Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристика существующих бизнес – процессов )
Содержание:
Введение
Использование баз данных и информационных систем в наше время является неотъемлемой частью деловой деятельности человека и функционирования преуспевающих организаций. Из-за этого большую актуальность получает освоение принципов эффективного применения и построения соответствующих технологий и программных продуктов. К примеру, одними из таких продуктов являются системы управления базами данных.
Приобретение сырья и материалов реализуется с помощью вычислительной техники. Специально для упрощения ввода, хранения и получения информации, и разрабатывается данная информационная система.
Целью исследования в данной курсовой работе является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складского учета».
Для достижения поставленных целей были поставлены следующие задачи:
− сделать анализ бизнес-процесса
− охарактеризовать информационные потоки;
− обосновать проектные решения по реализации операций бизнес-процесса «Складского учета».
− разработка концептуальную модель информационной системы;
− построить функциональную модель информационной системы;
− определить требования к информационной системе;
− разработать структуру базы данных информационной системы;
− формализовать описание информационных запросов пользователей;
− Пример реализации проекта и его описание.
Объектом исследования является бизнес-процесс «Складского учета».
Предметом исследования являются проектирование информационной системы бизнес-процесса «Складского учета».
Информационной базой для написания курсовой работы были теоретико-методологические пособия, учебно-справочная литература.
Для решения поставленных задач использовались такие методы исследования, как теоретический анализ, системный анализ, CASE-моделирование, проектирование.
Курсовая работа состоит из введения, двух разделов, выводов, списка литературы.
1 глава. Аналитическая часть.
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации.
В современном мире информационные технологии и информационные системы получили высокий уровень развития и из-за этого огромное количество предприятий используют автоматизированные средства, которые позволяют более эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленную в процессе своей деятельности информацию. Сейчас компаниям не достаточно предоставлять своим клиентам удобный сервис или широкий ассортимент. Не менее важными так же являются мобильность, прогрессивность, гибкость, высокие темпы работы. Это касается всех сторон деятельности, но особенно актуально при рассмотрении складского учета на каком-либо предприятии.
Работа всех фирм на рынке без исключения, напрямую связана с огромным числом отчетной документации. Разнообразные бумаги сопровождают основные процессы на предприятии. Если же идет речь о магазинах, супермаркетах и других торговых компаниях, в список необходимых документов добавляется и товарная номенклатура. Не учитывать значение каждой бумаги не имеет смысла. Вся документация предназначена для систематизации и упорядочивания деятельность компании. Но несмотря на такое большое назначение, нельзя не вспомнить минусы подобной отчетности.
Самый первый и главный недостаток документации: большое её количество, которое сильно замедляет темпы работы и приводит к увеличению временных затрат на складской учет. Отгрузка и приемка товара, его размещение и контроль не могут осуществляться одновременно. Данные, указанные в номенклатурах и накладных должны тщательно проверяться во избежание просчетов и ошибок. Данный контроль делает складской учет более долгим по времени. Естественно, данная ситуация еще в некоторой мере связана и с ритмом деятельности персонала. И из-за этого система управления складом должна еще учитывать и человеческий фактор.
Так же необходимо рассказать о роли эффективного складского учета для работы предприятия. Нужно выделить следующие преимущества эффективного складского учета:
• Способствует развитию бизнеса, что становиться доступным за счет ускорения темпов выполнения основных операций;
• Предоставляет возможность оперативного контроля и регулирования процесса приемки, отгрузки и размещения продукции;
• Осуществляет контроль за движением оборотных средств предприятия, что помогает избежать недостач и потерь.
Складской учет в современно мире предполагает рациональное, оптимизированное управление торговыми площадками, хранилищами и другими помещениями компании. Такая система предусматривает полную или частичную автоматизацию основных процессов. Внедрение программ сопровождается соответствующими техническими обеспечениями. В данном случае речь идет о сканерах штрихкодирования, терминалах сбора данных, упаковочном оборудовании и иных приборах, призванных увеличить результативность осуществления основных операций. Использование автоматизированной системы управления складом дает возможность сокращать временные и финансовые затраты на обслуживание помещений. Складской учет осуществляется быстрее и более планомерно.
Автоматизация производственных процессов осуществляется комплексно. К примеру, к системе подключаются все подразделения предприятия. Сотрудники склада получают возможность иметь связь с отделом продаж или с торговыми залами. Учет операций осуществляется в едином центре. Упорядоченность сильно облегчает контроль над деятельностью сотрудников и движением основных и оборотных средств.
Одной из главной задачей является выбор специальной программы для складского учета, так как на сегодняшний день существует большое количество подобных программ. В этом выборе главную роль играет специфика предприятия и соответственно каждое предприятие должно выбирать программу под свои потребности.
Выделим самые главные и распространенные требования к программе складского учета:
1. Должна иметь возможность для формирования отчетов;
2. Должна иметь полную справочную систему;
3. Должна быть возможность отражения программой реального состояния дел;
4. Должна иметь способы удобного ввода данных в программу;
5.Должна присутствовать возможность создания резервной копии базы данных.
1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.
Основным требованием рынка в наше время является система управления, которая предусматривает возможность управление продажами, учетом движения товаров и финансовых средств и оптимизацией складских запасов. Что-бы эффективно управлять торговыми предприятиями необходимо контролировать исполнение множества бизнес-процессов. Для решения таких задач необходимо сделать автоматизацию торговли на предприятии. Актуальность автоматизации торговли обусловлена следующими факторами: Бумажная технология сбора, обработки и хранения данных является неэффективной; Возможность возникновения ошибок по вине персонала; Вероятность злоупотребления со стороны персонала; Отсутствие полноценного и детального учета движения товаров и финансовых средств; Низкая производительность труда; Не представляется возможным оперативно решать вопросы по поставке нужного товара и необходимого его количества в магазин. Система должна обеспечивать: разграничение области ответственности сотрудников, контроль товарооборота, организацию работа в единой информационной базе, контроль денежного оборота.
Рисунок 1. Бизнес-процессы складского учета.
1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.
От назначения документов, обрабатываемых на складе, их можно отнести к внешним и внутренним документам. К внешним относятся такие документы, которые используются двумя или несколькими компаниями. К внутренним относятся такие документы, которые используются только складом и внутренними подразделениями компании (бухгалтерией и др.).
Внешние документы:
Товарно-транспортная накладная, CMR; Товарная накладная (форма ТОРГ-12); Грузовая таможенная декларация (ГТД); Спецификация; Счет-фактура; инвойс; Упаковочный лист; Заявка на прием товаров; Заявка на отгрузку товаров; Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1); Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3); Доверенность на получение товара со склада; Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма MX-14); Инвентаризационная опись; Сводная инвентаризационная опись; Сличительная ведомость; Таблица несоответствий; Акт инвентаризации.
