

На рисунке 5 , что приемка товара на отвечает за отдел , поскольку разместил заказ у на изготовление и поставку . Комплектация и отгрузка со склада под руководством отдела , так как этот Отдел заявки от РИЦ и отделов ЦК, и товары ними. Также продаж участвует в "управление балансами". заинтере в получении и отгрузке со склада с позиции учета.

Приемка на склад следующим образом ( 6):

1. При получении машины с кладовщик проверяет или другие . Если документы подготовлены в соответствии с ЗАО "Консультант Плюс", решение о выгрузки товара. В приемки товара запись о прибытии , содержащая : дату, время машины, поставщика, продукции, номер , имя кладовщика и , присутствовавшего при выгрузке, .

Рис.6. Декомпозиция бизнес-процесса «»

2) После выгрузки наименования доставленных товаров из , принимается количество и целостность товара. При расхождений в количестве или тности упаковки, она в акте приемки , а повреждение фо. Поврежденные упаковки в сектор приемки каче, где поврежденные товары и составляется несоответствия.

3) полученный отправляется на складское на складе, но перед по качеству изолированно.

4) приемка по осуществляется следующим (рис. 7). Контролеры надеются что образца дирижирует качества. Он использует , спецификации, etc. регламент. иальные по контролю качества по электронной почте из отдела . Согласно подготовленному отбора , товар отбирается со склада и Д в сектор приемки , где проверяется на соответствие качества. результаты проверки не, повторный отбор и контроль качества вляются в представителей поставщика. По проверки составляется акт, в фиксируются отклонения по . Если ис дает удовлетворительные , то рассмотрены, что проходит принятие качества, и к пакгаузу.

5) стороной, прошедшей по количеству и качеству, расписка, содержащая информацию: счета-фактуры, дата , номер товара, , количество, учетная цена и . Копию счета-фактуры передается в для учета товаров и . В карточке материала информация о товара:

• Наименование ,
• Поставщик,
• Дата ,
• Количество мест (),
• номер в месте (Паллета),
• со скидкой, сумма.

Рис.7. «Приемка по качеству»

Рис.8. бизнес-процесса «»

Бизнес-процесс хранения включает следующие (рисунок 8):

1) товар на складе до заявки на его отгрузку. Пе возникает необходимость товара внутри . Такие осуществляются грузчиками по кладовщиков.

2) На складе проводится инвентаризация, т. е. соответствия наличия ценностей, на балансе организации, их и правильности хранения. плановые и . Во время инвентаризации количество товаров на пересчитывается и сверяется с данными в данных учета.

3) по подразделений КЦ, зарезервировано для них еленное количество , имеющегося в на складе.

Рис.9. бизнес-процесса «Комплектация и »

Бизнес-процесс «Комплектация и » (рисунок 9) тся следующими положениями:

1) от РИЦ поступают в отдел ГЦ, который, в свою оче, формирует на выдачу товаров и со склада. Заказ пе на склад. Для отгрузки в РИЦ в с заявкой уется партия на поддонах. Оформляется на внутреннее перемещение, следующие : номер счета-фактуры, составления документа, заявки и номер РИЦ, а город заказа, номенклатурный товара, наименование, , Количество , цена со , сумма. Карточка содержит информацию об .

2) заказы от отделов КЦ приходят коммерческий отдел . Счет-фактура на внутренний выдается, аналогично от в РИЦ, но в этом вместо номера РИЦ и поставки стоит .

Ресурсы процесса

ресурсы складского учета сотрудники следующих :

• Отдела снабжения;
• ;
• Сотрудники ;
• Отдела сбыта.

мероприятия по улучшению

В кладовщиков очень рутинной по оформлению складских .

Складской учет в ЗАО « Плюс» характеризуется объемом информации: в среднем 5 раз в поступает товар от , 10 раз в день отгружается. Это ниже в  2.

Таблица 2

Оценка на обработку информации

№ п/п	операции	Периодич-ность	строк в	Количество операций в год	работы в год (строк)	выработки (опер/в .)	Трудо- в год (час)
	Приходная	5 раз в день	5	1250		4	312,5
	Журнал аемых	5 раз в день	1	1250		10	125
	Журнал приемки	5 раз в день	1	1250		25	50
	Комплектация товара	10 раз в день	20		2500	1	2500
	заявок	10 раз в день	1		2500	10	125
	на перемещение	10 раз в день	20		50000	4	625
	Карточка материалов	200 раз в день	1		5000	20	250
	об остатках	1 раз в неделю		52	78000	0,25	208
	Корректировка данных по результатам аризации	1-2 в месяц	10	24	240	1	240
	Отчет о мке по качеству	5 раз в день	5		6250	1	1250
							5685,5

Для используется большое документов, подготавли вручную (рисунок 10).

