Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Технологии электронного документооборота

1. Характеристика систем электронного документооборота

1.1. Понятие, сущность и виды систем электронного документооборота

Первые отечественные системы электронного документооборота (СЭД) начали разрабатывать ещё в 80-х годах прошлого века. Разрабатывались они для крупных государственных учреждений и промышленных предприятий. Одними из первых, была автоматизированы процессы документооборота общего отдела ЦК КПСС, а затем в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД.

Под электронным документооборотом в целом принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. Также в этот процесс включается управление правами доступа, системы уведомления пользователей и инструменты для контроля жизненного цикла электронных документов.

При внедрении СЭД на предприятии ставят следующие основные цели:

минимизация или полный отказ от бумажного документооборота;
разработка единой информационной базы компании;
снижение рисков утери документов;
снижение рисков подделки документов и доступа третьих лиц;
структурирование документации;
контроль над жизненным циклом документов.

В системах электронного документооборота электронный документ проходит все жизненные фазы, начиная от создания документа и до его передачи в архив. При этом упор делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, корректировке, утверждении окончательной версии, и ее публикации.

Типы файлов, которые, чаще всего, поддерживают СЭД, включают:

текстовые документы;
электронные таблицы;
изображения;
аудиоданные;
видеоданные.

К общим возможностям СЭД относятся:

создание документов;
управление доступом;
преобразование данных;
обеспечение безопасности данных.

Основная цель систем электронного документооборота - это формирование хранения электронных документов, а также работы с ними. Комплексная СЭД должна содержать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его перемещения в архив, гарантировать централизованное хранение документов в любых форматах.

В СЭД должно быть выполнено разделение доступа пользователей к различным документам. Также СЭД должна настраиваться на существующую организационную структуру и систему делопроизводства предприятия, и иметь возможность интеграции с другими корпоративными информационными системами.

Ключевыми пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные компании и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается активным документооборотом.

По мнению аналитиков, International Data Corporation, существуют следующие основные типы СЭД:

СЭД, направленные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ЕСМ (Enterprise Content Management). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (система Paragon);
корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы данного типа внедряются, как общекорпоративные технологии и дают возможность коллективно работать над документами, создавать новые и публиковать их. Корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании IBM Notes/Domino, Novell (Novell Group Wise), Open Text (система LiveLink);
системы управления информацией (information management systems) - порталы. Такие системы обеспечивают объединение, управление и доставку информации через internet. C их помощью появляется возможность накопления и применения опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных;
системы управления изображениями (imaging systems). С их помощью осуществляется преобразование отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (word, pdf). В число первоначальных функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и другое;
системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для определения путей маршрутизации файлов в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Здесь можно отметить таких разработчиков как Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.

Большинство корпоративных пользователей предпочитают обобщать данные из разных приложений, и создавать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих большие учетные системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов). Для реализации подобных задач были разработаны так называемые системы управления выводом (output management systems — OMS), смыслом которых является объединение выходных документов.

В некоторых OMS системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения готовых отчетов и документов.

1.2. Классификация СЭД

Классифицировать системы электронного документооборота можно по разным признакам.

По стране происхождения:

отечественные (учитывается местная специфика);
зарубежные (высокое качество ПО и более детальная проработка всех частей системы).

По титульной функциональности:

OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов;
регистрационные (картотечные) системы. Выполняют важные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле;
системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware);
системы управления электронными архивами документов;
системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management);
системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow);
системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Классификация функциональности и компонентов СЭД включает в себя 86 типов функциональных компонентов, собранных в 17 групп:

ввод собственно документов;
регистрация по определенным формам;
распознавание;
массовая загрузка данных;
индексация;
лингвистический анализ;
поиск;
экспорт/импорт данных;
веб-сервер над архивом документов;
обмен сообщениями;
репликация;
работа в сетях;
маршрутизация исполнительской деятельности;
защита от несанкционированного доступа;
вывод документов;
средства разработки приложений, API;
средства управления знаниями.

Главной особенностью данной классификации считается продуктивность. Выбирая функциональные компоненты из предлагаемого множества, имеется возможность не только описывать существующие СЭД, но и задавать требования к новым. Поскольку функциональные компоненты подробно описаны, требования могут получиться вполне содержательными. Сегодня имеется большой выбор СЭД как зарубежных, так и отечественных производителей. Классификации систем электронного документооборота отличается друг от друга объемом, принципом типологий, охватом. Не существует универсальной классификации, которую можно было эффективно использовать в качестве основы для формирования требований к СЭД, как в технической, так и в прикладной ее части.

1.3. Преимущества и недостатки электронного документооборота

На сегодняшний день существует множество решений для автоматизации делопроизводства и документооборота. На российском рынке имеются как целиком созданные российские разработки (Дело, Босс-референт, Галактика), так и локализованные версии программ ведущих мировых производителей.

В последние годы поставщики систем документооборота, стараются максимально адаптировать их к российским нормам, однако не всегда получается достичь желаемого результата. По мнению экспертов, основной причиной трудностей является отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства. В связи с этим возникает необходимость изменения принципов организации и регулирования электронного документооборота.

