Разработка регламента выполнения процесса: «движение библиотечного фонда»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Моделирование бизнес - процесса - это процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.

В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет.

Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.

Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составила методология SADT. В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.

Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность.

Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. 

Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

Целью данной курсовой работы является исследование и моделирование бизнес-процессов движения библиотечного фонда. В ходе работы необходимо выполнить следующие задачи:

• изучить общие понятия бизнес-процессов, подходы к управлению организацией;
• провести обзор нотаций и инструментов для моделирования бизнес-процессов. Обосновать выбор нотации;
• классифицировать, смоделировать и разработать регламенты бизнес-процессов организации.

Исследование и моделирование бизнес-процессов проводится для выявления проблемных мест в организации деятельности компании, для того чтобы предприятие достигло максимальной экономической эффективности и правильно распределяло ресурсы на выполнение операций.

1.Описание предметной области. Постановка задачи.

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры. Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий.

Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Актуальность данной темы заключается в том, что многие библиотеки до сих пор придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Необходим, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, чтоб сократить время поиска необходимой литературы, информации о читателе и т.д.

В данной работе рассмотрим бизнес процесс доставки и покупки библиотекой новых книг.

В современном мире информационные технологии во всех сферах деятельности и автоматизация стала обязательной в большинстве учреждений.

Информационные системы существуют различных видов например, экономические представляют собой обработку информации и представление ее для всех уровней управления. Рассмотрим деятельность библиотечного фонда как экономического объекта с поступление, списанием и расходом средств и объектов.

Основное обще принятое понятие, что библиотека это хранилище книг. Основные функции такой организации это прием и выдача книг у читателей. Все остальные функции относиться к обслуживанию процесса выдачи и приема.

Каждая книга, точнее ее экземпляр имеет свой индикационный номер, каждый читатель имеет свой абонемент, в котором храниться история заказов, и возврата книг. Также происходит учет должников. Некоторые читатели, взяв книгу, не возвращают или же возвращают с просрочкой по времени.

Вся информация о дате выдачи и возврате, также информация по книге записывается в читательский билет. В указанные сроки читатель возвращает книгу или же переносится в должники. Также существует вариант продления использования книги, данное условие тоже вноситься в абонемент.

Наличие задолженностей влияет на дальнейшие отношения библиотеки с читателем. Каждый читатель имеет индивидуальный номер и читательский билет. По индивидуальному номеру работник библиотеки может определить ФИО читателя, дату рождения и его контактные данные. Придя в библиотеку, читатель, делает заказ на книгу. Сотрудник библиотеки может принять заказ в устной форме или заполнить бланк заказа

Сотрудник принимает заказ, проверяет наличие ассортимента и по возможности выдает необходимые книги. Информация о выданной книге заносится библиотекарем в читательский билет, где указывается дата выдачи книги и предполагаемая дата возврата. Это позволяет регулировать возврат книг и определять должников.

В случае не возврата книги в указанные сроки, сотрудник библиотеки может, воспользовавшись абонементом читателя, определить его личные данные и обратится к нему с уведомлением или же напомнить ему посредством телефонного звонка об имеющемся долге. В случае утери читатель обязуется выплатить полную стоимость экземпляра или же возместить ущерб покупкой такой же самой книги для библиотеки. 

Основой формирования библиотечного фонда библиотеки является процесс комплектования. Комплектование ведется на основе прямых договоров с издательствами, книготоргующими организациями, фирмами.

Все документы, которые поступили в библиотеку, принимаются ОК по сопроводительным документам (накладным) и штемпелюются. После приема и обработки сопроводительного документа ОК передает его в бухгалтерию. Исключение документов из библиотечного фонда оформляется по акту списания, с обоснованием причины, по которой документ выбывает из фонда.

Рассмотрим информацию о конкретной библиотеке и ее библиотечных фондах, например: «Городская библиотека»

Адреса и телефоны:

Тула, пр-т Мира, д. 20

Телефон: (095) 345-6789, факс: (095) 345-9876.

Контактные лица:

Иван Осипов – Директор библиотеки - в его обязанности входит контроль за библиотечными фондами, учет поступлений и списаний, учет финансовых поступлений.

