Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования.

Данная тема является актуальной, так как на данный момент большое число фирм, как больших так и маленьких постепенно автоматизируют отдел за отделов фирм.

Можно сказать первые шаги в этом направлении уже сделаны. А именно, автоматизировано ведется деятельность в отделе бухгалтерского учета.

Следующим шагом должна стать автоматизация управления персоналом. То есть необходимо разработать и внедрить, или купить (в зависимости от финансовых возможностей фирм) программы по учету персонала, так называемые программы для автоматизации деятельности работника отдела кадров.

Внедрение программ по учету персонала, позволит решить ряд проблем с которыми сталкиваются работники отдела кадров которые ведут весь учет персонала в бумажном варианте.

И использование компьютером упростит не только работу сотрудника, но и позволит предприятию, которое внедрит программу уменьшить денежные затраты.

Целью курсовой работы является получение практических навыков в проектировании локального автоматизированного рабочего места управленческого персонала.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

• Выполнить характеристику задач, которые необходимо автоматизировать;
• Описать бизнес-процессы.
• Описать документооборот;
• Описать программное и техническое обеспечение;
• Описать БД и процесс разработки программы;
• Протестировать полученное приложение.

Объектом исследования является автоматизация отдела кадров. Предметом исследования являются отдел кадров.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы (были использованы как учебники, так и интернет-источники), а так же приложения.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Любое предприятие не зависимо от его размеров нуждается в процессе автоматизации. Как правило процесс автоматизации начинается с отдела бухгалтерии, и очень часто на этом и заканчивается. Правильным будет если следующим направление автоматизации будет отдел кадров.

Создание программы по автоматизации рабочего места (АРМ) отдела кадров, позволит хранить всю информацию обо всех сотрудниках, которые работают или/и работали на предприятии.

Основная цель внедрения программы по автоматизации отдела кадров следующие:

• Хранение всей информации в удобном виде;
• Быстрый поиск необходимой информации, о конкретном работнике;
• Все данные хранятся в определенном порядке;
• Есть возможность защитить данные от несекционного доступа.

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит быстро и достоверно получать информацию, а так же выполнять разные операции с данными. И все это приведет к тому, что все будет выполняться быстро и качественно, и не надо будет перепроверять полученные данные в результате запроса.

Таким образом, в данном курсовом проекте будет разработана программа для автоматизации отдела кадров, а так же будет описан процесс разработки программы в соответствии с поставленными вопросами.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Далее рассмотрим существующие бизнес-процессы, которые есть в отделе кадров предприятия. И существующие бизнес-процессы показаны на рисунке 1:

Рисунок 1. Бизнес-процессы в отделе кадров

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Работник отдела кадров осуществляет документооборот, который схематично показан на рисунках 2 и 3.

Рисунок 2. Документооборот приема работника на работу

Рисунок 3. Документооборот увольнения работника

Если рассмотреть выше представленные два рисунка о документообороте, который имеет место в отделе кадров, то можно сказать, что работник отдела кадров выполняет однотипную рутинную работу.

Причем, следует отметить, что все данные о работнике и прочие документы ведутся по-старинке, то есть в бумажном варианте. В данном случае имеет место использование компьютера, то есть автоматизировать весь процесс.

Причем, надо отметить, что в отделе кадров должны хранится вся информация о взысканиях, штрафах и прочее. То получается, что работа сотрудника отдела кадров достаточно однообразна и легко можно запутаться.

Далее обоснуем необходимость внедрения автоматизированной системы в отделе кадров.

В процессе работы, сотрудник отдела кадров сталкивается со следующими проблемами:

• Утеря документов;
• Собирается много документов, назначение и источники которых неточны или непонятны;
• Может иметь место такой факт – как того, что документы попадут в чужие руки;
• Много рабочего времени тратится на поиск нужного документа;
• Много времени тратится на прием и увольнение работника;
• Часто допускаются ошибки;
• Очень часто надо один и тот же документ составлять в нескольких копиях;
• Сложно составить статистические отчеты;
• Тратится много бумаги, то есть - большие денежные затраты.

Все выше перечисленные недостатки показывают необходимость внедрения программы для автоматизации работы сотрудника отдела кадров. Разрабатываемая программа позволит решить эти проблемы, а так же удовлетворить потребности в быстром поиске нужной информации. Данные о работнике - его личные данные, награждения, взыскания и отпуске позволят более оперативно отслеживать все аспекты работы работников, а также быстро составлять отчетность.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение – представляет совокупность данных, которые представлены в определенной форме – удобной для компьютера, для дальнейшей компьютерной обработки.