Можно выделить три основные проблемы:

несогласованность действующего законодательства развивающимся отношениям субъектов управления, порядку их сотрудничества на основе использования информационных технологий и интерактивной виртуальной доверенной среды;
проблемы создания единого информационно-правового пространства Российской Федерации, основания среды оборота электронных документов, включающей механизмы идентификации и проверки полномочий уполномоченных лиц и обеспечивающей оборот юридически значимыми электронных документов на всех уровнях, между всеми субъектами отношений на основе единых стандартов и регламентов;
отставание законодательной базы, регулирующей порядок организации электронного документооборота от требований практики.

Проблема электронных документов - это трудность определения электронных документов и признания юридической силы электронных документов, их достоверности, подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности. Эту проблему отчасти решил федеральный закон об электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011)). Из-за того, что ведется параллельное сосуществование бумажных и электронных технологий возникают дополнительные проблемы, потому что отсутствуют стандарты сочетания этих технологий.

К преимуществам электронного документооборота можно отнести:

отслеживание бизнес-процессов. Система предоставляет возможность просматривать выполнение бизнес-процессов коллективом организации;
повышение производительности компании (автоматизированный поиск необходимой информации и прочее);
быстрый доступ к действующей информации;
минимизация материальных издержек;
развитие корпоративной культуры (одновременная работа с одинаковым файлом, осуществление поиска по общей базе данных документов и прочее);
безопасность информации (снижение рисков потери информации).

1.4. Жизненный цикл и компоненты систем электронного документооборота

Любой документ проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа».

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Выделяют следующие этапы жизненного цикла системы электронного документооборота:

создание. Система создана таким образом, что каждый документ имеет свой уникальный, идентификационный номер. История «ведения» которого подразумевает полное отслеживание всех действий, произведенных с документом или вложениями в него, таких как удаление, изменение, чтение, редактирование;
движение/редактирование. Каждый документ проходит стадию редактирования (изменения). На данном этапе любой пользователь системы может внести необходимые коррективы или дополнения в документ. Для коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). При этом исключается возможность того, что несколько пользователей создадут у себя несколько локальных копий документа и одновременно внесут в него изменения;
публикация. Публикация позволяет иметь визуально совместимую, цифровую копию бумажного документа. При потребности изменения документа после публикации, создается его дубликат с новым идентификационным номером, который проходит все стадий «жизненного цикла» с первого этапа. В каждой системе, данная функция реализована по-своему. В зависимости от индивидуальных особенностей строения системы, создается полностью новый документ или его новая версия;
архивирование. После публикации все документы отправляются в электронный архив, срок хранения в котором, зависит от индивидуальных особенностей организации. Некоторые документы хранятся в архиве короткий промежуток времени, другие же могут храниться там всегда. Создание архива так же зависит от потребностей организации. Следует учесть, что часто используемые документы стоить хранить на быстрых носителях (USB), другие же (редко используемые документы), можно хранить на общем сетевом, файловом хранилище.

1.5. Обязательные типовые компоненты СЭД

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты:

хранилище карточек (атрибутов) документов;
хранилище документов;
компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Рассмотрим перечисленные компоненты подробнее.

Хранилище атрибутов документов.

В системе имеется база шаблонов - карточек, в которой прописан набор атрибутов, характеризующий конкретный тип документа ( договор, спецификация, письмо и т.д.). В шаблонах имеются общие, обязательные поля для всех типов документов, и специфичные, уникальные для каждого типа документов ( тип документа - чертеж, подразумевает наличие дополнительных полей каждого утверждающего его лица). Типы документов могут иметь древовидную структуру наследования полей. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Одним из самых важных этапов в процессе внедрения СЭД, является шаблонная система подбора документов под конкретный тип, выстраивания дерева их иерархий и проектирования полей их карточек.

Помимо типа документов, имеются так же различные категории. При этом один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах иерархии категорий. Для организации хранилища карточек имеются три варианта реализации: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД. Для рационализации процесса задач хранения, рекомендуется пользоваться вариантом использования собственного хранилища атрибутов документа. Дополнительно это позволит гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих большее число вложений и подтипов), использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, «Documentum», «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании Гарант. При данном подходе, становятся очевидными недостатки возможной скудности имеющейся информационной среды и как следствие зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. Если используется стандартная СУБД, в случае возникновения критических ситуаций, имеется резервная возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. В данном случае придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую гораздо сложнее, чем в случае СУБД. При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС и «1С: документооборот».

В таком подходе есть свои минусы - реляционная модель, реализованная во многих СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, если нужна сложная структура. Разработчики имеют перед собой выбор, создать уникальную, но весьма продуктивную структуру хранения данных, или иметь объемную, низко продуктивную структуру, обеспечивающую гибкость, прозрачность и надежность работы этой системы.

Вторая проблема заключается в том, что при использовании внешней СУБД возникает ряд трудностей как при перемещении с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Недостатком использования подобных СЭД является необходимость наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Хранилище самих документов.

Существует два подхода для реализации хранения документов: сохранять их в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение документов, в файловой системе снижает степень безопасности при разграничении прав доступа, так как файловая система может не поддерживать необходимый минимальный уровень безопасности прав доступа, который реализован в самой СЭД. СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права.