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры города. Площадь её помещений около 2-х тыс. кв. м. В данном помещении располагается также книжный архив и типография библиотеки.

Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий.

Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. С каждым годом сделать это все труднее так как современный мир- это мир электроники и необходимо мотивировать и заинтересовывать пользоваться бумажными книгами. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

Основные характеристики деятельности библиотеки:

̶ число посадочных мест – 205;

̶ библиотека обслуживает 12 568 читателей по единому читательскому билету;

̶ число посещений за год – 6472;

̶ количество выданной литературы за год – 8176 экз.;

̶ в штате библиотеки 16 сотрудников.

Также разрабатывается сайт и автоматизированная система для реализации интернет - библиотеки.

В современном обществе быть просто библиотекой, а именно организацией по выдаче и приеме книг уже не актуально, рассмотрим библиотек, которая продает книги, проводит презентации книг авторов, продажу сопутствующих товаров, таких как канцелярия и т.д. Постоянно нужно развиваться и предлагать новые услуги и возможности использования. Рассмотрим организационную структуру библиотеки.

Рисунок 1.- Организационная структура библиотеки

Библиотеку, возможно, разделить условно на несколько подразделений:

• непосредственная работа с книгами
• дополнительные услуги, в нашем примере это продажа канцелярских товаров.

Согласно организационной структуре определим бизнес- процессы библиотечного фонда и построим диаграмму прецедентов деятельности.

Построим диаграмму прецедентов деятельности библиотеки. Диаграмма прецедентов отображает главных участников процессов: читатель, библиотекарь и отображает деятельность между ними.

Читатель и библиотекарь – актеры. Процессы – прецеденты.

Рисунок 2-Диаграмма прецедентов

Основные бизнес-процессы библиотечного фонда:

• комплектование фонда;
• обслуживание читателей;
• выдача книг;
• прием книг.
• продажа книг и канцелярии.
• отгрузка продукции покупателям

Согласно перечисленным процесса выполним моделирование библиотечного фонда при возможном усовершенствовании.

2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю.

Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др.

Моделирование бизнес-процессов позволяет не только определить, как компания работает в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия.

Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности.

Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели.

Бизнес-модель - это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

В простейшем случае бизнес-модель может состоять из единственной диаграммы, однако на практике это вряд ли допустимо, поскольку бизнес-процессы, как правило, слишком сложны и многоаспектны. Модель таких процессов включает следующие компоненты:

- Представления. Каждое представление отражает определенный аспект бизнес-процессов. Представление - это абстракция, отражающая конкретную точку зрения и скрывающая детали, несущественные для данной точки зрения.

- Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес-процессов.

- Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи.

Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т. д.

Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и т. д.

Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или, как принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. Состав атрибутов зависит от типа отображаемого при помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др. На практике при создании моделей организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов. Это позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой производят определенные вычисления, осуществляют анализ и оценку процесса.

Модели бизнес процессов предназначены и доступны широкому кругу пользователей. Например, могу использовать бизнес - аналитики, сотрудники, а также и руководство сотрудников.

Но основная проблема построения таких моделей, что построением занимаются не специалисты информационный области. Наиболее часто использованные модели графического вида, согласно которой с определенной методологией бизнес – процесс представлен в виде графического изображения – это система прямоугольников и стрелок.

Хотя данное представление самое простое, но обладает высокой информативностью, которая достигается благодаря форматированию каждого объекта, его атрибутов, свойство и связи.

Поэтому в последние годы разработчики программного обеспечения в сфере моделирования уделяют внимание преобразованию графических моделей в модели других видов, например, исполняемые для реализации автоматизации и финансового реинжиниринга. Необходимо определиться какую цель преследуют при моделировании и чего хотят добиться по итогу.

Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:

- обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

- обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;

- убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации, так как каждый персонаж моделирования может представлять совершенно по-другому;

- создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

Основная область применения бизнес - моделей - это реинжиниринг бизнес-процессов. При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций.

Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях - это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания так называемых моделей «AS_IS» (как есть) и «AS_TO_BE» (как должно быть) - понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.

