Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда» (Объекты и единицы учета библиотечного фонда)

Содержание:

Введение

Внедрение автоматизации в библиотеку должно повысить производительность и качество труда работников библиотеки, эффективно обеспечивать пользователя необходимыми ему данными и ресурсами.

Процесс автоматизации деятельности библиотеки должен позволить и обеспечить:

·доступ к удаленным базам данных для возможности заказа книг из других фондов библиотек

·достаточно быстрый процесс выдачи и приема книг.

·автоматизированный учет должников

·заказ литературы с использованием базы данных рекомендованных пособий

·быстроту поиска необходимой читателю литературы использованием электронных каталогов библиотеки

·полный доступ к полнотекстовым и электронным ресурсам, имеющимся к библиотеке

Таким образом, целью решения задачи автоматизации является снижение времени, затрачиваемого библиотекарем на оформление различных документов, связанных с выдачей и приемом книг, снижение до минимума количества ошибок, допускаемых при заполнении, оптимизация сбора библиотечной статистики.

Целью данной работы является Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда».

Задачи работы – изучить:

Движение библиотечного фонда;

BPwin - мощный инструмент моделирования диаграмма последовательности;

разработки функциональной диаграммы – IDEF0;

модель «Как есть»;

модель «Как будет».

Глава 1 Движение библиотечного фонда

Объекты и единицы учета библиотечного фонда

Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы, независимо от их вида и материальной основы. К ним относятся:

издания и неопубликованные документы;

аудиовизуальные документы (АВД);

микроформы;

электронные издания.

В соответствии с Инструкцией № 590 величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах, что устанавливает ГОСТ 7.20-80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» (с изм.).

К основным единицам учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него относятся:

название;

экземпляр.

Название– это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него, считается экземпляром.

Дополнительными единицами учета библиотечного фонда являются:

годовой комплект;

метрополка;

переплетная единица (подшивка).

Годовым комплектом считают совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемую за одну учетную единицу фонда.

Международную единицу учета величины фонда, которая измеряется как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами, называют метрополкой.

Под переплетной единицей(подшивкой) понимают совокупность номеров периодических изданий, сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда.

Основными единицами учета изданий, в т. ч. нотных, и неопубликованных документов, кроме газет, являются экземпляр и название. Причем для журналов под экземпляром понимают том, номер, выпуск, а под названием - название издания за все годы его поступления в фонд, вне зависимости от изменения заглавия журнала и полноты комплекта.

Для нотных изданий как один экземпляр и одно название учитываются отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) Е одном издании. Как один экземпляр и одно название учитываются и партии объединенные издательской папкой (обложкой).

Для газет основными единицами учета являются годовой комплект и название газеты за все годы ее поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта.

Учет АВД также ведется в экземплярах и названиях, но под экземпляром понимают:

диск – для грампластинок и компакт-дисков;

катушку, кассету – для магнитных фонограмм;

рулон – для диафильмов;

комплект – для комплекта диапозитивов;

бобину – для кинофильмов;

кассету – для видеофильмов.

Издания, представляющие собой комплект, например, альбом компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию.

Для электронных изданий единицами учета фонда являются дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название.

Программные продукты, которые предназначены непосредственно для работы библиотечных работников и программистов, т. е. их рабочий инструмент, а также материалы, приобретенные для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда, считаются материалами служебного назначения, не включаются в фонд библиотеки и не подлежат учету в качестве библиотечных фондов.

АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание.

Порядок учета библиотечного фонда

Инструкция № 590 устанавливает как обязательные, так и факультативные принципы учета библиотечных фондов. Согласно ей организация обязана осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета.

Учет библиотечного фонда группами поступающих или выбывающих из него документов по одному сопроводительному первичному документу (счету, накладной, акту и т. д.) – это суммарный учет

Под индивидуальным учетом понимают учет каждого конкретного экземпляра документа, или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Суммарный учет. Суммарный учет ведется в форме книги суммарного учета библиотечного фонда (далее – Книга) или в другой форме, например, журнала, листов суммарного учета библиотечного фонда как в рукописном виде, так и в виде машинограмм.

Для отражения информации о движении библиотечного фонда инструкция предписывает ввести в Книгу три части:

 первая часть – «Поступление в фонд»;

 вторая часть – «Выбытие из фонда»;

 третья часть – «Итоги движения фонда».

В первой части фиксируются сведения о поступающих в фонд документах, т. е. такие показатели, как:

дата и номер записи;

источник поступления;

номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;

количество (всего, а также по видам, содержанию и языку коренной национальности);

стоимость.

Распределение документов по видам и содержанию во второй и третьей частях Книги происходит аналогично тому, как это делалось в первой части

Во второй части выбытие документов из библиотечного фонда отражается по причинам исключения из фонда, с указанием сведений о списанных документах – «передано», «продано» или «сдано в макулатуру».