Внутренние документы склада:
Приходная накладная; Расходная накладная; Журнал регистрации транспортных средств; Акт приема ТМЦ с таблицей обнаруженных повреждений; Лист осмотра товара; Пропуска на въезд и выезд с территории склада.
Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с ТМЦ (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности компании.
Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на поступающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтения с информацией, поступившей в БД от сканирования ТМЦ. Таким образом, осуществляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке ТМЦ, а доверенность на получение ТМЦ со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность проверки данных, указанных в документах, выявить ошибки и расхождения.
Таблица 1. Оценка трудозатрат на обработку информации.
|
№ п/п |
Наименование операции |
Периодич-ность |
Количество символов в документе |
Количество операций в год |
Объем работы в год (символов) |
Норма выработки (опер/в час.) |
Трудо-затраты в год (час) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Приходная накладная |
5 раз в день |
300 |
1250 |
375000 |
4 |
312,5 |
|
|
Журнал ожидаемых поставок |
5 раз в день |
50 |
1250 |
62500 |
10 |
125 |
|
|
Журнал приемки грузов |
5 раз в день |
55 |
1250 |
68750 |
25 |
50 |
|
|
Комплектация партии товара |
10 раз в день |
1200 |
2500 |
3000000 |
1 |
2500 |
|
|
Журнал заявок |
10 раз в день |
45 |
2500 |
112500 |
10 |
125 |
|
|
Накладная на перемещение |
10 раз в день |
1100 |
2500 |
2750000 |
4 |
625 |
|
|
Карточка учета материалов |
200 раз в день |
50 |
5000 |
250000 |
20 |
250 |
|
|
Отчет об остатках |
1 раз в неделю |
90000 |
52 |
4680000 |
0,25 |
208 |
|
|
Корректировка учетных данных по результатам инвентаризации |
1-2 раза в месяц |
570 |
24 |
13680 |
1 |
240 |
|
|
Отчет о приемке по качеству |
5 раз в день |
285 |
1250 |
356250 |
1 |
1250 |
|
|
ИТОГО |
5685,5 |
1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.
Информационное обеспечение для рассматриваемой задачи включает в себя: внемашинное обеспечение (выходные и входные документы, справочники и классификаторы), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).
1) Входные и выходные документы. Входными документами системы является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение.
Выходные документы - это журнал прихода, журнал отгрузок, отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет «Резервы отделов КЦ».
2) Экранные формы
Для построения диалога с пользователем существуют такие способы, как: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:
- «Единицы измерения»;
- «Категории товаров»;
- «Группы товаров»;
- «Номенклатура»;
- «Поставщики»;
- «Клиенты»;
- «Должности»;
- «Сотрудники»;
- «Отделы»;
- «Дефекты»;
- «Перечни дефектов».
Необходимо чтобы формы для ввода справочников обладали возможностью просмотра, добавления, редактирования, удаления записей. При проектировании макетов форм ввода справочников используем анкетную форму расположения реквизитов, которая будет удобна для ввода и актуализации справочников.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
- Приходная накладная;
- Накладная на внутреннее перемещение;
- Приемка по количеству;
- Приемка по качеству;
- Инвентаризация;
- Управление резервом.
Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация» являются собой экранными формами анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.
Для формы «Управление резервом» нужно применять диалог типа «меню», в котором пользователь определяет, какой будет его следующий шаг. В данной форме есть необходимость предусматривать возможность выбора товара, имеющегося на складе.
Необходимо чтобы все экранные формы были удобными, эргономичными, понятными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, чтобы не вызывал усталость у пользователей. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части. Каждое поле необходимо снабдить подсказкой, которую следует показывать на экране при неправильных действиях пользователя. Необходимо обеспечить возможность исправления ошибок во введенных данных.
3) Система классификации и кодирования. В системе нужно учесть принятую на предприятии систему кодирования документов: документы одного типа нумеруются последовательно с начала года.
Необходимо разработать локальную систему классификации и кодирования для следующих объектов учета:
- категорий товара;
- персонала;
- артикулов;
- складских документов.
4) Информационная база. Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база (ИБА), представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Организация информационной базы осуществляется следующим образом: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, иными словами системы управления базами данных (СУБД).
Более быстрое время обработки данных обеспечивают локальные файлы, но при данном способе организации ИБ в информационной системе появляется высокий уровень дублирования данных, несогласованных данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает оптимальное их использование в различных приложениях.
Главным способам организации базы данных является создание централизованных и распределенных баз данных. В текущей задаче мы не нуждаемся в распределенной структуре информационной системы, из-за того, что задача не столь большая по объему данных и по количеству пользователей.
Следуя всему выше перечисленному делаем вывод, что для решения данной задачи нам нужна интегрированная централизованная БД.
1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.
Программное обеспечение – это совокупность программ на носителях данных и программных документов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности информационной системы.
Программное обеспечение включает в себя специальные программные продукты и общесистемные, а также техническая документация.
К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, которые ориентированы на пользователей и предназначены для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
К общесистемному ПО в нашем случае относятся:
- операционная система;
- система управления базами данных.
Специальное программное обеспечение представляет из себя совокупность программ, которые разработаны при создании конкретной информационной системы. В состав которого включаются пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разных степеней адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Специальное программное обеспечение для проектируемой системы включает в себя разработанное приложение для автоматизации учета складских операций.
Можно разделить операционные системы на несколько типов:
- дисковые операционные системы, реализующие минимум функций: загрузку пользовательских программ в оперативную память и их исполнение, работу с устройствами долговременной памяти, доступ к устройствам ввода/вывода, и некоторый пользовательский интерфейс.
- операционные системы общего назначения, которые рассчитаны на интерактивную работу одного или нескольких пользователей в режиме разделения времени, при не очень жестких требованиях на время реакции системы на внешние события. Обычно, в таких системах уделяется огромное внимание к защите самой системы, программного обеспечения и пользовательских данных от ошибочных и злонамеренных программ и пользователей. Обычно такие системы используют встроенные в архитектуру процессора средства защиты и виртуализации памяти.
- системы виртуальных машин - системы, которые допускают работу нескольких программ одновременно, но при этом создают иллюзию для каждой программы, что машина в полном ее распоряжении.
- системы реального времени - системы, которые предназначены для облегчения процесса разработки приложений реального времени. Данные программы, которые управляют оборудованием с очень жесткими временными ограничениями. Для примера таким приложением может быть программа бортового компьютера крылатой ракеты, системы управления ускорителем элементарных частиц или промышленным оборудованием. Данные системы должны иметь поддержку многопроцессорности, гарантированное время реакции на внешнее событие, простой доступ к таймеру и внешним устройствам.
- кросс-загрузчики - системы, полностью ориентированные на работу с host-машиной. Чаще всего они используются для написания и отладки кода, позднее прошиваемого в ПЗУ.
- системы промежуточных типов.