Назначением будущих систем ПО является, в первую очередь, решение проблем бизнеса посредством современных информационных технологий. Требования к ПО формируются на основе бизнес-модели, а критерии проектирования систем, прежде всего, основываются на наиболее полном их удовлетворении.

Следует отметить, что модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, которое следует из целей их построения.

Таким образом, можно выделить следующие цели бизнес-моделирования:

- описание бизнес-процессов в стандарте «как есть»;

- является эффективным средством выявления и устранения «узких» мест предприятия;

- средство для предвидения и минимизации рисков;

- Описание деятельности предприятия для последующей автоматизации.

Задачи бизнес - моделирования:

- Реорганизация бизнеса

- Сертификация бизнеса

- Применение информационных систем для управления бизнесом

В настоящее время руководители многих предприятий инициируют в организациях проекты по моделированию процессов, преследующие различные цели. Эти цели можно разделить на две группы.

Достижение целей первой группы должно обеспечить решение конкретных проблем организации и повысить эффективность ее деятельности. От проекта описания бизнес-процессов в этом случае ожидают реальных, практически важных результатов.

Вторая группа целей может быть охарактеризована как цели-лозунги. Никто в организации не ждет какого-либо эффекта от проекта, он разрабатывается для реализации политических целей, либо служит обоснованием для распределения финансовых ресурсов.

Для моделирования информационных систем используются специальные программы. На данный момент рынок программ разнообразный, каждая из них адаптирована под специальные возможности. Наиболее известные программы моделирования перечислим:

• UML-моделирования Rational Rose (IBM)
• семейство AllFusion Business Process Modeler (BPwin) для описания бизнес-процессов с помощью методологий IDEF и DFD (Computer Associates)
• ARIS (IDS Scheer) - инструмент для создания моделей различных типов, предназначенных для описания бизнес-процессов, данных и информационных систем
• Visio (Microsoft) - средство создания различных типов моделей бизнес-процессов и данных, позволяющее создавать диаграммы и модели с применением различных методологий

Также очень популярным средством моделирования долгие годы является продукт компании Microsoft – Visio. Инструментарий Visio обладает интуитивно понятным интерфейсом, в нем можно быстро найти необходимые «заготовки» для моделей, при этом программа содержит огромную базу объектов, с помощью которых можно смоделировать практически любой процесс, технологию, архитектурную композицию и т.п. Пример построения диаграммы на рисунке 1.

Рисунок 3. Моделирование системы в Visio

В новых версиях Visio есть объекты-формы для быстрого создания основных моделей различных методологий: IDEF0, нотации еЕРС, с помощью этой программы можно также строить модели анализа процессов. В настоящее время не существует общепринятого определения CASE. Содержание этого понятия обычно определяется перечнем задач, решаемых с помощью CASE, а также совокупностью применяемых методов и средств.  CASE - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, заменяющий им бумагу и карандаш на компьютер для автоматизации процесса проектирования и разработки ПО.

Кроме перечисленного программного обеспечения часто пользователи используют другие популярные системы например BM WebSphere Business Modeler  или ELMA, Fox Manager. Данные программы имеют бесплатные версии, которые содержат достаточное количество функций для корректной работы пользователя. Особенность данных программ, в том, что они напрямую связаны с электронным документооборотом, например, есть функция учета сотрудников, учет рабочего времени через браузер

Все программное обеспечение, которое рассмотрели, имеет демо -версию или предоставляться бесплатно, при профессиональном использовании конечно нужна лицензированная версия программ.

3. Разработка регламента выполнения процесса «Движения библиотечного фонда»

3.1.Построение модели ИС средствами BPWIN

Рассмотрим существующую модель библиотечного фонда, что есть на данный момент. Основные недостатки можем выделить:

зам директор, а в большинстве случаев и директор участвует в бизнес процесс, и это приводит к повышению стоимость операции БП;

так как библиотека еще реализует канцелярские товары, существует невозможность введения гибкой системы скидок ввиду отсутствия структурированной базы данных сформированных заказов, а такая система скидок должна быть;

̶ в бизнес-процессе не используются дополнительные возможности обслуживания читателей, не учтена продажа канцелярской продукции, например.