, выполняемые склада, утомительны для них , так как им приходится работать с объемом обрабатываемой . Этот не может не сказаться на труда работника: очень сильно , и начинают ошибки в оформлении . Проверка занимает большое количество . При выборе для отгрузки могут ошибки, повторная . Часть товара не быть на складе, что впослед может потерять , и будет утилизировано. вышеперечисленным снижается возможность своевременной и достоверной .

Итак, недостатками системы :

1. многократное дублирование и той же информации в различных ;
2. низкая оперативность при партии , т.к. подбор подходящих товара для отгрузки вручную;
3. неизбежные при комплектации и «потеря» товара на , в результате чего товар теряет ;
4. большие времени на составление ;
5. высокая трудоемкость информации;
6. неполное и использование средств, имеющихся в .

Рис.10. Схема документооборота документов

Для устранения недостатков автоматизировать инвен контроль, что позволит хранить, обрабатывать ин и тем самым снизить сложность и надежность и эффективность информации о результате.

склада – из важных задач на . Автоматизация склада :

• повышение качества ;
• повышение склада;
• сокращение затрат.

Потребность в , создание "прозрачного" – первая автоматизации складских . Информация о фактическом товаров на складе, может складская система, решающее значение при закупок и распределении по заказам. аналитика по продукту в любой момент необходимую информацию и от потерь и , вызванных его отсутствием.

система будет поддерживать специфику учета ЗАО « Плюс»:

• разрабатываемая обеспечит функции товаров, комплектации ов, отгрузки ов, управления остатками, отовки отчетов;
• система обеспечит с информаци системами отделов , снабжения и учета;
• учета материалов вестись .

2.7. Порядок внесения

2.7.1. Владелец процесса раз в два года пересматривает регламент “ «Складской учет” на целям и планам орга.

2.7.2 По итогам рассмотрения процесса принять решение о продлении регламента без изменений. В случае действие Процесса на следующие два года, для Владелец процесса запись в «Листе изменений» кон экземпляра: «Срок продлен до ........... года», ается и ставит . В противном Владелец процесса запись: «Требует . Срок действия до ..............года ( продления в этом не должен превышать 1 ), расписывается и ставит дату. запись начало пересмотра документированной процедуры.

3

Лист регистрации

№ Изм.	Номера				Номер документа		Дата	Срок вве изменения
	измененных		аннулиро-	заменен- ных

Заключение

система обеспечивает регистрацию документов, быстрый необходимого документа, учет документов категорий и составление справок, что в раз упрощает работу и производительность склада.

того, внедрение позволит площадь, на которой хранится , поскольку отпадет вести бумажный регистрации .

И если учесть, что с годом объем информации будет возрастать, очевидным, что внедрение ированной системы продаж является эффективной в будущем.

Кроме , автоматизация склада дополнительный эконо эффективный , который трудно . Благодаря прозрач склада улучшится запасами . Отделы поставок и всегда будут оперативную информацию со , а склад иметь предварительные о запланированных поставках и . Кроме того, позволит трудозатраты при учете за в бухгалтерии.

Список литературы

1. Варфоломеева Е.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / Е.В. Варфоломеева, Т.В. Воропаева и др.; Под ред. Д.В. Чистова - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 234 с.
2. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: Учебное пособие/Вдовенко Л. А. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 304 с.
3. Гвоздева В.А. Базовые и прикладные информационные технологии: Учебник / Гвоздева В. А. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 384 с.
4. Гвоздева В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 с.
5. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / Н.Н. Заботина. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 331 с.
6. Затонский А.В. Информационные технологии: разработка информационных моделей и систем: Учеб. пос. / А.В.Затонский - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2015 - 344с.
7. Информационные системы в экономике: Учебник / В. Н. Волковой, В. Н. Юрьева 2016. - 395 с.
8. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / В.В. Коваленко. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 320 с.
9. Мовшович С.М. Технология информационного обеспечения бизнеса [Электронный ресурс] : учеб. пос. / С.М. Мовшович и др.; под общ. ред. С.М. Мовшовича. - Минск: Выш. шк., 2016. - 144 с.
10. Проектирование информационных систем: Учебное пособие / Н.З. Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014.-432с.
11. Федотова Е.Л. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебное пособие / Е.Л. Федотова. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 368 с.
12. Черников Б.В. Информационные технологии управления: Учебник / Б.В. Черников. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 368 с.