Задача которая рассматривается нами не требует большой надежности, производительности и времени реакции системы, что дает нам широкий выбор между различными системами общего назначения. При выборе операционной системы будем исходить из следующих факторов:
1. Совместимостью с ОС, уже имеющимися в организации;
2. Переобучение сотрудников, работающих с системой учета рабочего времени с минимальными затратами;
3. Поддержку системы с минимальными затратами.
На рабочих станциях пользователей системы установлена ОС линейки Microsoft Windows: Windows 10, Windows 8, Windows 8.1, Windows 7, Windows Vista, Windows XP. На серверах установлена Microsoft Windows 2008 Server.
СУБД классифицируются по следующим признакам:
1) По модели данных:
Сетевые;
Иерархические;
Реляционные;
Объектно-ориентированные.
2) По способу доступа к БД
Файл-серверные;
Клиент-серверные.
Самой близкой моделью данных подходящей в нашем случае является реляционная модель, т.к. она характеризуется простотой структурой данных, удобным для пользователя табличным представлением, и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.
Имеется большое разнообразие реляционных клиент-серверных СУБД.
Рассмотрим следующие продукты: MySQL и MS SQL Server.
- MySQL – свободно распространяемая клиент-серверная СУБД, высокопроизводительная, обеспечивает высокий уровень защиты данных. Доступ к серверу MySQL можно осуществить в интерактивном режиме с помощью различных интерфейсов, позволяющих вводить запросы и просматривать полученные результаты. Так же имеются программные интерфейсы для следующих языков: С, Perl, Java, PHP и Python.
- MS SQL Server – является очень распространенной, достаточно надежной, быстрой клиент-серверной СУБД. Она часто используется для промышленных систем автоматизации. Версия MS SQL Server Express распространяется бесплатно, но имеет некоторые технические ограничения. Максимальный размер базы не должен превышать 4 Гб, поддерживается только 1 процессор, адресуемая память составляет 1 Гб, и т.п. Такие ограничения делают её непригодной для развертывания больших баз данных, но она вполне подходит для ведения программных комплексов в масштабах небольшой компании.
Из-за того, что одним из главных требований к информационной системе склада является ее взаимодействие с информационной системой отделов снабжения, сбыта и бухгалтерии, нужно обеспечить гарантированную совместимость этих систем. Т.к. информационная система отдела снабжения, отдела сбыта и система Парус для бухгалтерского учета используют в качестве СУБД MS SQL Server, необходимо при разработке ИС склада тоже использовать эту СУБД.
Выбор среды разработки Delphi позволит гораздо быстрее по сравнению с остальными средами разработки получить готовую систему, с интерфейсом, аналогичным ИС отделов снабжения и сбыта.
Delphi - среда для разработчиков программного обеспечения и приложений баз данных, заинтересованных в быстром создании высокоэффективных и простых в обслуживании приложений. Разработчики могут использовать мощную интегрированную среду разработки Delphi с рабочим полем визуального проектирования, обширной коллекцией визуальных компонентов и мощной инфраструктурой гетерогенных баз, данных для визуальной разработки и поставки приложений в максимально сжатые сроки.
2 глава. Проектная часть.
2.1. Информационная модель и её описание.
Информационная модель, изображенная на рисунок 2, представляет собой схему, которая отражает преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или процесс обработки информации в информационной системе.
Рисунок 2. Информационная модель системы
В построенной модели можно выделяем логические уровни:
1) источники информации:
- информационная система, в которой хранятся заполненные справочники;
- информационная система отдела снабжения и информационная система отдела сбыта, из которых импортируются файлы данных;
- кладовщик участка приемки, контролер сектора приемки по качеству, кладовщик участка отгрузки, начальник склада, вводящие исходные данные в систему;
2) первичная информация:
- файлы «Заказы», «Планируемые поставки», импортируемые из смежных ИС;
- документы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение»;
- формы ввода «Приемка по количеству», «Приемка по качеству», «Инвентаризация»;
3) таблицы с первичными данными:
- «Приход» и «Расход»;
- «Повреждения»;
- «Качество»;
- «Резерв»;
- «Инвентаризация»;
4) таблицы с промежуточной и результатной информацией:
- «Остатки»;
5) результатные документы и файлы:
- документы «Журнал прихода», «Журнал отгрузок»;
- отчеты «Отчет по качеству», «Отчет по остаткам», «Отчет по инвентаризации», «Резервы отделов КЦ»;
- файл «Учет ТМЦ», содержащий в себе данные о приходе и отгрузке товаров на складе; этот файл экспортируется в бухгалтерскую ИС для проведения бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
6) получатели информации:
- информационная система бухгалтерии;
- менеджеры отдела снабжения;
- менеджеры отдела сбыта;
- начальник склада.
Область 1 информационной модели отображает процесс приемки товаров на склад:
- таблица «Планируемые поставки» заполняется данными, импортируемыми из информационной системы отдела снабжения;
- кладовщик участка приемки вводит в систему данные первичного документа «Приходная накладная» и результаты приемки по количеству;
- введенные данные сохраняются в таблицах «Приход» и «Повреждения»;
- контролер Сектора приемки по качеству производит приемку по качеству и вводит результаты приемки в форму «Приемка по качеству»; данные сохраняются в таблице «Качество»;
- на основе этих данных формируются результатные документы «Журнал прихода» и «Отчет по качеству»;
- данные о поступлении товара автоматически прибавляются к таблице «Остатки».
Область 2 отображает процесс ведения справочников ИС.
Область 3 отображает процессы обработки информации при проведении складских операций инвентаризации и резервирования товаров:
- начальник склада вводит в систему данные инвентаризации;
- на основе результатов инвентаризации редактируется учетное значение товара на складе;
- с помощью формы «Управление резервом» кладовщик формирует резерв товаров за отделами КЦ, и при необходимости изменяет значение резерва.
Область 4 отображает процесс отгрузки товаров клиентам:
- файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» импортируются из ИС отдела сбыта;
- кладовщик заполняет исходными данными форму ввода документа «Накладная на перемещение»;
- информация об отгрузках сохраняется в таблице «Расход»;
- количество отгруженного товара автоматически вычитается в таблице «Остатки»;
- на основании таблицы «Расход» формируется результатный документ «Журнал отгрузок».
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
1. Справочники системы
В системе задействованы следующие справочники:
- «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная, канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код» и «наименование».
- «Номенклатура» - содержит информацию о товарах, которые поступают на склад. Содержит такие реквизиты, как: «артикул», «наименование», «описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности номенклатуры». Из-за того, что номенклатура часто меняется, в справочнике должен быть признак активности, чтобы отмечать товары, которые более не актуальны.
- «Категории» - содержат дополнительную информацию о категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (имеет символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит такие реквизиты, как: «код», «наименование» и «описание».