Данные недостатки необходимо устранить. Для этого выполнил реорганизацию бизнес-процессов. Также выбрать тип и цели проекта. Процесс реорганизации значительно перестроит структуру библиотеки.

Итак, тип проекта – межфункциональный. Данный тип самый целесообразный к использованию при указанных параметрах.

Перечислим цели:

̶ сократить издержки и штатные единицы, которые не используются. Рутинная работа должна быть заменена на автоматизированную;

• необходимо разработать и внедрить ПО, которая не только выдавала книги, но и продавала книги;

̶ увеличить конкурентоспособность библиотеки, благодаря новым услугам и возможностям, также рекламе и возможным презентациям писателей стараться привлечь читателей;

̶ перейти на новый, качественно лучший уровень обслуживания, будет быстрее и комфортней для современного читателя.

Процесс реорганизации вызовет значительную перестройку структуры библиотеки. Это тоже довольно существенная проблема. Так как должны быть подготовлены и сотрудники и техника.

Диаграммы потоков данных- (DFD – Data Flow Diagram) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью требования разбиваются на функциональные компоненты или другими словами процессы и представляются в виде сети, но обязательно связаны между собой потоками данных. Цель таких средств одна, показать, как каждый процесс преобразовывает входные данные и также выявить связь между этими процессами. Связь обязательно должна быть.[1]

Каждая диаграмма потоков данных имеет стандартные компоненты: внешние сущности; системы/подсистемы; процессы; накопители данных; потоки данных.

Внешняя сущность представляет собой материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой системы.

В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой системы, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов системы может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность. Внешняя сущность обозначается квадратом.

При построении модели системы она может быть представлена в самом общем виде на так называемой контекстной диаграмме в виде одной системы как единого целого, либо может быть декомпозирована на ряд подсистем.[3]

Номер подсистемы служит для ее идентификации. В поле имени вводится наименование подсистемы в виде предложения с подлежащим и соответствующими определениями и дополнениями. Поле имени проектировщика (или поле физической реализации) указывает организацию, подразделение организации, программу или аппаратное устройство, реализующее данную систему.

Анализ предметной области организации отгрузки товара и получения отчетов по данному процессу проведем с помощью CASE-средства BPwin с использованием двух методов IDF0 и DFD. Выбор данных методов обусловлен следующими факторами:

IDF0 - необходимостью определения соответствующих областей в исследуемой системе, на которых необходимо сфокусировать внимание в первую очередь (моделирование деятельности библиотеки с целью построения некоторой информационной системы);

DFD - данные диаграммы используются для описания документооборота и обработки информации. Они являются дополнением к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций с документами в системах обработки информации. Распишем детально каждый процесс.

На контекстной диаграмме А-0 отображена система управления процессом.

Report for Diagram: A-0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Организация процесса отгрузки товара

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Сведения о клиенте

Организация работы библиотеки - совокупность технологических процессов. Основным результатом этого технологического процесса является оказание различных услуг. В нашей системе рассматриваем продажу сопутствующих товаров, а именно канцелярских принадлежностей.

Процесс работы подразделяется на 2 непрерывных потока, Один ориентирован на товар, второй - на клиента. (А0)

Report for Diagram: A0, Организация процесса отгрузки товара

Activity Name: Комплектование набора товаров

Activity Name: Обслуживание клиентов

Link Name: Канцелярские принадлежности

Link Name: Материалы

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Отгружаемый товар

Link Name: Сведения о клиенте

Следующие две диаграммы - это частные случаи декомпозиции подсистем рассматриваемого процесса. В них выделяются основные процессы. Ниже приведены отчеты по каждой из диаграмм. (А2, А23)

Report for Diagram: A2, Обслуживание клиентов

Подсистемы:

Activity Name: Оформление "карточки" клиента

Activity Name: Оформление пакета документов

Activity Name: Предоставление услуги

Потоки данных:

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Отгружаемый товар

Link Name: Пакет документов клиента

Link Name: Готовый пакет документов

Link Name: Карточка клиента

Link Name: Документация

Link Name: Сведения о клиенте

Link Name: Карточка документов клиента

Хранилища:

Data Store Name: База клиентов

Data Store Name: Хранилище оформленных документов

Report for Diagram: A23, Предоставление услуги

Подсистемы:

Activity Name: Прием заявки

Activity Name: Поиск заказанного товара

Activity Name: Заполнение первичной документации

Activity Name: Отгрузка товара

Потоки данных:

Link Name: Услуги организации

Link Name: Стандарты

Link Name: Мнение эксперта

Link Name: Персонал

Link Name: Оборудование

Link Name: Готовый пакет документов

Link Name: Сведения о клиенте

Link Name: Отложенные заявки

Link Name: Заявка на товар

Link Name: Первичная документация

Link Name: Отчет об отгрузке

Link Name: Заявка на склад

Link Name: Документы на отгрузку

Link Name: Отчет о наличии

Link Name: Выполненная заявка

Link Name: Отказ

Хранилища:

Data Store Name: БД выполненных заявок

Data Store Name: БД отложенных заказов

Data Store Name: БД отчетов

Внешние сущности:

External Name: Клиент

Все рассмотренные диаграммы были реализованы и представлены дополнительно к работе в папке Диаграмма. А скриншоты данных диаграмма представлены на рисунках 4-6.

Данные модели ИС построены средствами BPWIN. Каждый пользователь может выбрать для себя более оптимальную программу для реализации и представления модели.

Рисунок 4. Контекстная диаграмма отгрузки товара

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции отгрузки товара

Рисунок 6.Диаграмма декомпозиции по работе с клиентами

Рисунок. 7. Диаграмма декомпозиции системы предоставления услуг

3.2.Построение модели средствами ERWIN

Процесс проектирования информационной системы это работа в несколько этапов, который представляет собой последовательность переходов от словесного описания структуры по предметной области к описанию обьектов этой области уже с помощью некоторой модели.

Чтобы выполнить данные требования, необходимо использовать потоковые диаграммы. Данные диаграммы разбивают требования на функциональные компоненты и представляются в виде сети, но обязательно связанной потоками данных. Процессы имеют условные обозначения. Такие как кружочки, прямоугольники, горизонтальные линии. Все эти обозначения имеют свое значения.

Диаграммы представляю иерархию функциональных процессов и под процессов, связи потоков данных. Основная цель продемонстрировать, как каждый процесс преобразовывает входные данные, и какие данные получаем на выходе, а также выявить связь между ними. Диаграмма ER, строиться доя того чтобы сделать более понятным описание структуры на каждом уровне детализации, разбить на части и точно определить отношения между данными частями.

Создание ИС всегда направлена на автоматизацию работы совершенной любой организации. А библиотеке просто необходимо быть современной и автоматизированной иначе перестанет привлекать читателей. В разработанной диаграмма ER участвуют такие документы:

Товар - внутренний документ. Данный документ содержит информацию о наличии продукции, ее цене при продаже. Функция данного документа – учет товаров.

Клиента( читатель) – внутренний документ , который содержит информацию о читателе.

Заказ - внутренний документ, содержит информацию о всех заказах, сделанных клиентами. В данной документе информация о заказах зраниться по датам заказа. И при необходимости, возможно, просмотреть всю историю заказов. Функция: учет заказов.

Договор - исходящий документ. Предоставляет гарантии для двух сторон. Функция: юридическое обоснование.

Отчет - внутренний документ, составляется на основе запроса по клиентам и товару. Информация может нести как справочный характер, так и официальный. Предоставляется в свободном доступе или по запросу.

В представленной схеме процессы обозначены кружочками, сущности – прямоугольниками, а хранилища данных – двумя горизонтальными линиями.

Erwin имеет два уровня представления данных: логический и физический. Рассмотрим два уровня. Диаграммы построены для обоих уровней.

Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире, например "Постоянный клиент", "Отдел" или "Фамилия сотрудника". Объекты модели логического уровня называются сущностями и атрибутами. Данная модель не зависит, от какой либо СУБД. Построена именно согласно функциональным требованиям. А вот физическая модель совершенная ее противоположность.

