"Операции, производимые с данными"

Содержание:

Введение

Известно, что структура БД оперативных систем в высокой степени нормализована, т.е. состоит из множества таблиц, связанных между собой посредством внешних ключей. Такая нормализованная структура оптимизирована именно для быстрого поиска и обработки единичных записей.

Потребности в оперативных документах краткосрочны. С оперативными документами работают в течение какого-то времени: отслеживают оплату счета, приход денег, поставку товара и т.д. Для контроля данного процесса периодически формируются отчеты, которые имеют несколько стандартных для фирмы разновидностей и строятся путем выборки данных непосредственно из БД торговой системы. Оперативный документ, сыграв свою роль, далее в рамках торговой системы, как правило, больше не используется. Со временем растущий объем данных начинает замедлять выполнение операций, что порождает естественное желание избавиться от старых неиспользуемых данных.

Между тем в накопленных данных содержится история развития предприятия, история его взаимоотношений с поставщиками и покупателями. Данные, накопленные в предприятии, – уникальный ресурс. В результате их анализа можно было бы получить ценнейшую информацию, позволяющую принимать эффективные управленческие решения. Ценность информации, а, следовательно, и глубина анализа еще более возрастут, если использовать объединенную информацию всего предприятия, всех его систем. Но для этого руководителю может потребоваться исследование десятков тысяч комбинаций данных, не укладывающихся в имеющийся набор готовых отчетных форм.

Традиционный анализ, который, как правило, осуществляется при помощи изучения набора готовых отчетных форм, а его результатом является принятие одного из стандартных бизнес-решений, здесь явно не поможет. Если считать, что в распоряжении аналитика имеется только традиционная СУБД, то при выполнении возложенных на него обязанностей он столкнется с рядом проблем:

Построение сводных отчетов над нормализованной структурой, как правило, неэффективно: связывание большого числа таблиц в одном запросе выполняется достаточно долго, если объем этих таблиц велик; развернуть данные по любому измерению. Хранилища данных не заменяют, а дополняют традиционные реляционные базы данных с первичной информацией.

Для построения систем ОLАР используются специализированные многомерные БД либо надстройки над обычными реляционными БД. До последнего времени ОLАР-технология ассоциировалась с большими проектами по хранению массивов данных и сложными приложениями для их анализа. Сложный и дорогой ОLАР-инструментарий был доступен только очень крупным компаниям.

И все же в последнее время ситуация на рынке резко изменилась. Произошло это благодаря тому, что было найдено компромиссное решение: укомплектовать полноценным ОLАР-сервером хорошо зарекомендовавшие себя недорогие программные продукты. К таким продуктам относится, например, МS SQL сервер баз данных, начиная с версии 7 и позднее, который во всем мире активно используется для построения хранилищ данных. Компания Microsoft предпринимает ряд серьезных мер, чтобы обеспечить наилучшую поддержку хранилищ данных и построения информационных систем. Вследствие указанного изменения ситуации современные OLАР-системы анализа данных стали действительно доступны малому и среднему бизнесу.

1 Хранилища данных

1.1 Общие положения

Хранилища данных – совокупность процессов по сбору, отсеиванию, предварительной обработке информации для дальнейшего представления результирующих данных специалистам для аналитических отчетов и статистического анализа. Ральф Кинболл (автор концепции хранилищ информации) подробно описывал хранилища в качестве «места, где люди способны обрести полный доступ к личной информации».Также именно этот специалист сформулировал ключевые требования к хранилищам информации:

- поддержка внутренней непротиворечивости информации;

– поддержка высокой скорости передачи информации из хранилища;

– возможность сравнения и получения информации;

– достоверность и полнота хранимой информации;

– наличие простых в пользовании утилит просмотра информации из хранилища;

– поддержка высококачественного процесса восполнения информационной базы [19].