- «Единицы измерения» - содержат перечень единиц измерения, которые используются для указания количества товара («шт.», «кг», «г» и т.п.). Содержит реквизиты «код», «наименование».
- «Группы дефектов» содержит наборы дефектов очных признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр», «Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты компакт-дисков» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование», «описание», «перечень дефектов».
- «Дефекты». Содержит описание всевозможных дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
- «Поставщики» - содержат перечень поставщиков товаров. Содержат реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
- «Клиенты» - содержат перечень РИЦ, приобретающих товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание», «город», «адрес доставки».
- «Должности» - содержат перечень должностей сотрудников («кладовщик участка приемки», «начальник склада», «менеджер по продажам» и т.п.). Содержит такие реквизиты, как: «код», «название», «описание».
- «Отделы» содержат перечень отделов КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
- «Сотрудники» - содержат список сотрудников КЦ, имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код», «ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».
Таблица 2. Актуализация справочников системы
|
Название справочника |
Ответственный |
Средний объем справочника, записей |
Средняя частота актуализации |
Средний объем актуализации |
|
«Группы номенклатуры» |
Начальник склада |
10 |
1 раз в год |
1-2 записи |
|
«Номенклатура» |
Начальник склада |
1500 |
1 раз в месяц |
10 записей |
|
«Категории» |
Начальник склада |
3 |
1 раз в 3 года |
1 запись |
Таблица 2. Актуализация справочников системы
|
Название справочника |
Ответственный |
Средний объем справочника, записей |
Средняя частота актуализации |
Средний объем актуализации |
|
«Единицы измерения» |
Начальник склада |
10 |
1 раз в 3 года |
1 запись |
|
«Группы дефектов» |
Контролер качества |
50 |
1 раз в месяц |
1 запись |
|
«Дефекты» |
Контролер качества |
150 |
1 раз в месяц |
3 записи |
|
«Поставщики» |
Менеджер снабжения |
100 |
1 раз в неделю |
2-3 записи |
|
«Клиенты» |
Начальник склада |
300 |
1 раз в год |
1 запись |
|
«Должности» |
Начальник склада |
10 |
1 раз в 3 года |
1 запись |
|
«Отделы» |
Начальник склада |
10 |
1 раз в 3 года |
1 запись |
|
«Сотрудники» |
Начальник склада |
50 |
1 раз в месяц |
1-2 записи |
2. Входные файлы
1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы» поступают из информационной системы отдела снабжения.
Файл «Планируемые поставки» содержит следующие первичные показатели:
- поставщик;
- ожидаемая дата поступления;
- основание поставки (номер и дата договора на поставку);
- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.
Файл «Ожидаемые артикулы» содержит такие данные о поступаемых товарах, как:
- количество товара;
- артикул;
- категория товара;
- ссылка на справочник «Перечни дефектов».
Файлы из информационной системы отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Ожидаемые артикулы» содержит в среднем около 25 записей, а файл «Планируемые поставки» содержит в среднем около 5 записей.
2) Файл «Заказы» поступает из информационной системы отдела сбыта, и содержит следующие первичные показатели:
- номер заказа;
- дата заказа;
- номер РИЦ или номер отдела;
- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.
Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, которые участвуют в заказе:
- артикул;
- количество товара.
Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем около10 записей, а файл «Заказанные артикулы содержит в среднем около 20 записей.
3. Входные документы системы
1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется документ приходная накладная.
Основными реквизитами документа являются:
- дата поступления товара;
- номер накладной;
- поставщик;
- основание;
- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;
- ФИО менеджера, ответственного за поставку;
- ФИО водителя, доставившего груз.
Данные табличной части:
- наименование;
- артикул;
- количество;
- единицы измерения;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Частота возникновения документа в среднем 5 раз в день. Число строк табличной части – в среднем около 5.
При вводе данных автоматически подключаются справочники «Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Автоматически формируется номер накладной.
2) Накладная на перемещение. Документ оформляют при отгрузке товара отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам осуществляется отделом сбыта.
Документ содержит следующие реквизиты:
- номер накладной;
- номер заявки;
- получатель;
- дата отгрузки;
- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.
В табличной части документа имеются следующие реквизиты:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк табличной части – около 20.
4. Формы ввода первичной информации
1) Приемка по количеству
Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений. Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и справочника «Номенклатура».
2) Приемка по качеству
Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников «Перечни дефектов», «Номенклатура».
3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении инвентаризации. Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- табличная часть «Состав комиссии»;
- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».
Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи справочника «Сотрудники» содержит реквизиты:
- ФИО;
- должность.
В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся данные:
- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);
- наименование (заполняется автоматически);
- учетное количество (заполняется автоматически);
- фактическое количество (вводится вручную);
- расхождение (вычисляется автоматически);
- примечание (заполняется вручную).
Частота возникновения документа – 1-2 раза в месяц. Число строк табличной части – в среднем 300 записей.
4) Управление резервом
Форма предназначена для ввода и редактирования данных о резервах отделов КЦ. Форма отображает данные из таблицы «Резерв» при поддержке справочниками «Номенклатура», «Отделы». Частота возникновения документа – 1-2 раза в день.
Форма содержит реквизиты «Артикул», «Наименование», «Отдел», «Единицы измерения», «Зарезервировано».
2.3. Характеристика результатной информации.
- Журнал прихода
Данный журнал содержит информацию о поступлениях товара за определенный период времени (рисунок 3).
Данные формируются на основе таблиц «Приход», «Повреждения» и «Качество» при поддержке справочниками «Номенклатура» и «Сотрудники».
Рисунок 3. Макет документа «Журнал прихода»
Журнал содержит реквизиты:
- «дата» из таблицы «Приход»;
- «номер накладной» из таблицы «Приход»;
- «поставщик» из таблицы «Приход»;
- «артикул» из таблицы «Приход»;
- «наименование товара» из справочника «Номенклатура»;
- «количество» из таблицы «Приход»;
- «повреждения» –это вычисляемое поле: возвращает «Нет», если повреждений нет; «Да», если повреждения есть и «?» – если проверка по количеству еще не была произведена;
- «качество» – вычисляемое поле: возвращает «Нет», если нет претензий по качеству; «Да», если обнаружены дефекты (информация о проверке качества хранится в таблице «Качество»; сравниваются поля «Общее количество» и «Хорошее количество» - если они равны, значит дефектов не обнаружено); и «?» – если проверка по качеству еще не была произведена;
- кладовщик – сотрудник склада, который осуществляет приемку (из справочника «Сотрудники».
В журнале данные группируются по дате, времени, поставщику, номеру накладной.
Основным отчетом о работе отдела приемки грузов является журнал прихода. Его просматривают начальник склада и менеджер отдела снабжения.
- Отчет по качеству
Отчет по качеству, изображен на рисунке 4, содержит результаты проверки качества партии поступившего товара.