ИО это совокупность следующих трех компонент:

• Системы классификации и кодирования;

• Системы унифицированной документации, которая используется в ИО;

• Информационная база.

Классификатор представляет сгруппированный, по различным признакам, перечень наименованных объектов, где каждому из них присвоен уникальный код, в соответствии с их общими признаками или различиями. Классификаторы применяются для упрощения работы по сбору информации и систематизации данных, а также используются для указания кодов в различных унифицированных документах.

В был употреблен локальный классификатор. Локальная классификатор имеет область видимости – всю программу.

В программе используется два классификатор, который имеет следующее описание:

• Классификатор «№ карточки»;
• Классификатор «№ специальности»;

Структурная формула классификатора «№ карточки» такая:

F = [Наименование]:[XXX] — номер карточки

Пример заполнения – 234

Структурная формула классификатора «№ специальности» такая:

F = [Наименование]:[XX] — номер специальности

Пример заполнения – 4.

В теории информатике есть несколько моделей баз данных (БД), а именно:

- Иерархическая. Эта модель представляет собой структуру данных, напоминающую «дерево». Модель работает по такому принципу: несколько узлов низшего уровня соединяются с помощью связи с одним узлом высшего уровня. Те соединяются с узлами уровня ещё выше и так далее;

- Сетевая - похожая на иерархическая, вид также напоминает дерево, но отличается от неё характером связи между компонентами - не один ко-многим, а много ко многим;

- Реляционная - база данных, которая сильно отличается от остальных, так как по внешнему своему видом является таблицей. Строка каждой таблицы содержит определенную информацию об объекте внутри базы, а столбец - одинаковый тип данных объекта^[1].

В результате выбрана реляционная база данных для разработки программы для курсового проекта.

Как и все БД, база состоит из таблиц, где хранятся все данных. Следует отметить, что каждая таблица обладает уникальны кодов.

Разработанная БД позволяет пользователю следующие возможности:

 Вводить личные данные нового сотрудника, указывая следующие параметры:

 № личной карточки;

 Фамилия;

 Имя;

 Отчество;

 Дату рождения;

 Семейное положение;

 Данные паспорта;

 Специальность;

 Стаж работы;

 Последнее место работы.

 Выводить список сотрудников с возможностью сортировки по любому параметру.

 Выводить личные данные по любому сотруднику.

 Выводить отчеты по поощрениям и взысканиям.

 Выводить отчеты по отпускам.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Для разработки программы была выбрана система управления базами данных (СУБД) - Microsoft Access версии 2010.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access – это реляционная СУБД) разработанная фирмой Microsoft. Access входит в состав пакета Microsoft Office. СУБД имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных^[2].

Была выбрана данная СУБД так как, Microsoft Access 2010 - это программа с помощью которой можно создавать БД, а так же легко управлять ими.

Access 2010 — это средство проектирования и развертывания приложений баз данных, с помощью которого можно отслеживать важную информацию. Данные можно хранить на компьютере или публиковать в Интернете, чтобы другие пользователи могли работать с базой данных через веб-браузер^[3].

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, а распределяет их по разным таблицам, как принято в реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных.

Для выполнения всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые помогают пользователю выполнить основную работу с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу обычному пользователю.

Эта СУБД идеально подходит для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом. Другое преимущество в том, что данная система она очень наглядна. А это преимущество делает ее прекрасным помощником для хранения информации, так как пользователям, а точнее разработчикам не нужно иметь дело с таблицами и графиками^[4].

2 ГЛАВА. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.

2.1. Информационная модель и её описание.

Информационная модель программы показана на рисунке 4:

Рисунок 4. Информационная модель программы

Информационная модель состоит из следующих уровней:

• логический уровень информационной системы – это таблицы «Личные карточки», «взыскания», «специальности», «отпуск», «награждения и поощрения». В данной таблице хранятся все данные о работниках предприятия.
• второй логический уровень – это те же пять таблиц, но уже измененные в результате работы программы.
• третий логический уровень – информация которую получает работник отдела кадров.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

Входная информация разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию. В нашем случае имеем:

- Условно-постоянная информация, и это справочник «Специальности»;

- Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета. Это справочники «личные данные», «Взыскания», «отпуск», «награждение и поощрение».

