Организация банкетной службы в гостинице (Организация и методика работы банкетной службы гостиницы)

Содержание:

Введение

Бары, рестораны и кафе занимают первые места в сфере общественного питания . Они очень востребованы в организации отдыха людей . Эти заведения для общепита предназначены не только для короткого перекуса ,но и для празднования юбилея , корпоратива , свадебного торжества ,можно расслабиться в компании близких и родных , а так же создать деловую встречу .

Общественное питание развивалось на протяжении многих лет и стало представлять из себя сложную систему обслуживания , которая имеет различные формы . Множество предприятий используют все свои усилия на какой-либо одной форме или одном виде обслуживания , тогда как многие вводят более трудные ,комбинированные формы . Данный порядок одновременно делает более трудной работу заведения и к тому же притягивает массовое количество гостей и , разумеется , создаёт рост объема товарооборота и прибыли .

Вместе с видами обслуживания как обслуживание посетителей за столиком в зале ,самообслуживанием , буфетным обслуживанием , выездным обслуживанием , есть и обслуживание как банкет .

Организовывать банкеты в наше время очень популярно . Они могут создаваться как для высших мероприятий ,так и для обычного празднования вместе с близкими и родными людьми . Банкеты могут создаваться по разным поводам : официальные встречи , встречи иностранных послов , правительственные приёмы , семейные праздники . Большую роль в банкетной службе играют официанты . Они должны преподносить обслуживание на высоком уровне . Нужно уметь правильно создавать банкеты , подготавливать помещения для банкетов и самое главное , нужно знать данные особенности , чтобы обеспечить осуществление банкета на высоком уровне .

В работе рассмотрена банкетная служба в гостинице ООО "Марриотт Аврора Люкс ".

Предмет исследования - технология работы банкетной службы .

Цель курсовой работы : изучение организационных и технологических особенностей работы банкетной службы гостиницы.

Для раскрытия данной темы была выбрана литература зарубежных авторов , а так же информационные сети .

l. Теоретические аспекты банкетной службы

1.1.Организация и методика работы банкетной службы гостиницы

Все мероприятия ,которые создаются в банкетной службе , запланированы заранее и тщательно подготовлены . Для того ,чтобы заказчика всё удовлетворило , нужно продумать всё до мелочей .

В осуществление банкета любого типа входят несколько ступеней :

Приём

Оформление заказа

Подготовка к проведению банкета

Обслуживание

Если во всех подробностях и своевременно обусловить и согласовать все мелочи проведения банкета между его заказчиком и администрацией общепита , то выйдет организованная , слаженная и чёткая работа по подготовке и обслуживанию банкета . Исходят из всего сказанного , лучше всего , чтобы руководитель ,который осуществляет банкет и следит за обслуживанием готей , знал всё детально об особенностях данного заказа .

Все заказы на обслуживание юбилеев , свадебных торжеств и других праздников , принимает директор , метродотель или администратор , а на большом предприятии общепита , где есть стол заказов - дежурный администратор стола заказов. Когда оформляется заказ с клиентом , согласовывается дата и время обслуживания праздника , сколько будет гостей , как будут обслуживать , в честь чего будет устроен банкет , место проведения , меню блюд и предварительная стоимость заказа с наценками на продукцию , которая будет использована на данном банкете .

Когда принимают заказ , клиенту предлагают ознакомиться с помещением для банкета , принимают решение как будут стоять столики и где будут находится места почётных гостей и как примерно будет выглядеть банкетный зал на торжестве .

В заказе указывается :

Номер телефона ;

Адрес клиента ;

Фамилия заказчика ;

Дата и время начала праздника ;

Количество гостей ;

Способ расчёта .

Если банкет выездной , то нужно предусмотреть оплату расходов , связанных с выездом . Заказ на банкет может быть принят за много дней до времени его проведения. Меню всех блюд , которые будут на банкете , чаще всего согласовывают с клиентом за 2-4 дня до назначенной даты банкета , исходя из наличия продуктов в ресторане и предполагаемого их поступления .

Для официального банкета-приёма нужно уточнить дополнительные вопросы :

как украсить банкетный зал ресторана ;

какая нужна будет музыка во время банкета ;

будут ли произноситься официальные речи и тосты: сколько их будет и когда они будут произнесены. Уточняется время подачи блюд и напитков ;

будут ли столики для курящих ;

какое количество людей будет обслуживать один официант ;

форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете.

Когда будет подготавливаться банкет , обязательно нужно будет определить количество официантов и других работников , которые будут нужны для его обслуживания . Нужное количество официантов зависит от сложности меню, частоты смены приборов; насколько удалён банкетный стол от раздачи , буфетов , посудомоечной , сервизной и где находится расположение подсобных столов ; обеспечение посуды ,приборов и т.п.

Для проведения банкета нужно обязательно иметь два смежных зала: для приёма и сбора гостей и для банкета .

Любое банкетное мероприятие требует тщательной подготовки к нему . Осуществление каждого банкета входит несколько этапов :

приём и оформление заказа

подготовка залов к проведению банкета

обслуживание во время праздника .

Один из составных элементов гостиничного бизнеса - конгрессный и выставочный . Отели предоставляют места для проведения больших деловых мероприятий и выставок .

У огромных конгресс-центров есть некоторое количество структурных подразделений ,которыми руководят исполнительные директора по коммерции и маркетингу, обслуживанию мероприятий.

Когда организуется выставка , работа имеет несколько направлений : предоставление нужный помещений , расположение стойки для демонстраций , предоставление технический услуг , приём мер безопасности , монтаж и демонтаж стендов.

Координатор - это посредник между заказчиком и прочим структурным подразделением . Он принимает необходимые меры для того , чтобы гостя полностью удовлетворить . Координатор подчинён исполнительному менеджеру по обслуживанию мероприятий в конгресс-центре.

Конференц-зал современных технологий - это тяжёлый тех-комплекс , объединяющий разные технологические системы , которые позволяют вести деловые встречи и мероприятия . К примеру , конгресс-система включает оборудование микрофонами мест докладчика, председателя, всех участников, при этом система коммутации звукового сигнала управляется с места председателя . Докладчик может показать иллюстративный материал. Документальную информация можно показать с помощью документ-камеры, которую подсоединяют к проектору. Видеоматериалы показывают благодаря устройству для воспроизведения видеозаписи, которое подключают к проектору. Все управление светом выводится на пульт конгресс-системы, который может быть стационарным или переносным . Синхронный перевод предоставляет возможность слушать доклад в переводе на другой язык по выбору участника конференции.

1.2. Главные свойства обслуживания при проведении мероприятий .

Все праздники , как обычно , заканчиваются торжественным столом . Этой организацией гордятся любые гастрономические заведения , которые взяли на себя ответственность о проведении данного типа мероприятия . Торжественный стол обязует большую подготовку к нему .

Что будет происходить во время застолья , полностью зависеть от пожеланий гостей , от их финансовой возможности и от оснащенности помещения . Большое внимание нужно уделить на строй обслуживающих работников . В этом случае главным фактором является квалификация и их ответственность за хорошее прохождение назначенного мероприятия .

Мероприятие , которое прошло на все 100 % , дает выгодную рекламу для предприятия . Она во многом обеспечивается контактами.

У банкета тоже есть своя история . Важность любого вида торжества , его превосходность была не в качестве и особенности блюд , а во внешнем виде . Именно такие торжества были знамениты не едой, а событием , в честь которого всё устраивалось ,с тех пор данное мероприятие стали называть банкет .

Гости мероприятия сидящие за красиво сервированным столом , на который не ставят никаких закусок , блюд , напитков , а их подают официанты "в обнос" - так называют банкет за столом с полным обслуживанием . Чаще всего , данный банкет проводится по схеме "set-menu", когда всем участникам мероприятия подаются одинаковые блюда.

Банкет с частичным обслуживанием заключается в том , что официанты частично принимают участие ,а также гости сами заботятся о себе во время приёма холодных закусок ,блюд и разлития напитка . Остальную горячую еду подносят официанты . Подобная форма обслуживания банкета наиболее распространена .

Банкеты-фуршеты осуществляются при правительственных приемах , подписании протоколов, театральных приемах, заключении деловых соглашений и других мероприятиях. Банкеты-фуршеты организовывают также при праздновании любого юбилея ,семейного торжества и многих различных праздников . "Фуршет" это французское слово ,которое в переводе означает "на вилку" . На данном банкете главным прибором сервировки стола является вилка.

В разновидность банкетов-фуршетов входит банкеты-коктейли . Слово «коктейль» дословно переводится как «петушиный хвост».

Банкеты-коктейли организуют чаще всего для участников международных симпозиумов, конференций, конгрессов, совещаний и других подобных мероприятий. Обслуживание в типе "коктейль" обычно , принимает большое количество гостей , но в небольшом помещении , при этом не нужно много мебели ,посуды и столового белья .

В ресторане может быть создан и банкет , в котором включены некоторые виды обслуживания. Данный банкет имеет название как комбинированный . Комбинированный банкет может быть официальным (банкет - коктейль - фуршет) и неофициальным (банкет за столом с частичным обслуживанием официантами – чайный или кофейный стол).

Банкет-чай чаще всего создается для женщин ,и хозяйка банкета- женщина . Организация этого банкета включает обычно 10-30 гостей по поводу дней рождения, именин и других торжественных юбилеев.

Для банкета-чая лучше всего поручать обслуживание официанткам , чтобы создать более непринужденную обстановку.

Более популярная в последнее время форма обслуживания - шведский стол . Шведский стол или smorgasbord - буквально «бутербродный стол», это вариант фуршета при самообслуживании с разделением «фуршетной линии» и ресторанного зала.

Так же есть виды банкетных мероприятий такие как «Бокал шампанского», «Журфикс», «Барбекю». Национальные праздники , отъезд посла , делегация отмечаются по приёму «Бокал шампанского» ,там гостям подают шампанское , шоколад , поджаренные орехи . Банкет под названием «Журфикс» чаще всего организуют в определенное время и день недели во время зимнего или осеннего периода . Гостьям подают закуски ,холодные и горячие напитки .

1.3 Состав и структура службы. Задачи и функции

В индустрии гостеприимства банкетная служба чаще всего входит в службу питания и имеет похожие функции . У службы банкета есть своя специфика организации и осуществление производственного процесса и основные функции банкетного департамента являются :

1. Обслуживание на высшем уровне во время проведения банкета и конференции

2. Предоставление питания , высококачественные блюда которые подают на стол

3. Осуществление проведений мероприятий , оснащенные конференц-залы

4. Организация выездного обслуживания любого вида

5. Банкет разрабатывается в соответствии со стандартами

6. Контролируются финансовые потоки, уровень сервиса , качество предоставляемых блюд

7. Сохранение конфиденциальности высокопоставленных гостей

Руководитель службы общепита разрабатывает график проведения мероприятий , обеспечивает поставку нужных исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, следит за качеством готовых блюд и обслуживанием, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Важную роль при контакте с заказчиком играет профессиональный метрдотель и команда официантов, барменов. Обслуживание с буфетом или баром заключается в основном в обеспечении гостей спиртными напитками . Ещё , в баре могут готовиться напитки которые будут употребляться в течение банкета . Кухня - это производственный центр .Заказ на производство нужных продуктов поступают заранее по обговоренному меню с клиентом . Повара приготавливают нужные блюда , а в это время главной обязанностью руководства в этом разделе ,всего лишь следить за ценой и качеством конечного продукта . При этом главным лицом , в ведении которого находится производство питания в отеле , обычно , является шеф-повар . Это человек, который получил специальное образование, квалифицирующее его как профессионального повара.

1.4. Требования к персоналу службы

При установлении требований к обслуживающему персоналу учитываются следующие критерии оценки:

уровни профессиональной подготовки и квалификации, в том числе теоретические знания и умение применить их на практике;

способность к руководству ;

знание и соблюдение профессиональной этики поведения;

знание руководящих документов, касающихся профессиональной деятельности.

Обслуживающий персонал предприятий всех типов и классов, независимо от форм собственности, обязан иметь или специальное образование , или профессиональную подготовку ,или пройти инструктаж с целью овладения знаниями, навыками и квалификацией для выполнения конкретных функций .

Обязанности ,функции , права и ответственность обслуживающего персонала нужно определить в их персональную должностную инструкцию и утвердить руководителем предприятия .

Должностная инструкция обслуживающего персонала разрабатывает администрация организации исходя из требования настоящего стандарта , квалификационных характеристик профессий и должностей с предусмотрением определенных деталей работы каждой организации .

Работники организации должны систематически увеличивать свои знания , квалификацию и профессиональное навыки и умения на основе теоретической подготовки и практической деятельности .

Работники должны обеспечить безопасность жизни и здоровья потребителей , а также сохранность их имущества при обслуживании в организации . Все работники должны подготовитсься к безопасным способам работы .

С обслуживающего персонала организаций всех типов и классов нужны следующие требования :

знать и соблюдать должностные инструкции и правила внутреннего распорядка организации ;

соблюдать требования санитарии , правил личной гигиены и чистоту рабочего места ;

знать и соблюдать меры пожарной безопасности , правил охраны труда и техники безопасности ;

обладать общей культурой ,соблюдать профессиональную этику в процессе обслуживания потребителей;

знать требования нормативных документов на продукцию и услуги общепита ;

повышение квалификации всех категорий работников

Работники обслуживающие гостей ,должны быть одеты в фирменную или санитарную одежду и обувь установленного для данного предприятия образца .

В том в чём одет швейцар ,гардеробщик , метрдотель , официант и бармен в ресторанах и барах всех классов должна обеспечивать стилевое единство в организации .

Все сотрудники организации обязаны подлежать периодическому медицинскому освидетельствованию . При поступлении на работу сотрудники организации обязаны пройти медицинский осмотр и прослушать курс по санитарно-гигиенической подготовке .

Во время работы в организации обслуживающий персонал время от времени , не реже 1 раза в 2 года нужно сдать экзамены по санитарному минимуму .

На каждого сотрудника нужно завести личную медицинскую книжку , в которую вносятся результаты медицинских обследований , информация о перенесенных инфекционных заболеваниях , о сдаче санитарного минимума . Лица с инфекционными заболеваниями не допускаются к работе в организации .

Профессиональные этнические нормы поведения работников :

вежливость

тактичность

внимательность

предупредительность в отношениях с потребителями в пределах своих должностных обязанностей .

Работники должны уметь создавать в организации атмосферу гостеприимства ,в отношении гостей показывать доброжелательность , сдержанность , умение избегать конфликтов и находить выход из сложных ситуаций .

1.5. Организация питания при проведении mice-мероприятий

Мероприятие направленное на развитие , мотивацию , обучение персонала , сотрудников и гостей компании , а еще на предоставление компании ,её ценностей , философии и возможностей для внутреннего и внешнего потребителя называется Meetings-Incentive-Conferences-Events . Относится к сфере делового туризма.

Ключевые направления : встречи, стратегические, цикловые совещания, переговоры, презентации, инсентив, поощрительные поездки, мотивационные программы, стимулирование лояльности партнеров, сотрудников и т.д.

Когда проводится данного вида мероприятие ,то в этом случае принято организовывать кофе-брейки .

Кофе-брейк - короткое мероприятие , необходимый перерыв с приятным отдыхом в ходе деловых встреч , совещаний , семинаров и т.д. ,обычно , всё это сопровождается с горячей чашкой кофе и свежей выпечкой . Помимо этого , в кофе-брейк входит чайный стол , "безалкогольный бар" , а также линия холодных закусок .

1.6.Особенность организации кейтерингового обслуживания

В наше время станоится очень популярно кейтеринговое обслуживание , которое предлагает выскокий уровень сервиса с комплексным обслуживанием . "Кейтеринг" английское слово , в переводе означает как "общественное питание или доставка провизии".

Изначально думали что кейтеринг это человек или предприятие , которые поставляют еду , посуду и все необходимое для какого-либо общественного мероприятия . А создателем кейтеринга является Франсуа Ватель , который организовывал пиры и развлечения для двора Людовика ХIV .

Во время 2008-2013 года Российский рынок кейтеринг-индустрии характеризовался очень сильной конкуренцией внутри отрасли и не ясности ценовых сегментов из-за последствий мирового экономического кризиса, а также быстрым совершенствованием кейтеринг-технологий с направлением развития премиального сектора.

В современном русском языке кейтеринг - это выездное ресторанное обслуживание, которое включает в себя умение вкусно приготовить, красиво оформить и эффектно подать блюда в любом месте и в любое время.

Презентации, банкеты, корпоративные мероприятия, свадьбы, фуршеты, шведский стол, барбекю - эти и многие другие праздники можно устроить с помощью ресторана выездного обслуживания. При этом организация мероприятия почти ничем не будет уступать стационарной форме обслуживания.

Сезонность является главной чертой этой области. В течение года формат и темы проводимых мероприятий меняются, и многое зависят от праздников, которые происходят в данное время, а также зависит от погоды. По сведениям компании Compass Group, сезонность в кейтеринге характеризуется большими показателями прибыли, остаются практический постоянными для каждого сезона и так каждый год.

Первый активный сезон начинается в декабре месяце, в котором количество заказов достигает самого большого числа, во второй половине месяца, и самое начало января. Это связано с праздниками таких как: Новый год и Рождества Христова. Самый прибыльный и эффективный формат мероприятий сезона это банкеты и фуршеты. В целом на декабрь – начало января приходится около 25—30 % заказов от общегодового количества.

Следующий сезон охватывает тёплое время года : май , июнь, июль ,август и начало сентября . В основном ,чаще всего устраиваются такие мероприятия как : свадьбы , выпускные вечера , корпоративные праздники проводимые на открытом воздухе . Так же в этот сезон популярно мероприятие "тим-билдинг" ,котрый имеет формат кейтерингового обслуживания .На второй сезон приходится около 50 % заказов от общегодового числа.

В третьем сезоне более популярна бизнес-активность ,она ,как правило , осуществляется в холодное время года : с сентября по март . Обычно , кейтеренговые компании нужны на презентациях, выставках, бизнес-тренингах, семинарах, пресс-конференциях. В основном , в данных мероприятиях проводятся : кофе-брейки , кокотейли , буфеты . Всё это приносит владельцам кейтерттнговых компаний около 20-25 % от общегодового числа заказов.

Самые неприбыльные для кейтеринга месяца : январь и ноябрь . В данное время популярны только частные мероприятия ,ужины и коктейли . На эту долю приходится меньше 15 % от общего количества заказов.

На данный момент ,очень распространено проведения тематических мероприятий ,в которых всё подчинено одному стилю.

У кейтеринга может быть несколько разных категорий , которые зависят от услуг , которые предоставляются заказчикам ,но нужно подчеркнуть , что множество из данных категорий какими либо деталями являются похожи . В общем , кейтеринг подразделяется на пять главных категорий :

кейтеринг в здании;

кейтеринг вне здания;

кейтеринг индивидуальный;

разъездной кейтеринг;

розничная продажа.

Служба кейтеринга имеет свою специфику , которая очень сильно отличает её от ресторанов . В кейтеринге совсем другая технология приготовления ,сохранения и расстановки еды ,так же есть необходимость транспортировки . Есть и особые затруднения которые связанны с работой в " полевых" условиях . Так же бывают сложности с обслуживающим персоналом , часто приходится созывать внештатных официантов .

1.7. Особенности взаимодействия банкетной службы с прочими службами гостиницы

Оказание услуг гостиницы нереально без хорошего взаимодействия , как раз только с помощью него ,зависит комфортное проживание клиента в гостинице .

Обслуживание гостя берёт свой путь с отдела маркетинга и связи с общественностью . Маркетинг работает в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами . На начальном этапе маркетологи изучают рынок и определяют его сегмент ,на который они будут упираться . Следующим шагом , они осмотрят работу конкурентов , взвешивая их сильные слабые стороны . Специалисты по связям с общественностью обязаны давать возможным клиентам интересные данные о работе отеля.

Когда эти данные заинтересуют гостя , то дальше принимает эстафету служба бронирования , которая занимается предварительным заказом мест и номеров .

После , служба брони связывается со службой приёма и размещения. Служба брони предоставляет информацию о том , что заказал гость ( дата и время заезда/отъезда, число гостей, категория номера, услуги в номере, тип питания, ФИО гостя и его особые пожелания) . Служба ПиР , после добычи нужной информации ,информирует службу эксплуатации номерного фонда о приезде клиента и уборке номера к нужной дате. Горничная убирает номер и подготавливает его к приезду клиента.

Дальше служба ПиР встречает гостя и делает нужные формальности и потом заселяет в номер и выдаёт ключ . Ещё , она делает картотеку клиента и даёт ему инфорацию о работе отеля.

Следующим действием , служба обслуживания (бэлмен и т.д.) отводит гостя в номер ,помогая с багажом и с размещением в номере ,проверяя работу всех приборов.

Служба приёма и размещения информируют службу питания о количестве прибывших гостей и системе их питания. При заказе напитков или блюд в номер клиент обращается к портье (служба обслуживания и размещения),а те в свою очередь связываются со службой питания.

Служба безопасности контролируют работу других служб, то есть выполнение их должностных функции и нечего лишнего. Работа этой службы будет эффективной только в том случае, если в этой работе примет участие весь персонал.

Глава 2. Практическая часть банкетной службы «Кемпински Грант отель Геленджик»

2.1 Общая характеристика отеля

Европейская группа гостиниц Kempinski, возродившаяся в Германии больше 100 лет назад ,является одной из самых признанных групп гостиниц класса "люкс", которые по прежнему является эталоном высокой культуры гостиничной индустрии .

История предприятия начинается с 1862 года , когда один из двух братьев Кемпински Мориц , открыл в Бреслау и в Познани специальные винные прилавки ,которые назывались M. Kempinski & Co.

В 1953 году Фридрих Унгер продал свою часть бизнеса управляющей компании. Гостиница Bristol Kempinski стала первым активом международной гостиничной группы. После этого ,открылись ещё 2 отеля Atlantic в Гамбурге, Vier Jahreszeiten в Мюнхене Gravenbruch в окрестностях Франкфурта .

1970 году Hotelbetriebs-Aktiengesellschaft сменила название на Kempinski Hotelbetriebs-Aktiengesellschaft, а с 1977 года компания известна под коротким названием Kempinski AG.

В 1985 году акционером Kempinski AG становится компания Lufthansa .

С 1991 года Kempinski AG стал открывать по одной гостинице в год .

В ноябре 1994 года компанию поглотила путём приобретения контрольного пакета акций группа Dusit Sindhorn, Таиланд . В результате дальнейших сделок управление компанией перешло к Crow Property Bureau, Таиланд, Банкок , действующей в интересах банка Siam Commercial Bank of Bangkok.

Через два года в данной организации стал работать второй брат - Бертольд . Именно он на доходы от хорошей виноторговли через 10 лет создал в Берлине винный магазин, после который превратился в ресторан. Успехи в бизнесе продвинули его с супругой открыть в 1889 году открыть на Лейпцигер-штрассе под своим именем второй ресторан , котрый считался самым большим на то время в Берлине .

Группа отелей Kempinski - это настоящая коллекция гостиниц, которые находятся во множествах популярных городах и курортов всего мира ,в том числе и в Геленджике .

Группа гостиниц Kempinski основана в 1897 году. Компания является обществом с ограниченной ответственностью. В России компания начала деятельность 1 октября 1992 года.

«Кемпински Гранд отель Геленджик» — большой отель, имеющий 379 комфортных номеров, из которых в основном здании гостиницы находятся 309 номеров (66 Гостевых номеров, 210 Гостевых улучшенных номеров, 30 номеров Люкс, 3 Президентских Сьюта) и 7 отдельно стоящих бунгало на территории гостиницы, в которых есть 70 номеров (56 Гостевых номеров Бунгало и 14 Семейных номеров Люкс Бунгало).

Большие возможности для осуществления конференций уже успели сделать гостиницу известным местом для проведения различных мероприятий на высоком уровне . Самый большой на юге России конгресс-центр площадью в 4900 кв.м. может принять конференции любой степени сложности . Конгресс-центр поможет успешно провести деловое мероприятие , у него имеется : аудио- и вузальное оборудование по последнему слову техники , кабины для синхронного перевода. Крупный бальный зал «Версаль» - замечательное место для осуществления приемов , коктейлей и торжественных мероприятий до 470 гостей. Также для бизнес-мероприятий и совещаний созданы три мультифункциональных зала, рассчитанные на деловые встречи от 15 до 50 участников. На территории конгресс-центра работает высокоскоростной Wi-Fi

К услугам гостей гостиницы :

многофункциональный Конгресс Центр площадью 4900 кв.м.

киноконцертный зал на 830 человек

банкетный зал на 470 человек с возможностью разделения на 3 независимых зоны

три зала для заседаний вместимостью от до 15 до 50 человек: «Монпарнас», «Манхэттен», «Сити» мультимедийное оборудование для проведения конференций во всех залах

системы аудио- и видеотрансляции, синхронного перевода

внутреннее телевидение

современное сценическое световое оборудование

амфитеатр для представлений на открытом воздухе

В рамках подготовки, организации и проведения мероприятий отель предлагает полный комплекс бизнес-услуг:

Бронирование авиа и ж/д- билетов

Встречи и проводы через VIP-залы

Переводчики и системы сурдоперевода

Фоторепортеры и журналисты

Трансфер на комфортабельных автомобилях и лимузина

Транспортное обслуживание

Экскурсионное обслуживание

Организация активного и экстремального отдыха

Кейтеринг и организация питания

Организация праздников

Салюты и фейерверки

Рекламная поддержка

Интернет-услуги

PR

Встречу для деловых переговоров можно проводить не только в конгресс-центре, но и в президентской гостиной или спа-центре . Работники гостиницы создадут мероприятие различного типа на высоком уровне.

Характеристика банкетной службы

Служба общепита обеспечивает обслуживание клиентов предприятия в ресторанах, кафе или барах отеля, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

Когда открылась гостиница «Кемпински Гранд Отель Геленджик» в 2011 году, она стала самой популярной в Геленджике не только для проведения международных форумов, деловых встреч и культурных мероприятий, но ещё и для множества изумительных обедов, свадеб и приемов. Работники Банкетной службы гостиницы «Кемпински Гранд Отель Геленджик» могут в любое время организовать какое либо мероприятие на высоком уровне.

Конференц-залы, помещения для заседаний и презентаций рассчитаны на различное количество участников.

Персонал бизнес-центра организует деловые переговоры, совещания, семинары, банкеты, презентации, юбилеи.

В «Кемпински Гранд отель Геленджик» бизнес-центр (конгресс – центр), это отдельно стоящее здание имеющее связь с гостиницей переходом из главного здания в здание конгресс центра.

Банкетная служба гостиницы располагает большой материально технической базой.

У конгресс-центра есть кухня с современным оборудованием, помещением для мойки посуды, баром, который находится в служебном помещении, местаи для хранения посуды, продуктов , холодильными камерами для охлаждения напитков.

Ещё большая техническая база (свето-видео-звуко оборудование).

Состав банкетной службы гостиницы не велик. При проведении мероприятий для обслуживания банкетов привлекаются работники других структурных подразделений из F&B. В отеле 4 постоянно функционирующих точки питания.

2.2 Стандарты при обслуживании мероприятий

Банкетная служба имеет свою специфику организации и осуществления производственного процесса и основными функциями банкетного департамента являются:

1. Профессиональное обслуживание во время проведения банкетов и конференций

2. Предоставления питания, высокое качество подаваемых блюд

3. Организация проведения мероприятий, оснащение конференц-залов

4. Осуществление кейтерингового обслуживания всех типов

5. Соответствие стандартам банкетного обслуживания

6. Контроль финансовых потоков, уровня сервиса, качества приготовляемых блюд

7. Сохранение конфиденциальности высокопоставленных клиентов

Руководитель службы общественного питания создает график проведения мероприятий, поставляет необходимые исходные продукты, распределяет по местам обслуживающий персонал, следит за качеством готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Огромную роль при контакте с заказчиком играет профессиональный метрдотель и команда официантов, барменов.

Барное и буфетное обслуживание - это обеспечение гостей спиртными напитками.

Кухня - это производственный центр. Заказы на производство нужной продукции поступают заранее по обговоренному меню с клиентом.

Повара готовят необходимые блюда, а главной обязанностью руководства в этом секторе является лишь контроль за ценой и качеством конечного продукта.

При всём этом главным лицом, в ведении которого находится производство питания в отеле, обычно, является шеф-повар.

В отеле «Кемпински Гранд Отель Геленджик» есть стандарты и правила при подготовке и проведению мероприятий.

Театр начинается с вешалки, а подготовка к мероприятию с «memorandum». Memorandum- это соглашение между двумя сторонами о мероприятии, в нем описываются все до мелочей мероприятия.

Как только меморандум оказался в руках менеджера банкетной службы начинается подготовка к мероприятию. Работа менеджера банкетной службы в гостинице не легка, как может показаться на первый взгляд, это тот человек, который должен, скоординировать работу многих отделов и служб.

Обычно, в гостинице проводят немалое число конференций и семинаров, торжественных мероприятий. Рассмотрим стандарты проведения и подготовки помещения.

Расстановка столов и стульев на мероприятиях различного типа.

Где применяется: подходит для конференций, обучающих курсов. Участники располагаются за столами, как за партами и могут комфортно писать, просматривать бумаги.

Как выглядит: участники сидят за столами. Перед ними располагается президиум, сцена, проектор (место для основного докладчика или ведущего).

На что обратить внимание: слишком длинные ряды не очень удобны, лучше их делать по 2-4 человека в одном ряду. Между столами нужно оставить место для прохода.

Рассадка «Театр» и «Амфитеатр»

Где применяется: конференции, учебные мероприятия с большим количеством участников. Все приглашенные находятся в одном зале.

Как выглядит: принцип рассадки такой же, как в рассадке по типу «Класс», только в данном варианте не расставляются столы, а просто ставятся стулья в ряд. Участники так же смотрят в одну сторону президиума, трибуны или сцены. При такой рассадке зачастую выделяется так называемая VIP -зона (обычно несколько первых рядов). Если ширина зала превышает его длину, то можно расставить стулья полукругом (амфитеатром), при этом улучшается обзор для сидящих с краю гостей.

Где применяется: мероприятия с небольшим количеством участников – тренинги, консультации, где планируется непосредственное общение докладчика с приглашенными. Предполагается, что статус гостей при этом равный.

Как выглядит: стулья располагаются небольшим полукругом на равном расстоянии от докладчика.

Рассадка «Круглый стол»

Где применяется: данный способ рассадки оптимален для мероприятий, где все участники общаются на равных и будет принято некое коллегиальное решение. Это могут быть дискуссии, обсуждения, брифинги.

Как выглядит: участники сидят за одним большим круглым столом или за прямоугольными столами, выставленными в общий квадрат. Основной принцип - все участники видят друг друга и могут общаться на равных. Однако, если присутствуют участники, чье мнение и статус будет более весомым, их следует посадить ближе к председателю.

Рассадка «Переговоры»

Где применяется: в мероприятиях с участием двух равноценных команд. Количество участников в группах примерно равное. Классический пример - переговоры.

Как выглядит: участники каждой группы рассаживаются друг на против друга за прямоугольным столом. Лидеры групп могут занять место на противоположных сторонах стола.

Т-образная рассадка, П- образная рассадка

Столы расставляются в виде буквы «Т»

Где применяется: такую расстановку удобно применять на мероприятиях, где нужно выделить отдельное место для почетного гостя. Верхняя часть стола будет являться главной и отводится для президиума. Обычно это юбилеи, банкет в честь почетного гостя.

Как выглядит: место в центре стола отводится почетному гостю, лицом к остальным участникам банкета.

Столы расставляются в виде буквы «П»

Где применяется: - это традиционный способ расстановки столов на мероприятиях, где надо выделить отдельные места для почетных гостей. Например, свадьба, юбилей.

Как выглядит: - линии составлены из прямоугольных столов, которые стоят вплотную друг к другу. Место для почетных гостей находится в самой короткой части стола.

Все вышеперечисленные способы расстановки столов, можно отнести к давно привычным и традиционным в России. При расстановке столов, которая принята в Европе – европейская рассадка, используют не прямоугольные, а круглые столы. Здесь можно добавить, что в применении к деловым мероприятиям, Т-образная рассадка может применяться для переговоров и совещаний, где можно разделить участников на две группы – «принимающая» и «гостевая». Место президиума занимает обычно председатель «принимающей» стороны.

П-образную (иногда называют U-образную рассадку) можно использовать для переговоров, семинаров. Докладчик имеет возможность при этом максимально близко подходить к каждому участнику. Аудитория может быть при этом разделена на несколько групп.

Следует отметить, что вариации расстановки прямоугольных столов может больше. Например, Ш-образная расстановка или расстановка по типу «Ёлочка». В основном их используют при проведении банкетов, т.е. там где будет подаваться еда и не будут проходит обсуждения.

Рассадка «Банкет»

Где применяется: такая рассадка больше подходит для банкетов, чем для мероприятий где проходят обсуждения. Иногда такую расстановку называют европейской, когда расставляются не прямоугольные, а круглые столы. При такой рассадке нужно помнить, что если планируется выступление от организаторов, то оно должно быть коротким. Часть аудитории окажется спиной к говорящему и будет чувствовать себя неловко. Диаметр столов обычно 150 или 180 см.

Как выглядит: гости сидят за круглыми столами. Столы могут быть расставлены в шахматном порядке, либо образовывать «ряды». Часто столы нумеруют и подбирают сидящих за столами так, что бы гостям было интересно общаться друг с другом.

Рассадка «Кабаре»

Где применяется: этот вид рассадки гостей подходит для мероприятий, где гости могут одновременно есть и смотреть шоу-программу или выступление. Используют круглые столы, диаметр 150 ил 180 см.

Как выглядит: часть круглого стола, обращенного к сцене остается свободной.

В заключении можно сказать о таком типе мероприятия, как фуршет. По залу расставляются высокие барные столы, на которые гости могут поставить бокал. Гости не сидят, а свободно перемещаются по залу. У стены зала или по середине зала может стоять линия столов с блюдами. Барную стойку располагают у стены или в углу зала.

Столы для банкета-фуршета должны быть несколько выше обычных (90 - 100см). Ширина столов 1,5 м. При расчете длины и количества столов предусматривается норма: 15-20 см на одного гостя. Длина стола для удобства обслуживания не должна превышать 10 м. При отсутствии специальных фуршетных столов составляют обычные прямоугольные столы с раздвижными крышками. Форма их расстановки разнообразна и зависит от площади и архитектурных особенностей зала.

Накрывают фуршетные столы специальными банкетными скатертями, низко спуская кромку. Углы скатерти с торцов аккуратно забирают внутрь. Нижняя кромка скатерти должна быть на одном уровне от пола. Кроме основных фуршетных столов, в зале у стен ставят подсобные столы для запасных тарелок, приборов, рюмок, салфеток, а также небольшие прямоугольные столы для сигарет, спичек и пепельниц.