Данные для отчета берутся из таблиц «Качество» и «Приход», а также справочника «Перечни дефектов», «Номенклатура».
Данный документ состоит из трех зон. В первой зоне указывают информацию о проверяемом товаре и объеме выборки.
Эта зона содержит реквизиты:
- дата проведения проверки качества (таблица «Качество»);
- наименование товара (справочник «Номенклатура»);
- поставщик (таблица «Приход»);
- дата поступления (таблица «Приход»);
- количество поступившего товара (таблица «Приход»);
- объем выборки (таблица «Качество»);
- процент выборки (вычисляемое поле).
Сводную информацию о проверке содержит вторая зона:
- общее количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
Третья зона включает информацию об обнаруженных дефектах в соответствии с перечнем дефектов:
- наименование дефекта (справочник «Перечни дефектов»);
- количество проверенных экземпляров (таблица «Качество»);
- количество бракованных экземпляров (таблица «Качество»);
- процент брака (вычисляемое поле).
Рисунок 4. Макет отчета о проверке качества
Для менеджера отдела снабжения, отвечающего за поставку данного товара представляет интерес отчет о качестве товара. Менеджер ведет дальнейшую претензионную работу с этим поставщиком, а также накапливает статистическую информацию о браке поставляемой поставщиком продукции, и принимает решения о дальнейшей работе с данным поставщиком.
- Остатки по складу
Отчет «Остатки по складу», изображен на рисунке 5, содержит следующие основные реквизиты:
- дата составления отчета;
- группа номенклатуры;
- артикул;
- остаток на складе;
- суммарное количество зарезервированного отделами товара;
- количество свободного товара.
Эти данные группируются по группе номенклатуры и артикулу, сортируются по артикулу.
Данные формируются на основе таблиц «Остатки» и «Резерв». Значения полей «Зарезервировано» и «Свободно» вычисляются с помощью запроса. Результаты отчета не сохраняются в базе данных; они могут быть получены в любой момент на указанную дату.
Рисунок 5. Макет отчета «Остатки по складу»
- Отчет об инвентаризации
Отчет об инвентаризации, изображённый на рисунке 6, содержит результаты инвентаризации склада.
Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- состав комиссии (ФИО и должность).
В табличной части документа содержатся данные:
- артикул;
- наименование;
- учетное количество;
- фактическое количество;
- расхождение в абсолютных единицах;
- учетное количество после корректировки;
- примечание.
Отчет формируется по запросу начальника склада.
Рисунок 6. Макет документа «Отчет об инвентаризации»
- Отчет о резервах
Отчет о резервах, изображённый на рисунке 7, содержит информацию о зарезервированном количестве товаров различными отделами.
Отчет содержит следующие реквизиты:
- дата составления отчета;
- артикул;
- наименование товара;
- единицы измерения;
- общее количество товара (остаток на складе);
- доступное количество товара (не зарезервированное);
- отдел КЦ;
- зарезервированное количество.
Рисунок 7. Макет отчета «Резерв КЦ»
Отчет может быть сформирован для всех товаров, имеющих резерв, либо для только определенных артикулов. Используется при управлении остатками номенклатуры либо при нехватке товара для отгрузки клиентам (в среднем 1 раз в месяц).
- Журнал отгрузок
Журнал, изображённый на рисунке 8, содержит данные об отгрузках товаров за определенный период времени.
Данные формируются на основе таблиц «Расход», «Заказы» и справочника «Клиенты». Журнал содержит реквизиты:
- «дата» из таблицы «Расход»;
- «номер накладной» из таблицы «Расход»;
- «отдел» из таблицы «Расход»;
- «клиент» из таблицы «Заказы»;
- «город» из справочника «Клиенты»;
- «комплектация» - вычисляемое поле: возвращает кол-во в процентах отгруженного товара относительно заказа;
- «статус» - текущий статус отгрузки: «готово» или «отгружено»;
- «номер автомобиля» – гос.номер автомобиля, осуществляющего доставку;
- «водитель» - ФИО водителя, доставляющего груз.
Рисунок 8. Макет журнала отгрузок
Данные в журнале группируются по дате, сортируются по номеру накладной.
- Файл «Учет ТМЦ»
Файл передает данные о поступлении и отгрузках товаров в бухгалтерскую ИС. Файл содержит следующие данные:
- артикул;
- приход;
- номер приходной накладной;
- поставщик;
- цена;
- расход;
- номер расходной накладной;
- клиент.
Файл формируется автоматически, ежедневно, и экспортируется в бухгалтерскую программу. Это позволяет избежать дублирования ручного ввода с первичных документов в бухгалтерскую программу.
2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).
Разрабатываемые программные продукты автоматизируют функции обработки данных и подготовки документов по учету товаров на складе.
Выделяется два подмножества функций складской системы, изображённые на рисунке 8:
- служебные функции, к которым относятся вход в систему с учетной записью пользователя, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;
- основные функции обработки данных: ведение справочников системы, операции складского учета, просмотр и печать складских документов, планы на поступление и отгрузку товаров.
Также необходима, чтобы система работала в многопользовательском режиме. При входе в систему под конкретной учетной записью, пользователь должен получить доступ к тем функциям системы, которые доступны для него.
Четкая последовательность действий при обработке данных для решаемой задачи не определена. Все операции, которые связанны с вводом информации, необходимо, чтобы выполнялись в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для данного взаимодействия пользователей с программой удобнее всего применять язык диалога. Довольно большое количество функций реализует программа, и для реализации такого диалога удобно использовать меню. Данная структура меню изображена на рисунке 10.
Рисунок 9. Дерево функций системы
Рисунок 10. Структура меню.
2.5. Характеристика базы данных.
База данных системы реализуется на MS SQL Server. Разработаем ER-модель базы данных.
ER модель, изображенная на рисунке 11, показывает состав и взаимосвязи таблиц, которые отражают содержание информационной модели в терминах конкретной системы управления базами данных.
