Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализаций операций бизнес-процесса «Продажи». Проектирование информационных систем

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «бизнес-процессы» в настоящий момент времени весьма популярно в России, и даже покрыто некоторым ореолом мистики. Тем не менее, на самом деле все невероятно просто. Бизнес-процесс представляет собой набор действий, которые компании необходимо выполнить для получения заданного результата. Так, если рассматривать основные элементы процесса продажи товаров, то сюда стоит отнести: поиск клиентов, отправку им коммерческих предложений, заключение договора с заказчиком и последующее продление его, обработка заказа, отправка заказчику инвойса, выполнение компанией обязательств по договору, контроль за выполнением условий договора сторонами, контроль счетов, автоматическое создание отчетных документов.

От эффективности бизнес-процессов непосредственно зависит конкурентоспособность и прибыльность вашей компании. Исходя из этого, совершенно логично, что бизнес-процесс должен быть: оптимальным, четко описанным, выполняемым строго согласно плана, постоянно совершенствуемым.

Дело в том, что непосредственно от этого зависят ключевые результаты работы компании, в частности, финансовые. И совершенно логично, что их по возможности необходимо отладить до автоматизма. Более того, автоматизация процессов продажи товаров является необходимостью для руководителей, желающий вывести свою компанию на принципиально новый уровень качества.

Владельцы и руководители компании от внедрения на своем предприятии современных систем автоматизации получают следующие неоспоримые преимущества:

Четкое понимание того факта, как именно работает его компания (порой в процессе описания разгораются серьезные споры).

Стандартизацию процессов (если каждый из них не будет четко описан, то каждый работник выполняет поставленные перед ним задачи в меру своего таланта и понимания).

Повышение общего качества услуг и управляемости бизнеса.

Возможность проводить осознанные улучшения деятельности компании.

Возможность более тесного взаимодействия подразделений компании.

Уменьшение зависимости вашего бизнеса от человеческого фактора.

Снижение числа сотрудников, необходимых для решения текущих задач.

Повышение удовлетворенности клиентов, рост прибыли и снижение издержек.

Таким образом, характеристика процесса продаж благодаря внедрению системы автоматизации серьезно возрастает.

Целью курсовой работы является разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота.

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

Обследование предметной области учёта продаж бытовой техники, изучение и диагностический анализ структуры учёта продаж бытовой техники.
Выявление бизнес-процесса продаж бытовой техники.
Построение диаграммы действий бизнес-процесса, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.
Разработка постановки задачи «Продажа бытовой техники».
Проектирование форм входных и выходных документов.
Проектирование классификаторов экономической информации.
Составление инструкции пользователя по эксплуатации разработанного программного продукта.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В компании возникла острая необходимость заявить о себе как можно большему количеству потенциальных покупателей. Самый просто и эффективный способ сделать это, расширить возможности своего магазина с помощью вывода его в он-лайн.

Такой магазин удобен отсутствием очередей и возможностью ознакомиться не спеша со всеми товарами. Интернет-магазин – это витрина, которую могут посмотреть сразу тысячи. Вы имеете возможность «работать» со всеми клиентами, когда-либо купившими товар в вашем интернет-магазине. Можно создать базу, можно делать рассылки, можно напоминать о себе, устраивать распродажи и дисконты. Появляется своя клиентская база. А это очень важно.

В данное время работа по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники автоматизирована только частично. База данных «ТЕХ» не обеспечивает должного уровня автоматизации технических средств. В процессе составления списков вычислительной техники приходится использовать множество бумажных документов. Учет техники ведется в тетради, а отчеты выполняются в ручную на Microsoft Word 2003. Анализ состояния парка вычислительной техники частично выполняется на программе Microsoft Excel 2003. Входная информация для составления списков и отчетов передается из паспортов технических средств, гарантийных талонов и непосредственной сверки комплектующих и программного обеспечения.

Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. В частности приходится вручную сверять правильность ввода наименований и серийных и инвентарных номеров. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.

Составление полного и исчерпывающего списка средств вычислительной техники очень важно для последующего отслеживания ее передвижения по предприятию и ремонтным организациям, так как неверный учет может привести к потере некоторых комплектующих с последующим увеличением затрат на дальнейшее обслуживание определенной единицы вычислительной техники.

Особенно важна своевременная замена расходных материалов и постоянное пополнение их на складе. Так как простои в работе предприятия, складывающиеся из несвоевременности их замены и отсутствия в наличии некоторого запаса на складе, приводят к огромным материальным убыткам предприятия и в связи с этим специалист по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники обязан четко знать, сколько расходных материалов и комплектующих имеется на складе и своевременно его пополнять.

