Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Технология управления бизнес-процессами

Сегодня процессный подход и управление на его основе — неотъемлемая часть многих моделей систем менеджмента, в частности, определяемых стандартами ИСО. Современный менеджмент основывается на позиции, что бизнес необходимо четко определять, его нужно измерять, анализировать и улучшать. При таком подходе главным понятием является понятие процесса, который понимается как совокупность взаимосвязанных действий, преобразующих ресурсы в результаты. При этом действия должны быть систематическими, повторяющимися. Совершенствование бизнес-процессов имеет первостепенное значение для предприятий, желающих сохранить конкурентоспособность на рынке.

О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Бизнес-процесс – это совокупность некоторых видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или несколько видов ресурсов, а в результате нее на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. Управление бизнес-процессами (BPM, Business Process Management) заключается в упорядочивании, описании и изменении бизнес-процесса. То есть задается определенная последовательность действий, которую будет выполнять коллектив сотрудников при решении задач организации. Для управления бизнес-процессами необходимо: описать эти бизнес-процессы, интегрировать описанный процесс в работу сотрудников, назначить ответственных за процесс. В результате каждая автоматизированная система работает соответствии с заложенными в нее функциями, а человек – по инструкции. Основной задачей управления бизнес-процессами является адекватное и быстрое перестроение взаимосвязанных процессов в зависимости от изменяющихся параметров внешней и внутренней среды, будь то поставки, расчеты с контрагентами или расширение рынка.

Бизнес-процесс может выполняться и человеком, и автоматизированной системой (частично). К разным бизнес-процессам нужен различный подход, требуются разные инструменты. И все это нужно суметь описать по-отдельности и после этого объединить в общую систему. Бизнес-процессы могут быть исполняемые (для автоматизации) и неисполняемые (для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе).

Создание описания бизнес-процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела. Изменение же бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Общая структура бизнес-процесса такова:

Вход – материал или информация, которая используется или преобразуется бизнес-процессом для получения результата. Допускается, что бизнес-процесс может не иметь входа.
Управление – правила, технологии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется бизнес-процесс.
Выход – материал или информация, которая производятся бизнес-процессом. Бизнес-процесс без результата не имеет смысла.
Ресурсы – персонал предприятия, оборудование, инструмент и т. д.

Управление влияет на бизнес-процесс, но не изменяется им, ресурсы используются бизнес-процессом, но также не изменяются им (не считая износа). Процессный подход только тогда можно считать внедренным, когда в организации осуществляется управление процессами.

Бизнес-процессы являются основой процессно-ориентированного управления – сложного, но эффективного подхода к управлению компанией. Процессный подход в целом рассматривается как документирование деятельности подразделений организации в виде процессов и налаживание взаимодействия между этими подразделениями по входам/выходам. Это идеальный управленческий инструмент, не только снижающий непроизводительные затраты, но и повышающий качество продукции, инструмент, позволяющий иметь полную информацию о текущем процессе бизнеса и принимать своевременные и стратегически верные решения.

Сложность внедрения процессного подхода отмечают и сами руководители: требования стандарта рекомендует организацию процессов управления, но не предлагает механизм этих действий. Предприниматели также отмечают двойственный подход к этому вопросу: их интересует не столько сертификат качества, сколько реальная польза от внедрения, а поэтому руководство стремиться порой лишь к чисто формальному соответствию стандарту.

Использование процессного подхода в бизнесе позволяет детализировать действия, что они становятся максимально понятными для исполнителя, в том числе – за счет интуитивно понятных инструментов. Графическое представление процессов позволяет увидеть картину в целом, понять слабые места, может служить самостоятельной инструкцией для сотрудника, так как визуализированная информации – наиболее удобный способ ее восприятия. При таком подходе процесс будет стандартизирован, результат будет ожидаем, а все это вместе позволит снизить ошибки влияния человеческого фактора. Конечно, создавая модели бизнес-процессов, необходимо помнить об ответственности: если в сам процесс будет внесена ошибка, то исполнители раз за разом будут ее совершать, не имея никакой возможности повлиять на нее (инструкция есть инструкция). Исправить в таком случае ошибки результатов можно только внесением изменений в сам бизнес-процесс.

Управление организацией в современных условиях предусматривает активное внедрение информационных технологий в производственный процесс. Информационные бизнес-технологии обеспечивают сбор, обработку, хранение и защиту информации. Информационные технологии управления, помимо перечисленного, имеют встроенные системы выработки управленческих решений. Другими словами, применение информационных технологий позволяет автоматизировать управленческие процессы. Пренебрежение инструментами информационного обеспечения может существенно снизить конкурентоспособность предприятия. Для автоматизации управления бизнесом в целом и бизнес-процессами в частности следует определить поток информации, использующийся в каждом отдельном процессе, выполнить его описание и создать формы, позволяющие эксплуатировать процесс в автоматическом режиме.

Управление бизнесом именно с точки зрения процессов подходит государственным компаниям, так как в таких организациях очень важна стандартизация деятельности. В коммерческих компаниях, впрочем, также часто необходима стандартизация деятельности, однако тут нужно быть гибким при выборе подхода: при процессном подходе талантливые сотрудники не смогут выйти за пределы шаблона и проявить себя. Для бизнес-организаций в каком-то смысле неприемлема структура, когда сотрудники работают по схеме, составленной когда-то давно и считающейся на тот момент единственно верной, но и постоянное создание новых описаний бизнес-процессов тоже неприемлемо. Необходима золотая середина, и ее может обеспечить процессный подход.

Каждый бизнес-процесс представляется последовательностью операций, которые нацелены на достижение определенного результата. В отличие от функционального подхода к управлению, процессный подход делает компанию ориентированной на результат. Каждый сотрудник четко знает какую работу, в какой срок и какого качества ему нужно выполнить для того, чтобы бизнес-процесс, в котором он участвует, привел к желаемому результату.

Источники:

Бизнес-процесс как основа процессного подхода в управлении. / Кольцова О. В., Меньщикова В. И. - Вестник ТГУ. – 2008. - №5 (61)
Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П., Анализ и управление бизнес-процессами // Учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2016. –112 с.
Как применять процессный подход с пользой для бизнеса. / Горбунов А. [Электронный ресурс]. URL: https://kachestvo.pro/kachestvo-upravleniya/protsessnoe-upravlenie/protsess-funktsii-tovarishch/ (дата обращения: 25.11.2019)
Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия. / Павлов А. Ю. – Инженерный вестник Дона. – 2012. - №2 (20). – с. 226-237.
Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса. / HABR. [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/company/trinion/blog/342448/ (дата обращения: 25.11.2019)