Таблица 3. Перечень сущностей и их соответствие информационной модели.
|
№ |
Название сущности в информационной модели |
Идентификатор таблицы |
|---|---|---|
|
Справочник «Единицы измерения» |
MeasureUnits |
|
|
Справочник «Группы товара» |
Groups |
|
|
Справочник «Номенклатура» |
Assortment |
|
|
Справочник «Категории» |
Categories |
|
|
Справочник «Дефекты» |
Defects |
|
|
Справочник «Группы дефектов» |
DefectGroups |
|
|
Справочник «Перечни дефектов» |
DefectSets |
|
|
Справочник «Поставщики» |
Supplier |
|
|
Справочник «Клиенты» |
Client |
|
|
Справочник «Должности» |
Positions |
|
|
Справочник «Отделы» |
Division |
|
|
Справочник «Сотрудники» |
Employee |
|
|
Файл «Планируемые поставки» |
ExpectedArrivals |
|
|
Файл «Ожидаемые артикулы» |
ExpectedArtikuls |
|
|
Таблица «Приход» |
Arrivals |
|
|
Таблица «Поступившие артикулы» |
ArrivalArtikuls |
|
|
Таблица «Повреждения» |
Damages |
|
|
Таблица «Качество» |
QualityTests |
|
|
Таблица «Обнаруженные дефекты» |
QualityDefects |
|
|
Таблица «Остатки» |
Rests |
|
|
Файл «Заказы» |
Demands |
|
|
Файл «Заказанные артикулы» |
DemandArtikuls |
|
|
Таблица «Расход» |
Expense |
|
|
Таблица «Отгружаемые артикулы» |
ExpenseArtikuls |
|
|
Таблица «Резерв» |
Reserved |
|
|
Таблица «Инвентаризация» |
Inventory |
|
|
Таблица «Состав комиссии» |
Commission |
|
|
Таблица «Результат инвентаризации» |
Result |
Рисунок 11. Структура базы данных
Структура справочников MeasureUnits, Categories, Supplier, Positions, DefectGroups, Defects, Groups одинакова и приведена в таблице 4(в приложениях). Структуры остальных справочников приведены в таблицах 5- 25 (в приложениях).
2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).
Рисунок 12. Структурная схема пакета.
Таблица 26. Описание функций модулей.
|
№ п/п |
Наименование модуля |
Функции модуля |
|---|---|---|
|
Модуль безопасности |
Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, автоматический выход из системы через определенный промежуток времени |
|
|
Модуль инициализации интерфейса программы |
После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя |
|
|
Модуль импорта/экспорта |
По назначенному расписанию или по запросу пользователя устанавливает соединение с серверами баз данных внешних систем и выполняет импорт или экспорт данных |
|
№ п/п |
Наименование модуля |
Функции модуля |
|---|---|---|
|
Модуль взаимодействия с базой данных |
Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных ИС, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных |
|
|
Модуль справочной системы |
Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации |
|
|
Модуль «Главная форма программы» |
Содержит главное меню, из которого осуществляется вызов остальных экранных форм |
|
|
Модуль «Отчеты» |
Содержит процедуры и функции для ввода параметров запроса, просмотра и печати отчетов |
|
|
Модуль «Справочники» |
Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа) |
|
|
Модуль ввода данных «Приемка товаров» |
Содержит процедуры и функции, позволяющие вводить/редактировать данные, связанные с приемкой товара по количеству и качеству |
|
|
Модуль ввода данных «Отгрузка товаров» |
Содержит процедуры и функции для ввода данных по отгрузке товаров |
|
|
Модуль ввода данных «Инвентаризация» |
Содержит процедуры и функции для ввода данных по инвентаризации товаров на складе |
|
|
Модуль ввода данных «Управление резервом» |
Содержит процедуры и функции для ввода данных по резервированию товаров на складе |
2.7 Описание программных модулей.
В основном вычисления в программе происходят при вводе данных о приемке и об отгрузке товара.
Рассмотрим работу модуля «Приход товара» на рисунке 13.
Рисунок 13. Блок-схема работы модуля.
Начинается работа модуля «Приход товара» с выбора пункта меню «Журнал прихода грузов», изображено на рисунок 14. В открывшейся форме нажимаем «Добавить», после данных манипуляций открывается форма «Ожидаемые грузы».
Рисунок 15. Блок-схема работы с формой «Ожидаемые грузы».
В форме «Ожидаемые грузы», изображенной на рисунке 15, выбираем запись, соответствующую поступившему товару, и нажимаем «Приемка». Если подходящая запись не будет обнаружена то, чтобы работа склада не останавливалась, мы можем ввести все данные вручную, нажав кнопку «Новая». В обоих случаях откроется форма «Приход». Если груз регистрируется на основе записи «Ожидаемые грузы», тогда большинство полей формы «Приход» будет заполнена данными, поступившими из отдела снабжения. Если же груз регистрируется через кнопку «Новая», то все данные нужно будет ввести вручную.
На рисунке 16(в приложениях) показана блок-схема заполнения приходной накладной при поступлении груза из списка ожидаемых грузов. При этом мы заполняем только столбец «Количество мест», и если есть необходимость можем отредактировать значения «Количество» и «Цена». Остальные показатели приходной накладной будут заполняться автоматически.
Во время приемки по количеству, изображённой на рисунке 17(в приложениях), мы вводим фактическое кол-во поступившего товара, а система в свою очередь автоматически вычислит расхождение с кол-вом по накладной, в абсолютных единицах и в процентах. Еще в форме «Приемка по количеству» мы можем дать описание повреждений упаковки товара, если они присутствуют; еще фиксируется кол-во поврежденных упаковок. При завершении приемки по кол-ву товар приходуется на склад: если в таблице «Остатки» присутствует запись для артикула, тогда поступившее кол-во товара прибавляется к остаткам, имеющимся на складе. Если в таблице «Остатки» нет данных по артикулу, тогда в таблицу «Остатки» добавляется новая запись, в которой значение поля «Остаток» приравнивается поступившему количеству товара.
2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.
Рассмотрим на примере работу с информационной системой при приемке и отгрузке товаров.
Кладовщик участка приемки заранее, еще до поступления товара имеет возможность просматривать список ожидаемых поставок, изображено на рисунке 19, который импортируется из информационной системы отдела снабжения.
Рисунок 19. Список ожидаемых поставок.
После прибытия транспорта с грузом, кладовщик должен выбирать соответствующую запись в перечне ожидаемых грузов, и нажать на кнопку «Приемка». Откроется окно «Приход», изображено на рисунке 20. Некоторая часть параметров в этом окне копируется из таблицы ожидаемых поставок. Остальные заполняются кладовщиком в ручную (количество мест, количество товара в одном месте и т.п.).
Подобающие записи появятся в журнале прихода грузов, изображено на рисунке 21. Абсолютно для каждого товара, прибывшего по накладной, в журнале приемки грузов добавляется новая строка. В журнале для вновь добавленных строк в столбцах «Поврежд.» и «Качество» показывается вопросительный знак. Он значит, что для этих партий товара еще не провели приемку по кол-ву и приемку по качеству.
Для всего товара кладовщику необходимо произвести приемку по кол-ву. Для этого кладовщику нужно выбрать строку в журнале прихода грузов, и нажать на кнопку «Приемка по количеству». После чего откроется окно «Приемка по количеству», изображённое на рисунке 22, в котором кладовщику необходимо ввести информацию о фактическом кол-ве товара. Расхождение между фактическим кол-вом и кол-вом по документам в натуральных единицах и в процентах будут вычисляться автоматически. Затем кладовщику необходимо зафиксировать в этом окне информацию о повреждениях упаковок товара.
Рисунок 21. Журнал прихода грузов.
Рисунок 22. Окно «Приемка по количеству».
