Технология Workflow

Свести к минимуму временные затраты на передачу документов позволяет внедрение технологии WorkFlow. Что из себя она представляет и для чего же она нужна?

Технология WorkFlow - это автоматизация бизнес-процессов, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором правил.

Данная технология реализуется на базе системы управления WorkFlow, которая описывает бизнес-процесс(поток работ), создает его и управляет им с помощью программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с его участниками и при необходимости вызывать соответствующие программные приложения и инструментальные средства.

Важнейшей особенностью технологии WorkFlow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные- выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные- выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса WorkFlow, если этот процесс:

- выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ, заданий и действий;

- структурирован, т.е. процесс должен иметь внутреннюю структуру- не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции;

- выполняется по правилам, которые можно сформулировать и формально описать;

- периодически повторяется.

В описание операции бизнес-процесса включается информация: об исполнителе операции, об описании задания, которое должен выполнить исполнитель, о типах объектов, над которыми производится операция.

Описание условий перехода между операциями содержит данные: о начальной операции, следующей операции, условии перехода.

Управление же выполнением потока работ заключается в проверке условий перехода между операциями, передаче документов между исполнителями, уведомлении пользователя о том, что он должен сделать.

В зависимости от подхода задания описания бизнес-процесса системы можно разделить на два класса: с жесткой маршрутизацией и с гибкой маршрутизацией. В системах с жесткой маршрутизацией маршрут прохождения документа от исполнителя к исполнителю определяется только уполномоченными сотрудниками. Для описания шаблона процесса используется методология направленного графа. Шаблон состоит из действий, выделенных логических шагов внутри процесса, вносящих вклад в достижение поставленной цели, переходов, элементов, формализованного описания бизнес-процесса, определяющих последовательность выполнения действий при возникновении всевозможных ситуаций между участниками бизнес-процесса, точек начала и завершения процесса. Предлагю рассмотреть как же работает технология WorkFlow

Перед созданием шаблона процесса в модуле «Редактор шаблонов процессов» системы PSS необходимо разработать блок-схему, отражающую очерёдность выполнения действий в заданном преподавателем бизнес-процессе.

В случае если в процессе проверки каким-либо из перечисленных должностных лиц выявляются неточности и ошибки, документ возвращается разработчику для доработки. После доработки документ снова подвергается проверке всеми должностными лицами.

После регистрации документа сотрудником бюро технической документации осуществляется выпуск документа.

Для просмотра и редактирования структуры ранее созданного шаблона процесса необходимо открыть его в области редактирования. Для этого щёлкнуть правой кнопкой мышки по наименованию соответствующего шаблона процесса на панели навигатора и в контекстном меню выбрать пункт «Открыть» либо дважды щелкнуть левой кнопкой мышки по наименованию соответствующего шаблона процесса.

Под владельцами шаблона понимается список сотрудников, имеющих право инициализировать процесс по данному шаблону. В качестве владельцев процесса можно указывать рабочие группы. При создании шаблона процесса автоматически создаются одна точка входа и одна точка выхода. Под точкой входа понимаются точки, с которых возможно начало выполнения процесса. Под точкой выхода понимаются точки, в которых возможно завершение процесса.

Каждому прямоугольнику блок--схемы должно соответствовать действие. Для создания действия необходимо сначала нажать соответствующую кнопку на панели инструментов, затем щелкнуть левой кнопкой мыши в нужном месте области редактирования и в появившемся диалоговом окне установить параметры: обозначение, наименование, описание, запуск, завершение, длительность, роль исполнителя, исполнители, координаторы