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Данные о поступлении АВД, микроформ, электронных изданий отражают в первой части Книги с детализацией по видам документов; данные об их выбытии и итоги фиксируют аналогичным образом во второй и третьей частях соответственно.

Суммарному учету подлежат также и периодические издания независимо от материальной основы носителя информации. Итоги движения периодических изданий на основании актов могут подводиться за квартал, полугодие или год в зависимости от принятого в библиотеке порядка учета. Индивидуальный учет. Каждый экземпляр или каждое название документа подлежат дифференцированному индивидуальному учету.

Индивидуальный учет документов постоянного и длительного хранения осуществляется с помощью методов инвентаризации, когда каждому документу присваивается индивидуальный инвентарный номер. Такой номер записывают не только в инвентарной книге, но и на самом документе, закрепляя его за документом на все время нахождения в библиотечном фонде.

Для библиотеки с функциями получателя бесплатного обязательного экземпляра к документам постоянного хранения относится, например, один экземпляр отечественных документов.

Индивидуальный учет документов может осуществляться также путем их регистрации без присвоения инвентарного номера. Такому учету подлежат документы временного хранения, которые содержат информацию, теряющую свое значение через непродолжительный период времени, вследствие чего данные документы исключаются из фонда библиотеки.

Существуют следующие формы индивидуального учета документов библиотечного фонда:

книжная (инвентарная книга);

карточная (карточка учетного каталога);

листовая (лист актового учета);

регистрационная карточка на определенный вид издания, в т. ч. заполняемая на АВД или электронные документы. Обязательными для форм индивидуального учета являются:

дата записи;

номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда;

инвентарный номер; автор и заглавие;

год издания;

цена;

отметка о проверке;

номер акта выбытия.

Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. При маркировке необходимо:

обозначить принадлежность;

соблюсти эстетику;

обеспечить долговечность маркировочного знака;

сохранить текст или другую знаковую информацию.

Бухгалтерский учет поступления

Согласно Инструкции № 107н библиотечные фонды учитываются в качестве объектов основных средств независимо от стоимости отдельных экземпляров книг на субсчете 018 «Библиотечный фонд» на балансе бюджетного учреждения. Износ по библиотечным фондам не определяется.

Документы, поступающие в библиотечный фонд, учитываются по номинальной цене, включая стоимость первоначального переплета

При поступлении документов в бухгалтерию библиотеки передается первичный сопроводительный документ с подтверждением принятия документов к учету в библиотеку, составленный в форме акта согласно приложению к Инструкции № 590.

Централизованное снабжение документами.

При централизованном снабжении документами в адрес библиотеки поступает извещение Формы № 280 (0504805) с приложением копии счета поставщика на отправленные издания.

Библиотека в общем порядке учитывает полученные документы и передает в бухгалтерию извещение, копию счета и акт о приеме документов на учет.

Выбытие документов из библиотечного фонда

Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

Исключением являются:

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.

Учет таких документов наряду с положениями Инструкции № 590 регулируется соответственно Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. и доп.), законодательством РФ об охране и использовании памятников истории и культуры и нормативными документами о книжных памятниках РФ, Основами законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (с изм. и доп.).      Разработанный библиотекой порядок исчисления нормативов и их величина утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке.

Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине:

устаревшего содержания;

ветхости (физического износа);

дефектности;

дублетности;

непрофильности;

утраты.

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.

К таким документам относятся:

научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;

общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;

популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;

справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;

учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;

документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;

научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;

правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;

справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;

другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие реставрации (или когда их восстановление экономически нецелесообразно).

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Приемка-передача книг

Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.

На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).

В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.

Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда

Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.

Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.

При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, – акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:

зафиксированными в читательском формуляре напоминаниями о возврате документов, направленными в адрес читателя заказным письмом или открыткой с уведомлением о вручении, а также справкой из адресного стола;отказом на взыскание по исполнительному листу.

Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных». На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.

Глава 2 Программа StarUML

BPwin - мощный инструмент моделирования, разработанный фирмой Computer Associates Technologies который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес-процесс, которого коснутся эти изменения.

С помощью BPwin пользователь может сделать свою работу более продуктивной. Действия и другие объекты создаются буквально несколькими щелчками мыши, а затем легко отбуксированы в нужное место. Интерфейс BPwin, выполненный в стиле "проводника" облегчает навигацию и редактирование сложных процессов с иерархической структурой. Развитые возможности изменения масштаба представления позволяют быстро найти и сосредоточиться на необходимой для работы части модели процесса.

BPwin (теперь AllFusion Process Modeler) — программный продукт в области реализации средств CASE-технологий. Позволяет проводить описание, анализ и моделирование бизнес-процессов. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates. Распространяется на коммерческой основе.

Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти методологии по-своему уникальны. Каждая из них может быть выполнена отдельно с помощью BPwin, но их совокупность заключённая в модель даёт аналитику полную картину предметной области клиента.

Полное (новое) название BPwin: AllFusion Process Modeler

Работа с программой начинается с создания новой модели, для которой нужно указать имя и тип (рис.1).

Рисунок 1- Начало работы с программой

От выбора типа модели зависит в каких нотациях можно производить декомпозицию работ. Так, если выбрать тип Business Process (IDEF0), то в созданной модели можно производить декомпозицию работ в нотациях IDEF0, IDEF3 и DFD; если выбран тип Data Flow (DFD) — в нотациях DFD и IDEF3; если же выбран тип Process Flow (IDEF3) — то только в нотации IDEF3. После ввода имени модели и выбора ее типа BPWin сразу предложит задать параметры модели (рис. 2):

Рисунок 2 - Работа с мастером «Свойства проекта»

При этом по умолчанию в мастере указана нотация для разработки функциональной диаграммы – IDEF0.

IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) – одна из самых распространенных нотаций описания бизнес-процессов, основанная на методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique - технология структурного анализа и проектирования). Данная нотация применяется для моделирования различных автоматизированных и неавтоматизированных систем. Идея IDEF0 лежит в том, что бизнес-процесс отображается в виде прямоугольника, в который входят и выходят стрелки. Нотация IDEF0 – показывает взаимодействие процессов в общем виде, без лишних подробностей.

После задания свойств модели появляется главное окно программы (рис. 3)

Рисунок 3 – Окно программы

Затем предлагается заполнить описание проекта (рис. 4) .

Рисунок 4 – Описание проекта

Устанавливаем параметры шрифта и фона (рис. 5 и рис. 6).

Рисунок 5 – Параметры шрифта

Рисунок 6 – Параметры фона

Затем устанавливаем параметры функционального блока (рис. 7) .

Рисунок 7 - Параметры блока

После этого приступаем к нанесению на диаграмму стрелок. По правилам нотации IDEF0 каждый блок может иметь четыре различных типов связанных с ним стрелок. Обязательно есть стрелки вход и выход – то с чем работает процесс, а также есть стрелки механизмов (персонал, оборудование) и управляющие стрелки. Направление стрелок строго описано в нотации: для входа – левая сторона блока, выход – правая сторона блока, управление всегда приходит в вершину блока, механизмы – снизу работы. При этом ввиду того, что на контекстной диаграмме всего одна работа, все стрелки граничные.

Глава 3. Построение диаграмм

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

Модель Как есть

Построим модель Как есть (рис. 8, 9).

Рис. 8 Функциональная модель нулевого уровня «Управление библиотечным фондом»

Книги

Выходными данными являются:

Отчеты

Рис.9 Функциональная модель первого уровня «Управление библиотечным фондом» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с документами тратится много времени, возникает путаница с бумагами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Модель Как будет

Построим модель Как будет (рис. 10, 11).

На для процессов:

- получить книги;

- разместить книги;

- списать книги

добавляется Информационная система

Рис. 10 Функциональная модель нулевого уровня «Управление библиотечным фондом» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 11 Функциональная модель первого уровня «Управление библиотечным фондом» TO-BE

Заключение

В результате выполнения курсовой работы была выполнена разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда». Были изучены следующие разделы:

Движение библиотечного фонда;

BPwin - мощный инструмент моделирования диаграмма последовательности;

разработки функциональной диаграммы – IDEF0;

модель «Как есть»;

модель «Как будет».

Список литературы

Кознов Д.В Языки визуального моделирования: проектирование и визуализация программного обеспечения. Учебное пособиеСПб.: Изд-во СПбГУ, 2004, 143 с

Буч Г., Якобсон А., Рамбо ДжUML 2.0СПб.: Питер, 2006, 735 с

UML 2.0 Infrastructure SpecificationMarca D.A., McGowan C.LSADT Structured Analysis and Design Technique McGraw-Hill, 1988

Якобсон А., Буч Г., Рамбо Дж Унифицированный процесс разработки програмСПб.: Питер, 2002, 492 с

Фаулер М., Скотт К UML. ОсновыСПб.: Символ, 2006, 184 с

Леоненков А.ВОбъектно-ориентированный анализ и проектирование с использованием UML и IBM Rational Rose М.: Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006, 319 с

Павлинов А., Кознов Д., Перегудов А., Бугайченко Д., Казакова А., Чернятчик Р., Фесенко Т., Иванов АО средствах разработки проблемно-ориентированных визуальных языков. Сб. «Системное программирование», Вып. 2

Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес ДжПриемы объектно-ориентированного проектированияИзд-во Питер, 2005, 368 с