Программное обеспечение средств вычислительной техники так же играет не последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных средств должен быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается обновлений для антивирусов и продуктов фирмы Microsoft, потому что даже регулярное резервное копирование не способно полностью избавить отдел АСУ от массового распространения сетевых вирусов и других зловредных программ по коммуникационным линиям предприятия. В конечном итоге обновление баз антивирусных программ является наиболее простым и эффективным решением при борьбе с вирусами.

Первоисточником информации о каждой единице ВТ является ее паспорт или талон гарантийного обслуживания. В этих документах содержатся минимальный, но самый необходимый набор информации:

- наименование;

- технические характеристики изделия;

- серийный номер;

- дата приобретения;

- гарантийный срок эксплуатации;

- предприятие предоставляющее гарантию;

- условия гарантийного обслуживания;

- ресурс данной единицы ВТ.

Первоначальным источником информации о программном обеспечении являются такие его характеристики как:

- название;

- версия;

- дата выпуска;

- область применения;

- фирма-производитель.

Таким образом, первоначально необходимо перевести все эти данные в электронный вид, в котором будут четко прописаны все требуемые характеристики и свойства текущей единицы вычислительной техники или программного обеспечения. Полученные данные используются непосредственно для составления всех отчетов и анализа текущего состояния парка вычислительной техники на предприятии.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

1. Менеджер отдела продаж ежедневно оформляет заявки клиентов на покупку бытовой техники в соответствии с прайс-листом. Заявка регистрируется в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер отдела продаж выставляет счёт клиенту. Счёт регистрируется в реестре счетов.

3. Бухгалтер ежедневно получает и обрабатывает приходные кассовые ордера и выписки банка, содержащие сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации. На основании этих документов бухгалтер определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты по заявке истёк, а платежи не поступили, то менеджер делает отметку о недействительности заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет данные в виде счёта о покупке продавцу консультанту.

6. Продавец консультант на основании счета выписывает товарную накладную на оплаченный товар, затем проверяет товар на качество и комплектность, выписывает (заполняет) гарантийный талон на приобретенный товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца менеджер на основании журнала заявок формирует сводку о количестве поступивших заявок на каждую модель бытовой техники.

Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Менеджер отдела продаж Бухгалтер Продавец-консультант

Обработка приходных

Кассовых ордеров и выписок банка

Заявка

Оформление заявки клиентов

Журнал заявок

Регистрация заявки

Определение оплаченных счетов

Выставление счета

Счет

Реестр счетов

Отметка об оплате

Реестр счетов

Регистрация счета

Товарная накладная

Оформление товарной накладной на оплаченный товар

Контроль поступивших платежей

Счет не оплачен

(срок истек)

Счет оплачен

Выдача товара

Отметка об оплате

Гарантийный талон

Отметка о недействительности заявки

Журнал заявок

Формирование сводки о количестве заявок

Сводка

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Таблица 1

Операции бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Операция	Исполнитель	Периодичность	Входящие документы	Исходящий документ	Примечание
Оформление заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Прайс-лист	Заявка
Регистрация заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка	Журнал заявок
Выставление счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка	Счет
Регистрация счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Счет	Реестр счетов
Получение и обработка приходных кассовых ордеров и выписок банка	Бухгалтер	Ежедневно
Определение оплаченных счетов	Бухгалтер	Ежедневно	Приходный кассовый ордер, выписка банка
Формирование отметки об оплате	Бухгалтер	Ежедневно	Приходный кассовый ордер, выписка банка	Реестр счетов
Контроль поступления платежей	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов
Отметка об оплате	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов	Журнал заявок	Если счет оплачен
Отметка о недействительности заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Реестр счетов	Журнал заявок	Если срок оплаты по заявке истек, а платежи не поступили
Оформление товарной накладной на оплаченный товар	Продавец консультант	Счет	Оплаченный счёт	Товарная накладная
Выдача товара	Продавец консультант	Ежедневно		Гарантийный талон
Формирование сводки	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Журнал заявок	Сводка

Таблица 2

Документы бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Составляемый документ	Операция	Исполнитель	Периодичность	Документ-основание	Примечание
Заявка	Оформление заявки	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Прайс-лист
Журнал заявок	Регистрация заявки; Отметка об оплате или недействительности заявки	Менеджер отдела продаж; Менеджер отдела продаж	Ежедневно Ежедневно	Заявка; Реестр счетов
Счет	Выставление счета	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Заявка
Реестр счетов	Регистрация счета; Формирование отметки об оплате	Менеджер отдела продаж; Бухгалтер	Ежедневно Ежедневно	Счет; Приходный кассовый ордер и выписка банка
Товарная накладная	Оформление товарной накладной на оплаченный товар	Продавец консультант	Ежедневно	Счет
Гарантийный талон	Выдача товара	Продавец консультант	Ежедневно
Сводка о количестве заявок	Формирование сводки о количестве заявок	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Журнал заявок

