Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Выбор комплекса задач автоматизации )

Содержание:

Введение

Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:

• требуемую функциональность системы и степень адаптации к изменяющимся условиям ее функционирования;
• требуемую пропускную способность системы;
• требуемое время реакции системы на запрос;
• безотказную работу системы в требуемом режиме, иными словами - готовность и доступность системы для обработки запросов пользователей;
• простоту эксплуатации и поддержки системы;
• необходимую безопасность.

Производительность является главным фактором, определяющим эффективность системы. Хорошее проектное решение служит основой высокопроизводительной системы.

Проектирование информационных систем охватывает три основные области:

• проектирование объектов данных, которые будут реализованы в базе данных;
• проектирование программ, экранных форм, отчетов, которые будут обеспечивать выполнение запросов к данным;
• учет конкретной среды или технологии, а именно: топологии сети, конфигурации аппаратных средств, используемой архитектуры (файл-сервер или клиент-сервер), параллельной обработки, распределенной обработки данных и т.п.

В реальных условиях проектирование - это поиск способа, который удовлетворяет требованиям функциональности системы средствами имеющихся технологий с учетом заданных ограничений.

К любому проекту предъявляется ряд абсолютных требований, например максимальное время разработки проекта, максимальные денежные вложения в проект и т.д. Одна из сложностей проектирования состоит в том, что оно не является такой структурированной задачей, как анализ требований к проекту или реализация того или иного проектного решения.

Объектом исследования является деятельность ООО «Иллона», вид деятельности – продажа сотовых телефонов и аксессуаров.

Предметной областью курсового проекта является автоматизированная информационная система управления продажами.

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности ООО «Иллона» является обеспечение эффективности его управления. Для компании характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений и различием выполняемых функций. Как правило, это такие проблемы, как:

1. Отсутствие организационного единства среди подразделений компаний, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии процесса управления продажами, расчета сумм поставок и унификации нормативно-справочной информации.
2. Трудности планирования деятельности на всех уровнях управления, (долгосрочного, текущего, оперативного) анализа выполнения этих задач, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля текущих исполнений.
3. Недостаточная оперативность обработки данных о деятельности подразделений.
4. Отсутствие актуальной информации в процессе реального взаимодействия с покупателями.

При этом одной из важных задач является управление продажами. Автоматизировать процесс управления продажами– это значит упростить процесс ввода и обработки данных и, при этом, сэкономить большое количество времени. В настоящее время данная задача трудоемка и требует постоянной взаимосвязи менеджеров и специалистов по планированию, учету и анализу, с целью принятия управленческих решений по обеспечению соответствующего уровня продаж.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1.Выбор комплекса задач автоматизации

Определение стратегии предполагает обследование системы. Основная задача обследования - оценка реального объема проекта, его целей и задач, а также получение определений сущностей и функций на высоком уровне.

На этом этапе привлекаются высококвалифицированные бизнес-аналитики, которые имеют постоянный доступ к руководству фирмы; этап предполагает тесное взаимодействие с основными пользователями системы и бизнес-экспертами. Основная задача взаимодействия - получить как можно более полную информацию о системе (полное и однозначное понимание требований заказчика) и передать данную информацию в формализованном виде системным аналитикам для последующего проведения этапа анализа. Как правило, информация о системе может быть получена в результате бесед или семинаров с руководством, экспертами и пользователями. Таким образом определяются суть данного бизнеса, перспективы его развития и требования к системе.

По завершении основной стадии обследования системы технические специалисты формируют вероятные технические подходы и приблизительно рассчитывают затраты на аппаратное обеспечение, закупаемое программное обеспечение и разработку нового программного обеспечения (что, собственно, и предполагается проектом).

Результатом этапа определения стратегии является документ, где четко сформулировано, что получит заказчик, если согласится финансировать проект; когда он получит готовый продукт (график выполнения работ); сколько это будет стоить (для крупных проектов должен быть составлен график финансирования на разных этапах работ). В документе должны быть отражены не только затраты, но и выгода, например время окупаемости проекта, ожидаемый экономический эффект (если его удается оценить).

В документе обязательно должны быть описаны:

• ограничения, риски, критические факторы, влияющие на успешность проекта, например время реакции системы на запрос является заданным ограничением, а не желательным фактором;
• совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему: архитектура системы, аппаратные и программные ресурсы, предоставляемые системе, внешние условия ее функционирования, состав людей и работ, которые обеспечивают бесперебойное функционирование системы;
• сроки завершения отдельных этапов, форма сдачи работ, ресурсы, привлекаемые в процессе разработки проекта, меры по защите информации;
• описание выполняемых системой функций;
• будущие требования к системе в случае ее развития, например возможность работы пользователя с системой с помощью Интернета и т.п.;
• сущности, необходимые для выполнения функций системы;
• интерфейсы и распределение функций между человеком и системой;
• требования к программным и информационным компонентам ПО, требования к СУБД (если проект предполагается реализовывать для нескольких СУБД, то требования к каждой из них, или общие требования к абстрактной СУБД и список рекомендуемых для данного проекта СУБД, которые удовлетворяют заданным условиям);
• что не будет реализовано в рамках проекта.

Выполненная на данном этапе работа позволяет ответить на вопрос, стоит ли продолжать данный проект и какие требования заказчика могут быть удовлетворены при тех или иных условиях. Может оказаться, что проект продолжать не имеет смысла, например из-за того, что те или иные требования не могут быть удовлетворены по каким-то объективным причинам. Если принимается решение о продолжении проекта, то для проведения следующего этапа анализа уже имеются представление об объеме проекта и смета затрат.

Следует отметить, что и на этапе выбора стратегии, и на этапе анализа, и при проектировании независимо от метода, применяемого при разработке проекта, всегда следует классифицировать планируемые функции системы по степени важности. Один из возможных форматов представления такой классификации - MoSCoW - предложен в Clegg, Dai and Richard Barker, Case Method Fast-track: A RAD Approach, Adison-Wesley, 1994.

Эта аббревиатура расшифровывается так: Must have - необходимые функции; Should have - желательные функции; Could have - возможные функции; Won't have - отсутствующие функции.

Функции первой категории обеспечивают критичные для успешной работы системы возможности.

Реализация функций второй и третьей категорий ограничивается временными и финансовыми рамками: разрабатываем то, что необходимо, а также максимально возможное в порядке приоритета число функций второй и третьей категорий.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности ООО «Иллона» является обеспечение эффективности его управления. Для компании характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений и различием выполняемых функций. Как правило, это такие проблемы, как:

1.Отсутствие организационного единства среди подразделений компаний, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии процесса управления продажами, расчета сумм поставок и унификации нормативно-справочной информации.

2.Трудности планирования деятельности на всех уровнях управления, (долгосрочного, текущего, оперативного) анализа выполнения этих задач, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля текущих исполнений.

3.Недостаточная оперативность обработки данных о деятельности подразделений.

4.Отсутствие актуальной информации в процессе реального взаимодействия с покупателями.

При этом одной из важных задач является управление продажами. Автоматизировать процесс управления продажами– это значит упростить процесс ввода и обработки данных и, при этом, сэкономить большое количество времени. В настоящее время данная задача трудоемка и требует постоянной взаимосвязи менеджеров и специалистов по планированию, учету и анализу, с целью принятия управленческих решений по обеспечению соответствующего уровня продаж.

Объектом исследования является деятельность ООО «Иллона», вид деятельности – продажа сотовых телефонов и аксессуаров.

Предметной областью дипломного проекта является автоматизированная информационная система управления продажами.

Целью дипломного проекта является решение экономической задачи по анализу продаж, и дальнейшая её интеграция в комплексную информационную систему управления компанией.

В соответствии с указанной целью в работе были поставлены следующие задачи:

• изучить направление деятельности ООО «Иллона» организационную структуру и информационные потоки;
• разработать АИС для управления продажами;
• определить средства проектирования;
• дать рекомендации по информатизации технических и программных обеспечений.

Организационная структура ООО «Иллона» представлена на рисунке 1. Система управления компании имеет линейно-функциональную структуру, она обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Рис.1. Организационная структура ООО «Иллона».

Руководители функциональных подразделений (по финансам, производству и коммерции, персоналу, руководители филиалов) осуществляют влияние на производственные подразделения формально. Как правило, они не имеют права самостоятельно отдавать им распоряжения, роль функциональных служб зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления фирмой в целом. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решений вопросов, связанных с руководством процессом производства.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Достоинства информационной структуры:

- освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально – техническим обеспечением и др.;

- построение связей «руководитель - подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки структуры:

• каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы;
• отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными подразделениями;
• чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали;
• аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическим множества оперативных задач.

Во главе компании стоит генеральный директор, который осуществляет общее руководство деятельностью предприятия, организует и контролирует его работу.

Генеральному директору непосредственно подчиняются директора филиалов, директор по продажам, финансовый директор, директор службы поставок, начальник отдела информационных технологий, начальникохраны,

директор по персоналу, начальник юридической службы, секретарь, делопроизводитель.

ООО «Иллона» имеет 8 региональных филиалов. Филиалы занимаются реализацией продукции компании на территории своих районов. Во главе каждого филиала стоит директор, которому подчиняются товароведы.

Начальник отдела продаж организует работу по сбыту продукции предприятия. Ему подчиняются менеджеры по филиалам, менеджер по дополнительному ассортименту, менеджер по розничной торговле, мерчендайзер, товаровед, менеджер по товарам некоммерческого использования, VSM.

Начальник отдела поставок организует материально-техническое обеспечение предприятия. Ему подчиняются заместитель начальника отдела поставок, логистик, заведующий складом, товаровед.

Управлением ООО «Иллона» занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Директор подчиняется непосредственно генеральному директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел. В обязанности бухгалтерии входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой инспекции, начисление налогов, решение всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.

Задачами отдела закупок являются: формирование ассортимента товаров;

поиск поставщиков; организация закупок; приемка товаров; управление торговыми агентами; прием заказов на поставку товаров; организация доставки.

Менеджеры по сбыту готовят необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Они же занимаются приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролируют деятельность склада, следят за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

Продавцы – консультанты готовят и убирают рабочее место, подготавливают товары к продаже, обслуживают покупателей, выполняют расчетные операции с покупателями и т. д.

В сегодняшнем бизнесе смогли выжить только те компании, которые провели серьезные реформы в системе управления, сделав ее современной и эффективной. Недостатки и упущения в системе управления нынешнего предприятия — малого, среднего или большого — оборачиваются моментальным уменьшением его доли на рынке, неизбежным отставанием в конкурентной борьбе.

Процесс обеспечения продаж товаров в компании (рис.2).

Рис.2. Бизнес - процесс продажи товаров.

Управление продажами ведется директором и продавцами салона, оперативный и количественно – суммовой расчет производится в отделе продаж, взаимосвязь этих подсистем представлена на (рис.3).

Рис.3. Обобщенная модель управления продажами на предприятии.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Планирование продаж – процесс разработки тактических планов, способствующий достижения конкурентных преимуществ на постоянной основе путем интеграции клиент – ориентированных маркетинговых планов для новых и существующих продуктов с управлением цепью поставок Исходной информацией для управления являются учетные первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации, каждое подразделение предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Недостатком существующей технологии является то, что бухгалтерия имеет свою базу данных, а отдел закупок и сбыта, отдел выписки и касса – свою. Это приводит к частичному дублированию информации.

Избежать данного недостатка позволило бы объединение компьютеров в локальную вычислительную сеть и обмен данными между бухгалтерией и отделом продаж. Создание такой интегрированной системы обработки учетных данных почти полностью исключает дублирование информации. Такая система предполагает однократный ввод в ЭВМ первичных данных и комплексное использование для автоматизации бухгалтерского, оперативного, статистического учета и решения других задач АСУ предприятием.

Управление торговыми процессами в филиале ООО «Иллона» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товара. Движение информации между филиалом и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных «1С: Предприятие 8. Управление торговлей» входят справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система: справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют.

Система реализуется только в однопользовательском варианте и состоит из следующих модулей: • Анализ товародвижения. • Анализ работы с покупателями. • Финансовый калькулятор директора. • Загрузка данных из файлов.

Рис.4. Преимущества АИС управление продажами.

Узконаправленность разрабатываемой системы является ее характерным преимуществом, так как соединяет в себе понятный и простой интерфейс и функциональную наполненность. Все это позволяет значительно облегчить работу менеджеров предприятия. Это наглядно видно на (рис.4).

Автоматизированная информационная система представляет собой программный комплекс, включающий в себя программные компоненты, работающие на сервере и клиентских рабочих местах.

Задачи решаемые в процессе разработки информационно аналитической системы обслуживания Интернет – заказов:

1)создание документального архива с функциями поиска информации, обеспечивающей повышение качества и скорости работы аналитика;

2)предоставление актуальной информации для повышения эффективности деятельности сотрудников при решении аналитических задач;

3)автоматизация процесса подготовки отчетов и аналитических записок для руководства.

4)осуществление графической оценки ситуации;

5)обновление промежуточной информации в процессе работы системы.

Предпосылками внедрения информационно аналитической системы:

1. сложность использования больших объемов информации на бумажных носителях;
2. низкая оперативность работы менеджеров и аналитиков;
3. проблемы в организации совместной работы над информацией;
4. возможная потеря информации, ненадежность хранения;
5. отсутствие преемственности экспертной деятельности;
6. большое количество рутинных операций.

Что даст внедрение системы:

• • повышение эффективности управления компании;
  • более результативная работа и оптимальное использование рабочего времени;
  • обеспечение стабильности информационного потока;
  • повышение эффективности использования трудовых ресурсов и повышение производительности труда сотрудников предприятия;
  • электронная форма хранения;
  • предотвращение утечки и порчи важной конфиденциальной информации различного характера (финансово-экономическая, служебная – для внутреннего использования и другой вид ценной информации)
  • высокая надежность хранения информации.

Таким образом, можно сделать вывод, что данный комплекс задач на пример учета продаж, имеет значимую экономическую сущность. Это снижение затрат предприятия и рост экономических показателей в результате увеличения производительности труда работников, что ведёт к сохранению конкурентоспособности и росту экономической эффективности деятельности компании.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно – справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Для того чтобы рассмотреть информационную модель, следует произвести декомпозицию комплекса на отдельные задачи, выделить взаимосвязи между входными, промежуточными и результатными информационными потоками.

Применительно к комплексу задач автоматизированной информационной системы управления продажами модель предназначена для структурного представления движения информационных потоков с момента поступления входной информации в учебный отдел до момента выдачи выходных форм в соответствующие подразделения.

Современную практику проектирования программного обеспечения нельзя представить без применения визуальных моделей. Моделирование является центральным звеном всей деятельности по созданию качественного программного продукта.

Модели необходимы для понимания и осмысления структуры и поведения будущей системы. Они облегчают управление процессом создания системы, позволяют документировать принимаемые проектные решения, являясь основой взаимодействия участников проекта и гарантией корректности архитектуры будущей системы.

Проблемы автоматизации визуального моделирования породили потребность в программно – технологических средствах специального класса CASE – средствах. CASE– технология представляет собой совокупность методов проектирования программного обеспечения, а также набор инструментальных средств, позволяющих в наглядной форме моделировать предметную область, анализировать эту модель на всех стадиях разработки и сопровождения ПО и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Современный подход для построения схемы данных и её описания сводится к использованию CASE – средств. Современные CASE – средства охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС (информационных систем): от простых средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл программного обеспечения.

Как известно, наиболее трудоемкими этапами разработки ИС являются этапы анализа и проектирования, в процессе которых CASE – средства обеспечивают качество принимаемых технических решений и подготовку проектной документации. При этом большую роль играют методы визуального представления информации. Это предполагает построение структурных или иных диаграмм в реальном масштабе времени. Графические средства моделирования предметной области позволяют в наглядном виде изучать ИС, перестраивать ее в соответствии с поставленными целями и имеющимися ограничениями.

Существует несколько подходов к проектированию ИС. Одним из наиболее приемлемых является структурный подход к проектированию ИС. Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу – вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространёнными, среди которых являются следующие:

SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;

DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;

ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность – связь".

На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру программного обеспечения: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм.

Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.

Одним из основных методов моделирования данных является метод моделирования потоков данных (процессов). В основе данной методологии (методологии Gane/Sarson) лежит построение модели анализируемой ИС – проектируемой или реально существующей. В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD), описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процесс становятся элементарными и детализировать их далее невозможно.

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям – потребителям информации. Таким образом, основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

1. Внешние сущности.
2. Системы/подсистемы.
3. Процессы.
4. Накопители данных.
5. Потоки данных.

Для проектирования автоматизированной информационной системы управление продаж используется CASE – средство фирмы RationalSoftwareCorporationRationalRose, предназначенное для автоматизации этапов анализа и проектирования программного обеспечения, а также для генерации кодов на различных языках и выпуска проектной документации. RationalRose использует метод объектно – ориентированного анализа и проектирования, основанный на языке UML.

Результатом разработки проекта с помощью CASE – средства RationalRose будут являться: диаграммы UML, в совокупности представляющие собой модель разрабатываемой программной системы; спецификации классов, объектов, атрибутов и операций; заготовки текстов программ.

Проектирование начинается с построения диаграммы использования (Use Case Diagram). Диаграмма использования предназначена для отображения внешнего функционирования проектируемой системы и ее взаимодействия с внешним миром, пользователями. Основой подхода являются так называемые варианты использования, которые представляют собой некоторый набор функций системы, объединяемых в единое целое. Один блок использования не обязательно представляет собой одну часть системы или даже единую группу функций. Он представляет собой именно понимание поведения системы.

В случае с разработанной системой, можно сказать, что необходимо провести анализ выполнения комплекса задач и представить их в виде диаграммы потоков данных (ДПД). ДПД позволяет детально рассмотреть процессы, происходящие вне системы и влияющие на режимы её функционирования.

Диаграмма представляет собой некую систему взаимодействия разработанной информационной системы и внешних сущностей, представленных в виде отделов и пользователей.

Информационная модель решения задачи автоматизированной информационной системы управление продажами отражает, на основе каких входных документов и какой нормативно – справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных, и формирование конкретных выходных документов на основании: продажи товаров и «Складских остатков», поступающих ежедневно, а также при использовании нормативно – справочной информации по группам товаров, менеджеров компании, продукции заполняются соответствующие файлы, для каждого из выходных документов, и далее формируются файлы «товарные накладные», «счета – фактуры», а также дается графическая оценка ситуации в виде построения графиков и графических представлений.

На основании сформированных файлов автоматически формируются файлы продажами, которые также являются базой для формирования одноименных документов, в дальнейшем использующихся соответственно в бухгалтерском отделе и непосредственным руководителем компании.

В случае с разработанной системой, можно сказать, что необходимо провести анализ выполнения комплекса задач и представить их в виде диаграммы потоков данных (ДПД). ДПД позволяет детально рассмотреть процессы, происходящие вне системы и влияющие на режимы её функционирования.

Диаграмма представляет собой некую систему взаимодействия разработанной информационной системы и внешних сущностей, представленных в виде отделов и пользователей.

Диаграмма изображена на рис.5.

Рис.5. Диаграмма взаимодействия разработанной информационной системы с внешними сущностями.

Представленная диаграмма может дать общую картину положения разработанной системы и предоставить следующие возможности:

• анализ положения разработанной системы в общей системе взаимодействия;
• можно увидеть, как система вписывается в процессы, происходящие на предприятии;
• узнать, каким образом система взаимодействует с внешними сущностями.

Таким образом, мы получили практически полную картину функционирования системы в производственной среде.

Необходимо подробнее описать каждый процесс, представленный на диаграмме, чтобы наиболее полно оценить функциональные возможности системы и суть её работы.

Как видно из диаграммы, данная система была разработана для использования в отделе продаж. Отдел продаж может представлять менеджер. Сотрудник отдела имеет возможность загрузки разработанной системы обслуживания продаж.

Для того чтобы иметь наиболее полное представление о процессе загрузки, необходимо рассмотреть диаграмму нижнего уровня, т.е. провести декомпозицию процесса загрузки системы. Это позволяет осуществить следующий уровень диаграммы –кооперативная диаграмма.

Кооперативная диаграмма (Collaboration diagram) предназначена для описания методов взаимодействия между объектами. Также кооперативная диаграмма имеет другое название – диаграмма сотрудничества. Диаграмма сотрудничества включает в себя объекты и отношения между ними, заключающееся в вызове методов друг друга.

Кооперативная диаграмма имеет непосредственное отношение к процессу, происходящему на верхнем уровне диаграммы. Декомпозиция процесса загрузки системы представлена на рис.6.

Рис.6. Декомпозиция процесса загрузки системы.

Следующий процесс – формирование отчётов – представляет собой процесс обработки промежуточной информации и дальнейшее формирование выходных данных, которые система представляет в виде отчётов.

Данный процесс представлен на рис.7.

Рис.7. Комплекс задач системы.

Создание моделей системы позволяет более подробно пронаблюдать за процессами, происходящими внутри разработанной информационной аналитической системы обслуживания продаж. Потоки информации дают пользователю системы возможность правильно следовать разработанному порядку действий.

Рис.8. Процесс формирования отчётов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Первым шагом разработки таблицы является продумывание ее структуры. Пользователь решает, какую информацию будет таблица содержать и в каком порядке она должна располагаться. При разработке таблиц следует: - избегать повторения полей. Это обеспечивает более гибкое хранение данных и простой доступ к ним. В этом состоит отличие разработки таблиц базы данных от организации данных в системах электронных таблиц - быть исчерпывающим. В таблицу следует включать поля для всей необходимой информации, но не забивать таблицу ненужными данными. Дополнительное поле можно легко при необходимости ввести в таблицу - ---- использовать небольшие базы данных. Если нужно организовать базу данных под большой объем информации, то обычно, лучше разместить ее в несколько небольших взаимосвязанных таблиц, чем в одну всеобъемлющую - определять необходимый тип таблиц. К оперативной относится информация, которая меняется для каждого фиксированного случая ее использования. Для разработки информационной аналитической системы обслуживания Интернет – расчет продаж сумма продаж и суммы возврата с каждой продаж, формирования товарных накладных и счетов – фактур, а также формирования итоговых диаграмм по различным показателям, используются входные документы, а именно файл содержащий данные о товарах.

Таблица 1. Входная информация о деятельности отдела продаж.

№	Вид информации	Источник поступления	Периодичность
1	Продажа	От покупателя	По факту
2	Складские остатки	Склад	два раза в неделю

Таблица 2.Товар.

Поле	Шифр	Тип	Размер	Ключ
Артикул	artikul	integer	4	*
Наименование	name	string	100
Производитель	proizvod	string	100
Тип товаров	tip	string	50
Количество	kolvo	integer	2
Цена	cena	real	6

Таблица 3. Продажа.

Поле	Шифр	Тип	Размер	Ключ
Дата	data	date	8
Артикул	artikul	integer	4	*
Наименование	name	string	100
Производитель	proizvod	string	20
Тип	tip	string	50
Количество	kolvo	integer	2
Сумма	summa	real	6
Сотрудник	sotrud	string	30

Входная информация необходима для обработки данных, она представлена в виде таблиц, поля в которых имеют соответствующий шифр, тип и размер, а также ключевое поле.

2.3. Характеристика результатной информации.

В моей программе результатная информация представлена виде диаграмм, точнее графически изображается ранее обработанная информация, на основе нее проводится графический анализ показателей, который наиболее удобен и нагляден для пользователя системы и руководителей фирмы.

В данной работе используются приложения Excel из офисного пакета MicrosoftOffice для хранения выходных документов (отчеты) и исходной информации. Это связано с тем, что MSOffice логично вписывается в интерфейс Windows.

MSExcel – табличный редактор, позволяющий обрабатывать большие объемы информации, интегрировать данные разных форм и документов, использовать графическую интерпретацию данных в виде диаграмм и графиков, группировать и сортировать данные по разным показателям, проводить анализ данных. Выходные документы будут следующие, товарная накладная и счет фактура, которые формируются на основе обработанного заказа менеджером компании.

2.4. Характеристика результатной информации

Разработанная автоматизированная информационная система состоит из приложения, производящего обработку входной и справочной информации и формирование отчетов.

Рис.9. Описывает функционирование данной системы.

Как показано на рис.9. пользователь начинает работу с загрузки системы, проходя авторизацию. Далее начинается решение основной задачи системы это обработки продаж, а именно сверка с остатками на складе, если некоторых позиций нет в наличии в достаточном количестве, данная позиция автоматически вычеркивается и заказа. Для этого необходимо выбрать вкладку «Загрузка данных заказа» на кнопку «Загрузить» из файла *.xls на форму добавляется заказ со всеми остальными реквизитами, на этой же вкладке есть кнопка «В базу» все данные заносятся в базу данных и сохраняются в ней.

На вкладке «Загрузка данных со склада» все данные так же помещаются на форму для просмотра пользователем системы и заносятся в базу данных. Вкладка «Остатки на складе» позволяет на одноименную кнопку сравнить заказ с остатками итоги этого сравнения, и послужат основой для дальнейшего анализа и проведения расчетов. Следующий шаг это непосредственно расчеты, связанные с возможными недопоставками, а также подсчет общей суммы заказа. Итоговые расчеты и результаты хорошо видны на вкладке «Акт сверки».

Пункт меню справочники, позволяет редактировать имеющиеся данные с автоматическим сохранением в базу.

Графический анализ позволяет выдать информацию о работе отдельного пользователя, а так же позволяет наглядно определить тот товар, который наиболее популярен у того или иного покупателя. Следует отметить, что формирование отчётов происходит в самой программе в виде графика и графического представления. Если возникает необходимость предоставления отчёта в финансовый отдел или руководителю фирмы, то пользователь имеет возможность распечатать отчёт.

2.5. Структурная схема пакета

Программные модули Unit1, Unit2, Unit3, Unit4, Unit5, Unit6, составляют целостный проект Euroset. Каждый unit (модуль) состоит из описания рабочих форм, процедур и функций, тела программы. В совокупности данные модули управляются и имеют зависимость от проекта системы. Проект позволяет сохранять целостность всего проекта, т.е. содержит в себе информацию о включённых в него модулей, управляет работой данных модулей, обеспечивает их взаимодействие. Для того, чтобы пользователь имел возможность использовать программу в операционной среде Windows, проект необходимо скомпилировать (т.е. создать запускной файл (Euroset.exe). При создании exe-файла проект будет представлять собой слияние всех модулей и проекта программы. Это обеспечивает удобную работу пользователя (т.е. запуск одного файла вместо нескольких), при этом нет необходимости в повторном компилировании проекта, что занимает много времени и, при отсутствии соответствующего программного обеспечения, приводит к появлению ошибок использования проекта.

Далее рассмотрим дерево вызова процедур и программ, необходимых для работы системы (рис.10).

Рис.10.  Дерево вызова процедур и программ

2.6. Описание программных модулей

При описании интерфейса разработанной информационной системы необходимо рассмотреть все экранные формы системы, которые используются в работе пользователя. Формы системы наиболее полно обеспечивают выполнение поставленных задач и отражают обработанные данные в доступном, читабельном виде для проведения дальнейшего анализа.

Дружественный интерфейс системы позволяет облегчить работу пользователя с точки зрения эргономичности. Как известно, понятный и логичный интерфейс программного продукта непременно приводит к более эффективной работе пользователя.

Программа содержит несколько модулей. Основным модулем является модуль, запускающий главное меню системы. Все остальные подключены к основному через меню. После запуска программы и авторизации открывается главное меню, через которое пользователь может начать работу с принятыми заказами.

Заключение

В данном проекте рассмотрены проблемы управления деятельностью отдела продаж в ООО «Иллона». По оценкам существующей практики продаж, и на основе материалов компании, были сформулированы ряд задач, которые должна решать с использованием автоматизированной информационной системы управления продажами в ООО «Иллона».

При разработке проекта определены методы управления продажами с целью достижения высоких экономических показателей. Изучены средства для сбора, хранения и обработки учетных, аналитических данных.

Построена информационная структура управления продажами, а также модель БД.

Разработанная автоматизированная система позволяет эффективно осуществлять обработку информации по продажам товаров, добавлять и извлекать необходимые данные.

Автоматизированная информационная система управления продажами в ООО «Иллона» построена с учетом использования современных приложений. Такие приложения способны быстро реорганизовываться и трансформироваться, что очень важно при постоянном совершенствовании информационных технологий.

Для разработки данной автоматизированной системы были выбраны те инструментальные средства, которые обеспечивают решение задач с помощью определённых алгоритмов, выполняемых на основе языка программирования Object Pascal. Средством создания программной оболочки системы была выбрана среда визуального программирования Delphiкоторая позволяет эффективно хранить, искать, сортировать и получать – обладает высокой производительностью, имеет множество интерфейсов к различным системам БД, прост в использовании. Все эти продукты имеют открытый исходный код, благодаря чему дешевы. К тому же они способны тесно интегрировать между собой и сетью Интернет, что необходимо для выполнения поставленных задач. Осуществлены расчеты продаж показателей, на основе, которых можно: определить эффективность проведенных результатов, а также облегчить работу сотрудников компании.

Список литературы

1. Владимир Грекул, Нина Коровкина, Юрий Куприянов. Проектное управление в сфере информационных технологий. – М.:БИНОМ, ИНФРА-М, 2013.
2. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.:Манн, Иванов и Фербер, 2013.
3. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
4. Калянов Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. - 3-е изд. - М.: Горячая линия-Телеком, 2002
5. Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. — Ростов н.Д: Феникс
6. Шевчук И.С. Проектирование информационных систем: методическое пособие по курсовому проектированию «Проектирование информационных систем». - Пермь, ФГБОУ ВПО Пермская ГСХА, 2013