Для заполнения личных данных открывается форма показанная на рисунке 5, которую надо заполнить.

Рисунок 5. Макет формы «Личные карточки»

Для того, что бы работнику добавить поощрение разработана форма 6.

Рисунок 6. Макет формы поощрение

Аналогичный макет разработан для взыскания, что показано на рисунке 7.

Рисунок 7. Макет формы взыскание

И так же создано для «создания» отпуска, см. рисунок ниже:

Рисунок 8. Макет формы отпуск

2.3. Характеристика результатной информации.

Для того, что бы получить отчет по сотруднику или отчет по отпускам или награждениям надо обеспечить диалог с пользователем для ввода номера карточки сотрудника. Такая информация вводится с клавиатуры на сообщение запрос на экране в процессе решения задачи, как показано на рисунке 9.

Рисунок 9. Диалоговое окно запроса параметра «номер личной карточки»

И затем только выводится нужная информация.

К выходной информации относится следующие документы:

- отчет о личных данных сотрудника;

- отчет о награждениях;

- отчет о взысканиях;

- отчет об отпусках;

Эти документы выводиться на экран либо на печать.

Например, при введении №1, выведется информации о данном номер, при запросе отчета о отпусках, то есть получится следующий документ, который показан на рисунке 10.

Рисунок 10. Отчет по отпускам

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).

Программа создается для одного пользователя – работника отдела кадров.

Дерево функций данной программы показано на рисунке 11.

Рисунок 11. Дерево функций работника отдела кадров

Сценарий диалога показан на следующем рисунке:

Рисунок 12. Сценарий диалога

2.5. Характеристика базы данных.

База данных состоит из 5 таблиц, которые представлены ниже:

Таблица 1. Структура записей таблицы «Специальности»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ специальности	Числовой (INT)	Длинное целое	Да
2	Название специальности	Текстовый	100	Нет

Таблица 2. Структура записей таблицы «Личные карточки»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ карточки	Числовой (INT)	Длинное целое	Да
2	Фамилия	Текстовый (CHAR)	100	Нет
3	Имя	Текстовый (CHAR)	50	Нет
4	Отчество	Текстовый (CHAR)	50	Нет
5	Дата рождения	Дата/время (Date)	Краткий формат даты	Нет
6	Семейное положение	Текстовый (CHAR)	50	Нет
7	Паспорт серия	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
8	Паспорт номер	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
9	№ специальности	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
10	Стаж работы	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
11	Последнее место работы	Текстовый (CHAR)	250	Нет
12	Уволен	Логический (Да\Нет)	2	Нет
13	Заметки	Memo	65 535	Нет

Таблица 3. Структура записей таблицы «Награждения и поощрения»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ карточки	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
2	Дата награждения\поощрения	Дата/время (Date)	Краткий формат даты	Нет
3	Заметки	Memo	65 535	Нет

Таблица 4. Структура записей таблицы «Взыскания»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ карточки	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
2	Дата взыскания	Дата/время (Date)	Краткий формат даты	Нет
3	Заметки	Memo	65 535	Нет

Таблица 5. Структура записей таблицы «Отпуск»

№ п/п	Имя поля в таблице	Тип данных	Размер поля	Ключевое поле
1	№ карточки	Числовой (INT)	Длинное целое	Нет
2	Дата начала отпуска	Дата/время (Date)	Краткий формат даты	Нет
3	Дата окончания отпуска	Дата/время (Date)	Краткий формат даты	Нет

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).

Данная программа разработана в Microsoft Access 2010 и для ее разработки использовались: таблицы, формы, отчеты и макросы. Назначение которых следующее:

• Формы используются для ввода данных о работниках;
• Запросы используются для выводы информации, по номеру работника;
• Отчеты используются для формирования отчетов.

Схема данных базы данных показана на рисунке 13.

Рисунок 13. Схема данных

Условно дерево вызова программных модулей показано на рисунке 14:

Рисунок 14. Дерево вызова программных модулей

2.7 Описание программных модулей.

Для решения рассматриваемой задачи должен производится ввод и накопление оперативно-учетной информации о личных данных сотрудника, согласно личным карточкам, и награждениях, взысканиях, отпусках, согласно приказам директора предприятия. Справочная информация о специальностях и образовательных учреждениях должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующие справочники) с соответствующих документов.