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рис 1.Контекстная диаграмма

Рис 2. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Рис 3. Второй уровень детализации контекстной диаграммы

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Модель DFD бизнес-процесса «Продаж бытовой техники»

Рис 4. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

Рис 5. Второй уровень детализации диаграммы

Модель IDEF3 бизнес-процесса «Продаж бытовой техники

Рис 6. Первый уровень детализации контекстной диаграммы

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Информационная модель и ее описание

Наименование задачи – «Обработка данных продаж бытовой техники».

Цель задачи разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота.

Периодичность решения –ежемесячно.

Срок выполнения задачи – дата расчета – 2 число следующего месяца.

Информационная связь с другими задачами – результаты решения задачи используются специалистами, главным бухгалтером, директором, администратором.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Исходной информацией для решения задачи «Обработка данных продаж бытовой техники» является:

-Журнал заявок (Приложение 1,2)

-Заявка (Приложение 3,4)

-Товарная накладная (Приложение 5,6)

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика исходной информации

Наименование информации	Общая характеристика информации	Источники информации	Сроки сбора информации	Способ поступления
Журнал заявок	Текущая информация	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Канал связи
Заявка	Текущая информация	Менеджер отдела продаж	Ежедневно	Канал связи
Товарная накладная	Текущая информация	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи

Используемым исходным данным для решения задачи присваиваются идентификаторы, приведенные в таблицах 4-6.

Таблица 4

Идентификаторы документа «Журнал заявок»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Номер производителя	NOMER_PR	99
Код покупателя	KOD_POKU	99
Сумма	SUMMA	99999

Таблица 5

Идентификаторы документа «Заявка»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер наименования	NOMER_NAIM	99
Наименование	NAIMENOVANIE	А(14)
Cумма	SUMMA	99999
Кол-во	KOL	99
Цена	CENA	9999
Итого	ITOGO	9999	Руб.

Таблица 6

Идентификаторы документа «Товарная накладная»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер техники	NOMER_TECH	9999
Дата выпуска	DATA_VYPU.	99.99.99
Номер производителя	NOMER_PR	99
Кол-во	KOL	99
Цена	CENA	9999
Гарантия	GARANTIYA	99

Документ «Журнал заявок»

Контроль соответствия реквизитов «Номер», «Номер производителя»,«Код покупателя», «Сумма»списку значений базы данных;

Документ «Заявка»

Контроль соответствия реквизитов «Номер наименования», «Наименование», «Сумма» , «Кол-во на складе», «Цена»списку значений базы данных;

Документ «Товарная накладная»

Контроль соответствия реквизитов «Номер техники», «Дата выпуска», «Номер производителя», «Кол-во», «Цена», «Гарантия»списку значений базы данных;

2.3. Описание результатной информации

Результатной информацией для решения задачи является:

-Счёт (Приложение 7,8)

-Гарантийный талон (Приложение 9,10)

-Сводка о количестве заявок (Приложение 11,12)

Характеристика результатной информации приведена в таблице 7.

Таблица 7

Наименование информации	Потребитель информации	Периодичность передачи информации	Способ передачи
Счёт	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи
Гарантийный талон	Продавец-консультант	Ежедневно	Канал связи
Сводка о количестве заявок	Менеджер отдела продаж	Ежемесячно	Канал связи

Таблица 8

Идентификаторы документа «Счёт»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Дата	DATA	99.99.99
Cумма	SUMMA	99999
Номер покупателя	NOMER_POKU	99
Итого			Руб.

Таблица 9

Идентификаторы документа «Гарантийный талон»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	999999
Дата	DATA	99.99.99
Имя покупателя	NAME_POKU	А(12)
Фамилия	FAM	А(11)
Имя сотрудника	NAME_	A(12)
Фамилия сотрудника	FAM	A(12)
Цена	CENA	9999
Наименование	NAIMENOVANIE	А(14)

Таблица 10

Идентификаторы документа «Сводка о количестве заявок»

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
Номер	NOMER	99
Имя	NAME	A(11)
Фамилия	FAM	А(12)
Наименование	NAIMENOVANIE	А(12)
Цена	CENA	9999
Кол-во	KOL	99

Документ «Счёт»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Сумма», «Номер покупателя».

