Первичные учётные документы (Понятие первичных учётных документов и их значение)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Эта тема курсовой работы была выбрана мною не случайно. Для нормальной деятельности любой организации принципиальное значение имеет грамотное составление первичной документации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих обязанностей.

Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые будут рассмотрены в моей курсовой работе.

Основная цель курсовой работы – анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними.

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, рассмотрю основы документооборота, определю классификацию и существующие формы документов, проанализирую нормативные документы, в соответствии с которыми ведётся учёт, а также укажу основные требования и правила составления документации.

1. Основы первичного учёта на предприятии

1.1 Понятие первичных учётных документов и их значение

Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учётной информации, которую её пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.^[1]

Первичный документ (для бухгалтерского учёта) – это письменное свидетельство о совершении определённого хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализации.

В конце 19 - начале 20 в. бухгалтеры любили подчёркивать доказательную силу первичного документа, имея в виду его способность служить доказательством в суде. Эта функция первичного документа полностью сохранилась и в настоящее время.

Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе, которые имеют официальный характер и адресованы конкретному должностному лицу.^[2]

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом.

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.^[3]

Формы всех первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это требование части 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте».

В Законе «О бухгалтерском учёте» нет требования о применении стандартных форм первичных документов. Поэтому их применение, в большинстве случаев, необязательно начиная с 2013 г. Не будучи отменёнными, постановления Госкомстата, которыми были в своё время утверждены многочисленные унифицированные формы первичных документов, фактически утратили статус нормативных правовых актов, так как нынешнее законодательство не требует их применять.^[4]

Под первичными документами в бухгалтерском учёте понимают бумажные бланки, предназначенные для регистрации исходных данных. Считается, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным документом, а потому первичный документ является основанием всякой бухгалтерской записи.^[5]

Заполнять документы пастой красного или зелёного цвета не принято. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчёте учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").

Значимость первичных учётных документов в бухгалтерском учёте является неоспоримой. Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учёта, отчётных форм. Правильность и своевременность их составления в значительной степени определяет качественное состояние бухгалтерского учёта и бухгалтерской (финансовой) отчётности в организации.

Первичный учётный документ является письменным разрешением на совершение хозяйственных операций.

Первичный учётный документ является письменным доказательством факта хозяйственной жизни.

Первичный учётный документ является основанием для последующих записей о возникших хозяйственных операциях.

На основании первичных учётных документов ведётся повседневное наблюдение и контроль движения активов, принадлежащих организации в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций.^[6]

В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся провести хозяйственную операцию, а также подписи лиц её выполнивших. Данный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должностных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учётные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающим между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу в арбитражных, гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учётных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведении внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По их данным организуется внешний контроль деятельности, подтверждается достоверность отчётных и учётных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации её функционирования.^[7]

1.2 Классификация первичных учётных документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации.

Группировка первичных учётных документов ведётся по назначению, способам их составления и месту составления, примерная схема представлена на схеме 1.

Так же существует другая, более широкая классификация (схема 2). По степени приоритетности в ней не стоит выделять тот или иной порядок, так как каждый из этих признаков уникален, независим и несёт свою содержательную нагрузку.^[8]

Схема 1. Классификация первичных учётных документов^[9]

Схема 2. Классификация бухгалтерских документов^[10]

По назначению документы подразделяются на:

• распорядительные;
• оправдательные;
• бухгалтерского оформления;
• комбинированные.

В классификации по назначению М.А. Рябова выделяет также бланки строгой отчётности.

Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с расчётного счёта организации.^[11]

Оправдательные (исполнительные) первичные учётные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для её исполнителей оправданием в расходовании ресурсов, получении ценностей и др. К оправдательным первичным учётным документам относят приходные ордера, на основании которых приходуют материальные ресурсы, расходные кассовые ордера, используемые для оформления выдачи денежных средств из кассы и др.^[12]

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они помогают на основе распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, например, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.^[13]

Для рационализации учётного труда часто применяются первичные учётные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных (исполнительных) и документов бухгалтерского оформления. Такие документы квалифицируются как комбинированные первичные учётные документы. Они служат для оформления хозяйственных операций с целью дальнейшего использования в учётном процессе. К комбинированному документу относят расходный кассовый ордер, который содержит распоряжение на выдачу денежных средств (признак распорядительного первичного документа) и в котором удостоверяется факт совершения хозяйственной операции (признак оправдательного (исполнительного) первичного учётного документа).^[14]

Бланки строгой отчётности – специальные документы, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место её размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определённой серии и индивидуального номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.^[15]

В зависимости от способа составления (способа отражения хозяйственных операций) первичные учётные документы подразделяются на две группы:

• разовые;
• накопительные.

Разовые – это документы, которые составляются единовременно, в один приём для отражения одной или нескольких хозяйственных операций. После составления документов они становятся основанием для записей в регистры бухгалтерского учёта. Разовыми является большая часть первичных учётных документов: платёжные поручения, приходные кассовые ордера и др.

Накопительные включают документы, составляемые постепенно в течение установленного временного периода (суток, декады, месяца квартала), для накапливания данных по однородным, систематически повторяющимся операциям. К таким документам относят лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др. Они оформляются в течение установленного периода, закрываются по его окончании. После сдачи в бухгалтерию, такие документы используются для последующих бухгалтерских записей.^[16]

По месту составления документы первичного учёта подразделяются на:

• внешние;
• внутренние.

Внешние документы - это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские выписки по расчётному счёту, поступающие от других организаций и физических лиц.

Внутренние документы оформляются непосредственно в организации - это платёжные ведомости, инвентаризационные описи, приходные и расходные ордера.^[17]

За правильность оформления внутренних первичных документов несёт ответственность организация, составившая его. Если внешние документы оформлены не верно, организация должна сообщить контрагенту, составившему этот документ^[18]

По объёму содержащихся сведений учётные документы делятся на:

• первичные и
• сводные первичные.

Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, – это отчёты о движении материальных ценностей, отчёты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль над сохранностью материальных ценностей.

По способу обработки классификация осуществляется в зависимости от того ручная или машинная обработка данных происходит.^[19]

1.3 Форма первичных учётных документов

Согласно части 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте» обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.^[20]

С 1 января 2013 г. формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах стандартизованных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Но обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).^[21]

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (часть 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте»).^[22]

Анализ положений Федерального закона «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ показывает, что он не содержит положения, обязывающее экономические субъекты применять унифицированные формы первичных документов. Это приводит к тому, что руководитель экономического субъекта должен принять одно из двух возможных решений:

1. применять все унифицированные формы первичных документов;
2. применять отдельные унифицированные формы первичных документов.^[23]

Применение всех стандартизованных форм первичных документов не повлечёт дополнительных вложений в работу автоматизированного ведения бухгалтерского учёта, дополнительных вопросов от контрагентов и проверяющих органов, так как эти документы содержат все обязательные реквизиты. Отрицательным моментом в этом варианте является наличие дополнительных реквизитов, которые остаются незаполненными. Это требует постоянного прочерчивания показателей, что увеличивает объём работы бухгалтера.^[24]

Если организация будет применять стандартизованные формы первичных документов, то главный бухгалтер или иное лицо, ведущее учёт должен сделать запись в Учётную политику следующего содержания: «Первичные документы принимаются к учёту, составленные по унифицированной форме, приведённой в «Альбомах унифицированных форм первичной учётной документации».

При втором варианте организации первичного учёта лицо, ведущее учёт, должно провести проверку всех первичных документов единой формы на соответствие составу реквизитов (обязательных и дополнительных), которые приняты в организации. Документы, формы которых не отвечают утверждённому составу реквизитов в организации, должны быть заменены или же доработаны в соответствии с утверждённой Учётной политикой организации.