В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи приведены на рисунке 1 (См. Приложение 1).

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.

После запуска программы «Программа для отдела кадров» откроется окно показано на рисунке 15.

Рисунок 15. Форма «Главное окно»

Данное окно открывается автоматически при запуске и позволяет открывать все имеющиеся формы для заполнения таблиц, а также все запросы и отчеты.

На главной форме расположена кнопка «Выход», при нажатии которой происходит автоматическое сохранение данных и выход из программы.

Для того, что бы ввести начальные данных в справочники БД надо нажать на кнопку перехода «Заполнить справочник Специальности». После нажатия данной кнопки «Заполнить справочник Специальности» будет открыта форма для заполнения соответствующей таблицы БД.

Если на предприятие взят новый работник, то сотруднику отдела кадров необходимо только добавить нового сотрудника в БД. Для это следует нажать на форму для заполнения: «Заполнить личную карточку». Для ввода сведений о награждениях, взысканиях и отпусках надо только нажать на соответствующие формы.

Кнопки, соответствующие запросам и отчетам, позволяют открывать необходимые запросы и отчеты.

Для закрытия программы используйте кнопку «Выход». При ее нажатии все данные будут сохраняться автоматически.

«Программа для отдела кадров» разработана для любого среднего предприятия. Созданное приложение просто и удобно, и в то же время многофункциональным программным продуктом, позволяющим автоматизировать работу отдела кадров. Работать на приложении может обычный пользователь персонального компьютера.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы – это разработка программы для автоматизации рабочего места сотрудника отдела кадров предприятия. поставленная цель была выполнена. А именно разработана программа для автоматизации рабочего места работника отдела кадров.

Разработка и внедрение программы по автоматизации в данном направление является необходимость для любой фирмы, не зависимо от ее размеров. Создание программы, с базой данных обусловлено необходимостью вести автоматизированный учет и хранение сведений обо всех сотрудниках фирмы. Вся эта информация необходима для нормального функционирования фирмы.

Проектирование приложения осуществляется под управлением СУБД Access.

В процессе разработки была использована нормализованная реляционная модель. Проведение нормализации позволило спроектировать базу данных, в которой нет избыточных (ненужных) данных и противоречий. Также была обеспечена целостность данных, которая способствовала адекватности отражаемых сведений.

В результате использования данного приложения на предприятии увеличится скорость обработки данных, и скорость работы персонала по поиску, так же уменьшится вероятность появления ошибок в работе связанная с человеческим фактором. Вместе с тем существует ряд перспективных направлений, связанных с улучшением и усовершенствованием проекта.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Сеннов А. Access 2010. Учебный курс. — СПб.: Питер, 2010.
2. Microsoft Access [ онайлн] - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access (дата обращения 01.11.2016).
3. ИЕРАРХИЧЕСКИЕ БАЗЫ ДАННЫХ // Клименко В.Г. [ онайлн] - URL: http://www.scienceforum.ru/2016/pdf/18667.pdf (дата обращения 22.10.2016).
4. Основные задачи в Access 2010 [ онайлн] - URL: https://support.office.com/ru-ru/article/%D0%9E%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B7%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B8-%D0%B2-Access-2010-268acfed-2484-4822-acb3-c30e58045588 (дата обращения 01.11.2016).

ПРИЛОЖЕНИЯ

Личная карточка

Приказ о приеме на работу

Приказы

Ввод и накопление

Справочные данные

- специальностей

Данные учета:

поощрения,

взыскания,

отпуска.

Анализ данных

Отчет по поощрениям

Отчет по отпускам

Отчет по взысканиям

БД

Рисунок 1. Технологическая схема ввода информации и решения задачи составления отчетности

1. ИЕРАРХИЧЕСКИЕ БАЗЫ ДАННЫХ // Клименко В.Г. [ онайлн] - URL: http://www.scienceforum.ru/2016/pdf/18667.pdf (дата обращения 22.10.2016) ↑

2. Microsoft Access [ онайлн] - URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access (дата обращения 01.11.2016) ↑

3. Основные задачи в Access 2010 [ онайлн] - URL: https://support.office.com/ru-ru/article

4. Сеннов А. Access 2010. Учебный курс. — СПб.: Питер, 2010. – с. 18 ↑