Всем вышеобозначенным требованиям удовлетворять чаще всего не выходит, потому для реализации хранилищ информации принято применять сразу несколько разных продуктов. Одни из них представляют собой средства хранения информации, остальные – средства для их

просмотра и извлечения, в-третьих – средства восполнения хранилищ информации. Обычное хранилище информации в основном от реляционной базы информации отличается:

1) Простая информационная база предназначается для того, чтобы оказать помощь пользователям исполнять повседневную работу, при том, что хранилища информации предназначаются четко для принятия решений;

2) Простая информационная база подвергается постоянным коррективам в рамках рабочего процесса пользователей, а хранилища информации относительно стабильно; информация в нем обновляется исходя из расписанию (к примеру, каждый час, каждый день, каждый месяц и т. д.), в идеале, сам процесс восполнения информацией за определенный промежуток времени без изменения прошлых данных находящихся в самом хранилище.

3) Простая база информации чаще всего считается источником информации, попадающей в хранилище, помимо прочего хранилище может быть пополнено благодаря внешним источникам (к примеру, сжатию данных).

1.2 Принципы построения

Данные, которые грузятся в хранилище, обязаны интегрироваться в единую структуру, которая отвечает целям анализа информации. В то же время снижаются к минимуму все существующие несоответствия между показателями из разных оперативных систем, в хранилище обозначаются, выражаются общим образом. Информация интегрирована на разных уровнях: на уровне атрибута, ключа, на структурном,описательном уровне и тому подобное. Общие показатели, общая обработка информации консолидируются и считаются единообразными для всех данных, что схожи или подобны в хранилище данных. В то же время данные структурируются по различным ступеням детализации:

– высокий уровень суммаризации;

– низкий уровень суммаризации;

– текущие детальные данные [4].

Хранилища стоит рассматривать в качестве набора моментальных снимков состояния информационных данных: есть возможность восстановить общую картину на любой момент в прошлом. Временной атрибут всегда явно присутствует в структурах информационного хранилища.

Однажды попав в хранилище, информация никогда уже не может быть изменена, а лишь восполнена новыми информационными данными из оперативных систем, где вся информация время от времени обновляется и меняется. Новая информация обобщается по мере поступления с накопленными ранее данными в информационном хранилище [13].

1.3 Основные компоненты хранилища данных

Применение технологии хранилищ информации предполагает существование в системе таких компонентов:

– оперативных источников информации;

– метаданных – включая каталог хранилища, основные правила преобразования информации в момент их загрузки из оперативных информационных баз;

– средств трансформации и переноса информации;

– OLAP хранилища;

– реляционного хранилища;

– средств анализа и доступа информации.

Назначение вышеобозначенных компонентов таково. Оперативная информация собираются из разных источников. Поступившая оперативная информация очищается, интегрируется, формируется в реляционных хранилищах. Они же в свою очередь доступны для проведения анализа с помощью средств построения отчетов. После этого информация (частично или полностью) готовится с применением средств переноса, трансформации информации для анализа OLAP, что воплощается реализуется использованием средств анализа и доступа информации. В то же время они могут быть загружены в отдельную информационную базу OLAP или, как вариант, оставаться в специальном реляционном хранилище [7].

Важнейший элемент хранилища считаются метаданные, то есть информация о размещении, структуре, трансформации информации, что применяется с разными процессами хранилища. Метаданные часто могут быть востребованы для разных целей, к примеру: загрузки и извлечения информации; обслуживании запросов и хранилища. Метаданные для разных процессов способны обладать разной структурой, то есть для одного и того же элемента информации может существовать сразу несколько вариаций метаданных.

Таким образом информационные хранилища считаются структурированными. Они в себе содержат основные информационные данные, что формируют общий источник для обработки информации по разным системах поддержки принятия решений. Простейшие данные, которые присутствуют в хранилище, представить можно в разных формах. Информационные хранилища довольно велики, потому что в них содержатся детализированные и интегрированные показатели.