Принятие данного решения потребует внесения изменений в работу бухгалтерской программы. Это потребует дополнительных денежных вложений. Что касается отношений с контрагентами, то их следует заранее уведомить об изменении формы первичного документа. В то же время этот вариант позволит выполнить одно из требований бухгалтерского учёта: целесообразность и разумность его ведения.^[25]

Практика показывает, что немногие предприятия отказались от использования привычных единых форм, под которые рассчитано большинство бухгалтерских программных продуктов, так как этот вариант дешевле ля организации и привычнее для бухгалтера.

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учётные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных реквизитов в первичный учётный документ осуществляется организацией при необходимости. Например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом; требованиями нормативных правовых актов; потребностями управления; технологией обработки учётной информации и др.^[26]

При разработке собственных форм первичной учётной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Примерами таких форм являются:

— кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, расчётно-платёжные и платёжные ведомости);

— первичные документы по учёту денежных расчётов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» и утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 (см. письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть в данном случае по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учётной документации по учёту денежных расчётов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

— транспортная накладная, утверждённая постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).^[27]

Первичные учётные документы, составленные на бумаге и в электронном виде (подписанные электронной подписью) являются равноценными.

2. Организация документооборота в бухгалтерском учёте

2.1 Система документооборота первичных учётных документов

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях очень актуальна и имеет огромное значение, потому что от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. От того, насколько профессионально ведётся документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованный документооборот внутри организации – это залог успешной многолетней деятельности. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определённые требования к организации документооборота. Несоблюдение этих требований может привести к неблагоприятным последствиям.^[28]

Движение первичных учётных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядоченно и организовано по определённым правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учёта, контроля хозяйственной деятельности, составления хозяйственной отчётности регламентируется в самой организации.^[29]

По определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учёта называется документооборотом.^[30] В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.^[31]

Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, изложенная в них, остаётся неизменной.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;
• движение документов по бизнес-единицам;
• приём документов в бухгалтерии;
• проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах;
• сдача документов в архив.^[32]

В составе Учётной политики организации формируется график документооборота. В нём определяется последовательность движения первичных документов, то есть:

• определяется, кто и в каком порядке составляет документы,
• какие учётные записи выполняются по данным этих документов,
• где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением.

График документооборота, разработанный главным бухгалтером и утверждённый приказом руководителя организации, оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов. Этот график должен выполняться каждым подразделением организации, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (табл. 5).^[33]

Таблица 5. График документооборота в организации

Наименование документа	Составление документа						Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	Форма	Кол-во экз.	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за оформление	Срок исполнения	Ответственный за проверку и обработку	Подразделение, предоставляющее документ	Порядок представления	Срок представления	Исполнитель	Срок исполнения	Исполнитель	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Надо иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечёткая его организация приводят к разного рода упущениям и злоупотреблениям.

Стадии документооборота представлены на схеме 6.

Создание или получение документа от другой организации

Проверка, исполнение и принятие к учёту

Бухгалтерская обработка и подготовка

Передача документов в архив

Схема 6. Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учётный документ, определяется перечень лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.^[34]

На втором этапе, принятые после проверки документы (подробнее о формах контроля см. гл. 2.2), подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка, таксировка, контировка и гашение.

Группировка – включает в себя подготовку сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчётный период. ^[35]

Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу натурального измерителя. То есть это перевод натуральных показателей в стоимостное выражение.

Контировка – указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учёта. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учёта путём двойной записи.

Гашение – проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.^[36]

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учётных таблицах и отражены в определённой последовательности.

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определённого периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключённым с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.^[37]

Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следующими нормативными актами:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Россархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учёта» от 27 июня 1996 г.

2) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Росархивом 6 октября 2000 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов установлены определённые сроки хранения.^[38]

На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, поскольку позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль над выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учёта на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль над корректностью проводок и автоматическое формирование отчётности;
• определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
• не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путём их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учётные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введённых в форму шаблона;
• построить схемы документооборота между различными бизнес-единицами организации и внутри них;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учётных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учёта сумм документов на счетах бухгалтерского учёта при обработке документов;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учётной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учётных данных и формирование учётных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчётности.^[39]

2.2 Формы контроля над составлением первичных учётных документов

В процессе совершения хозяйственных операций, оформляемых первичными учётными документами, бухгалтерия ведёт контроль правильности, достоверности и точности их отражения. Формы контрольных мероприятий бухгалтерского учёта, представлены на схеме 3.