Сервировка фуршетного стола:

При сервировке стола учитывают особенность обслуживания. Практикой установлено, что для такого банкета на каждого гостя следует иметь три рюмки различных видов, в том числе один фужер. Предметы сервировки, напитки, фрукты и закуски заранее ставят на стол. Начинают сервировку стола с расстановки стеклянной или хрустальной посуды. Как правило, стол сервируют с двух сторон. При расстановке стекла в два ряда на конце стола ставят фужеры в виде треугольника по 10- 15 штук вершиной к торцу. Концы стола на расстоянии 15- 20 см. должны быть свободными. Вазы с цветами и фруктами, бутылки с напитками ставят по оси стола между рядами рюмок. Бутылки с пивом, минеральной и фруктовой водой, квасом - около групп фужеров. Бутылки со спиртными напитками расставляют с одинаковыми интервалами, этикетками в одну и другую стороны к гостям.

При расстановке стекла “змейкой” по оси стола ставят фужеры группами по 5-7 штук на расстоянии 80-100 см. От фужеров под углом 45 градусов к краям стола по одной линии располагают, чередуя по одной или по три, рюмки - лафитные, рейнвейные, водочные.

При расстановке стекла «елочкой» по оси стола также группами ставят фужеры, а затем от каждой из них в виде незамкнутого треугольника распределяют группами или по одной различные рюмки.

После расстановки фужеров и рюмок на фуршетный стол ставят стопками (по 6-8 штук.) закусочные и за ними десертные тарелки. Стопки закусочных тарелок размещают на расстоянии 2 см. От края стола и 0,7-1 м. от торца. Стопки тарелок по обеим сторонам располагают симметрично через каждые 1,5-2м., за исключением сервировки стола “змейкой”. Затем стол сервируют приборами. Их располагают группами: вилки - в таком же количестве, что и тарелки, ножей должно быть в 2 раза меньше. Ножи закусочные располагают справа от стопок закусочных тарелок, лезвием к тарелкам, а вилки можно класть как слева, так и справа (рядом с ножами), на ребро, зубцами к тарелкам.

Способы расстановки напитков на столе при обслуживании банкета-фуршета зависят от расстановки стеклянной посуды. Все напитки предварительно охлаждают. Исключение составляют красные столовые вина, коньяки. Их подают комнатной температуры или слегка подогретыми.

После того как расставлены фрукты, цветы и напитки, но не ранее чем за 0,5 ч. до начала банкета, на столе размещают закуски, соусы, хлеб.

Из специй на столе обязательно должны быть соль и перец. Их размещают по всему столу в линию на уровне переднего края закусочных тарелок, с ровными интервалами.

Закончив подготовку стола, официанты должны еще раз внимательно проверить размещение всего необходимого.

До прихода гостей в зале остается часть официантов, а остальные по указанию менеджера или его ассистента занимаются подготовкой запаса посуды, приборов, салфеток и так далее.

Выводы

1) Банкетная служба - одна из самых известных видов обслуживания ресторанного отдела , который активно используется на современном рынке российской кейтеринг-индустрии.

2) В основном, 90 % заказов приходится на стандартные мероприятия с числом приглашенных от 50 до 300 человек. Хотя , большую часть прибыли кейтеринговых компаний составляют большие масштабные заказы с бюджетом больше 1 млн рублей. На данный момент по результатам работы 2016 года 65 % прибыли большинству компаний приносят именно крупномасштабные банкетные мероприятия.

3) Гостиничный сервис имеет свою изюминку в том случае, когда служащие - это часть гостиничного продукта. Работники отелей должны уметь осуществлять на предприятии атмосферу гостеприимства, должен быть готовым доброжелательно выполнить просьбу проживающих и в отношении проживающих должен проявить терпение и сдержанность.

Чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания нужно быть профессионально подготовленным персоналом, успешное функционирование предприятия необходимо постоянно проводить на целенаправленные образовательные программы, в итоге этого всего , будет значительное повышение доходов .

4) При осуществлении банкетной деятельности нужно определиться с видом обслуживания, т.к. от этого будет зависеть меню, расстановка столов, число столовых приборов и выбор посуды. Хоть и есть классические стандарты для каждого вида банкета, при этом для клиента действует индивидуальный подход. Перед организацией обслуживания банкета или приема важно определить структуру работы персонала и его обозначить его четкие обязанности.

5) Для хорошего ведения гостиничного бизнеса необходимо постоянно совершенствовать персонал, чтобы всегда отвечать последним требованием рынка и на максимум удовлетворять потребности гостей.

Список литературы

1. Гойхман О.Я. Организация и проведение мероприятий: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 120с.

2. Котлер Ф., Боуэн Дж.,Мейкенз Дж. Маркетинг. Гостеприимство и туризм .

3. Арбузова Н. Ю. Организация обслуживания в гостиницах и туристских комплексах / Н.Ю.Арбузова. - Нижний Новгород: Штрих, 2001.

4. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. - СПб.: Питер, 2006.

5. Уокер Джон Р. Введение в гостеприимство: учеб. пособие для вузов

6. Сенин В.С. Введение в туризм / В.С. Сенин. - М.:"Ось-89", 2007. - 208с.

7. Волков Ю.Ф. Гостиничное и ресторанное дело, туризм: Сборник нормативных документов. – М.: Феникс, 2010. – 734 с.

8. http://www.kempinski.com/en/hotels/destinations/