Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет»(Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

Введение

Любая хозяйственная и коммерческая фирма (предприятие, организация) ставит перед собой самую важную задачу - умение выжить. Гарантией жизни и процветания фирмы является правильное управление персоналом. Для эффективного управления персоналом необходимо достигать поставленные цели, эффективно использовать мастерство и возможности персонала, измерять приток и сохранять высококвалифицированный и заинтересованный персонал.

От людей зависит сила или слабость организации. Деятельность фирмы эффективна, если руководители организации действительно заботятся о своих работниках, их жизненном тонусе и психологическом климате в коллективе.

Управление складами на предприятии актуально проводить с помощью бизнес-процессов, которые хорошо описаны в методической литературе. Рассматриваются типовые подходы к созданию моделей бизнес-процессов, однако практические задачи реорганизации систем управления практически не рассматривают [10]. Описание бизнес-процессов проводится с использованием нескольких основных нотаций и соответствующего программного обеспечения, с помощью которого можно моделировать бизнес-процессы любой сложности. Техника описания бизнес-процессов хорошо описана в методической литературе, разработанной для программ BPWin, ARIS и т.д. [11, 12].

Эффективное управление складом состоит больше из практических действий, чем из канцелярских процедур или правил. Конечно, правила используются, но приоритетом являются все же действия. В литературе [2, 3, 9, 12, 14] описаны наиболее эффективные функции управления складом.

При выполнении курсовой работы пред нами были поставлены следующие задачи:

• описать предметную область;
• спроектировать концептуальную модель данных;
• смоделировать бизнес-процессы;
• спроектировать физическую структуру базы данных;
• провести оформление технического проекта системы;
• выбрать методологию проектирования ИС;
• построить функциональную и объектно-ориентирован. модели системы.

Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета движения материалов на складе.

Целью данной курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса по управлению складом предприятия.

Объект исследования: склад на предприятии. Предмет исследования: учет материалов на складе.

При проектировании и описании БД использована CASE система AllFusion ERwin Data Modeler 7.3, Computer Assotiates BPWin.

При создании базы данных использована СУБД - MS Access 2016.

Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Предметная область комплекса задач по анализу выполнения плана цехами состоит из расчёта остатков по изделиям по кварталам. Документы, которые являются источником информации для выполнения поставленной задачи: «Изделие», «Склад», «Товарно-транспортная накладная», «Цеховая накладная».

Изделия, которые выпускаются цехами, сдаются на склады готовой продукции. При этом составляется документ – «Цеховая накладная» (ЦН).

Ниже приведена информационная схема, указывающая на цели, которые реализуются данной задачей, и документы, которые являются источником информации для выполнения заданной функции. Результаты задачи отображены с помощью отчёта, который можно вывести на печать или экран (Рисунок 1).

Рисунок Информационная система

Функции решаемых задач:

1. Учитывается количество изелий, поступивших на заданный склад по кварталам;
2. Учитывается количество изелий, отгруженных с заданного склада по кварталам;
3. Подсчитывается остаток как разность между отгруженными и поступившими на склад изделиями.

Технические требования к системе:

1. в ИС используется защита от несанкционированного доступа с использованием пароля на открытие базы данных.

2. информационная система может быть реализована на компьютере с установленной ОC Windows XP и выше, СУБД MS Access 2007 и выше.

Характеристика существующих бизнес–процессов

Рассматривается деятельность склада предприятия.

Основные процедуры склада таковы:

• прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции,
• приемка готовой продукции,
• рассортировка,
• комплектация потребителям,
• определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции,
• согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями,
• организация приемки продукции сторонними организациями,
• координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей,
• подготовка отчетов об объемах продукции.

Для проанализированной предметной области построим контекстную диаграмму при помощи BPWin 4.0 (Рисунок 2).

Рисунок Контекстная диаграмма

Декомпозиционное разложение модели используется в моделировании бизнес-процессов, для того чтобы дать более подробное описание блоков. Каждое из этих действий может в свою очередь быть декомпозировано. При каждой декомпозиции блока создается новая диаграмма. Число декомпозиций не ограничено и полностью зависит от уровня сложности, который необходимо показать в модели.

Декомпозируем контекстную диаграмму на 3 функциональных блока (Рисунок 3):

• Приемка товара на склад;
• Хранение и переучет продукции;
• Отгрузка продукции.

Рисунок Диаграмма IDEF0

Любая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Декомпозируем функциональный блок «Приемка товара на склад» еще на четыре действия (Рисунок 4):

• Проверка товарно-транспортной накладной;
• Проверка поставленной продукции;
• Занесение данных о продукции в БД;
• Передача продукции на хранение.

Рисунок Диаграмма DFD «Приемка товара на склад»

Далее декомпозируем функциональный блок «Хранение и переучет продукции» на два действия (Рисунок 5):

• Размещение товара на складе;
• Анализ наличия необходимого количества на складе (на этом этапе лицу, принимающему решение, передается оперативная информация).

Рисунок Диаграмма DFD «Хранение и переучет продукции»

Декомпозируем функциональный блок «Отгрузка» на три действия (Рисунок 6):

• Проверка наличия товара на складе;
• Занесение информации об отгружаемой продукции в БД;
• Отгрузка продукции по требованию.

Рисунок Диаграмма DFD «Отгрузка»

Декомпозируем функциональный блок «Проверка товарно-транспортной накладной» который, в свою очередь, является элементом декомпозиции блока «Приемка товара на склад» на четыре действия:

• Принятие товарно-транспортной накладной;
• Проверка поставщика;
• Проверка реквизитов документа;
• Проверка количества продукции (Рисунок 7).

Рисунок Диаграмма IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной

Декомпозируем функциональный блок «Проверка поставленной продукции» который, в свою очередь, является элементом декомпозиции блока «Приемка товара на склад» на три действия:

• Проверка продукции на годность;
• Принять продукцию;
• Вернуть поставщику (Рисунок 8).

Рисунок Диаграмма IDEF3 проверки поставленной продукции

Построим диаграмму прецендентов. Диаграммой прецедентов - это диаграмма, на которой имеются прецеденты и актеры, и отношения между ними (Рисунок 9).

Рисунок Диаграмма прецедентов

Актеры на диаграмме следующие:

- «zav_sklad» (заведующий складом), который следит за:

- «oborot_mes» (оборотом за месяц);

«reviziya» (ревизией);

«klad» (кладовщиками), которые управляют:

- «get_tovar» (принятием товаров);

- «send_tovar» (отправкой товаров);

- «inventar» (инвентаризацией).

Для построения диаграммы классов выбран прецедент «get_tovar» (принятие товара), в котором описываются правила получения нового товара от поставщика.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В регламентации деятельности работников и подразделений разрабатывается документация, которая связывает функциональное и процессное управление. Это такие документы, как положение о подразделениях и должностная инструкция [9].

Приведем алгоритм формирования должностной инструкции работника отдела кадров (Рисунок 10)

Процессы

Хранение и переучет продукции

Приемка товара на склад

Отгрузка

Отчетность

Действия специалиста склада в различных процессах

Проверка товарно-транспортной накладной

. Проверка поставленной продукции

Передача продукции на хранение

Занесение данных о продукции в БД

Должностная инструкция работника склада

Рисунок Алгоритм формирования должностной инструкции

Как видно из рис.10, данный вид регламентации является наиболее простым, так как представляет собой лишь сбор функций должностного лица в различных процессах (или сбор функций подразделения в различных процессах).

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по значимым признакам).

Внемашинное информационное обеспечение можно классифицировать по иерархическому принципу. Достоинства такого подхода: легкость построения, использование независимых классификационных признаков в разных ветвях иерархической структуры. Недостатки - жесткая структура: сложно вносить изменения, невозможно группировать объекты по не предусмотренным заранее сочетаниям признаков.

Входящим документом является товары на складке.

Входные формы проектируются оригинально, т.е. для удобства ввода.

Информация внутри системы хранится в формате реляционной БД MS Access 2016.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - это совокупность программ системы обработки информации и программной документации, необходимой для эксплуатации этих программ. Также оно включает совокупность программ, процедур и правил, отражающих функционирование системы обработки данных.

Программное обеспечение по назначению можно разделить на системное, прикладное и инструментальное.

Для проектируемой информационной системы учета продаж необходима операционная система Windows XP и выше.

Windows XP — операционная система семейства Windows NT корпорации Microsoft. Она была выпущена в 2001 году и является продолжением ОС Windows 2000 Professional. Название XP происходит от англ. expierence (опыт). Название вошло в практику использования в качестве профессиональной версии.

Windows XP является непоредственно клиентской системой.

В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

База имеет методы и средства, дающие возможность каждому из работников работать только с теми данными, которые ему необходимы по производственной необходимости. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным работникам, образуется информация, которую они и используют и на основании которой производят ввод и редактирование данных.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

Наиболее популярными и удобными являются реляционные базы данных. В них информация храниться в табличном виде.

Первая версия системы управления базами данных Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для шестнадцатиразрядной версии Windows.

Наша база данных реляционная и состоит из нескольких таблиц. Связи между таблицами осуществляется с использованием ключей. Ключ – атрибут (поле) или совокупность атрибутов, значения которых однозначно определяют запись в таблице.