Схема 3. Формы контроля над первичными учётными документами

Предварительный контроль осуществляется непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций на стадии оформления как распорядительных, так и оправдательных (исполнительных) первичных учётных документов. Особая значимость предварительного контроля над заполнением первичных учётных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами. Целью предварительного контроля является обеспечение законности хозяйственных операций, правильности их оформления, недопущения хищений, недостач, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.^[40]

Ответственность за организацию предварительного контроля первичных учётных документов несёт главный бухгалтер. В соответствии с нормами статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществлённых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль над движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.^[41]

Предварительный контроль над документальным оформлением хозяйственных операций проводится путём просмотра и визирования главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и др.). Документы, которые являются основанием для приёма и выдачи денежных средств в наличной и безналичной формах, подписываются главным бухгалтером. Без его подписи они считаются недействительными. Подпись главного бухгалтера является обязательной также на документах, в соответствии с которыми возникают и погашаются финансовые и кредитные обязательства организации.^[42]

Последующий контроль над первичными учётными документами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей группировке и обобщению учётной информации.

Последующий контроль организуется для оправдательных документов как внутреннего, так и внешнего характера. Обычно такой контроль ведётся работниками бухгалтерской службы, функциональные обязанности которых состоят в ведении бухгалтерского учёта по отдельным участкам. Последующий контроль включает проверку первичных учётных документов:

• по существу;
• формальную проверку;
• арифметическую проверку (схема 4).^[43]

Схема 4. Виды последующего контроля над первичными учётными документами

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности хозяйственной операции и является логическим завершением предварительного контроля документации. На стадии проверки по существу организуется контроль сохранности активов, устанавливается персональная ответственность лиц, подписавших первичные документы.^[44]

Формальная проверка первичных учётных документов исходит из необходимости соблюдения формальных требований к оформлению хозяйственной операции и заполнению соответствующего документа. Она состоит в следующем:

• в установлении факта использования единой формы первичного документа или формы документа, разработанной в организации и утверждённой приказом руководителя об учётной политике;
• в определении полноты и правильности заполнения всех реквизитов первичного документа;
• в выявлении соответствия данных, приведённых в распорядительных документах, данным оправдательных документов;
• в установлении наличия и подлинности подписей лиц, составивших первичный документ;
• в определении правильности записей в документах;
• в выявлении своевременности оформления первичным документом хозяйственной операции;
• в установлении своевременности представления первичных документов в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота.^[45]

Формальная проверка важна для выявления для выявления фактов неправомерных действий (хищений, сокрытия недостач и сверхнормативных потерь ценностей) со стороны материально-ответственных лиц и других работников организации. Такие случаи должны сопровождаться установлением их причин и виновных лиц, принятием мер по повышению ответственности лиц, составляющих документы, и ответственных за хозяйственные операции.

Арифметическая проверка включает проверку правильности приведённых цифровых значений показателей и арифметических расчётов, выполненных в первичных учётных документах. На основании арифметической проверки устанавливают правильность количественной характеристики отражённых в них хозяйственных операций. Проверке подвергаются не только документы, составленные в самой организации, но и поступившие от других организаций и физических лиц (внешние документы).

Первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приёмки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, передаются главному бухгалтеру организации для принятия решений.^[46]

Таким образом, проведение разного вида проверок первичных учётных документов, помогает обеспечить пользователей достоверной учётной информацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По-моему мнению, первичная документация представляет собой своего рода оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы должны оформляться в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к применению финансовых санкций по отношению к предприятию.

Подводя итог своей курсовой работы, я хотела бы вернуться к её основным моментам.

Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта. Суть этого метода сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций для получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля над деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие повысить качество системы учёта в целом.

Таким образом, достоверности первичного документа уделяется большое внимание, так как он является основой формирования учётных сведений. От его достоверности, реальности и своевременности составления зависит качество бухгалтерского учёта.

Организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяет получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечёт за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

И в заключение хочу заметить, что на основе первичных документов делается анализ по прибыльности, рентабельности предприятия и другие экономические и финансовые анализы деятельности организации, а также прогнозирование и планирование. Поэтому можно твёрдо заявить, что грамотно поставленный бухгалтерский учёт, начиная с первичных документов – это уже 70% успеха предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.
2. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с.
3. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1
4. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06)
5. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10
6. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).
7. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10
8. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с.
9. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с.
10. Сигидов Ю.И, Трубилин А.И. / Теория бухгалтерского учёта: учеб. пособие/ Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. – 3-е изд., перераб. и доп. – Краснодар: КубГАУ, 2013. – 521 с.
11. Стародубцева И. Применение первичных учётных документов: актуальная практика. «Новая бухгалтерия», 2015, № 6
12. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте"
13. Информационно-правовая система Гарант/ http://ivo.garant.ru/#/startpage:0 (дата обращения 13.03.2017)
14. Система Консультант Плюс / http://www.consultant.ru (дата обращения 19.03.2017)

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с. – с.145-146 ↑

2. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник). ↑

3. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 13.03.2017) ↑

4. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10 ↑

5. Медведев М.Ю. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / М.Ю. Медведев. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 418 с.: ил. (табл.) - (Университетский учебник).- с.8 ↑

6. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с.- с.234-236 ↑

7. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.236 ↑

8. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с. – с.157 ↑

9. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.240 ↑

10. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.65 ↑

11. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с. – с.157 ↑

12. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.241 ↑

13. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Изд. 8-е перераб.и доп. – Москва: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 608 с. – с.163 ↑

14. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.242 ↑

15. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.66 ↑

16. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.242-243 ↑

17. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.66-67 ↑

18. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.243 ↑

19. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.66 ↑

20. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

21. Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Система Консультант Плюс / http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=138570&rnd=244973.3042506&dst=100013&fld=134#0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

22. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте" Информационно-правовая система ГАРАНТ / http://ivo.garant.ru/#/document/70103036/paragraph/1:0 (дата обращения 19.03.2017) ↑

23. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

24. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

25. Богатырева С.Н. Проблемы утверждения форм первичных документов. «Вестник Псковского государственного университета». Серия: Экономика. Право. Управление, 2012, №1 ↑

26. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерии. «Экономико-правовой бюллетень», 2013, №10 ↑

27. Стародубцева И. Применение первичных учётных документов: актуальная практика. «Новая бухгалтерия», 2015, № 6 ↑

28. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

29. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.249 ↑

30. Сигидов Ю.И, Трубилин А.И. / Теория бухгалтерского учёта: учеб. пособие/ Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. – 3-е изд., перераб. и доп. – Краснодар: КубГАУ, 2013. – 521 с. ↑

31. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие. Тамбов: Издво Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с. ↑

32. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.67 ↑

33. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.251 ↑

34. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

35. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.67-68 ↑

36. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.68 ↑

37. Жминько Н.С., Васильев В.П., Тритяк Ю.А. Организация и ведение документооборота, его основне этапы «Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета», 2015, № 110 (06) ↑

38. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.69 ↑

39. Рябова М.А. Теория бухгалтерского учёта: Учебное пособие / М.А. Рябова, Н.А. Богданова – Ульяновск: УлГТУ, 2009. – 158 с. – с.69-70 ↑

40. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10 ↑

41. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.244 ↑

42. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10 ↑

43. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.245 ↑

44. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.246 ↑

45. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учёта: Учебник / С.Н. Поленова. – 3-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. – 434 с. – с.246 ↑

46. Поленова С. Н. Первичные учётные документы в системе бухгалтерского учёта. «Бухгалтер и закон», 2008, №10 ↑