Арифметический контроль реквизитов «Сумма».

Документ «Гарантийный талон»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Дата», «Имя покупателя», «Фамилия», «Имя сотрудника», «Фамилия сотрудника», «Цена», «Наименование».

Арифметический контроль реквизитов «Цена».

Документ «Сводка о количестве заявок»

Логический контроль соответствия реквизитов «Номер», «Имя», «Фамилия», «Наименование », «Цена», «Кол-во».

Арифметический контроль реквизитов «Кол-во».

В качестве условно-постоянной информации, используемой при решении задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами, являются следующие реквизиты:

-Правила оформления заявки

-Прайс-лист(Приложение 13,14)

-ПБУ(Положение по Бухгалтерскому Учёту)

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Решение задачи по разработке и проектированию АРМ менеджера по работе с клиентами выполняется по следующему алгоритму:

1. Документ «Счёт »

ИТОГО (общая стоимость)

2.5. Характеристика базы данных

Данная инструкция предназначена для того, чтобы ускорить работу пользователя с информационной системой. ИС обладает простым, удобным интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для его работы функции.

Чтобы пользователь мог перейти к необходимому документу (заполненному или его бланку) или к формам для заполнения документов существует главная форма, на которой расположены кнопки «Формы для заполнения документов», «Бланки документов», «Документы».

Рис. 7 Главная форма

Нажав на кнопку «Формы для заполнения документов», переходим к списку форм, с помощью которых можно заносить данные о клиентах (ФИО, адрес, контактные телефоны), предоставляемых услугах (перечень услуг, стоимость товара), а так же данные о совершенных сделках, принятых заказах и т. д.

Рис 8 «Формы для заполнения документов»

Чтобы перейти обратно к главной форме – нужно нажать кнопку «Назад».

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Принцип работы рассмотрим на примере формы «Журнал заявок» (рисунок 9).

Рис. 9 Форма «Журнал заявок»

На форме находятся кнопки, с помощью которых пользователь может добавлять новые данные, которые автоматически заносятся в таблицу. Также пользователь может посмотреть форму заявки представленную на рис.10

Рис. 10 Форма «Заявка»

2.7 Описание программных модулей

Аналогично проходит работа с другими формами:

1). «Сводка о количестве заявок»,

2). «Прайс-лист»,

3). «Гарантийный талон»,

4). «Счёт».

Чтобы перейти форме с бланками документов, нужно нажать кнопку «Бланки» на главной форме, а перейти обратно к главной форме – нажать кнопку «Назад». Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Бланки документов».

Рис. 11 Форма «Бланки документов»

На форме «Бланки документов» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка»;

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт;

Чтобы перейти к необходимому бланку документа, нужно нажать кнопку, соответствующую названию бланка документа.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Аналогично через главную форму можно перейти к форме «Документы».

Рис. 12 Форма «Документы»

На форме «Документы» представлены следующие документы:

1. Журнал заявок;

2. Сводка;

3. Прайс-лист;

4. Заявка»;

5. Гарантийный талон;

6. Товарная накладная;

7. Счёт.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По результатам проделанной работы можно сделать следующие выводы.

Для достижения главной цели были выполнены поставленные задачи. В итоге получилось приложение автоматизации обработки информации. Оно позволяет просматривать информацию, хранящуюся в базе данных, также предусмотрена возможность добавления, редактирования и удаления записей, а также реализация выходных документов с помощью отчетов

Разработанная база данных, позволяет снизить затраты времени и существенно облегчает формирование результатных документов.

Также следует отметить, что спроектированная система не является совершенной, т.к. в ней содержится небольшой объем информации. В перспективе можно увеличить объем информации и модернизировать в соответствии с этим форму приложения с добавлением новых элементов управления.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. МусинаТ.В. VisualFoxpro 8.0. Учебный курс - К.: ВЕК+, СПб.: КОРОНА принт, К.: НТИ, 2014. - 464с.

2. Омельченко Л.Н. Самоучитель VisualFoxpro 8. - СПб.: БХВ-Петербург, 2013. - 688 с: ил.

3. Черемных С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. - М.: Финансы и статистика, 2016. - 192с.: ил. - (Прикладные информационные технологии).

4. Теория экономических информационных систем. Электронный учебно-методический комплекс, 2006-2009 Миндалёв И.В., КрасГАУ

5. VisualFoxPro 9.0, ЛебедевА. Н. – М.: НТ Пресс, 2015

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Макет формы документа: "Журнал заявок "