Рисунок 7.-­ Диаграмма Erwin -уровень сущности

Физическая модель данных зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится вся информация обо всех объектах БД.

Но не стоит заблуждаться, что логическая может быть представленной несколькими физическими. В физической модели каждый атрибут соответствует объекту этой модели и несет конкретную информацию. В логической такого нет.

Представленные в физической модели атрибуты несут конкретную информацию о конкретных физических объектах. Необходимо разделять логическую и физическую модель, так как такое разделение решает важную проблему. А именно задачу наиболее оптимального представления данных, удобного для понимания, как специалистам, так и простым пользователям. Данные модели построены на рисунках 7-8.

Рисунок 8 -Диаграмма Erwin -физическая модель

Подведем итог выполненной работы в данном пункте курсовой. Средствами ERWIN были построены две модели – логическая модель и уже по логической модели была реализована физическая модель. Данные модели содержат основные сущности и атрибуты процесса отгрузки товара. В нашем случае товар – это дополнительная услуга библиотеки продажа канцелярской продукции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе необходимо было рассмотреть работу библиотечного фонда и выполнить усовершенствование бизнес процессов данной организации. Для реализации данного задания рассмотрели теоретические основы моделирования, построили и аргументировали модели диаграмм в двух нотациях а именно: ERWIN и BPWIN.

Благодаря проведенному анализу и работе можем сделать такие выводы:

• участие зам. директора, а также директора библиотеке в бизнес-процессе можно исключить, этими вопросами может заняться автоматизированная система. Их работа может быть автоматизирована с помощью внедрения базы данных, и тогда с операцией, которую он выполняет, может справиться рядовой библиотекарь.

За счет сокращения обязанностей директора и их переноса рядовому сотруднику в бюджете библиотеки освобождаются средства. А данные средства можно вложить в развитие библиотечного фонда, или развития электронной библиотеки. Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса, а именно библиотекаря. Перечислим основные результаты работы:

• Рассмотрена и проанализирована стандартная деятельность библиотеки
• Построена организационная диаграмма и диаграмма прецедентов
• сформулированы регламенты бизнес-процессов библиотеки
• Разработана модель базы данных для частичной автоматизации деятельности библиотеки.

Таким образом, выполнили усовершенствование процессов библиотечного фонда. При использовании автоматизированной системы библиотеки возможно уменьшение трудовых затрат и повышения эффективности работы, а также уменьшение финансовых затрат, которые будут направлены на получение прибыли от внедрения новых услуг.

Цели курсовой работы выполнены. Результат представлен в виде отчета и электронного варианта разработанных диаграмма в виде приложения к данной работе.

Библиографический список

1. Агальцов, В.П. данных. В 2-х т. Т. 2. Распределенные и базы данных: В.П. Агальцов. - М.: ИД ИНФРА-М, 2013. - 272 c.
2. Агальцов, В.П. данных. В 2-х т.Т. 1. базы данных: В.П. Агальцов. - М.: ИД ИНФРА-М, 2013. - 352 c.
3. Голицына, О.Л. данных: Учебное О.Л. Голицына, Максимов, И.И. Форум, 2012. - 400 c.
4. Карпова, И.П. данных: Учебное И.П. Карпова. - Питер, 2013. - 240 c.
5. Карпова, И.П. данных: Учебное И.П. Карпова. - Питер, 2013. - 240 c.
6. Карпова, И.П. Базы данных: Учебное пособие / И.П. Карпова. - СПб.: Питер, 2013. - 240 c.
7. Наумов А.Н., Вендров А.М., Иванов В.К. и др. Системы управления базами данных и знаний - М.: Финансы и статистика, 2014. - 352 c.
8. Пирогов, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие / В.Ю. Пирогов. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 528 c.
9. Советов, Б.Я. Базы данных: теория и практика: Учебник для бакалавров / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской. - М.: Юрайт, 2013. - 463 c.
10. Кириллов, В.В. реляционные базы реляционные базы В.В. Кириллов, Громов. - СПб.: 2012. - 464 c.
11. . Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html
12. 5. Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm