Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи».

Содержание:

Введение

В условиях постоянно меняющейся внешней среды предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий. Очень большое значение для предприятия имеет хорошо отлаженная система бизнес-процессов. Для этого руководителю предприятия нужно обладать необходимой и достаточной информацией, позволяющей знать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними поставщиками и заказчиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Современное предприятие это, если можно так выразиться, механизм, который может функционировать, только если все его части будут объединены в определенном порядке и каждая часть выполняет только ту функцию, которая имеет значение для остальных частей и всего механизма в целом. Только при таком условии он сможет работать без сбоев, и им можно будет управлять. Именно потому, что существует необходимость иметь такого рода информацию, создается модель.

Модель позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство.

Идея моделирования бизнес-процессов является сигналом к тому, что для современного руководителя и всех работников предприятия необходимо четкое видение всей деятельности и, главное, ее конечного результата.

Имея модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы можем открыть возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Предмет курсового проекта - бизнес-процессы Продаж в организации «АВС».

Объект курсового проекта – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи»

Цель курсового проекта – на основе теоретического изучения материала спроектировать бизнес-процесс фармацевтической компании.

1. Теоретические исследования продаж как бизнес-процесса в рамках деятельности предприятия

1.1. Сущность и содержание бизнес-процесса и его роль в деятельности организации

Под бизнес-процессом понимают совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.^[1]

Словосочетание "бизнес-процесс" стало активно использоваться с начала 90-х годов прошлого столетия основателями реинжиниринга бизнес-процессов Дэвенпортом, Хаммером, Чампи и др. До этого для тех же целей употреблялся термин "процесс" (в основном в системах менеджмента качества).

Существует огромное количество определений терминов "процесс" и "бизнес-процесс".

Во-первых, специалисты в области менеджмента процессов/бизнес-процессов, как правило, не ограничивают себя буквальным (словарным) толкованием термина "процесс", а творчески перерабатывают его в соответствии с собственными представлениями, закладывая в определение значительную субъективную составляющую.

Во-вторых, существуют объективные причины для построения сложных и замысловатых определений, в частности:

иногда хотят подчеркнуть, что совокупность последовательных действий на самом деле имеет сложную логическую и временную структуру (логические переходы, циклы, обработку исключений и т.д.);

с момента распространения в менеджменте системного подхода появилась тенденция рассматривать процессы как элементы систем, преобразующие вход системы в ее выход;

с появлением реинжиниринга и термина "бизнес-процесс" специалисты стали чаще анализировать процессы с точки зрения бизнеса.

Чтобы осознать разнообразие терминов "процесс" и "бизнес-процесс", приведем семь наиболее известных определений:

• процесс - завершенная с точки зрения содержания, временной и логической очередности последовательность операций, необходимых для обработки экономически значимого объекта"
• процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы"
• процесс - последовательность взаимосвязанных работ, имеющих своей целью потребление входов процесса и их преобразование в выходы, требующиеся внутренним или внешним потребителям, сопровождаемое созданием добавленной стоимости";
• бизнес-процесс - это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя";
• бизнес-процесс - комплекс действий, в котором на основе одного или более видов исходных данных создается ценный для клиента результат";
• бизнес-процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности";
• бизнес-процесс - это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей"^[2].

Анализ определений показывает, что в современной литературе термины "процесс" и "бизнес-процесс" обозначают примерно одно и то же. В связи с этим существуют как минимум два варианта их совместного использования:

в первом случае термины "процесс" и "бизнес-процесс" считаются эквивалентными и взаимозаменяемыми (как это и делают многие специалисты по бизнес-процессам);

во втором случае предлагается критерий, с помощью которого осуществляется дифференциация "процессов" и "бизнес-процессов".^[3] Выделяют три вида бизнес-процессов:

Управляющие - бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

Операционные - бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи.

Поддерживающие - бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО.

Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Бизнес-процесс может быть разделен на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность (меньшая себестоимость производства товара или услуги).

Система управления бизнес-процессами (СУБП) является подсистемой системы управления организацией в целом. Как правило, при выделении СУБП в отдельное направление менеджмента ставят две основные цели:

• обеспечить конкурентоспособность бизнес-процессов;
• обеспечить бесперебойную работу бизнес-процессов.

Для достижения первой цели система управления бизнес-процессами должна решать задачи перспективного совершенствования бизнес-процессов и развития средств совершенствования бизнес-процессов. ^[4]

Для достижения второй цели система управления бизнес-процессами должна быть направлена на поддержание текущего функционирования бизнес-процессов и адаптацию бизнес-процессов к изменениям внешней и внутренней среды организации. Естественно, в данном случае также необходимо решать задачу развития средств поддержания и адаптации.

Управление системой управления бизнес-процессами также включает два направления:

управление каждым бизнес-процессом в отдельности;

управление связями между отдельными бизнес-процессами^[5]. Управление отдельным бизнес-процессом аналогично управлению системой бизнес-процессов, так как бизнес-процесс представляет собой совокупность видов деятельности и связей между ними или систему видов деятельности.

Управление отдельным бизнес-процессом включает:

а) управление шаблоном бизнес-процесса;

б) управление совокупностью экземпляров бизнес-процесса.

Кроме того, в рамках развития средств совершенствования, адаптации и поддержания системы управления бизнес-процессами осуществляется соответствующее развитие средств совершенствования, адаптации и поддержания каждого бизнес-процесса в отдельности. Учитывая доминирующее положение средств автоматизации, в качестве третьей цели управления отдельным бизнес-процессом выделим:

в) управление автоматизацией, включая автоматизацию бизнес-процесса и автоматизацию средств проектирования, развертывания, мониторинга, анализа и оценки бизнес-процесса.

Управление совершенствованием бизнес-процесса нацелено на замену существующего процесса на требуемый (желаемый) путем осуществления трансформации шаблона бизнес-процесса. При этом обычно применяется стандартная последовательность действий, которая в системном анализе получила название "решение проблемы".

Как правило, решение проблемы состоит из трех этапов:

выявление и анализ проблемы;

конструирование решения;

реализация решения.

Рассмотрим более подробно эти этапы.

Выявление и анализ проблемы включает следующие шаги:

идентификация симптомов и трендов. На первом шаге используются результаты мониторинга отдельных экземпляров процесса, включая выявленные ошибки, жалобы клиентов, случаи невыполнения заданий и планов и т.д.;

идентификация проблемы. На втором шаге используются многочисленные инструменты идентификации проблем, в том числе контрольные листы, диаграммы Парето, анализ трендов, диаграмма "паутина", диаграмма "рыбий скелет", диаграмма рассеивания, граф связей и т.д.;

прогнозирование развития проблемы. На третьем шаге осуществляется оценка скорости и масштабов изменений, которые несет за собой данная проблема. Используются различные методы аппроксимации;

оценка актуальности решения проблемы. Учитывая, что невозможно решить все проблемы, их необходимо выстроить в порядке приоритета. И уже в зависимости от приоритета выделить для решения проблемы те или иные ресурсы;

определение цели и ограничений. Уровень приоритета и выделенные ресурсы во многом определят конечную цель и ограничения, в рамках которых будут осуществляться поиск и реализация решения.

выявление структуры существующей системы. Для более глубокого понимания проблемы необходимо детально изучить структуру существующей системы. В случае шаблона процесса речь может идти о выявлении и описании структуры системы видов деятельности. Для этого используют многочисленные способы моделирования процессов, включая функциональное моделирование, моделирование потока работ, моделирование потока данных, объектно-ориентированное моделирование и т.д.;

определение дефектных элементов существующей системы. На данном этапе осуществляется оценка структурных элементов процесса путем использования различных методов анализа, включая стратегический анализ, финансовый анализ, анализ рисков и т.д.

оценка веса влияния дефектных элементов на выход. Чтобы перейти к конструированию решения, выявленные дефекты необходимо выстроить в приоритетном порядке, для чего необходимо оценить их вклад в результат процесса. Иногда вклад оценивают по чувствительности результата к изменению дефектного параметра.^[6]

Разработка и постоянная модификация управленческих методологий направлены на достижение определенного уровня зрелости бизнес-процессов, характеризующихся различными показателями, как в финансовом, так и в других аспектах деятельности предприятия.

1.2. Технология проведения бизнес-процесса «Продажи»

Технология проведения бизнес-процесса продажи включает в себя следующие ступени действий:

1. Поиск Заказчиков

1.1.Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора

1.2. Поиск Заказчиков для заключения договора

1.2.1. Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

1.2.2. Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора

1.3. Подготовка списка возможных Заказчиков

1.4. Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

1.5. Получение запросов на материал

1.5.1. Получение запросов на материал

1.5.2. Регистрация полученных запросов на материал

1.5.3. Анализ полученных запросов на материал

1.6. Составление списка Заказчиков, приславших запросы

2. Отправка коммерческих предложений

2.1. Подготовка коммерческих предложений

2.2. Оформление коммерческих предложений

2.3. Согласование коммерческих предложений

2.4. Отправка коммерческих предложений

2.4.1. Организация деловой переписки с возможными Заказчиками

2.4.2. Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам

2.4.3. Регистрация отправки коммерческих предложений

2.4.4. Заключение или продление договора с Заказчиком

3. Заключение/продление договора с Заказчиком

3.1. Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика

3.2. Проверка на наличие договора с Заказчиком

3.3. Заключение или продление договора с Заказчиком

4. Обработка заказа

4.1. Получение заказа от Заказчика

4.2. Cогласование заказа

4.3. Регистрация заказа

5. Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику

5.1. Подготовка инвойса

5.2. Оформление инвойса

5.3. Согласование инвойса

5.4. Отправка инвойса Заказчику

5.5. Регистрация отправки инвойса

6. Выполнение обязательств по договору

6.1. Получение от Заказчика уведомление о выполнении условий по оплате

6.2. Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке

6.3. Отгрузка материала в соответствии с условиями договора

7. Контроль выполнения условий договора

7.1. Регистрация отступления от контрольных дат по договору

7.2. Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

8. Контроль счетов

Рассмотрим некоторые стадии более подробно.

Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора

На данном этапе производится проверка наличия Заказчиков, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Заказчики, с которыми имеются действующие договора, заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Поиск Заказчиков для заключения договора

На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ полученных от потенциальных Заказчиков, а также поиск новых Заказчиков , как и среди тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные информационные каналы .Стадия состоит из следующих этапов:

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального Заказчика при помощи различных информационных каналов.

Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора

На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения Заказчиков для возобновления сотрудничества.

Подготовка списка возможных Заказчиков

На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале.

Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при помощи выбранного информационного канала, каким может являться:

Электронная почта;

Традиционная почта;

Факсимильная связь;

Доставка личным представителем (курьером).

Получение запросов на материал

На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков. Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале. Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий. Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий. В позициях запроса указываются следующие реквизиты:

Идентификационный номер запроса;

Дата отправки;

Идентификационный номер материала или группы материалов;

Краткое описание материала.

Регистрация полученных запросов на материал

Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.

Анализ полученных запросов на материал

Запросы, полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте.

Составление списка Заказчиков, приславших запросы

Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений.

Отправка коммерческих предложений

Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному Заказчику альтернативный материал.

Оформление коммерческих предложений

При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты:

Идентификационный номер коммерческого предложения;

Дата отправки;

Идентификатор материала или группы материалов;

Стоимость материала в зависимости от условий поставки;

(На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки)

Идентификатор валюты;

Информация о сроках отгрузки;

Краткое описание материала;

Просьба выслать подтверждение о получении.

Согласование коммерческих предложений

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения.

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии проводятся следующие этапы:

Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;

Отправка коммерческих предложений;

Регистрация отправки коммерческих предложений.

Организация деловой переписки с возможными Заказчиками

С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного информационного канала, каким могут являться:

Электронная почта;

Традиционная почта;

Факсимильная связь;

Доставка личным представителем (курьером).

Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам

Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи. Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении.

Регистрация отправки коммерческих предложений

Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.

Заключение или продление договора с Заказчиком

Данная стадия состоит из следующих этапов:

Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;

Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком;

Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика

В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.

Проверка на наличие договора с Заказчиком

На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество.

Заключение или продление договора с Заказчиком

В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не был , или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.

Обработка заказа

Данная стадия состоит из следующих этапов:

Получение заказа от Заказчика;

Согласование заказа;

Регистрация заказа.

Получение заказа от Заказчика

Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов:

Возврат (брак в комплектующих)

Допоставка по цене договора

План поставок (в соответствии с договором)

Бесплатная поставка (замена брака)

В позициях заказа указывается:

Идентификационный номер заказа;

Вид заказа;

Дата отправки;

Идентификатор материала или группы материалов;

Условия поставки;

Идентификатор валюты.

Cогласование заказа

В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и , на основании этого , в его данные могут быть внесены изменения.

Регистрация заказа

Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных заказов может быть произведен анализ.

Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику

В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет - фактура). В его позициях указывается:

Идентификационный номер инвойса;

Дата отправки;

Идентификатор материала или группы материалов;

Идентификатор валюты;

Условия поставки;

Условия оплаты с указанием счета;

Счета могут быть следующих видов:

Отдельный счет для каждой поставки;

Сводный счет для нескольких поставок;

Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Оформление инвойса

При оформлении инвойса в его позициях указывается:

Идентификационный номер инвойса;

Дата отправки;

Идентификатор материала или группы материалов;

Идентификатор валюты;

Условия поставки;

Условия оплаты с указанием счета;

(Счета могут быть следующих видов)

Отдельный счет для каждой поставки;

Сводный счет для нескольких поставок;

Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Согласование инвойса

Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения.

Отправка инвойса Заказчику

Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется Заказчику при помощи выбранного канала связи.

Регистрация отправки инвойса

Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.

Выполнение обязательств по договору

Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.

Отгрузка материала в соответствии с условиями договора

На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, Заказчику высылается уведомление в установленной форме.

Контроль выполнения условий договора

Данная стадия включает в себя следующие этапы:

Регистрация отступления от контрольных дат по договору;

Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

Регистрация отступления от контрольных дат по договору

На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.

Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

2. Практическое проектирование бизнес-процесса на предприятии

2.1. Характеристика предприятия и места бизнес процесса «Продажи» в ее общей деятельности

Основной деятельностью фармацевтической компании ООО «АВС» является продажа лекарственных препаратов, добавок к пище, гомеопатии, средств гигиены и санитарии и др.

ООО «АВС» в своей деятельности руководствуется уставом, имеет статус юридического лица с момента государственной регистрации, действует в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», и другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.

В настоящее время ООО «АВС» является официальным дистрибьютором ведущих зарубежных фармацевтических компаний. Также ООО «АВС» работает с лидерами российского рынка лекарственных средств. Компания входит в десятку ведущих фармацевтических дистрибьюторов России (в категории межрегиональные фармацевтические дистрибьюторы). Благодаря постоянным прямым партнерским отношениям с большинством российских и зарубежных производителей, компания обеспечивает своих клиентов высококачественной продукцией на выгодных условиях, свидетельством чего является постоянный рост продаж.

На сегодняшний день ассортимент ООО «АВС» содержит около 5000 наименований продукции – это лекарственные препараты, биологически-активные добавки, лечебная косметика и другая продукция, представленная в аптеках. Общие складские ресурсы компании составляют сегодня 15 тыс. кв. м. Динамика количества поставщиков ООО «АВС» и объема складских остатков за 2005–2007 гг. представлены в приложении 6. В 2013 году была значительно расширена площадь головного склада компании.

Кроме оптовой торговли ООО «АВС» оказывает услуги покупателям по резервированию товара, бесплатной доставке медикаментов по Москве и другим городам, обеспечение рекламными материалами.

Стратегическая задача компании – развитие региональной сети филиалов и представительств. ООО «АВС» активно осваивает региональные рынки, открывает филиалы, представительства. В настоящее время региональная сеть насчитывает более 15 региональных подразделений.

В целях расширения рынков сбыта и увеличения объемов продаж ООО «АВС» принимает участие в крупных международных фармацевтических выставках, в совместных акциях, проводимых фирмами-производителями, направленных на продвижение товаров на фармацевтическом рынке.

На сегодняшний день рынок фармацевтической продукции достаточно развит. В последние годы возникла тенденция к вытеснению с рынка небольших предприятий. Сильными сторонами в конкурентной борьбе ООО «АВС» являются: налаженные взаимоотношения с поставщиками и покупателями, широкий ассортимент продаваемых товаров, хорошая репутация на рынке, наличие высококвалифицированного персонала, гарантия качества предлагаемой продукции. Однако есть и слабые стороны: узкая специализация компании; недостаточные знания рынков других областей (по номенклатуре и в целом); географическое удаление отдельных покупателей, что делает продукцию неконкурентоспособной из-за транспортных расходов; потребность в более сильных каналах сбыта услуг.

На сегодняшний день количество сотрудников в центральном офисе ООО «АВС» составляет более 800 человек, в числе которых менеджеры по продажам, которые осуществляют личные визиты к клиентам для более оперативного решения вопросов и подбора оптимальных условий работы.

Кадровая политика компании определяется во многом чертами современного молодого человека. Хорошее образование, знание современных методов работы, целеустремленность, готовность постоянно совершенствовать свой профессиональный уровень, доброжелательность, взаимовыручка, чувство локтя и единой команды, при этом уважение к опыту, знаниям старшего поколения. Среди направлений кадровой политики: постоянное повышение квалификации менеджеров и правильный подбор профессионалов в финансово-правовой департамент, склад и транспортный отдел.

Своим сотрудникам ООО «АВС» предоставляет высокие зарплаты, беспроцентные кредиты на личные нужды, оплату проезда, компенсирует часть затрат на аренду жилья. Проводятся тренинги с выдачей сертификата и предусмотрены всевозможные премии для инициативных сотрудников. В свою очередь компания надеется на то, что сотрудники будут удовлетворять таким условиям, как: надежность, обязательность, ответственность, позитивность во взглядах.

Таким образом, анализируя деятельность ООО «АВС», можно сделать вывод о высокой экономической и финансовой стабильности, которые позволяют компании с большой уверенностью смотреть в будущее и постоянно продолжать наращивать свой

Структура организации – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей (планирование, мотивация, контроль и другие), построенных таким образом, чтобы эффективно достигать целей предприятия. Главной функцией организационной структуры является координация и контроль.

Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется коммерческий директор, который, в свою очередь руководит начальниками департамента оптовых продаж, департамента аптечных продаж, департамента закупок, департамента филиалов, департамента логистики, финансово-правового департамента.

1. Департамент оптовых продаж осуществляет поставку фармацевтической продукции по регионам России.

2. Департамент аптечных продаж обеспечивает поставки фармацевтической продукции.

3. Департамент закупок обеспечивает снабжение товаром, и анализ рынков сбыта (отдел закупок и отдел маркетинга).

4. Департамент логистики обеспечивает транспортное, информационное и хозяйственное обеспечение (отделы информационных технологий, IT-обеспечения, склад, отдел приемки, отдел экспедиции, транспортный, отдел ВЭД, АХО, отдел строительства и реконструкции, режима (охрана)).

5. Финансово-правовой департамент обеспечивает экономическое, правовое и документационное обеспечение (юридический отдел, финансовый, бухгалтерия, касса, отдел кадров, отдел претензий, отдел сертификаций.

Таким образом, в рассматриваемой организации применяется линейно-функциональная структура организации. Организациям, применяющим данную структуру, свойственны следующие достоинства и недостатки.

Достоинства:

1. Эффективная работа в стабильных условиях.

2. Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы.

3. Компания работает по четкой технологии, которая отличается «своим лицом», что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность.

4. Штатная численность сбалансирована.

Недостатки:

1. Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Среди основных недостатков действующей организационной структуры можно назвать следующие:

- дублирование полномочий генерального директора и коммерческого директора;

- недостаток контроля по всем звеньям цепочки в связи с многоуровневой системой подчинения;

- высокий уровень затрат на заработную плату руководителей подразделений;

- отсутствие налаженных информационных взаимосвязей между департаментами.

На сегодняшний день на предприятии отсутствует как таковой четко отлаженный бизнес процесс с закрепленными за отдельными должностями функциями.

Далее, мы предложим укрупненную схему проектирования бизнес-процесса «Продажи» для департаментов продаж и сопряженных с ними департаментов.

Бизнес-процесс будет нацелен на два департамента продаж-оптовых и аптечных.

2.2. Проектирование бизнес-процесса «Продажи»

Схема проектирования данного бизнес-процесса является укрупненной и предназначенной для регулирования взаимодействий между организационными блоками компании.

В графе 1 укажем номер операции.

В графу 2 укажем наименование операции

В графе 3 перечислим необходимые разработки для реализации операций.

В графе 4 укажем ответственный отдел

Процесс проектирования операций бизнес-процесса "Продажи" приведен в таблице 2.1.

Процесс поиска новых заказчиков должен вести отдел маркетинга, который необходимо внедрить в организационную структуру компании.

Проектирование бизнес-процесс рассмотрим в ситуации, когда нехватки спроса предприятие не испытывает.

Таблица 2.1.

Процесс проектирования операций бизнес-процесса "Продажи"

Номер операции	Операция	Необходимые разработки шаблонов-документов для ИТ-отдела с целью объединить функции внутренней программы управленческого учета с 1С	Ответственный за функцию отдел
1	Получение от клиента заказа с указанной номенклатурной единицей	Разработать шаблон и функционал импорта заявки клиента в систему ПК для отделов продаж.	Департаменты отделов продаж-аптечный и оптовый Отдел ИТ
2	Формирование и передача заказа на склад для проверки наличия товара	Разработать шаблон и функционал импорта заявки клиента на склад	Департаменты отделов продаж-аптечный и оптовый Отдел ИТ
3	Проверка наличия у Клиента лицензии на заказанные медикаменты	Разработать функционал, позволяющий при импорте заявки клиента в систему проверять наличие у клиента лицензии	Департаменты отделов продаж-аптечный и оптовый Отдел ИТ
4	Проверка наличия товарных запасов на складе для полного или частичного выполнения заказа	Разработать функционал, проверяющий наличие товарных запасов при импорте заявки клиента	Склад Отдел ИТ
5	Размещение заказа в реестре "неудовлетворенный спрос"	Разработать функционал, который при импорте заказа клиента и отсутствия товара на складе формирует заказ с меткой "отложен"	Склад Отдел ИТ
5	Процесс формирования заявки на основании заказа в соответствии с договором клиента	Разработать механизм копирования в Заявку строк из Заказа и договора	Отдел ИТ
6	Резервирование товара	Разработать функционал, позволяющий резервировать заказанный товар	Склад Отдел ИТ
7	Проверка кредитного лимита и дебиторской задолженности	Разработать алгоритм проверки условий с возможностью выгрузки данных из 1С в единую систему-программу управленческого учета	Департаменты продаж - оптовый и аптечный Отдел ИТ
	Формирование и отправка заявки на создание платежных документов для бухгалтерии	Разработать шаблон и функционал импорта заявки, совместимые с 1С для передачи ее Департаментами продаж в бухгалтерию	Департаменты продаж - оптовый и аптечный Бухгалтерия Отдел ИТ
8	Подбор номенклатурных единиц	Автоматизации не подлежит. Работа вручную	Склад Отдел ИТ
9	Формирование упаковочных листов	Разработать функциональность адресного хранения товара на складе	Склад Отдел ИТ
10	Формирование счета, расходной накладной, счета-фактуры	Разработать шаблон и функционал экспорта обработанной заявки, совместимые с 1С для передачи ее бухгалтерией в Департаменты продаж	Департаменты продаж - оптовый и аптечный Бухгалтерия Отдел ИТ
11	Отгрузка, списание медикаментов	Разработать взаимосвязь склада с финансовым блоком-бухгалтерией (для учета) и департаментами продаж (для информации-управленческий учет)	Склад-Бухгалтерия-департаменты продаж-отдел ИТ
12	Контроль счетов	Разработать взаимосвязь департаментов продаж с финансовым блоком-бухгалтерией для быстрого реагирования в случае возникновения дебиторской задолженности	Бухгалтерия-департаменты продаж-отдел ИТ

Мы спроектировали укрупненную схему взаимодействия отделов в рамках бизнес-процесса «Продажи», которая объединяет не только непосредственные функции продаж. Но и вспомогательный функции отдела ИТ, которому необходимо поучаствовать в процессе формирования данного бизнес-процесса и объединить его в рамках системного подхода в определенный информационно-технологический продукт –программное обеспечение для удобства ведения бухгалтерского и управленческого учета.

Это позволит снизить число служебных записок и сократить время на оформление одного заказа.

Далее, исходя из данного укрупненного бизнес-процесса, необходимо построить бизнес-процессы в рамках каждой функции и каждой должности. Это позволит подойти системно к формированию должностных инструкций и бонусных карт персонала для оценки его труда с точки зрения системы KPI-показателей и результата деятельности предприятия в целом. А также позволит сократить время на составление отчетов о продажах менеджеров департаментов продаж.

Заключение

Бизнес-процесс - это цепочка этапов выполнения какого-либо цельного процесса, в котором чётко прописано каждое звено (этап действия), для которого есть свой регламент, инструкция, как следствие очерёдность. Тем самым определяется четкая последовательность действий, исключающая возможность ухода от заранее утверждённых стандартов.

Бизнес-процессы предприятия – движущая сила его стратегии. Описание и моделирование процессов оказывает помощь при описании и моделировании путей реализации стратегии предприятия. Постоянное совершенствование бизнес-процессов увеличивает эффективность предприятия и определяет его конкурентоспособность.

Проведённое в данном курсовом проекте исследование позволило сформулировать ряд следующих выводов.

Деятельность любого хозяйствующего субъекта представляет собой процесс, состоящий из множества шагов, которые совершает организация от одного состояния к другому, где «на входе» находится заказ, а «на выходе» ― продукт или услуга, предоставляющие ценность для потребителя. Отдельные шаги или задачи, входящие в данный процесс, при всей их важности не имеют значения для клиента, если процесс не срабатывает, заказ не подготовлен и услуга не оказана. Бизнес-процесс интегрирует узкоспециализированные производственные и управленческие операции и задачи в единый процесс, результатом которого должен быть не отчет вышестоящему управленческому звену, а вполне определенная конкретно значимая полезность для клиента. Переориентация внутрифирменных ценностей и пооперационных результатов на конечный интегрирующий бизнес-процесс ― исходный и обязательный момент реинжиниринга.

В результате несколько операций объединяются в один бизнес-процесс. Это приводит к вертикальному сжатию управленческой пирамиды, минимизирует необходимость многочисленных согласований и связанных с ними потерь времени, а, с другой стороны, способствует сокращению объемов проверок и контроля, снижению накладных расходов.

Бизнес-процессы, описанные в данной работе, перестроены в результате разработки и внедрения авторской информационной системы (предложение автоматизированной системы, совместимой с 1С). Компании, использующие данное решение, не только сохранили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру и стиль управления.

Список литературы:

1. Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2009.
2. Бусленко Н.П. Моделирование сложных систем. - М.: Юрайт, 2010.
3. Вендеров А.М. CASE‑технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем М.: Финансы и статистика, 2010.
4. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
5. Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2008
6. Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 512 c.
7. 3. Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 c.
8. 4. Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов / О.С. Рудакова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.
9. 5. Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле: Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / М. Хаммер. - М.: Альпина Пабл., 2012. - 356 c.
10. 6. Ширяев, В.И. Управление бизнес-процессами: учеб.-метод. пособие / В.И. Ширяев. - М.: ФиС, ИНФРА-М, 2009. - 464 c.

1. Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2008 ↑

2. Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2009 ↑

3. Вендеров А.М. CASE‑технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем М.: Финансы и статистика, 2010. ↑

4. Вендеров А.М. CASE‑технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем М.: Финансы и статистика, 2010. ↑

5. Ширяев, В.И. Управление бизнес-процессами: учеб.-метод. пособие / В.И. Ширяев. - М.: ФиС, ИНФРА-М, 2009. - c.285 ↑

6. Бусленко Н.П. Моделирование сложных систем. - М.: Юрайт, 2011. ↑