Также, если при приемке по кол-ву обнаружены нарушения (расхождение больше 0 и имеются записи в таблице повреждений), тогда в журнале прихода грузов в столбце «Поврежд.» отображается красный восклицательный знак. А если же нарушений не обнаружено, тогда в столбце «Поврежд.» отображается «ОК».
После произведения приемки по кол-ву, появляется возможность провести приемку по качеству, изображено на рисунке 23. Кнопка «Приемка по качеству» доступна только под учетной записью контролера Сектора приемки по качеству.
Рисунок 23. Приемка по качеству.
Если же при приемке по качеству нарушений не обнаружено, тогда в столбце «Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Но если же обнаружены нарушения (расхождение больше 0), тогда в журнале прихода грузов в столбце «Качество» будет отображаться красный восклицательный знак.
После приемки по кол-ву и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8 белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке 24, иными словами при приемке по кол-ву кладовщиком были обнаружены повреждения упаковки, но приемка по качеству показала, что дефектов товаров не было обнаружено.
Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке 25 можно видеть окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка отгрузки.
Рисунок 24. Отражение в журнале прихода грузов результатов приемки по количеству и качеству.
Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице показываются заказанные товары, изображенные на рисунке 25, а также отображают дополнительную информацию об их наличии на складе. В данном примере для комплектации заказа не хватает товара «CD-R». При том, что общее кол-во этих дисков на складе больше, чем заказано, однако 1000 шт. зарезервирована за отделами КЦ.
Кладовщику участка отгрузки необходимо решить эту ситуацию. Согласовав свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с отделов КЦ, или отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт. вместо заказанных 500.
Рисунок 25. Окно просмотра заявок на отгрузку.
Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами КЦ, нужно открыть окно «Управление резервами» (рисунок 26). В данном окне отображается список отделов, за которыми числится резерв. Зарезервированное количество можно изменить, или вовсе удалить резерв определенного отдела. Также в этом же окне имеется возможность добавить резерв.
Допустим, в данном случае было принято решение снять с резерва учебного центра 15 шт. дисков, чтобы обеспечить отгрузку в РИЦ 500 шт. дисков. Кладовщик выбирает строку «Учебный центр», нажимает кнопку «Изменить», и в открывшемся диалоговом окне, изображенном на рисунке 27, вводит новое значение резерва.
Рисунок 26. Окно управления резервами.
Рисунок 27. Диалоговое окно изменения резерва.
После данных манипуляций на складе должно быть достаточное кол-во свободного товара, чтобы выполнить отгрузку в соответствии с заказом, изображено на рисунке 28.
Выбрав в таблице заказов интересующий нас заказ, мы нажимаем на кнопку «Комплектация». После чего открывается окно ввода документа «Накладная на перемещение» , изображенного на рисунок 29.
После того как накладная сформирована, отгрузку можно увидеть в журнале отгрузок, изображенного на рисунке 30. При этом, если партия не доукомплектована по сравнению с заказом, то в столбце комплектность значение будет меньше 100%, и будет выделяться красным цветом. После того как товар отправлен в КЦ, кладовщик должен указать, что товар отгружен. Для этого необходимо нажать кнопку «Отгрузка», после чего в диалоговом окне, изображенного на рисунке 30, указать время отправки, номер автомобиля и фамилию водителя.
Рисунок 29. Формирование накладной на перемещение.
Рисунок 31. Окно ввода параметров отгрузки.
Заключение
В курсовой работе была разработана автоматизированная информационная система складского учета.
В аналитической части были проанализированы:
- деятельность компании;
- существующие системы автоматизации бизнес-процессов компании;
- потоки данных при решении задач.
Были выявлены следующие недостатки:
- многократное дублирование одной и той же информации в различных документах;
- низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. подбор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
- неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара на складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
- большие затраты времени на составление отчетов;
- высокая трудоемкость обработки информации;
- неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии.
Для устранения этих недостатков были поставлены следующие задачи для проектируемой системы:
- проектируемая система обеспечит функции приемки товаров от поставщиков, отгрузки товаров клиентам (в РИЦ) и отделам КЦ, функция управления складскими остатками, функция подготовки отчетов;
- проектируемая система обеспечит взаимодействие с информационными системами отделов сбыта, снабжения и бухгалтерии;
- карточки учета материалов будет вестись автоматически.
В проектной части разработано информационное обеспечение системы: информационная модель, система классификации и кодирования, состав справочников, исходных и результатных документов. Приведены экраны ввода первичной и условно-постоянной информации, формы результатных документов.
В рамках разработки математического обеспечения приведены алгоритмы функционирования системы.
Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных.
Благодаря повышению прозрачности склада, улучшится управление запасами предприятия. Отделы снабжения и сбыта будут всегда иметь оперативную информацию со склада, а склад будет иметь предварительные данные о планируемых поставках и отгрузках. Кроме того, система позволит снизить трудозатраты при учете товарно-материальных ценностей в бухгалтерии.
Список литературы
1.Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.: БИНОМ, ИНФРА-М.
2. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер.
3.В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Манн, Иванов и Фербер.
4.Арутюнов В.В. Теория экономических информационных систем: Московская финансово-промышленная академия. М.
5.Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К».
6.Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика.
7.Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / под ред. проф. Л.Г. Гагариной. – Москва: ИД «Форум»: Инфра-М.
8.Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.; Под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.: Финансы и статистика.
9. Липаев В.В. Программная инженерия. Методологические основы. М.: ТЕИС.
10.Максимов Н.В., Попов И.И., Голицына О.Л. Информационные системы. Учебное пособие. Форум.