Данные характеристики принято считать общими для разных хранилищ информации. Однако, несмотря на тот факт, что сами хранилища характеризуются общими свойствами, различные виды хранилищ обладают своими неповторимыми особенностями и показателями [10].

1.4 Технологии управления информацией

Для эффективной работы с большими объемами важной информации необходимы специальные программы и базы данных, обладающие определенными качествами. В ходе обсуждения различных проблем с хранилищами данных эти качества уже были рассмотрены подробно. Однако стоит напомнить, что к любым СУБД предъявляются следующие требования:

- функциональная возможность обработки данных на этапе загрузки;

- высокая скорость загрузки информации;

- наличие необходимых средств управления качеством данных;

- достаточно широкая масштабируемость по количеству пользователей и размеру самой базы;

- высокая скорость обработки запросов;

- организация удобной сети хранилищ информации;

- наличие всех необходимых административных инструментов управления;

- поддержка функции многомерного интегрированного анализа;

- широкий набор возможных функций для исполнения запросов пользователей.

1.5 OLAP технология

Комплекс программ OLAP представляет собой систему многомерного анализатора данных. Эти программы составляют основной фундамент при организации хранилищ данных. Данная технология была описана еще в 1993 году ученым Эдгером Коддом. Именно он разработал упрощенную концепцию хранения данных [8].

Любое хранилище информации содержит сведения из разнообразных источников в разной форме. Чтобы интегрировать их в общую систему информации, необходимо упорядочить первичную информацию. Для поддержки концепции нужны специальные средства управления. К ним можно отнести инструментальные компоненты технологии OLAP.

В результате тщательной работы над системой OLAP появилась возможность представить ее в качестве удобного инструмента для работы пользователей любого уровня. Благодаря понятным и простым механизмам администрирования, информация в СУБД стала доступна широкому кругу лиц. Создателям также удалось установить своеобразную «фильтрацию» по уровню доступа к данным. Система OLAP помогла офисным сотрудникам избавиться от масштабной бумажной работы благодаря тому, что они стали самодостаточными. В ходе работы с СУБД у пользователей появилась возможность оперативно вносить изменения, не создавая бумажные отчеты. В свою очередь, руководство стало получать доступ к сводной информации в виде готовых отчетов и таблиц прямо из системы [18].

Основная концепция технологии OLAP заключается в многомерности представления данных. Они организуются в форме куба по различным измерениям. При этом уже имеющиеся хранилища не удаляются, а лишь дополняются необходимой информацией. Для построения эффективной системы работы с OLAP используется специальная многомерная база данных, совместимая с обыкновенными реляционными базами.

Достаточно долгое время технология OLAP ассоциировалась с большими и объемными проектами по сохранению данных, а также сложными приложениями для их анализа. Кроме того, инструментарий OLAP был дорогим удовольствием и его использовали только крупные компании. Но в последствие ситуация в этом деле кардинально поменялась. Это произошло только благодаря компромиссному решению создателей, которые решили укомплектовать недорогие программные продукты полноценным сервером OLAP. В качестве примеров таких продуктов можно привести сервер базы данных MS SQL 7 и более поздних версий, который повсеместно используется для активного построения архивов баз данных [15].

Компания Microsoft также постоянно предпринимает меры поддержки хранилищ баз данных и таким образом обеспечивает лучшую сохранность информации. Благодаря продуктам OLAP пользователи могут выстраивать надежные аналитические системы на основе объемных архивов информации. Поэтому современная система OLAP является идеальным инструментом для анализа информации со всех сторон. Кроме того, она стала доступна даже малому бизнесу.

2 Базы данных

2.1 Понятие баз данных

Сама теория базы данных представляет собой сравнительно молодую область знаний. Конечно, программисты занимаются этим больше 30 лет, но с момента первого появления инструментов многое изменилось. Ритм времени уже не бежит, а стремительно летит вперед. Поэтому без продвинутых и современных технологий невозможно представить даже небольшое производство.

Все системы управления предприятием в некоторой степени связаны функциями сохранения информации и ее обработки в определенный период. Таким образом, информация стала тем самым фактором, который определяет эффективность любой работы или сферы деятельности. С увеличением информационных потоков повысились и требования к скорости обработки данных. Теперь большинство операций, которые проводились вручную и требовали много времени, выполняются практически мгновенно. Этот процесс можно назвать перспективным внедрением компьютерных технологий [5].

Поскольку любые административные решения нуждаются в оценке текущей ситуации на предприятии, руководство должно видеть все изменения своевременно и по каждой отрасли. Если вычисление важных факторов вручную занимает огромное количество времени, то с OLAP такая необходимость отпадает. Система сама вычисляет необходимые показатели, используя алгоритм изменения итоговых величин с течением года под влиянием переменных в СУБД. По этой причине реакция руководства на изменения работы может быть более оперативной и эффективной.

Система компьютерного управления обеспечивает получение любой информации без длительных задержек, а также производит анализ данных и определяет тенденции изменения важнейших показателей.

Приложение Microsoft Access считается самой производительной и мощной системой управления реляционными СУБД.

База данных представляет собой совокупность взаимосвязанных и структурированных методов, которые обеспечивают выработку отображенной информации.

Во все СУБД можно регулярно добавлять новые данные и важную информацию. Поэтому СУБД практически ничем не отличаются от электронных таблиц Excel. Но между ними все же существует различия:

1) СУБД разрабатываются специально для обработки большого объема информации, а таблицы для малых [2].

2) Базы данных легко могут связывать две таблицы таким образом, чтобы пользователю было удобно работать с данными, что невозможно сделать в электронных таблицах.

3) СУБД позволяют пользователю эффективно работать с ресурсами компьютера и минимизировать объем информации в общем виде. Например, повторяющиеся данные могут быть связаны таблицами Access, которые считаются мощным приложением к ОС Windows.

Реляционная СУБД обеспечивает доступ к любому типу данных и помогает пользователю одновременно работать с несколькими таблицами. Причем, эти таблицы могут быть созданы в среде Paradox или dBase.

При работе в среде Microsoft Office любой пользователь может распоряжаться текстовыми документами и электронными таблицами по своему усмотрению. При помощи расширений он может транслировать информацию в Интернете на языке HTML и работать с приложениями Explorer и Navigator.

Access спроектирован специально для пользовательских приложений, в которых файлы данных выступают в роли ресурсов в сети. При этом в нем реализована система защиты от несанкционированного проникновения к информации [11].

В рамках курсовой работы необходимо сделать проект информационной системы и реализовать его средствами MS Access, которая поддерживает базу данных лекарственных препаратов.

2.2 Создание базы данных

Под базой данных подразумевается совокупность взаимосвязанных и структурированных методов и сведений, которые обеспечивают отображение данных и добавление выборки. Благодаря Microsoft Access можно управлять информацией из одного файла этой базы данных. При этом в рамках файла применяются такие объекты:

- таблицы для сохранения информации;

- запросы для осуществления поиска и извлечения лишь необходимых сведений;

- формы для добавления, просмотра и изменения информации в таблицах;

- отчеты для выполнения анализа, а также печати необходимой информации в должном формате [2].

Качественная разработка базы данных гарантирует лёгкость ее поддержания. Всю информацию нужно сохранять в формате таблиц, и каждая из них должна содержать сведения одного типа. В таком случае будет достаточным лишь обновить определённые данные в одном месте, чтобы они отобразились сразу во всей БД.

Чтобы решить поставленные задачи база данных должна состоять из следующих элементов:

1. Таблиц:

- таблица «Группы товаров» включает в себя поля групп товаров, ведь для лучшего просмотра перечень ассортимента уместно разбить на отдельные группы, а также столбцы: группы, описание и ключ группы;

- таблица «Лекарственные препараты» предполагает наличие таких полей: наименование товара, код лекарственных препаратов, производитель, форма выпуска, год выпуска, приблизительная цена, наличие аналогов и группы товаров.

2. Запросов:

- такой запрос как «Запрос наличия лекарственных препаратов» осуществляет выборку информации о количестве препаратов необходимой группы.

3. Форм:

- форма под названием «Лекарственные препараты» предоставляет возможность производить редактирование таблицы с аналогичным названием.

4. Отчетов:

- «Отчет товаров» являет собой необходимую сумму сведений их двух таблиц: «Лекарственные препараты» и «Группы товаров» [16].

2.3 Структура таблиц

Сведения в базе данных стандартно хранятся в таблицах и каждая из них обладает уникальным именем. Также информация в таблицах распределяется по отдельным столбцам (полям) и строкам (записям). Вся информация, которая содержится в поле таблицы, должна быть только одного типа. Все поля имеют своё отдельное название, ширину и тип. При назначении необходимого типа данных поля существует возможность указать формат, размер, а также иные параметры, которые влияют на точность числовых данных и отражение значения поля. К числу основных типов данных относятся:

1. Текстовый. Сюда включаются текст или числа, которые не требуют каких-либо расчётов.

2. МЕМО. Это поле определено для хранения текстовых данных небольшого размера (до 64000 символов). Также данное поле бывает проиндексированным либо ключевым.

3. Числовой. Названный тип данных вмещает в себе большое количество подтипов. При этом от правильно выбора подтипа (размера) будет зависеть точность дальнейших вычислений [5].

4. Счётчик. Предполагаются уникальные числа, которые последовательно возрастают и автоматически вводятся, когда в таблицу добавляется новая запись.

5. Логический. Имеются в виду логические значения и поля, содержащие одно из двух вероятных значений.

5. Денежный. Сюда относятся как денежные значения, так и числовые данные, которые применяются в различных математических вычислениях [6].

6. Время и дата. Такая информация как время и дата хранится в особом фиксированном формате.

7. Поле объекта OLE. Вмещает в себя рисунок, звукозапись и другие типы данных. При этом поле представленного типа не может быть проиндексированным либо ключевым.

Гиперсвязь. Содержит адреса Web‑страниц.

Типы данных в полях таблиц

Таблица 1 - Таблица «Группы товаров»

Группы товаров	Текстовый
Описание	Текстовый
Код_группы	Числовой
Ключ группы	Числовой

Таблица 2 - Таблица «Лекарственные препараты»

Код_лекарственные препараты	Счетчик
Наименование товара	Текстовый
Фирма производитель	Текстовый
Год выпуска	Дата/время
Формы выпуска	Текстовый
Примерная цена	Денежный
Группы товаров	Числовой
Наличие аналогов	Логический

К основным запросам, которые выдвигаются к СУБД, относится возможность осуществления быстрого поиска необходимых записей в крупном объеме информации. Под индексами подразумеваются наиболее результативные средства, позволяющие существенно ускорить поиск информации в таблицах.

Среди важных особенностей индексов выделяется возможность применять индексы для образования первичных ключей. Однако в данном случае индексы непременно должны быть уникальными. Дополнительные индексы и первичные ключи употребляются при установлении отношений между разными таблицами, а также условий целостности информации [3].

Обычно в базе данных вмещается большое количество таблиц, а связь между ними налаживается посредством совпадающих в ключевых полях значений. Зачастую ключевое поле той или иной таблицы связывают с отвечающим ему полем второй таблицы (нередко имеющим аналогичное имя), которое именуют полем внешнего ключа. Если таблица содержит в себе ключевое поле, тогда она именуется главной, а если она вмещает в себе внешний ключ, тогда – связанной.

2.4 Схема данных

Учитывая все вышесказанное изобразим схему данных (см. рисунок 1).

Рисунок 1 - Схема данных

2.5 Пользовательские формы

С помощью формы Access можно создавать пользовательский интерфейс для различных таблиц БД. Несмотря на то, что для реализации аналогичных функций можно применять режим таблицы, однако формы позволяют подавать информацию в привлекательном и упорядоченном виде. Также формы предоставляют возможность формировать списки значений для тех полей, где для представления большого количества вероятных значений применяются коды. Форма, которая была разработана правильно, значительно ускоряет процесс введения сведений и минимизирует количество ошибок [1]. Обычно формы создаются из целого набора обособленных элементов управления, а именно из текстовых полей для введения и корректирования информации, флажков, кнопок, списков, меток полей, переключателей и рамок объектов, используемых для отображения объектов и графики OLE. Кроме того, форма представляет собой окно, где располагаются два основных типа элементов управления: статические (отражают статические данные – логотипы и метки) и динамические (отражающие сведения из таблиц).

В целом, формы Access считаются многофункциональными, ведь они предоставляют возможность осуществлять задания, которые невозможно реализовать в режиме таблицы. Они позволяют выполнять контроль корректности содержащихся в таблице данных. С помощью Access можно создавать формы, вмещающие в себя другие формы (форма, которая находится внутри другой формы, именуется подчиненной). Именно формы дают возможность производить вычисления значений, а потом выводить результат данных вычислений на экран [14].

2.6 Создание запросов

Под запросами понимаются важные инструменты, которые используются во всех системах управления БД. Так, они применяются для обновления, выделения и добавления в таблицы новых записей. Зачастую запросы используются с целью выделения особых групп записей для удовлетворения конкретному критерию. Также они применяются для получения информации из разных таблиц, гарантируя единое представление объединённых элементов данных. С помощью названных гибких и мощных средств становится возможным:

- вырабатывать сложные критерии для отбора записей из одной либо сразу нескольких таблиц;

- определять поля, которые необходимо отобразить для избранных записей;

- реализовывать вычисления с применением выбранных сведений [9].

В целом, Access располагает четырьмя типами запросов для осуществления разнообразных целей:

1. Запросы на выполнение выборки отражают сведения из одной либо нескольких таблиц (информация подаётся в виде таблицы).

2. Запросы перекрёстного характера собирают сведения из одной и более таблиц в формате, напоминающем формат электронной таблицы. Такого рода запросы применяются для выполнения анализа информации и формирования диаграмм, базирующихся на суммарных показателях числовых величин из определённого количества записей.

3. Запросы на внесение изменений применяются для образования новых таблиц из итогов запроса, а также для внесения корректив в данные уже имеющихся таблиц. Благодаря им можно добавлять либо удалять из таблицы записи, корректировать записи в соответствии с выражениями, которые задаются в специальном режиме конструктора запроса.

3. Запросы с определёнными параметрами являют собой специфические запросы, свойства которых корректируются пользователем при очередном запуске. Во время запуска запроса с некоторым параметром всплывает диалоговое окно, куда необходимо ввести должное условие отбора. Описанный тип запроса не считается обособленным, другими словами существует возможность добавить параметр к запросам разных типов.

2.7 Создание отчетов

Итоговым продуктом большей части приложений БД выступает отчет. Так, в Access он являет собой особый тип непрерывных форм, которые предназначаются для печати. Для формирования отчета, последующей его распечатки и распределения среди потребителей, Access способна комбинировать сведения в запросах, таблицах и формах. Распечатанный вариант формы можно использовать в качестве отчета.

Формируемые с помощью Access отчеты разделяются на шесть ключевых типов. Так, отчеты из одной колонки – это один столбец текста, который содержит в себе значения полей всех записей запроса либо таблицы. При этом в надписи обозначается имя, а справа подаётся значение поля. С помощью нового средства Access под названием Автоотчёт можно формировать такой отчет лишь одним щелчком на панели инструментов по кнопке Автоотчет. Указанные отчёты используются крайне редко, так как подобный формат подачи данных ведёт к излишнему расходованию бумаги [12].