При разработке информационной системы в программном обеспечении необходима операционная система Windows XP, СУБД Access 2016 и пакет MS Office не ниже версии 2007. Для разработки структуры базы данных используем Erwin Data Modeler r7.

Проектная часть

Информационная модель и её описание

Склады - это здания и сооружения, предназначенные для приемки, размещения и хранения поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

Специалисты используют несколько разных терминов для складов, чаще их называют распределительными и логистическими центрами.

Изготовителю продукции необходимы склады сырья и исходных материалов, с помощью которых обеспечивается непрерывность производственного процесса. Склады готовой продукции позволяют содержать запас, обеспечивающий непрерывность сбыта. На складах торговли накапливаются и ожидают своего потребителя готовые изделия.

Склады – это важная часть большинства цепей поставок. Каждая организация хранит запасы, чтобы иметь резерв в момент разбаланса спроса и предложения. И пока организациям необходимо хранить запасы материалов, им требуется склады.

В своей работе я собираюсь рассмотреть функционирование склада фирмы, занимающейся оптово-розничной торговлей косметики, а именно различных кремов.

Рассмотрим принципы построения информационной модели. Разработано 13 таблиц информационной базы: 9 из них – справочники и четыре – оперативные таблицы.

На 1 этапе построения информационной модели отображаем символ информационной системы и «Прикрепляем» к нему все разработанные таблицы БД:

ИС

Справочник плательщиков

Справочник цехов

Договор

Поставщик

Платежное поручение

Цеховая накладная

Справочник товаров

Плановый отдел

Склады

Платежно-транспортные расходы

Справочник плательщиков

Справочник товаров

Товарно-транспортная накладная

Информационная система

Все таблицы БД

Рисунок Этап построения информационной модели

Затем начинаем отображать процесс обработки информации в базе данных (БД). Для этого отображаем исполнителя операции и символ заполнения экранной формы с соответствующей порцией данных:

Сотрудник склада

Ведение справочников

Обработка данных на складе

Формирвоание отчетности

Сотрудник

Экранные формы

Рисунок 2 этап построения информационной модели

Далее показываем, какие таблицы данных отвечают за хранение и обновление информации в результате работы с экранными формами и какие результаты можно получить в процессе обработки данных, а также кому эти результаты предназначены:

Товарно-транспортная накладная

Справочник плательщиков

Справочник цехов

Договор

Поставщик

Платежное поручение

Цеховая накладная

Справочник товаров

Сотрудник склада

ИС

Плановый отдел

Склады

Справочник плательщиков

Справочник товаров

Ведение справочников

Платежно-транспортные расходы

Обработка данных на складе

Формирование отчетности

Договор

Единицы измерения

Месяц

Плановый отдел

Поставщик

Склады

Справочник цехов

Справочник плательщиков

Справочник товаров

Товарно-транспортная накладная

Платежно-транспортные расходы

Цеховая накладная

Платежное поручение

Накладные

Ответственные по работам

Сотрудник склада

Рисунок 3 этап построения информационной модели

Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации информационных объектов

Характеристика результатной информации

В результате получается 6 информационных объектов из всех документов (Рисунок 14): «Заказчики» (договоры), «Планы», «Цехи» - цеховые накладные (ЦН), «Склады», отдел сбыта «Товарно-транспортные накладные» (ТТН), «Банки» - платежные поручения (ПП).

Рисунок Схема движения основных документов

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разрабатываемой системе модуле предусмотрен один пользователь – администратор. Дерево функций системы представлено на
рисунке 12.

Рисунок Дерево функций

На основании дерева функций разработан сценарий диалога, схематически представленный на рисунке 16.

Рисунок Сценарий диалога

Характеристика базы данных

Для решения задачи выбрана реляционная система управления базами данных Microsoft Access, где каждый информационный объект отображается в соответствующей реляционной таблице (Рисунок 17).

Рисунок Схема данных БД

Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

При разработке структуры диалога предусмотрена возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

 

Рисунок Дерево функций

Для каждого модуля укажем идентификатор и выполняемые функции. Эти данные представлены в форме таблицы.

 Таблица 1. Таблицы описания функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1.	Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, предопределенные процедуры, процедуры и функции, которые необходимо выполнить при запуске системы «MS Access».
2.	Модуль справочника «Товары»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
3.	Модуль справочника «Поставщики»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
4.	Модуль справочника «Плательщики»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
5.	Модуль справочника «Договор»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
6.	Модуль справочника «План выпуска продукции»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
7.	Модуль справочника «Склады»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
8.	Модуль справочника «Цеха»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
9.	Модуль справочника «Накладные»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника

Преобразуем эту схему в схему настройки, отражающей виды и состав используемых объектов проектирования по каждому виду, применяемых в этих средствах: «Форм», «Отчетов», «Запросов» и «Кнопочная форма».