Приложения
Таблица 4. Структура справочников.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Наименование |
Name |
varchar |
100 символов |
|
|
Описание |
Descr |
varchar |
250 символов |
Таблица 5. Структура справочника Assortment.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
varchar |
10 символов |
Индексированное поле |
|
Наименование |
Name |
varchar |
100 символов |
|
|
Описание |
Description |
varchar |
250 символов |
|
|
Группа |
Group |
int |
Связь с таблицей Groups |
|
|
Активность |
Active |
bit |
||
|
Кол-во в упаковке |
count_in_small_pack |
float |
||
|
Кол-во в паллете |
count_in_pallet |
float |
||
|
Единицы измерения |
measure_units |
int |
Связь с таблицей MeasureUnits |
Таблица 6. Структура справочника Client.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Наименование |
Name |
varchar |
100 символов |
|
|
Описание |
Descr |
varchar |
250 символов |
|
|
Город |
City |
varchar |
50 символов |
|
|
Адрес доставки |
Shipaddress |
varchar |
250 символов |
Таблица 7. Структура справочника Division.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Краткое имя |
ShortName |
varchar |
25 |
|
|
Полное имя |
FullName |
varchar |
200 символов |
Таблица 8. Структура справочника Employee.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Табельный номер |
Code |
int |
Первичный ключ |
|
|
ФИО |
Shortname |
varchar |
50 |
|
|
Полное имя |
Fullname |
varchar |
250 |
|
|
Должность |
Position |
int |
Связь с таблицей Positions |
|
|
Отдел |
Division |
int |
Связь с таблицей Division |
|
|
Телефон |
Phone |
varchar |
15 |
|
|
|
|
varchar |
50 |
Таблица 9. Структура справочника DefectSets.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Идентификатор группы |
GroupID |
int |
Связь с таблицей DefectGroups |
|
|
Идентификатор дефекта |
DefectID |
int |
Связь с таблицей Defects |
Таблица 10. Структура таблицы ExpectedArrivals.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Дата ожидаемой поставки |
Date |
datetime |
||
|
Номер ожидаемой поставки |
Number |
int |
||
|
Поставщик |
Supplier |
int |
Связь с таблицей Suppliers |
|
|
Документ-основание |
Basis |
varchar |
100 |
|
|
Менеджер |
Manager |
int |
Связь с таблицей Employee |
|
|
Статус поставки |
Status |
int |
Таблица 11. Структура таблицы ExpectedArtikuls.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Идентификатор ожидаемой поставки |
Exp_arrival |
int |
Связь с таблицей ExpectedArrivals |
|
|
Артикул товара |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Количество |
Count |
float |
||
|
Категория товара |
Category |
int |
Связь с таблицей Categories |
|
|
Перечень дефектовочных признаков |
DefectGroup |
int |
Связь с таблицей DefectGroups |
Таблица 12. Структура таблицы Arrivals.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Дата и время поставки |
ArrivalDateTime |
datetime |
||
|
ФИО водителя |
Driver |
varchar |
50 |
|
|
Идентификатор ожидаемой поставки |
ExpectedArrival |
int |
Связь с таблицей ExpectedArrivals |
|
|
Идентификатор сотрудника |
Employee |
Связь с таблицей Employee |
Таблица 13. Структура таблицы ArrivalArtikuls.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Количество |
Count |
float |
||
|
Единицы измерения |
MeasureUnits |
int |
Связь с таблицей MeasureUnits |
|
|
Цена |
Price |
float |
||
|
Количество мест |
Place_count |
int |
||
|
Идентификатор поставки |
Arrival |
int |
Связь с таблицей Arrivals |
|
|
Повреждения |
Damages |
int |
Связь с таблицей Damages |
Таблица 14. Структура таблицы Damages.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Количество поврежденных упаковок |
Count |
int |
||
|
Описание повреждений |
Description |
varchar |
250 |
Таблица 15. Структура таблицы Rests.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Дата |
Date |
datetime |
||
|
Количество |
Count |
float |
Таблица 16. Структура таблицы Reserved.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Отдел КЦ |
Division |
int |
Связь с таблицей Division |
|
|
Количество |
Count |
float |
Таблица 17. Структура таблицы Demands.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Номер заявки |
Number |
int |
||
|
Дата заявки |
Date |
datetime |
||
|
Клиент |
Client |
int |
Связь с таблицей Client |
|
|
Отдел |
Division |
int |
Связь с таблицей Division |
|
|
Сотрудник |
Manager |
int |
Связь с таблицей Employee |
|
|
Статус заказа |
Status |
int |
Таблица 18. Структура таблицы DemandArtikuls.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Количество |
Count |
float |
||
|
Номер заявки |
Demand |
int |
Связь с таблицей Demands |
Таблица 19. Структура таблицы Inventory.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Номер инвентаризации |
Number |
int |
||
|
Дата инвентаризации |
Date |
datetime |
Таблица 20.Структура таблицы Expense.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Дата отгрузки |
Date |
datetime |
||
|
Номер заявки |
Demand |
int |
Связь с таблицей Demands |
|
|
Отдел-получатель |
Division |
int |
Связь с таблицей Division |
|
|
Номер накладной |
Numdoc |
int |
||
|
Кладовщик |
Employee |
int |
Связь с таблицей Employee |
|
|
Статус отгрузки |
Status |
int |
||
|
Номер автомобиля |
Auto |
varchar |
10 |
|
|
ФИО водителя |
Driver |
varchar |
50 |
Таблица 21. Структура таблицы ExpenseArtikuls.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Количество |
Count |
float |
||
|
Количество мест |
Place_count |
int |
||
|
Отгрузка |
Expense |
int |
Связь с таблицей Expense |
Таблица 22. Структура таблицы Commission.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Инвентаризация |
Inventory |
int |
Связь с таблицей Inventory |
|
|
Сотрудник |
Employee |
int |
Связь с таблицей Employee |
Таблица 23. Структура таблицы QualityTest.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Объем выборки |
Count |
float |
||
|
Дата проверки качества |
Date |
datetime |
||
|
Контролер |
Controller |
employee |
Связь с таблицей Employee |
|
|
Партия товара |
Party |
int |
Связь с таблицей ArrivalArtikul |
|
|
Количество бракованного товара |
Bad |
float |
Таблица 24. Структура таблицы QualityDefects .
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Идентификатор проверки качества |
Quality_test |
int |
Связь с таблицей QualityTest |
|
|
Дефект |
Defect |
int |
Связь с таблицей Defect |
|
|
Количество бракованного товара |
Count |
float |
Таблица 25. Структура таблицы Result.
|
Атрибут сущности |
Идентификатор поля |
Тип поля |
Длина поля |
Прочее |
|---|---|---|---|---|
|
Идентификатор записи |
ID |
int |
Первичный ключ |
|
|
Инвентаризация |
Inventory |
int |
Связь с таблицей Inventory |
|
|
Артикул |
Artikul |
int |
Связь с таблицей Assortment |
|
|
Учетное количество |
Reg_quantity |
float |
||
|
Фактическое количество |
Fact_quantity |
float |
||
|
Расхождение |
Difference |
float |
||
|
Корректировка |
Updating |
float |
||
|
Комментарий |
Comment |
varchar |
250 |
Рисунок 16. Блок-схема регистрации прихода товара
Рисунок 17. Блок-схема приемки по количеству
- Программное обеспечение для управления проектами
- «Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования ООО «Белый Ветер»»
- Общие основания назначения пенсии по старости (Пути и тенденции совершенствования пенсионного обеспечения в Российской Федерации )
- Роль игры в формировании познавательных интересов
- «Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы»»
- Иноязычные заимствования в современном английском языке (Заимствования в английском языке как фактор развития его лексической системы)
- Формирование межличностных отношений в детском коллективе (Психолого-педагогические основы формирования у детей дружеских взаимоотношений)
- «Облачные сервисы» .
- Проектирование реализации операций бизнес-процесса (Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов)
- Исследование проблем защиты информации (Понятие защиты информации и основные информационные угрозы)
- Внеоборотые активы предприятия
- Современные языки программирования (Общие сведения о языках программирования)