Чтобы обеспечить дополнительный уровень надежности, чаще всего используют шифрование файлов при хранении. К тому же, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно затрудняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы.

При работе с файловой системой многие СЭД требуют перемещения файлового массива в специально отведенные каталоги. Например, системы Евфрат и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Это создает дополнительную опасность с точки зрения целостности данных. СЭД, имеющие свое собственное файловое хранилище или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут обеспечить более действенное управление доступом к документам и более эффективное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и СЭД на основе Lotus Notes (CompanyMedia). Но при использовании подобных систем возникает опасность потери целостности конечных данных, отсутствия эффективных средств создания резервных копий, или интеграции со средствами архивного хранения на медленных носителях старого типа.

На уровне бизнес-логики обнаруживаются немаловажные различия между разными СЭД. Все описанные ранее компоненты функционально схожи, несмотря на то, что могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности. Бизнес-логика же различных систем отличается. Можно определить ряд основных компонентов, из которых складывается функциональность любой СЭД:

управление документами в хранилище. Включает процедуры создание и удаление документов, сохранение исходных версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.;
поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д;
маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в компании. Маршруты документов бывают гибкими и жесткими. При гибкой маршрутизации следующий получатель документа выбирается сотрудником, под руководством которого документ находится в данный момент. При жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни происходит объединение этих двух подходов: для каких-либо документов и структур в компании уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует далеко не во всех СЭД. Неотъемлемой частью маршрутизации является контроль исполнения, т.е. наблюдение за тем, где сейчас находится документ и куда направляется. Маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на выполнение действий, связанных с документом из участников процесса прохождения;
отчеты (журнал учета документов). В отчете можно увидеть общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным файлом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д;
администрирование. Поддержка работы системы, настройки ее параметров и т. д.

2. Выводы

Практически в каждой современной развивающейся организации ведутся работы в области автоматизации управления информационными ресурсами. Современный международный рынок предоставляет для этого множество готовых программных продуктов. В этих условиях организации в процессе выбора решения для автоматизации необходимого уровня могут столкнуться с серьезной проблемой неправильного проектирования и внедрения системы электронного оборота. На сегодняшний день системы электронного документооборота (СЭД) достаточно известны на российском рынке. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей систем, а благодаря усовершенствованию их функционала.

Основными тенденциями российского рынка СЭД являются проблемы импортозамещения, потребности в масштабировании, а также требования заказчиков к гибкости и мобильности решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов СЭД называют «облачное» хранилище.

Согласно исследованию, проведенному аналитиками интернет-портала TAdviser, большинство компаний рассматривают документооборот как базовый, «каркасный» элемент деятельности организации: повышение эффективности бизнеса как основную цель внедрения СЭД выделяют треть респондентов (30%). На втором месте в иерархии целей (27%) - оптимизация бизнес-процессов, на третьем - возможность приведения данных в соответствие законодательным и нормативным требованиям (13%).

Выбирая систему для решения задач документооборота, компании в первую очередь ориентируются на удобство пользования электронными системами. К основным критериям потенциальные потребители относят простоту использования системы, ее надежность и простоту внедрения. Анализ российского рынка СЭД показывает, что на сегодняшний день отечественные производители предлагают большое количество систем и с каждым годом совершенствуют и дорабатывают их функционал.

С каждым годом заказчики требуют все более и более гибкие и функциональные системы. Это обусловлено развитием технологий и в других сферах.

Например, «облачное» хранение и интеграция приложений СЭД на смартфоны. Сегодня современный руководитель хочет иметь мгновенный доступ к информации независимо от своего местоположения, устройства или дня недели.

Кроме того, системы нового поколения должны будут стать ключом для пользователей интерфейсов ко всем тем информационным ресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решений: это могут быть государственные реестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т. п. Успешная компания-разработчик должна уметь максимально оперативно реагировать на новые веяния как в технологиях, так и в законодательстве. Поэтому современная СЭД должна быть модульной. При этом в центре архитектуры такой системы должно быть хранилище документов и информации, спроектированное (и детально описанное) с расчетом на его длительное использование и масштабирование, на возможность установки дополнительных модулей.

В современных условиях информация будет жить существенно дольше, чем обслуживающая ее система, поэтому важно позаботиться о том, чтобы в конце жизненного цикла программного обеспечения информацию можно было бы без проблем передать в новые системы.

Через 5–7 лет и технологии, и законодательство, и деловые процессы уже настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, в продукты для начинающих.

Список литературы

1. «Логика бизнеса» (http://ecm.blogic20.ru/company);

2. Портал об автоматизации процессов документооборота и делопроизводства (http://ecm.ict-online.ru);

3. Арлазаров В. Л. Системы обработки документов. Основные компоненты (http://psihdocs.ru/sistemi-obrabotki-dokumentov-osnovniekomponenti.html);

4. Внедрение электронного документооборота на предприятии (https://www.eos.ru/dop-info/kak_proishodit_vnedrenie.php);

5. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО (https://www.kp.ru/guide/sistemydokumentooboro