В отчётах ленточного типа для всех полей таблицы либо запроса, соответственно, выделяется по отдельному столбцу, а значения каждого поля всех записей подаётся по строчкам – каждое в своём отдельном столбце. В том случае, когда в записи оказывается больше полей, нежели помещается на странице, тогда будут печататься дополнительные страницы до полного предоставления необходимых данных. После этого осуществляется печать следующей группы необходимых записей.

Отчёты, состоящие из многих колонок, формируются из отчетов из одной колонки. В этом случае применяются колонки «змейкой» или «газетного» типа, аналогично текстовым процессорам и настольным издательским системам. Сведения, не помещающиеся в первом столбце, автоматически переносится во второй столбец (в начало) и т.д. Специфический формат многоколоночных таблиц предоставляет возможность сэкономить некоторую часть бумаги, однако не во всех случаях может применяться, так как выравнивание столбцов не всегда отвечает ожиданиям пользователя.

Самым простым способом подготовки отчётов является использование Мастера отчётов. Он стремится сформировать наилучший вариант отчета с первой же попытки. Как правило, отчёт мастера приближается ко вполне завершённому варианту. Благодаря этому расходуется значительно меньше времени на внесение правок в базовый отчет мастера, по сравнению с его формированием на основе незаполненного сведениями шаблона [17].

2.8 Программная реализация базы данных

Перед тем как заново выстраивать структуру таблицы, необходимо поразмыслить над тем, возможно ли использовать один из типовых шаблонов, предлагаемых мастером таблиц.

Так, следует прибегнуть к такой функции как «Создание таблиц с помощью мастера». Затем посредством окна «Создание таблиц» нужно заполнить поля, которые были ранее описаны в разделе «структура таблиц», а при потребности воспользоваться ещё одной функцией под названием «Переименовать поле». Далее мастер создаст таблицу и откроет её в режиме введения данных (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Таблица «Лекарственные препараты»

Чтобы освоить навыки применения разных функций MS Access в ходе создания таблицы «Группы товаров», следует прибегнуть к конструктору таблиц. С его помощью можно подготовить самые сложные таблицы, которые будут иметь поля любого типа (см. рисунок 3).

Потом необходимо заполнить поля «имя поля», «описание», «тип данных» согласно разработке, представленной в разделе под названием «структура таблиц».

Рисунок 3 - Группы товаров

Следующий этап – установить связь между двумя таблицами: «Лекарственные препараты» и «Группы товаров». Затем нужно выбрать команду Сервис > Схема данных, назначить связь между полем «ключ группы», относящимся к таблице «Группы товаров», а также полем «группы товаров» из таблицы «Лекарственные препараты».

Такого рода связь предоставляет возможность определить все правила взаимодействия между названными таблицами.

Чтобы создать запрос касаемо наличия определённых лекарственных препаратов согласно группам товара, можно прибегнуть к режиму конструктора. Далее назначается min и max относительно сроков выпуска лекарств, а также групповая операция Count с целью обработки записей в таблице «Лекарственные препараты», которые отвечают группе товаров из таблицы под названием «Группы товаров». Кроме того, задаётся сортировка в соответствии с алфавитом (по возрастанию).

С помощью этого запроса становится возможным увидеть наличие общего количества наименований препаратов определённой группы товаров, а на основе min и max даты выпуска можно косвенно предположить, как давно поступила та или иная продукция, а также насколько она является востребованной [20].

Если запросы и таблицы позволяют отразить на экране целые списки записей, то формы позволяют сконцентрироваться на конкретной записи. Подчеркнём, что форма значительно облегчает ввод, корректирование и восприятие данных, иногда содержит вспомогательные элементы оформления и подписи. Для более быстрого и облегченного создания формы следует прибегнуть к функции «Создание формы с помощью мастера». Именно мастер форм предоставляет возможность сэкономить время и в сжатые сроки сконструировать оптимальную форму для таблицы «Лекарственные препараты» (см. рисунок 4, 5).

Рисунок 4 - Форма «Лекарственные препараты»

Рисунок 5 - Создание отчета в режиме конструктора

В общем, отчеты являются весьма сходными с формами, однако они обычно предназначаются для реализации вывода необходимой информации из БД на принтер. По этой причине в отчетах все данные формируются таким образом, чтобы их было максимально комфортно размещать на разных страницах. Отчеты обеспечивают поддержку различных способов оформления, а также позволяют группировать сведения, разделяя их на логически целостные блоки [3].

Потом необходимо прибегнуть к функции под названием «Создание отчета с помощью мастера». Чтобы можно было удобно воспринимать данные о лекарственных препаратах, нужно выбрать следующие поля: группы товаров (таблица «Группы товаров»), название товара, производитель, форма выпуска, год выпуска и ориентировочная цена (таблица «Лекарственные препараты»). В итоге, получится форма «Отчеты» предельно удобного образца. Она позволяет вывести на принтер сведения о лекарственных препаратах и визуально воспринять информацию без лишних (бесполезных) данных.

Таким образом, в результате создания отчёта получается его печатный вариант, который представлен в разделе «Приложение».

Заключение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию о лекарственных препаратах. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

Список использованных источников

1. Агальцов В.П., Базы данных. Учебник. В 2-х книгах. Книга 1: Локальные базы данных. Гриф УМО вузов России [Текст] / В.П. Агальцов – М.: Форум, 2017 г. – 352 с.
2. Баженова И.Ю., Основы проектирования приложений баз данных [Текст] / И.Ю. Баженова – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016 г. – 325 с.
3. Голицына О.Л., Базы данных. Учебное пособие. Гриф УМО вузов России [Текст] / О.Л. Голицына – М.: Форум, 2016 г. – 400 с.
4. Голицына О.Л., Основы проектирования баз данных. Учебное пособие. Гриф МО РФ [Текст] / О.Л. Голицына – М.: Форум, 2016 г. – 416 с.
5. Джесси Р., ER-модель данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 122 с.
6. Джесси Р., База данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 169 с.
7. Джесси Р., Иерархическая модель данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 102 с.
8. Джесси Р., Проектирование баз данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 100 с.
9. Джесси Р., Реляционная база данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 102 с.
10. Джесси Р., Сервер базы данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 51 с.
11. Джесси Р., Сжатие данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 62 с.
12. Джесси Р., Система управления базами данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 104 с.
13. Круз Р.Л., Структуры данных и проектирование программ [Текст] / Р.Л. Круз – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2017 г. – 765 с.
14. Мартишин С.А., Проектирование и реализация баз данных в СУБД MySQL с использованием MySQL Workbench. Учебное пособие. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий. Инструментальные средства информационных сетей. Гриф УМО вузов России [Текст] / С.А. Мартишин – М.: Форум, 2017 г. – 160 с.
15. Методы и средства комплексного анализа данных. Гриф УМО по классическому университетскому образованию [Текст] / А.П. Кулаичев – М.: Форум, 2017 г. – 512 с.
16. Новиков Б.В., Настройка приложений баз данных. Гриф УМО МО РФ [Текст] / Б.В. Новиков – М.: БХВ-Петербург, 2012 г. – 240 с.
17. Смирнов С.А., Практикум по работе с базами данных [Текст] / С.А. Смирнов – М.: Гелиос АРВ, 2012 г. – 160 с.
18. Соколинский Л.Б., Параллельные системы баз данных [Текст] / Л.Б. Соколинский – М.: Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ), 2013 г. – 184 с.
19. Туманов В., Основы проектирования реляционных баз данных [Текст] / В. Туманов – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2014 г. – 420 с.
20. Туманов В., Проектирование хранилищ данных для систем бизнес-аналитики. Учебное пособие [Текст] / В. Туманов – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2013 г. – 615 с.

Приложение 

OLАP-технология

Рисунок А.1 - OLАP-технология