Рисунок Дерева вызова программных модулей

Описание программных модулей

В базе данных созданы следующие пользовательские формы (рис.20-рис.25):

Рисунок Форма «СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ»

Рисунок Форма «План выпуска»

Рисунок Форма «Справочник складов» с подчиненной формой

Рисунок Форма «Справочник цехов»

Рисунок Форма «Цеховая накладная» с подчиненной формой

Рисунок Форма «Договор на поставку продукции»

Рисунок Форма «Платежное поручение»

Контрольный пример реализации проекта и его описание

Алгоритм решения задачи представлен на рис.27:

Выбрать изделия из цеховой накладной, поступивших на заданный склад

Склад

Справочник товаров

ЦН, СЦН

Склад

Справочник товаров

ТТН

Склад

Справочник товаров

ЦН, СЦН

Склад

Справочник товаров

ТТН

ЦН

Запрос на склад

Запрос Кол-во по ЦН

Запрос Кол-во по ТТН

Выбрать изделия из товарно-транспортной накладной, отгруженных с заданного склада

Получить количество изделий по цеховой накладной

Получить количество изделий по товарно-транспортной накладной

ТТН

Запрос на склад

Объединить кол-во изделий по ЦН и пол-во по ТТН, получить разность между ними по заданному складу

Запрос Разность

Склад

Справочник товаров

ТТН, ЦН, СЦН, Запрос Кол-во ЦН, Запрос ТТН

Сформировать отчет

Печать отчёта

Рисунок Алгоритм решения задачи

Отчет строится с помощью мастера. Выбирается группировка по названию склада (рис.28):

Рисунок Фрагмент отчета

Кнопочная форма предназначена для более простого передвижения и наглядного представления всех созданных объектов в базе данных. Кнопочная форма состоит из двух окон: Главной и подчиненной страниц.

Внешний вид главной кнопочной формы (рис.29):

Рисунок Главная страница кнопочной формы

Главная кнопочная форма состоит из таких кнопок: Документы. Отчет. Информация. Выход.

Заключение

Нынешние непростые экономические условия способствуют тому, что необходимо своевременно создавать систему управления персоналом для эффективного управления людскими ресурсами и снижения издержек за счет централизованного проведения оптимальной кадровой политики.

Каждая компания инвестируют средства в своих сотрудников, чтобы повысить эффективность их работы и определить потребности профессионального развития.

В данной курсовой работе описывается регламент выполнения процесса «Управление складом». Были рассмотрены регламентация бизнес-процессов и организация работы с товаром на складе и разработан регламент выполнения процесса управления складом в практической части с использованием программы BPWin и Access.

Созданный регламент управления складом позволяет оперативно решать как текущие, так и будущие потребности постоянно развивающейся организации.

В данной курсовой работе по варианту расчитаны остатки по изделиям на складах по кварталам.

Получены и закреплены знания по СУБД Microsoft Access. Проведен общий анализ предметной области; определены функции, которые реализованы согласно моего варианта, изложены требуемые ограничения. На основе анализа разработан контрольный пример.

Список литературы

1. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»
2. ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».
3. ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем».
4. ГОСТ 34.603-92 «Виды испытаний автоматизированных систем».
5. ГОСТ 24.703-85 «Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения».
6. РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».
7. ГОСТ Р 50739-95 «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования».
8. Армстронг М. Стратегическое управление человеческими ресурсами / М. Армстронг. - М.:ИНФРА- 2002. – С.328.
9. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация: Учебное пособие для студентов вузов / А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. – М.: Экзамен, 2003. – С.336.
10. Головчинер М.Н. Проектирование информационных систем / М.Н.Головчинер. - Томск: ТГУ, 2015. — С.110.
11. Репин В.В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация / В.В. Репин. - М.: Стандарты и качество - 2007. - С.321.
12. Грекул В., Коровкина Н., Куприянов Ю.. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
13.  Елиферов В.Г., Репин В.В.. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.
14. Елиферов В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление / Елиферов В. Г., Репин В. В. М.: 2005. — С.319.
15. Маклаков С.В.Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0 / С.В.Маклаков. - М.: ДИАЛОГМИФИ. - 2002. - С.171.
16. Картавенко С.Н. Описание и регламентация бизнес-процессов /Статья. [Электронный ресурс] - http://www.cfin.ru/itm/bpr/key_realize.shtml